Đây là một câu chuyện có thật, mặc dù tên nhân vật và địa điểm đều đã được thay đổi. Mọi chuyện cuối cùng rồi cũng kết thúc tốt đẹp, tuy nhiên có quá nhiều việc căng thẳng không cần thiết mà đáng lẽ ra đã được các nhà hoạch định doanh nghiệp ngăn chặn một cách dễ dàng. Loại vấn đề này luôn luôn tồn tại, và rất dễ ngăn chặn, thật là một điều đáng tiếc vì cuối cùng nó cũng xảy ra. Bài học đó là: Đừng là nạn nhân của sự gia tăng ngoài ý muốn.

Câu chuyện xảy ra tại một trường đại học loại trung thuộc thị trấn ở vùng bờ biển phía Tây, suốt những năm giữa thập niên 1990, khi sự bùng nổ internet diễn ra và đa số những người trong lĩnh vực kinh doanh và giáo dục đều có liên quan. Leslie và Terry, đồng chủ sở hữu một doanh nghiệp tư vấn cung cấp máy tính và dịch vụ mạng lưới cho hầu hết các cửa hàng địa phương, là những người liên quan đến vấn đề này.

Ban đầu, Leslie và Terry có một văn phòng nhỏ nhưng tiện nghi bên ngoài phố Main Street, gần trường đại học, và một doanh nghiệp cũng kha khá, với doanh thu trung bình khoảng 20.000 đôla một tháng cùng một số khách hàng ổn định và không có nhiều sự biến động theo mùa về doanh số. Họ có một nhân viên trông coi sổ sách đồng thời cũng kiêm luôn chức vụ tổng quản lý, trông coi văn phòng và gặp gỡ khách hàng.

Cơ hội rồi cũng đến, công việc mới đầy thú vị – một hợp đồng với một công ty lớn và đang phát triển mạnh đó là việc lắp đặt mạng lưới internet cho các văn phòng thuộc đại học liên kết với công ty này, cách đó 10 dặm ở trên đường cao tốc. Hợp đồng trị giá 200.000 đôla này cần phải được tiến hành một cách gấp rút và nó đã mở ra mối quan hệ mới quan trọng với một khách hàng tiềm năng luôn thay đổi trong chiến lược kinh doanh. Thật là một điều đáng để ăn mừng. Leslie và Terry cùng gia đình của họ đã có một bữa tối ngoài sức tưởng tượng trong một nhà hàng sang trọng nhất trong khu vực.

Cả hai bên đã sẵn sàng cho việc tiếp tục hoàn thành hợp đồng, phân phối mạng lưới, kết nối hệ thống, thực hiện tốt những điều đã cam kết. Chắc chắn rằng mối quan hệ mới này sẽ là một sự lớn mạnh lâu dài trong kinh doanh, họ có năm người thầu cố vấn để giải quyết nhu cầu lắp đặt, việc huấn luyện và sự gia tăng toàn bộ trong nhu cầu kinh doanh.

Trong vòng hai tháng, sự việc dường như rất sáng sủa cho cả hai bên. Các hệ thống đang được thiết lập, khách hàng tỏ ra rất hài lòng, và họ đang trên đường tăng nhanh vượt bậc sự nghiệp kinh doanh của mình trong một khoảng thời gian rất ngắn. Những người thầu đang làm rất tốt công việc của họ, và bốn trong số năm người họ thì rất vui mừng vì được xem là những nhân viên thường trực nhất. Leslie và Terry đã quyết định rằng họ có thể sẽ ăn mừng lớn hơn nữa, vì thế cả hai cùng đi đến một cửa hiệu xe hơi địa phương và thuê hai chiếc ôtô mới hiệu Mercedes.

Sự việc sau đó lại trở nên xấu đi. Tivi thì bị mất tín hiệu, lúc đầu mọi thứ mờ nhạt, sau đó thì không thấy gì nữa cả. Mặc dù doanh thu và lợi nhuận vẫn có, công việc vẫn được tiến hành và việc lập hóa đơn cũng đang được thực hiện, nhưng Leslie và Terry lại không có tiền. Những người thầu—là những người đáng để Leslie và Terry giữ lại—cần phải được trả lương, nhưng họ lại không có tiền để trả. Leslie và Terry phải đổ xô vào ngân hàng địa phương, lấy lại doanh thu và lợi nhuận tăng thêm của họ, nhưng ngân hàng cần có thời gian. Công việc kinh doanh đang phải đối mặt với những vấn đề kinh điển của sự gia tăng ngoài ý muốn. Cũng giống như sổ sách tính tiền thì đầy ắp mà kho bạc thì lại trống rỗng. Mọi người vẫn đang ăn mừng, và bất thình lình họ phải chứng kiến tai họa của những hóa đơn chưa thanh toán và, điều tệ hại nhất đó là, những nhân viên không được trả lương.

Điều gì đã xảy ra?  Đó là những vấn đề về lưu thông tiền mặt ngoài ý muốn, khách hàng lớn hơn đã chậm trễ trong việc thanh toán các hóa đơn, vì vậy sự tăng đột ngột về doanh số không có nghĩa là tăng ngay tức thì số tiền mặt có trong ngân hàng. Leslie và Terry đã quan tâm nhiều đến việc phân phối tốt dịch vụ hơn là phân phối công việc giấy tờ cần thiết, do vậy quá trình lập hóa đơn của họ bị chậm lại. Họ đang mắc nợ một số tiền 85.000 đôla, nhưng họ không thể đến gặp trực tiếp khách hàng mới của mình để lấy tiền—cô ta nói rằng cô đã ủy quyền việc chi trả và đã gửi chúng đến phòng tài chính của công ty để chờ câu trả lời. Những người ở phòng tài chính lại chậm chạp trong việc đó và không đặc biệt quan tâm đến vấn đề là phải trả nhanh cho những người bán hàng; việc của họ là phải trả chậm lại, nhưng không chậm đến mức để việc nhận được một mức tín dụng thấp.

