Công nghiệp quảng cáo là gì?: Ngành công nghiệp, dịch vụ quảng cáo được coi là ngành kinh tế sáng tạo hay còn gọi là ngành công nghiệp sáng tạo. Sản phẩm của quảng cáo chủ yếu là các ý tưởng hay, mới hoặc các giải pháp tiếp thị, truyền thông … Nhưng chúng lại đóng vai trò chủ lực trong việc tạo ra các giá trị gia tăng cho sản phẩm, thương hiệu. Mỗi ngày có hàng trăm ý tưởng quảng cáo mới trên báo, tạp chí, ti vi cho hàng ngàn doanh nghiệp có nhu cầu. Hà nội và TP.HCM luôn coi ngành công nghiêp dịch vụ và công nghệ cao là ngành mũi nhọn. Những năm qua, ngành công nghiệp quảng cáo Việt Nam luôn tăng trưởng 30 – 35%/ năm, quả thật là một cơ hội thực sự lớn về việc làm và nghề nghiệp cho bạn trẻ.

Thế nào là truyền thông trong quảng cáo?: Qua khảo sát, nhiều bạn trẻ hay nhầm lẫn communication (truyền thông) với media. Bộ Giáo dục & Đào tạo có mã ngành tuyển sinh chuyên khoa Truyền thông & Báo chí ( Mã: 523201), trong đó có các chuyên ngành: Báo chí; Truyền thông đa phương tiện; Công nghệ truyền thông và Quan hệ công chúng. Vậy truyền thông thương hiệu (brand communication), truyền thông marketing (marketing communication) và truyền thông sáng tạo (creative communication) được đặt ở đâu?. Không hề có 3 chuyên ngành này, kể cả chuyên ngành quảng cáo. Lỗi này là do chúng ta đặt truyền thông lẫn chung với báo đài, báo chí (được hiểu là media: tivi, báo-tạp chí và radio) làm công cụ “tuyên truyền” chứ không phải là công cụ của marketing ( truyền thông tích hợp – IMC). Một loại công cụ chủ lực, phổ biến trong ngành công nghiệp quảng cáo và xây dựng thương hiệu. Dù 3 ngành học này rất thịnh hành và “hot” ở các nước có nền kinh tế và quảng cáo phát triển. Chính sự nhận thức “vĩ mô” kinh tế thị trường chưa cập nhập đầy đủ đó, làm cho các bạn trẻ tốt nghiệp các trường đại học Việt Nam ở các chuyên khoa truyền thông & báo chí khó mà kiếm việc tại trong các công ty quảng cáo lớn hoặc quảng cáo đa quốc gia.

Truyền thông là bao hàm tất cả mọi phương tiện truyền tải thông điệp, tính cách nhãn hiệu và hình ảnh đến công chúng. Bao gồm cả truyền thông gián tiếp (ATL: Abote The Line) hoặc truyền thông đại chúng ( mass communications); cả truyền thông trực tiếp (BTL: Below The Line) như: PR, Event, kích hoạt nhãn hiệu, POS, POSM…; và cả các loại truyền thông mới (new communication) như internet, PR 2.0, blog, forum…. Để ứng dụng thuần thục các phương tiện này, bạn cần phải có kiến thức nền tảng về marketing và thương hiệu. Trong thực tế, sinh viên từ các trường ĐH kinh tế (ví dụ sinh viên khoa Thương Mại & Du lịch trường ĐH kinh tế TP.HCM) hòa nhập vào ngành công nghiệp quảng cáo nhanh hơn các trường ĐH Khoa học – Xã hội và Nhân văn. Vì vậy, bạn muốn trở thành nhà quảng cáo, truyền thông hay PR chuyên nghiệp xuất sắc trong tương lai thì nhanh chóng trang bị cho mình thêm kiến thức về marketing và thương hiệu

Quan hệ công chúng (PR)- Nghề đang “hot”: Nhận định này hoàn toàn đúng. Một sinh viên khá giỏi tốt nghiệp ĐH chuyên ngành Ngữ văn – Anh, làm việc tại phòng đối của tập đoàn đa quốc gia về ngành hàng tiêu dùng nhanh chăm sóc sức khỏe khoảng 3-5 năm, được tham gia khóa đào tạo chuyên sâu về PR bài bản (khoảng 100 giờ), rất có thể tức thì lên chức PR Manager tại tập đoàn đa quốc gia nước giải khát khác. Ngành PR của ĐH Việt Nam có rất nhiều trường giảng dạy nhiều năm nay và hàng năm có vài ngàn sinh viên ra trường. Vậy sao có thể nói nghề PR vẫn đang rất “hot” ?