Leslie và Terry đã gặp một tình huống xấu của việc “tiền nợ từ các doanh nghiệp”–tiền mà người ta nợ họ đang nằm trong doanh thu và lợi nhuận, nhưng không phải trong ngân hàng. Điều này lẽ ra là đã được đoán trước, và được ngăn chặn nếu như họ đã có một kế hoạch tốt.

Trong trường hợp này, rất may là, cả hai đối tác đều có đủ giá trị tài sản nhà để cầm cố cho việc có một khoản vay nhanh chóng và trả cho những người thầu của họ. Doanh nghiệp đã được cứu sống và lại tiếp tục phát triển, nhưng không phải là không có hàng loạt căng thẳng và ngay cả những sự cầm cố lần thứ hai.

Lúc khó khăn nhất là lúc đáng nhớ nhất: Một trong những người vợ (chồng) của những đối tác nói với giọng mỉa mai về việc thế chấp trong khi lái chiếc xe “[bỏ qua lời chửi] Mercedes.”

Bài học của câu chuyện đó là: Luôn luôn có kế hoạch chắc chắn cho việc lưu thông tiền mặt. Không bao giờ vội vã khi chưa nắm bắt được sự ảnh hưởng từ một doanh nghiệp mới. Đến ngân hàng càng sớm càng tốt, ngay khi bạn biết về một doanh nghiệp đó, và bắt đầu cho việc giải quyết tín dụng từ số tiền nhờ thu. Và không bao giờ thuê một chiếc Mercedes cho đến khi bạn chắc chắn rằng bạn sẽ không phải nhận tiền thế chấp mới sau đó vài tuần.

Tim Berry là ông chủ của “Business Plans”  tại trang web Entrepreneur.com và là chủ tịch của Liên Hợp Phần Mềm Palo Alto, nơi tạo ra phần mềm hoạch định doanh nghiệp hàng đầu trong công nghiệp, Business Plan Pro, cũng như những ứng dụng cho việc lập kế hoạch phổ biến khác cho các doanh nghiệp.

Sau đó, đột nhiên chưa đến 2 giây, nhận định của tôi thay đổi. Tại sao? Anh ta thổi sinh gôm, và bốp, nó nổ. Đột nhiên, anh ta không còn là một doanh nhân tài năng, sành điệu thu hút sự chú ý của tôi nữa. Chỉ một thói xấu đã làm lu mờ hình ảnh của anh ta. Từ hình ảnh là một nhà lãnh đạo, anh ta nhanh chóng rơi xuống thành một người khác bình thường trong đám đông, chỉ có thế.

Sự việc tình cờ tôi bắt gặp này đã củng cố một nguyên tắc giao tiếp quan trọng: mọi thứ chúng ta làm, nói, hoặc làm cho chúng ta trông giống như thế thì hoặc là làm tăng hoặc là làm giảm đi những ấn tượng đầu tiên mà chúng ta đã tạo ra.

Để ghi thật nhiều điểm trong lần gặp đầu tiên và vô cùng quan trọng, hãy hiểu rõ là mọi chi tiết đều có giá. Bạn sẽ không bị trông giống như là không nghiêm túc hay kiêu ngạo khi bạn kiểm tra lại mình trông gương và nhẩm lại trong đầu những điểm chính mà bạn sẽ nói.

Hãy thận trọng với những hành vi cư xử tiêu cực sau đây:
• Ngắt lời người khác nhiều lần.
• Áp đảo trong khi đang nói chuyện.
• Không nhìn thẳng vào mắt người đối diện.
• Đứng quá gần, xâm phạm ”không gian riêng tư”
• Nghe điện thọai hoặc thậm chí để điện thọai reo
• Nhai bất cứ thứ gì, trừ khi bạn đang ăn trưa.
• Đến trễ
• Nói dài dòng, lê thê
• Đùa giỡn khiếm nhã
• Quần áo nhăn nhúm
• Nhìn đồng hồ liên tục
• Không lắng nghe, bỏ sót những điểm chính, quan trọng
• Cách ăn uống không lịch sự, đúng đắn
• Khoe khoang, khóac lác (Tôi gọi đây là bệnh “cái tôi”)
• Bộ dạng trông có vẻ hoặc lời nói nghe có vẻ mệt mỏi
• Than phiền bất cứ cái gì
• Gây ồn ào làm người khác mất tập trung, như đập bàn
• Sổ ghi chép hay cặp đựng tài liệu cần được thay thế
• Chương trình Power Point không họat động
• Phòng làm việc lộn xộn, bề bộn khi có người đến thăm

Như Roger Ailes, Chủ tịch Hãng tin Fox nói trong cuốn sách rất hay của ông: Bạn chính là thông điệp – một cuốn sách mà tôi xin trân trọng giới thiệu – “Bạn chính là thông điệp. Bản thân những lời nói sẽ không có nghĩa nếu những hành vi cư xử khác của bạn không khớp với lời nói. Tòan bộ những hành vi cư xử của bạn đều ảnh hưởng đến việc người khác nghĩ thế nào về bạn và đáp lại bạn.”

Hãy nhớ lại lời của Ralph Waldo Emerson: “ bạn làm gì sẽ có giá trị hơn nhiều những gì bạn nói”

Còn đây là lời mời: nếu bạn nghĩ  ra những hành vi cư xử  gây bực mình nào khác mà làm hỏng những ấn tượng đầu tiên, hãy viết mail cho tôi, liệt kê chúng ra như tôi đã làm ở trên. Hãy đặt tựa email của bạn là: Mọi thứ đều có giá. Và đây là đường dẫn: drbill@championshipcommunication.com

• Bạn đã sắp xếp lịch làm việc trong một ngày bận rộn nhưng con trai bạn bị ốm và không thể đến trường.
• Bạn sắp sửa ra khỏi nhà đến dự một cuộc hẹn khách hàng quan trọng và nhận ra rằng cô con gái bé nhỏ đã tô vẽ chì màu trên bài thuyết trình của mình.
• Bạn không thể thu xếp đến một buổi họp vì bạn đang phải trông con.

Những cơn khủng hoảng hàng ngày như thế này đều nghe có vẻ quen thuộc đối với tôi bởi tôi đã từng sống và vẫn tiếp tục sống chung với chúng mỗi ngày. Những doanh nhân đang làm mẹ đều gặp phải những tình huống khẩn cấp và thử thách mà phần lớn những chủ doanh nghiệp không phải đối mặt. Dù bạn đã thu xếp được bao nhiêu sự giúp đỡ hay hỗ trợ thì trên thực tế, trước hết bạn vẫn là một người mẹ và đôi khi thực tế đó có thể gây cản trở đối với công việc kinh doanh của bạn theo đuổi con đường mà bạn mong muốn.

Hầu hết các bạn có thể trở thành những người mẹ kinh doanh bởi vì bạn muốn có được một nghề tương quan với nghề làm mẹ của mình. Luôn tâm niệm lấy điều đó là rất quan trọng bởi mọi thứ rất dễ dàng tách biệt và xa rời nhau. Nếu bạn có thể chỉ tập trung vào công việc, không vướng bận con cái, nhà cửa, chồng con, chó mèo, có lẽ bạn có thể làm việc tốt hơn? Mà cũng có thể là không.

Tôi thấy rằng phần lớn những người nữ doanh nhân khi làm mẹ cũng rất tập trung vào công việc và cũng có mục đích rõ ràng và họ có thể hoàn tất công việc trong vài giờ đồng hồ tốt hơn đại đa số những người làm việc truyền thống 8 tiếng mỗi ngày. Trên thực tế, hầu hết các bà mẹ làm kinh doanh vẫn làm việc toàn thời gian, nhưng họ làm xen kẽ hoặc trong lúc làm những việc khác. Tôi thật sự tin rằng thái độ đúng đắn có thể giúp bạn vượt qua gần hết những ngày khó khăn đó bằng sự sáng suốt của mình. Nhưng nếu chỉ có thái độ đúng đắn vẫn chưa đủ, sau đây là một số mẹo vặt tôi thấy rất hữu ích giúp giải quyết những thử thách mà tôi đã gặp phải khi là  một người mẹ làm kinh doanh.

1. Phá luật. Quản lý doanh nghiệp của riêng mình sẽ giúp bạn có cơ hội phá vỡ những quy định làm việc truyền thống. Tôi đã mang con theo cùng khi đi họp, lên lịch họp ngay tại phòng làm việc ở nhà trong khi vừa thay tã cho bé và thuê mấy cô giữ trẻ trông con của các nhân viên để tôi có thể cùng họ làm việc. Đừng nghĩ sai về tôi. Tất nhiên tôi rất thích được làm việc mà không phải ôm con kè kè bên mình nhưng tôi nghĩ duy trì doanh nghiệp hoạt động là việc quan trọng hơn và không dành tất cả quan tâm cho việc trông con.Hãy cố găng càng chuyên nghiệp càng tốt nhưng hãy hiểu rằng nếu bạn có đem con theo thì cũng không gây ảnh hưởng gì. Và điều cuối cùng, đó là doanh nghiệp của bạn và sự lựa chọn của bạn.

2. Tạo một văn phòng thực sự. Một trong những điều trước tiên tôi đã đầu tư khi tôi khởi nghiệp là hệ thống văn phòng dựa trên cơ sở web được gọi là Earnware. Hệ thống này cho phép tôi quản lí doanh nghiệp ngay cả khi tôi không có mặt tại văn phòng. Hệ thống bao gồm số điện thoại miễn phí, số fax, thư điện tử và các chiến dịch tiếp thị qua thư điện tử. Nhưng một trong những đặc điểm tuyệt nhất đối với tôi là chức năng “luôn bên cạnh”. Tôi có thể thiết lập sao cho mọi thư điện tử, mọi cuôc gọi hay fax tôi có thể nhận được ngay tại bất cứ số điện thoại nào gần chỗ tôi nhất. Tôi có thể xem mọi tài liệu hay thông tin cần thiết nào cho việc công ty ở bất cứ đâu mà tôi có thể truy cập vào mạng internet. Tôi không thể hình dung nổi sẽ ra sao nếu không có sự hỗ trợ của chương trình này hay một chương trình tương tự. Do đó, khi tôi phải chạy đến trường đón con trai bị ốm tan học ra, tôi vẫn có thể nhận được tin nhắn trên đường đi.

3. Giới hạn bớt các cuộc họp. Họp hành là một trong những thứ gây lãng phí thời gian và khó khăn nhất không thể phù hợp với lịch trình của bạn khi có con. Bạn có thể phải dành phần lớn thời gian trong ngày chạy hết thành phố. Và nếu nhà trẻ ở quá xa thì bạn cũng không về nhà sớm được. Tôi đánh giá cao các cuộc họp trực tiếp nhưng cũng thấy rằng có nhiều việc có thể giải quyết được trên điện thoại hoặc qua thư điện tử. Hãy tự hỏi mình liệu có thực sự phải gặp mặt trực tiếp không. Nếu bạn phải dự các cuộc họp của công ty thì đã có một chương trình khác không thể thiếu được: Microsoft Live Meeting – Họp trực tiếp qua Microsoft. Bạn có thể xếp lịch các cuộc họp trực tuyến trong đó rất nhiều người có thể cùng thảo luận, xem truyết trình, vào trang web của bạn và nhiều hơn thế nữa. Có rất nhiều chương trình trên thị trường có thể đáp ứng nhu cầu này. Tham khảo “Getting on Board with Online Meetings”  về hội thảo trực tuyến.

4. Làm việc một cách sáng suốt. Nếu bạn chỉ có một vài giờ nhất định trong ngày không phải bận rộn với con cái, hãy sử dụng khoảng thời gian đó một cách khôn ngoan. Trong khoảng thời gian này, hãy lên lịch các cuộc họp hoặc gọi điện thoại hẹn giờ họp. Đối với tôi, một trong những điều khó khăn nhất khi là một bà mẹ đang kinh doanh là thời gian làm việc của tôi không nhất thiết phải tuân theo thời gian làm việc truyền thống của một doanh nghiệp. Vì vậy, hãy chắc chắn là việc sắp xếp thời gian làm việc trong doanh nghiệp của bạn sao cho càng hiệu quả càng tốt. Bạn có thể để dành giải quyết các thư tín điện tử hoặc những dự án khác vào buổi sáng sớm hoặc đêm khuya. Hãy cho lắp đặt hệ thống internet không dây trong nhà để có thể kết nối vào máy tính của bạn ở bất cứ phòng nào. Như thế, bạn sẽ có thể kiểm soát công việc trong lúc đang thay tã cho con hay đang lái xe đi mua sắm.