PR có nhiều nhóm công chúng khác nhau: PR với nhà đầu tư; với V.I.P; với khách hàng đại chúng; với khách hàng mục tiêu; với chính quyền; với giới truyền thông (báo giấy, nói và viết); PR nội bộ và PR 2.0…Hòa trộn trong tất cả các nhóm công chúng này đều thể hiện 2 hình thức là: PR vì lợi nhuận hay PR phi lợi nhuận. Chiến lược PR lợi nhuận thì quá rõ với các hoạt động marketing, xây dựng thương hiệu. Chiến lược PR phi lợi nhuận như “văn hóa trong giao thông”, “nói không với túi nilon”, “bảo vệ loài gấu”…Hiện nay tất cả các doanh nghiệp, công ty hay tổ chức đều có các hoạt động liên quan đến xây dựng hình ảnh, uy tín nên công cụ PR trở nên rất hữu ích. Vì vậy, chúng ta có thể khẳng định rằng: PR là công cụ truyền thông marketing, xây dựng thương hiệu (cho doanh nghiệp hay tổ chức) trong ngành công nghiệp quảng cáo?. Vậy tại sao các khoa PR không ở trong các trường chuyên về marketing và kinh tế nhỉ ?

Học viên lớp PR đi thực tế để viết đề tài về môi trường

Vị trí công việc và thu nhập như thế nào?: Nhà quảng cáo chuyên nghiệp,ai cũng biết rất rõ 2 điều:

1/ Không có lương ngoài giờ;

2/ Có sự đam mê, nên khi đã thành nghề thì khó lòng bỏ sang nghề khác. Phụ thuộc vào năng lực, bạn có thể chọn các vị trí khác nhau sau đây: Chiến lược thương hiệu (brand strategy); Dịch vụ khách hàng (account); PR (strategy, plan, creative, copywriter…); Media (strategy, planning, booking, buying …); Sáng tao (creative); Viết lời (copywriting); Nghệ thuật (art); Nhiếp ảnh (Photography); Thiết kế (design); OOH (out of home), Event, POS, POSM … Tất cả những công việc này đòi hỏi một “tay nghề thực hành” thuần thục chứ không phải là bằng cấp hay kiến thức lý thuyết. Một Account Manager giỏi tại các công ty nước ngoài luôn có mức lương tối thiểu từ 1.000 – 2.000 USD/ tháng và các công ty Việt Nam cũng luôn sẵn lòng trả bạn từ 500 – 1.000 USD/ tháng. Nhưng trên thực tế rất ít nhân lực giỏi chuyên môn các chuyên ngành nói trên. Vì sao?

Học ai, học ở đâu và học như thế nào ?: Không có trường ĐH nào ở VN hay trên thế giới “dám” nhân xưng là “lò” đào tạo các nhà quảng cáo, truyền thông và PR xuất sắc. Tại sao có hàng trăm trường ĐH lớn trên thế giới đều cần đến “giấy chứng nhận” đào tạo nghề quảng cáo, truyền thông, PR từ Hiệp hội Quảng cáo Thế giới (IAA) mà không ngược lại ?. Thế nên, việc đào tạo nghề quảng cáo, truyền thông và PR chuyên nghiệp tại các nước trong khu vực Châu Á –TBD và trên thế giới đều do Liên đoàn quảng cáo ở nước đó đảm trách. Quảng cáo là loại hình đào tạo nghề, giàu hàm lượng thực hành, ứng dụng chứ không phải đào tạo kiến thức hàn lâm như các trường ĐH. Vì vậy, những người tham gia giảng dạy (giảng viên) bắt buộc phải là nhà quảng cáo, truyền thông, PR chuyên nghiệp thì việc học của bạn mới mong có kết quả tốt. Nơi lựa chọn để học quảng cáo, truyền thông, PR chuyên nghiệp phải hội tụ tối thiểu 2 yếu tố:

1/ Đại diện chính thức (từ các tổ chức nghề nghiệp) các nhà quảng cáo, truyền thông chuyên nghiệp;

2/ Có quy trình kiểm soát chất lượng tốt nghiệp bằng kết quả của một đồ án có tính thực tiễn cao mà người học phải tự mình làm được.

Nếu bạn không làm được một “sản phẩm” quảng cáo, truyền thông, PR tử tế khi có sự hướng dẫn và giúp đỡ từ một nhà quảng cáo “đàn anh” giỏi đi trước (giảng viên) thì khó lòng nói rằng bạn sẽ là … Nhà quảng cáo, truyền thông, PR chuyên nghiệp trong tương lai gần.

Chúc bạn thành công !

Đỗ Kim Dũng

Phó chủ tịch Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam
Viện trưởng Viện Nghiên cứu & Đào tạo Quảng cáo Việt Nam

Khách hàng cuồng nhiệt nói gì?

- 100% đồng cảm với sản phẩm và cảm nhận được ý nghĩa tuyệt vời của thương hiệu.

- 98% sẵn sàng đứng ra bênh vực nếu giới truyền thông, công ty đối thủ, hoặc bất cứ cá nhân nào dám “bôi nhọ” thương hiệu.

- 96% miêu tả thương hiệu là “một thành viên của gia đình”.

- 94% tin tưởng mạnh mẽ rằng: Thà mua hàng xịn và đắt còn hơn mua hàng rẻ mà kém chất lượng.

- 94% chưa bao giờ mua thương hiệu đối thủ.

- 79% thường xuyên giới thiệu thương hiệu mình thích cho bạn bè và gia đình.

- 71% dùng hơn 1/3 thu nhập để mua sản phẩm có thương hiệu.

- 53% buông lời gièm pha những thương hiệu đối thủ.

Khách hàng cuồng nhiệt làm gì?

Có người trường kỳ dùng Arm & Hammer Baking Soda suốt 30 năm. Có người sở hữu tủ giày 99 đôi Nike. Có người mua 150 máy chụp hình Canon từ năm 2006. Người thì ăn sáng, trưa, tối tại Panda Express mỗi ngày trong năm năm qua. Người thì chỉ uống Coca-Cola suốt 20 năm. Có người ăn 12 cái bánh doughnut của Krispy Kreme mỗi ngày trong hơn bốn năm…

Khảo sát 640 giám đốc nghĩ gì về những khách hàng cuồng nhiệt:

- 82% chưa nghĩ ra cách nào kích thích khách hàng cuồng nhiệt giúp phát triển thương hiệu và đẩy mạnh doanh số.

- 65% tỏ ra “cảnh giác” trước khách hàng quá cuồng nhiệt.

- 10% tránh né khách hàng cuồng nhiệt.

Nhưng 8% rất đúng đắn trong việc xây dựng chiến lược để thu hút càng nhiều khách hàng cuồng nhiệt càng tốt. Bởi vì:

- Họ trung thành. Luôn ủng hộ và bảo vệ nếu thương hiệu bị giới truyền thông hay đối thủ tấn công.

- Họ có nguồn chi. Hầu hết fan hâm mộ ở độ tuổi 30 – 45, thu nhập trên trung bình.

- Họ gia tăng giá trị sản phẩm. Ví dụ cụ thể là chính những khách hàng cuồng nhiệt hăng hái đóng góp ý kiến để làm giàu cho kho ứng dụng của điện thoại iPhone.