5. Có kế hoạch dự trù. Khi bạn biết chắc chắn rằng bạn không thể bỏ lỡ một cuộc họp nào đó, hãy lập phương án B. Hãy nghĩ đến khả năng trao đổi việc trông con với một bà mẹ cũng đang làm kinh doanh khác. Tôi thấy rằng một khi bạn đã trông một đứa thì thêm một đứa nữa cũng vậy. Hay xét đến việc trông con hộ cho ai một ngày và sau đó bạn sẽ gởi con lại cho người kia hôm khác. Con trẻ thì vẫn được chơi và bạn vẫn có thời gian làm việc. Có rất nhiều dịch vụ tuyệt vời chẳng hạn như trang web trông trẻ www.sittercity.com – nơi bạn có thể tìm được vài người giữ trẻ đã đựa kén chọn bởi những người mẹ khác trong khu vực bạn ở.

6. Bảo vệ văn phòng của bạn. Văn phòng làm việc của tôi là căn phòng duy nhất trong nhà mà tôi có thể khóa trái ngăn không cho các con tôi bước vào. Tôi đã rất có kinh nghiệm về việc bút viết, kéo và máy tính có vẻ rất hấp dẫn đối với con nít mới tập đi. Nếu bạn không thể giữ con cái và để chúng vào phòng làm việc thì phải khóa chặt các hộc bàn, ngăn kéo để bảo vệ các tập hồ sơ mà bạn không muốn con làm hỏng. Một lần khi con trai tôi vẽ ngoằn ngoèo lên bài trình bày được trang trí rất đẹp đẽ của tôi, tôi hít thật sâu và chép vào đĩa. Tôi mang máy tính xách tay vào công ty họp để có thể chiếu bài diễn thuyết của mình lên màn hình và để cho thằng bé chơi với cái đĩa. Đó không phải là lựa chọn đầu tiên của tôi nhưng tôi phải tận dụng triệt để trong mọi tình huống.

Thế thì tối đa phải làm gì khi cô trông trẻ không đến? Tôi phải bấm điện thoại dời lại mọi thứ mà tôi có thể làm. Tôi ngồi trong phòng đồ chơi của con bé với máy tính xách tay và giải quyết những thư tín điện tử có thể giải quyết. Rồi tôi nài nỉ một người bạn đến trông con bé trong vòng một tiếng để tôi dự một cuộc họp quan trọng khác. Sau đó, tối đã hít thật sâu và trở lại làm việc vào nửa đêm khi bọn trẻ đã đi ngủ.

Tôi phải nói với hàng trăm người mẹ là doanh nhân trên khắp đất nước. Tất cả đều đồng ý rằng làm mẹ trong lúc kinh doanh là điều khó khăn nhất mà họ từng làm. Không ai có thể cảm thấy có thể làm tốt việc nào hơn – làm mẹ hay làm doanh nhân. Nhưng tất cả cũng nhất trí rằng họ sẽ không bao giờ đánh đổi điều đó. Tôi cảm thấy nhẹ cả đầu khi nói rằng tôi đang làm công việc tốt nhất trong khả năng và quỹ thời gian của mình. Chúng ta sẽ có rất nhiều năm khác để làm việc mà không có bọn trẻ bên cạnh. Giờ đây, hãy tự hào về tất cả những gì bạn đạt được mỗi ngày và khi đi ngủ hãy tự thỏa mãn rằng bạn sẽ là một tấm gương lớn cho các con của mình.

Điều đó có thể xảy ra trong chốc lát. Lúc này, bạn đang hạnh phúc với việc điều hành công ty. Sau đó, bạn đột nhiên bị lâm vào tình trạng khủng hoảng cá nhân chẳng hạn như cái chết của một người thân yêu, cuộc li hôn hay một căn bệnh. Và thế là mọi thứ thay đổi.

Ellen Cagnassola, 33 tuổi nói: “Tôi nghĩ, ‘Làm sao tôi có thể làm hết việc?’ “. Cagnassola đã sẵn sàng bắt đầu doanh nghiệp MaryEllen’s Sweet Soaps, kinh doanh xà phòng Fanwood ở New Jersey khi cha chồng của cô phải vào viện cấp cứu sau một thời gian dài vật lộn với căn bệnh ung thư tuyến tiền liệt. Bất ngờ là, Cagnassola thấy bản thân có thể cân bằng giữa việc công ty mới bắt đầu, đứa con gái nhỏ 3 tuổi cùng với việc dọn dẹp nhà cửa trong khi cô biết rằng mình phải từ biệt một người thân yêu. Cô nhớ lại: “Tôi vào thăm bố hàng ngày, có khi hai lần một ngày.” Khi hoàn toàn bị kiệt sức, cô đã bị tai nạn ô tô ngay trước lễ Giáng sinh. Cô thở dài: “Tôi nhận được 500 đô la tiền khấu trừ.”

Nhưng với tinh thần kỉ luật và lạc quan, Cagnassola đã vượt qua những khó khăn của bản thân một cách thành công và đưa doanh nghiệp xà phòng phát triển, hiện giờ đang xuất khẩu xà phòng sang Thuỵ Sĩ. Nhưng trên hết, cô đã học được một bài học quan trọng: cô thực sự mãnh mẽ nhường nào. “Tôi phát hiện ra rằng tôi rất mạnh mẽ dưới áp lực công việc. Tôi nghĩ cuộc đấu tranh của bố chồng tôi đã thắp sáng niềm tin trong lòng tôi. Tôi biết tôi có cái gì cần phải có để thành công.” Nếu gia đình bạn gặp phải khủng hoảng, thì chính bạn cũng có thể vượt qua theo sáu bước sau đây:

1. Có thái độ tích cực. Nếu những tư tưởng yếm thế kiềm chế mọi khả năng thì suy nghĩ tích cực có thể mở ra cánh cửa mới giúp bạn tìm ra những cách thức mới mẻ để giải quyết tình trạng khủng hoảng của bạn. Tiến sĩ tâm lí học lâm sàng Kevin L. Polk khẳng định: “Sự thật là bạn có thể giải quyết hầu hết mọi việc nếu bạn chú tâm vào việc đó.” Ông cũng là chủ sở hữu của Hallowell, trang Timedoctor.com cuả Maine. “ [Thay vì nói “Tôi không thể giải quyết được hết những việc này”, hãy nói là “Tôi có thể giaỉ quyết hết những việc này. Có thể tôi sẽ cần giúp đỡ nhưng tôi sẽ tiếp tục.’ “

2. Xác định vấn đề dù rằng vấn đề đó không hữu hình, chẳng hạn như, “Bố tôi ốm thật.” Điều quan trọng là bạn phải xác định xem vấn đề đó ảnh hưởng thế nào tới cuộc sống hàng ngày của bạn. Polk nói “Hãy xem xét tình trạng đó gây ra những thay đổi gì trong lịch trình công việc và quan hệ của bạn với những người khác đang bị thay đổi như thế nào.”

3. Hãy lập danh sách những việc bạn có thể giải quyết khi đang khủng hoảng. Đây chỉ mới là động não chứ không có nghĩa là bạn phải làm theo. Chỉ cần chọn lựa một vài việc mà bạn có thể làm tiếp đúng hướng. Dành ra 30 phút yên tĩnh và bắt buộc bản thân phải dành ra một giờ tiếp thị mỗi ngày sẽ giúp bạn duy trì tổ chức tốt và cân bằng.

4. Lập kế hoạch mới. Lựa trong danh sách hai việc và xét xem bạn có thể kết hợp hai việc đó vào công việc hàng ngày. Theo lời khuyên của Cagnassola, “Hãy làm cài gì bạn có thể làm, vào lúc mà bạn có thể làm. Đừng ráng sức bởi vì nếu ráng thì sau đó bạn sẽ chẳng làm gì được tất.”

5. Rà soát lại kế hoạch xem công việc đã tiến triển đến đâu rồi sau đó điều chỉnh khối lượng công việc cuả bạn cho tới khi cảm thấy rằng mình đã cân bằng. Bạn đang làm việc quá sức? Việc dọn dẹp nhà cửa có thật sự quan trọng trong lúc này? Bạn có thể làm hơn nữa không? Hãy kiểm soát chặt chẽ từng quy nghĩ cuả mình.

6. Xem lại danh sách của bạn hàng ngày và hỏi ý kiến một người bạn đáng tin cậy hoặc một cố vấn nếu bạn đang cảm thấy rối rắm đầu óc. Theo Cagnassola, “Tôi có gia đình và những người bạn tuyệt vời. Thông thường, tôi không tìm người để giải quyết vấn đề của mình, chỉ lắng nghe lời khuyên của họ.”

Giai đoạn khởi đầu cuả Cagnassola rất nhiều áp lực nhưng cô không để áp lực gây cản trở cho mình. “Tôi tiếp cận vấn đề như thể một cuộc chạy đua vượt rào. Ai biết? Tôi có thể nhìn thấy vạch trắng dọc đường chạy và có thể học hỏi được điều gì đó về chính bản thân mình. Tôi thường học được một điều: khó khăn khiến tôi mạnh mẽ hơn và quyết đoán hơn – nó là một mắt xích trong cuộc đời vốn là một sợi dây kinh nghiệm.”

Tất cả các doanh nghiệp cạnh tranh có hiệu quả hơn đối thủ của họ có chung hai đặc điểm chính: đội ngũ nhân viên tràn đầy sinh lực, cộng với đông đảo khách hàng luôn hài lòng và liên tục trở lại với công ty – hai yếu tố tuyệt vời phải có. Nhưng như tất cả mọi người đều biết, lý do mà rất ít các doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh rõ ràng trên thị trường chính là vì hai yếu tố này rất khó đạt được.

Và nếu điều đó thật sự khó khăn như thế, thì số ít các doanh nghiệp trên chắc phải nỗ lực hết sức mình để xoay sở đạt được trọn vẹn hai yếu tố trên? Nếu bạn xem xét kỹ hơn (như tôi đã làm) những doanh nghiệp hiếm hoi đó, những doanh nghiệp mà lúc nào cũng đạt được hai yếu tố trên – những doanh nghiệp sáng chói, như cách tôi gọi họ – thì những gì bạn thấy luôn luôn ngược lại. Nhân viên ở tất cả các cấp dường như không ngừng sôi sục, như thể là ngày nào họ cũng tham gia các loại hình hoạt động nhóm vui chơi. Có bí mật lớn nào về ‘những nhân viên tràn đầy sinh lực‘ và ‘các khách hàng hài lòng’ mà những doanh nghiệp chói sáng thì biết được trong khi tất cả công ty khác thì dường như lại không biết đến ?

Dĩ nhiên chắc chắn là có. Và điều đó có liên quan đến  cái mà mọi người xem là sự khác nhau cơ bản giữa ‘làm việc’ và ‘vui chơi’. Bước đầu tiên để tạo ra một lợi thế cạnh tranh lớn mạnh là phải hiểu được những nhân tố cụ thể làm cho việc vui chơi thú vị hơn nhiều  so với làm việc.

Nhân tố chơi thứ nhất : Thách thức
Ghi điểm cao hơn khi chơi bowling sẽ dễ hơn nhiều nếu các các viên ky đứng gần nhau hơn. Mặt khác, ai sẽ trả tiền để chơi bowling ở một nơi mà bất kỳ ai lúc nào cũng có thể làm ngã tất cả các viên ky một cách dễ dàng? Liên tục làm ngã tất cả viên ky sẽ nhanh chóng làm cho người chơi bắt đầu có cảm giác kiểu như một hoạt động cứ lặp đi lặp lại, vô bổ mà hầu hết các tay chơi bowling cảm nhận được ở công việc của mình – và đó chính xác là cái mà họ muốn tránh xa khi chơi bowling. Để thật sự vui, một hoạt động phải là một thách thức thật sự – đó là điểm mấu chốt.