Bài học kinh nghiệp doanh nghiệp đã áp dụng để kích thích khách hàng cuồng nhiệt:

- Công ty trang phục thể thao Patagonia, Adidas: Kêu gọi khách hàng trợ giúp. Patagonia nhờ các khách hàng không biết sợ là gì xài thử sản phẩm leo núi tại những môi trường khắc nghiệt nhất hành tinh. Adidas mời fan hâm mộ vẽ tranh graffiti trên tường nhà kho rồi sử dụng các thiết kế đó để trang trí giày.

- Phim hoạt hình Nhật Anime, hãng kem Ben & Jerry’s: Tài trợ sự kiện. Tại Nhật, những hãng truyện tranh manga và phim hoạt hình anime tạo tiếng vang bằng cách tổ chức sự kiện cosplay. Tại đó, fan hâm mộ tề tựu và diện trang phục độc đáo (tự chế hoặc đặt may) để hóa trang thành nhân vật hoạt hình họ thích.

Tham gia sự kiện không chỉ là khách hàng cuồng nhiệt mà còn có các đơn vị báo đài. Ben & Jerry’s tổ chức sự kiện kem mứt thu hút đông đảo thực khách.

- Red Bull: Tôn vinh khách hàng. Người tiêu dùng sẽ thành anh hùng của thương hiệu. Red Bull vinh danh những vận động viên đỉnh cao của họ trên ấn bản web The Red Bulletin.

nguồn: doanhnhansaigon.vn

Mục đích của PR (quan hệ công chúng) là xây dựng được chân dung doanh nghiệp, khắc họa được những nét khác biệt, những giá trị riêng mà doanh nghiệp mang đến cho người tiêu dùng, cho xã hội. Khác với hoạt động quảng cáo là truyền thông, nhiệm vụ của PR là thu hút giới báo chí chú ý đến với doanh nghiệp và có những bài viết tích cực về hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, để PR đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp phải thật khéo léo, tế nhị và không quá phô trương. Sau đây là các sai lầm thường thấy trong hoạt động PR:

1. Lo lắng quỹ thời gian eo hẹp

Có thể nói PR là một hình thức đầu tư phát triển doanh nghiệp rất hiệu quả. Cũng như mọi loại hình đầu tư khác, doanh nghiệp không nên xem nhẹ việc đầu tư thời gian cho các hoạt động quan hệ báo chí, truyền thông. Nhiệm vụ của PR là thông qua các phương tiện truyền thông gây tác động tích cực đến công chúng. Vì vậy, đừng tiếc thời gian cho việc sắp xếp, dành thời gian cho các cuộc họp báo, phỏng vấn với báo chí, gửi thông cáo cáo chí để giới thiệu các sự kiện mà doanh nghiệp thực hiện như giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng, hoạt động gây quỹ… mà doanh nghiệp dự định tiến hành. Luôn theo dõi bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất.

2. Dài dòng

Trong các buổi họp báo, sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn cũng như tính học thuật quá sâu sẽ không gây mấy ấn tượng cho các biên tập viên, phóng viên vì họ vốn không có nhiều thời gian để tìm hiểu công nghệ sản xuất, lịch sử thành lập công ty, thành viên cổ đông… Tốt hơn là đi thẳng vào vấn đề, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và dành phần lớn thời gian cho các câu hỏi phỏng vấn.

3. Thông cáo báo chí không đầy đủ và thiếu chính xác

Thông cáo báo chí phải đầy đủ thông tin, rõ ràng, cụ thể thời gian, địa điểm sự kiện diễn ra, không quá ngắn hoặc quá dài, nhưng phải bao quát hết các nội dung. Hãy đảm bảo những gì viết ra đều đi trực tiếp vào vấn đề, đưa thông tin quan trọng nhất lên trên, kết thúc bằng cách mô tả tóm tắt sự kiện theo nguyên tắc: ngắn gọn và đơn giản. Một thông cáo báo chí không đúng quy cách, lỗi chính tả, thiếu logic sẽ gây ấn tượng rất xấu đối với hình ảnh doanh nghiệp.