Ở hầu hết các nơi làm việc, không có ‘nhiệm vụ‘ nào rõ ràng mà được ưu tiên hơn những nhiệm vụ khác. Thay vào đó, có tất cả các loại nhiệm vụ, mục tiêu và thời hạn cuối cùng thường làm cho nhân viên cảm thấy họ như đang bị kéo đi nhiều hướng cùng một lúc. Đối với nhiều người, thách thức thật sự duy nhất trong công việc là cưỡng lại sự cám dỗ từ bỏ công việc đó.

Đối chiếu điều này với các doanh nghiệp sáng chói, nơi mà nhiệm vụ quan trọng nhất, dễ hiểu và duy nhất để họ bỏ xa các đối thủ là cố gắng làm hài lòng mọi khách hàng ở mọi lúc. Trong các doanh nghiệp này, lý do các nhân viên có vẻ như đang vui chơi là vì xét ở nhiều mặt, công việc của họ giống như là một trò chơi với một mục tiêu duy nhất, đầy thách thức và được chia sẻ với những người khác.

Nhiệm vụ của bạn: Hãy đặt ra thách thức cho mọi người trong doanh nghiệp của bạn lúc nào cũng nghĩ việc ‘cạnh tranh có hiệu quả hơn thông qua việc chăm sóc khách hàng tốt hơn’ như là mục tiêu hàng đầu quan trọng hơn tất cả các nhiệm vụ khác.

Nhân tố chơi thứ hai: Luật chơi
Mỗi họat động vui chơi đều có những bộ luật riêng và rõ ràng. Trong một trò chơi mới, thậm chí trứơc khi chơi, tất cả các luật lệ đều được giải thích rõ ràng kỹ lưỡng cho người chơi. Những luật lệ này làm tăng thêm sự thách thức và giữ cho trò chơi công bằng cho tất cả người chơi.

Trong môi trường công việc, luật chơi thường mơ hồ vàkhông rõ ràng. Thậm chí dường như đôi lúc chúng có thể thay đổi, dựa trên những tình huống phát sinh khác nhau. Nhân viên thường cảm thấy do dự khi đưa ra sáng kiến, họ không chắc là làm như vậy thì sau đó có được khen ngợi hay không (vì ‘suy nghĩ vượt khỏi những điều thông thường’) hay bị khiển trách (vì ‘vi phạm luật’). Họ có khuynh hướng theo phương cách chơi an toàn, chắc ăn.

Khi so sánh ta thấy hầu hết các doanh nghiệp sáng chói đều giải thích rõ ràng các nguyên tắc ứng xử và những ưu tiên hàng đầu trong doanh nghiệp của họ – đó là những luật lệ – vào mọi lúc. ‘Mục đích của bạn là làm cho khách hàng hài lòng nhưng không phải làbằng cách làm điều gì đó có hại cho công ty của bạn dưới bất kỳ hình thức nào.’ ‘Chúng tôi muốn bỏ xa các đối thủ cạnh tranh nhưng không bao giờ theo cái cách phạm pháp hay lừa đảo’.

Nhiệm vụ của bạn: hãy bảo đảm là tất cả các nhân viên của bạn hiểu trò chơi được chơi như thế nào – ví dụ, bạn sẽ cho họ cơ hội trình bày những ý tưởng của riêng họ để nâng cao kinh nghiệm phục vụ khách hàng. Hãy chắc là bạn đã làm rõ cái gì là ‘phạm lỗi’ hoặc vi phạm luật lệ.

Nhân tố chơi thứ ba: Ghi điểm
Trong tất cả các hoạt động vui chơi đều có một hệ thống tính điểm để cho người chơi biết được ngay lập tức họ đang chơi hay dở như thế nào. Tính chất ngay lập tức này mang tính quyết định. Trò chơi bowling liệu cĩ phổ biến không nếu như các viên ky mất hút phía sau, người chơi không nhìn thấy được và họ không bao giờ biết được họ chơi hay dở ra sao cho tới khi họ nhận được thư báo điểm nhiều tuần sau đó?

Điều này là cái màhầu hết các nhân viên đều cảm thấy giống như vậy trong công việc: họ không biết được họ đang làm việc tốt, dở như thế nào cho đến khi có ‘báo cáo hàng quí’ hoặc cho đến khi cuộc họp đánh giá quá trình thực hiện công việc hàng năm.

Nhưng trong các doanh nghiệp sáng chói thì mọi việc khác hẳn. Ở đó, các ý kiến phản hồi tích cực, tự nguyện  của các khách hàng hài lòng trở thành hệ thống chấm điểm quan trọng nhất. Cùng lúc, nó cũng là động cơ số một thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn, là cơ sở cho việc khen ngợi và ghi nhận không ngừng trong nội bộ doanh nghiệp của bạn.

Nhiệm vụ của bạn: hãy thu thập những phản hồi tích cực, ngay lập tức của khách hàng bằng mọi cách để dùng cho cho việc đánh giá của bạn – đặc biệt ở những cuộc nói chuyện thân mật, trực tiếp – và chuyển những phản hồi này về lại cho nhân viên của bạn càng nhiều càng tốt.

Nhân tố chơi thứ tư: Sự hài lòng
Thậm chí trước khi trò chơi bắt đầu, những tay chơi bowling biết là không phải lần ném nào họ cũng sẽ thành công trong việc làm ngã tất cả các viên ky. Những người chơi ở mọi loại trò chơi đều biết họ sẽ không bao giờ đạt điểm tuyệt đối trong tất cả các lần chơi – nhưng điều này cũng không làm họ giảm bớt nỗ lực để đạt đựơc điều đó. Và khi số điểm của họ cho biết họ đã tiến tới gần hơn mục tiêu khó có thể đạt được, họ có cảm giác vui thích và chiến thắng rất lớn. Họ sẽ la hét, đầy phấn khích, và nhảy tất cả các điệu nhảy mừng chiến thắng có thể nghĩ  ra được.

Các doanh nghiệp sáng chói cũng biết không phải lần nào họ cũng sẽ thành công trong việc làm tất cả các khách hàng hài lòng. Nhưng khi những ý kiến phản hồi cho thấy họ tiến tới gần hơn cái mục tiêu khó có thể đạt được đó, thì họ cũng có cảm giác vui thích vàcó các hành động mừng thành tích đã đạt được giống như những người chơi bowling. Đó là cái mà hầu như không bao giờ xảy ra ở hầu hết các nơi làm việc, và đó là cái mà hầu như  xảy ra hàng ngày ở các doanh nghiệp sáng chói. Một lần nữa họ đánh bại đối thủ của họ, và một lần nữa điệu nhảy mừng chiến thắng sẽ kết nối tất cả họ lại với nhau cùng chia sẻ thành tích đã đạt được – và họ cùng chia sẻ quyết tâm chơi lại trò chơi và cùng nhau cố gắng chiến thắng một vòng nữa.

Nhiệm vụ của bạn: Hãy làm cho các họat động mừng thành tích đạt được trở thành một văn hóa ứng xử trong công ty bạn, để làm tăng ý nghĩa của việc đạt được thành tích cùng với những lời khen ngợi nhiệt tình từ các khách hàng hài lòng. Đây là chất kích thích thúc đẩy hơn nữa để nhanh chóng đạt được lợi thế cạnh tranh to lớn trong bất kỳ doanh nghiệp nào – và giúp duy trì lợi thế cạnh tranh đó lâu dài.

Một quá trình có hiệu quả lớn và đã được chứng minh để đạt được lợi thế cạnh tranh  được vạch ra trong cuốn sách mang tên: Phục vụ khách hàng từ bên trong dễ thực hiện của nhà Paul Levesque, nhà tư vấn tập trung vào khách hàng là chủ yếu. Hãy đọc một phần trích từ địa chỉ www.customerfocusbreakthroughs.com

Mùa đông năm 1987, đứng giữa sân bay Matxcova, Nguyệt Hường 17 tuổi bé nhỏ, co ro trong chiếc áo rét rộng thùng thình chỉ chực bật khóc giữa những người ngoại quốc xa lạ. Nhưng rồi Hường nhanh chóng nhận ra rằng những đồng học bổng ít ỏi không thể giúp cô trang trải chi phí học hành. Cô phải ra chợ Việt phụ việc, bán hàng.

“Khi cầm trong tay tấm bằng cử nhân ngành ngôn ngữ của Đại học Tổng hợp Matxcova, tôi đã khóc vì mừng và hãnh diện. Nhưng đúng lúc đó Liên Xô tan rã. Ước vọng học lên cao hơn nữa của tôi đã tan thành mây khói”, Nguyệt Hường nhớ lại.

Năm 1996, Nguyệt Hường trở về, trong va-li của cô chỉ toàn sách. Khốn nỗi tấm bằng đỏ tiếng Nga lúc đó không còn được trọng dùng nữa. Hường quyết định học lớp kế toán của Trường Kinh tế Quốc dân, học thêm tiếng Anh và xin làm kết toàn viên một công ty chuyên sản xuất giày xuất khẩu. Ngay từ lúc đó, Hường đã ước mơ lập công ty cho riêng mình.

3 năm sau đó, Hường đạt được mong muốn của mình. Cô thành lập công ty riêng, hoạt động trong lĩnh vực may mặc, xuất nhập khẩu với 1.000 công nhân. Tạo dựng được thương hiệu, Hường càng muốn mở rộng nhà xưởng và vay thêm vốn để kinh doanh.

Hà Nội chật hẹp, dự án xin thuê đất gửi đi các nơi nhưng chờ đợi vẫn cứ là chờ đợi. Lên ngân hàng vay vốn thì bị từ chối vì công ty tư nhân phải có tài sản thế chấp. Chị thấm nỗi cực nhọc và cơ chế bất cập với những doanh nghiệp tư nhân.

Luật Doanh nghiệp ra đời, tạo cơ hội tốt cho giới doanh nhân. Ý tưởng mới lóe lên trong đầu: “Tại sao mình không tạo nên mặt bằng, hạ tầng để mời các doanh nghiệp vào thuê?”.

Dự án Hường nhắm tới là khu công nghiệp Nam Sách 63 ha ở tỉnh Hải Dương. Để đầu tư hạ tầng khu công nghiệp này, cần một lượng vốn rất lớn. Lúc sấy, việc đầu tư khu công nghiệp tại miền Bắc vẫn mới mẻ. Đã có các công ty liên doanh và cả nước ngoài đầu tư phát triển hạ tầng khu công nghiệp nhưng không thành công.

Sau thời gian khảo sát các khu công nghiệp ở Đài Loan, Hàn Quốc…, Nguyệt Hường ý thức được rằng chỉ có thể kêu gọi thu hút đầu tư khi đã có hạ tầng tốt. Chỉ trong vòng một năm, khu công nghiệp Nam Sách đã được lấp đầy. Lần lượt các khu công nghiệp Quang Minh (750 ha) thuộc tỉnh Vĩnh Phúc, Phúc Điền gần 100 ha, Tân Trường 250 ha thuộc tỉnh Hải Dương… được đưa vào vận hành. Đến nay, Nguyệt Hường đã có trong tay 7 khu công nghiệp ở 6 tỉnh thành, với số vốn đầu tư hàng trăm triệu USD.

Vào chính trường như một sự tất yếu

Năm 1999, khi mới 29 tuổi, Hường được Hiệp hội Công thương tiến cử đại biểu Hội đồng Nhân dân thành phố Hà Nội và đã trúng cử với số phiếu rất cao. 5 năm sau, Hường tái đắc cử với số phiếu cao nhất và đến 2007 lại được Hội đồng Nhân dân để nghị ra ứng cử đại biểu Quốc hội khóa XII.