4. Không trả lời đến nơi đến chốn

Việc không chuẩn bị đầy đủ thông tin cho các câu hỏi phỏng vấn sẽ là một sai lầm rất lớn, ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt giới báo chí, truyền thông. Rất khó chấp nhận nếu người đại diện doanh nghiệp mù mờ thông tin, trả lời không rõ ràng các vấn đề mà các nhà báo đã bỏ công tìm hiểu.

5. Quá phô trương

Sự phóng đại quá mức về thành công của doanh nghiệp sẽ làm hỏng chiến dịch PR, khiến người đọc dễ nảy sinh nghi ngờ, ảnh hưởng đến tính xác thực của thông tin mà doanh nghiệp đang cung cấp. Lưu ý tránh sự nhầm lẫn giữa quảng cáo và PR. Trong hoạt động quảng cáo, người ta có thể nói hơi quá về mình để gây ấn tượng lâu dài trong tâm trí khách hàng. Còn với PR thì ngược lại, không thể buộc các phương tiện truyền đạt lại thông điệp của doanh nghiệp, mà là cung cấp cho họ những thông tin hữu dụng nhất.

6. Ấn phẩm không mục đích

Nếu có bất cứ sự kiện nào nhỏ hay lớn mà doanh nghiệp đều gửi thông cáo báo chí đến các tòa soạn nhằm gây sự chú ý sẽ dễ khiến các phóng viên nhàm chán. Chỉ khi doanh nghiệp có sự kiện thật sự trọng đại thì hãy nhớ tới giới truyền thông. Một thông cáo báo chí tốt phải đáp ứng yêu cầu tối đa của phóng viên là cung cấp lượng thông tin đầy đủ, nếu viết riêng cho từng tờ báo thì càng tốt, bởi mỗi báo phục vụ nhu cầu bạn đọc khác nhau, nhu cầu nắm thông tin nhiều ít khác nhau.

7. Thiếu kiến thức báo chí

Ngày nay, PR và báo chí truyền thông có mối quan hệ tương trợ lẫn nhau. Cần chú ý rằng, mỗi tòa soạn có tôn chỉ riêng của mình nên nhiệm vụ của PR là hiểu biết về công việc làm báo để làm cho báo giới “cảm” được thông tin doanh nghiệp đưa ra và chuyển tải đến người đọc. Cách tốt nhất là tìm hiểu, theo dõi dạng thông tin mà mỗi tờ báo chuộng, đặc biệt là thông tin có liên quan đến sản phẩm và doanh nghiệp mình.

8. Không có kế hoạch

Một kế hoạch PR tốt bao gồm việc đánh giá tình hình, xác định mục tiêu, xác định nhóm công chúng, lựa chọn phương tiện truyền thông và đánh giá kết quả. Cần phải quyết định ở đâu, khi nào, bằng cách nào để mọi việc tiến triển một cách tốt nhất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố (nếu có) một cách an toàn và nhanh chóng nhất.

9. Thiếu sự trợ giúpNhiều doanh nghiệp thuê các công ty chuyên hoạt động PR mà không nắm được hiệu quả công việc, không theo sát được tình hình cũng như hình ảnh thương hiệu mình trong mắt công chúng. Ngược lại, nhiều doanh nghiệp tự làm lấy mọi việc một cách thiếu chuyên nghiệp và kém hiệu quả. Điều quan trọng là phải lựa chọn và quyết định một giải pháp hợp lý trong từng tình huống. Với các sự kiện nhỏ, doanh nghiệp có thể tự sắp xếp lấy, nhưng khi có sự kiện lớn hay đối mặt với những thông tin bất lợi, doanh nghiệp phải nhờ đến các công ty PR chuyên nghiệp giúp đỡ và xử lý khủng hoảng.