22h đêm trước ngày bầu cử, chuông điện thoại nhà Nguyệt Hường reo vang. Giọng một người đàn ông nghiêm nghị: “Cho tôi gặp cô Nguyệt Hường. Tôi gọi lần này là lần thứ 7. Tôi là một cử tri”.

Thì ra vị khách đó là một tiến sĩ về hưu. Ông gọi điện đến kiểm tra xem lá phiếu sắp bầu có lầm không. Biết Hường từng học ở Nga, vị cử tri nọ còn thử bằng tiếng Nga gần 15 phút.

Trong đợt bầu cử vừa qua, có 26 đại biểu là doanh nhân trúng cử. Theo Nguyệt Hường, con số này nói lên việc phát triển kinh tế, nâng cao thu nhập của người dân được ưu tiên hàng đầu trong thời hội nhập.

Quan niệm về sự thành đạt của Hường thật đơn giản: “Phải có khát vọng. Nó sẽ là đích đến, là động lực thúc đẩy chúng ta tiến về phía trước. Phải biết tự vượt qua chính mình”.

Cho dù hiện này bạn có đang làm việc bao nhiêu giờ đi chăng nữa, thì chắc chắn một điều rằng bạn sẽ còn phải làm việc nhiều hơn thế khi điều hành doanh nghiệp, nếu không nói là bạn phải làm việc mọi lúc, mọi nơi. Hãy nghĩ doanh nghiệp như con bạn, bạn có toàn quyền để quyết định làm gì cho nó, và khi ấy, nó cũng ràng buộc trách nhiệm của bạn và sẽ ảnh hưởng đến thời điểm và số lần đi nghỉ của bạn – đây sẽ là một vấn đề không nhỏ đặt ra giữa bạn và gia đình.

Theo một nghiên cứu gần đây cho thấy, phụ nữ vẫn gánh các trách nhiệm gia đình nhiều hơn nhiều so với nam giới.

Cũng nghiên cứu này phát hiện ra rằng các chủ doanh nghiệp dành rất ít thời gian để thực hiện các trách nhiệm gia đình. Dù mối quan hệ giữa vợ chồng bạn có theo lối sống hiện đại đến đâu, thì tốt nhất là vợ chồng bạn hãy cùng xem xét các vấn đề sau đây trước khi bạn quyết định điều hành doanh nghiệp, như vậy sẽ tạo cho vợ chồng bạn có một sự chuẩn bị trước và thoải mái trước những tác động của cuộc sống doanh nghiệp đối với mối quan hệ và cuộc sống gia đình của bạn.

Chăm sóc trẻ
Hãy giả sử rằng bạn đang chăm sóc con cái trong giờ làm việc hoặc nhận trách nhiệm đưa và đón con từ trường, thì trước khi mở doanh nghiệp bạn sẽ phải lo lắng rất nhiều thứ. Thậm chí ngay cả khi bạn sẽ làm việc tại nhà thì đây cũng vẫn là một vấn đề khó giải quyết. Những lúc bạn ra khỏi nhà để đưa đón con là những giờ làm việc bị mất và làm sao các khách hàng tiềm năng có thể liên hệ được với bạn.

Điều này cũng tương tự nếu như bạn cố gắng cùng một lúc chăm sóc trẻ nhỏ và làm việc tại nhà. Tiếng trẻ con khóc có thể làm cho khách hàng cảm thấy không thoải mái và hãy nghĩ xem điều gì sẽ xảy ra nếu có một cuộc họp quan trọng diễn ra hoàn toàn bất ngờ? Giải pháp đặt ra là bạn có thể lựa chọn việc gửi trẻ vào nhà trẻ bởi vì hãy nhớ rằng điều hành doanh nghiệp là một công việc tốn rất nhiều thời gian.

Một điều nữa là, không phải là nếu bạn quyết định mở doanh nghiệp trước khi có con có nghĩa là bạn không bao giờ có con. Sẽ đến lúc bạn trở thành một người mẹ đi làm, và trước sau gì bạn cũng sẽ phải bố trí việc chăm sóc trẻ. Và nếu bạn định lập gia đình trong tương lai gần, thì hãy nghĩ đến tình huống ấy ngay từ lúc này.

Sắp xếp thời gian
Sắp xếp thời gian hợp lý không phải chỉ quan trọng với các nữ doanh nghiệp mà quan trọng với tất cả mọi người,nó sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn là nữ doanh nghiệp điều quan trọng là không phải gác thời gian dành cho gia đình sang một bên. Đầu tiên cần phải phân biệt rõ ràng với chồng và gia đình lúc nào sẽ là “thời gian cho công việc” và lúc nào sẽ là “thời gian dành cho gia đình” – và hãy cố gắng chấp nhận thực tế đó.

Chắc chắn sẽ có những lúc các khoảng thời gian này chồng chéo lên nhau, nhưng hay cố gắng càng ít thay đổi nguyên tắc đã thống nhất càng tốt. Bạn sẽ phát hiện ra rằng bằng cách giới hạn bản thân chỉ làm việc trong những giờ nhất định, bạn sẽ buộc phải sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả hơn.

Đưa ra những nguyên tắc rõ ràng sẽ giúp gia đình bạn dễ dàng chấp những thời gian bạn làm việc và không làm việc – đặc biệt là những lúc bạn làm việc xa nhà. Nếu gia đình bạn tin họ sẽ có thời gian nói chuyện với bạn sau thì họ có thể vui vẻ để bạn đi làm, nhưng ngược lại nếu bạn chỉ luôn luôn làm việc và không có sự phân biệt rạch ròi giữa thời gian bạn làm việc và thời gian bạn không làm việc thì bạn cũng không thể phàn nàn khi bị mọi người làm gián đoạn công việc của mình.

Hãy xem doanh nghiệp mới của bạn như một khách trọ bằng cách đặt ra một số quy định cơ bản sao cho mọi người đều hài lòng, nhưng hãy đánh giá lại các quy định đó vài tháng một lần để điều chỉnh cho tốt. Hy vọng rằng bạn sẽ cân bằng được công việc của doanh nghiệp và công việc gia đình của mình.