10. Kém linh hoạt

Nhiều doanh nghiệp gắn bó với chỉ một số báo đài mà không mở rộng, tìm kiếm những đối tác mới. Điều này vô tình giới hạn doanh nghiệp trong một khuôn khổ nào đó với hình ảnh mờ nhạt và số lượng khách hàng hạn chế. Vì vậy, hãy sử dụng mọi phương tiện, mọi hình thức có thể để sáng tạo đưa hình ảnh doanh nghiệp đến với công chúng qua cái nhìn thiện cảm nhất.

nguồn: tapchimarketing.vn

Các nhà quảng cáo còn khai thác thế mạnh của Internet – và những chiến dịch thành công không chỉ ghi điểm trên truyền hình mà còn như một thứ virus lây lan trên mạng.

Một vài quảng cáo phụ thuộc vào những hiệu ứng đặc biệt, số khác phụ thuộc vào sự chuẩn bị chu đáo của đội ngũ làm nghệ thuật . Song không ít những quảng cáo tốt nhất có khi chỉ từ một ý tưởng với các bước thực hiện đơn giản. Ai có thể ngờ một người đàn ông trong bộ đồ khỉ đột đang chơi trống lại có thể trở thành một trong những quảng cáo được bàn luận nhiều nhất thập kỷ?

Dưới đây là một vài quảng cáo được yêu thích nhất:

Hộp Cá Hồi John West : Đánh nhau với gấu
(Nhà sản xuất Leo Burnett London, 2000)

Quảng cáo dí dỏm này mô tả một cuộc chiến đấu giữa một người đàn ông và một con gấu vì tranh chấp một con cá hồi. Thực ra con gấu là một diễn viên đóng thế trong bộ đồ gấu cao hơn 2,1 mét từ của hàng sinh vật Jim Henson. Được công chiếu vào tháng 11/2000, nó đã trở thành quảng cáo đầu tiên sử dụng sức mạnh của Internet thông qua lượng người hâm mộ tải về và gửi cho nhau. Đạo diễn: Daniel Kleinman, kịch bản: Paul Silburn, người sau này là một giám đốc sáng tạocho các hãng Leo Burnett, TBWA, Fallon và giờ đây là thành viên sáng tạo ở Saatchi & Saatchi.

Quần Levi’s Engineered Jeans: một cuộc phiêu lưu
(NSX BBH, 2002)
Được sản xuất trên nền nhạc Handel’s Sarabande, quảng cáo gây sửng sốt này nhằm gây ấn tượng những chiếc quần jeans trông có vẻ vướng víu thực ra lại rất tuyệt với. Đạo diễn Jonathan Glazer – người làm nhiều quảng cáo cho Công ty Guiness, những đoạn video cho Radiohead và Massive Attack, và bộ phim điện ảnh Sexy Beast đã tạo cho quảng cáo này một cảm giác ci-nê điển hình. Mặc dù đòi hỏi nhiều hiệu ứng mạnh nhưng ở đây không gian ba chiều dường như phục vụ cho tư tưởng chung hơn là thống trị cả tác phẩm quảng cáo. Nhà viết quảng cáo Antony Goldstein nói: “Chúng tôi không nghĩ về hành động nào là khả thi về mặt vật lý. Chúng tôi tìm kiếm một cách diễn tả sự tự do khi chuyển động mà không có rào cản vật lý nào”.

Honda: Bánh răng cưa
(NSX Wieden+Kennedy, 2003)
Bộ phim quyến rũ này đề cao những bộ phận của dòng xe Honda Accord trong một phản ứng dây chuyền. Chỉ đạo nghệ thuật của W&K là Matt Gooden và nhà viết quảng cáo Ben Walker đã tuyển dụng đạo diễn video hàng đầu Antoine Bardou-Jacquet cho quảng cáo này và họ phải mất đến 7 tháng để làm và lập kỷ lục về chi phí (1 triệu bảng Anh). Phiên bản đầy đủ kéo dài 120 giây chỉ được phát sóng vài lần nhưng quảng cáo này đã trở thành một trong những quảng cáo có ảnh hưởng và dành được nhiều giải thưởng nhất trong thập kỷ. Honda cũng cho ra đời quảng cáo Grr, Giấc mơ không thể và quảng cáo rơi tự do năm ngoái được chiếu trên Kênh 14 (Channel 14).

John Smith’s: quảng cáo Peter Kay
( NSX TBWA London, 2003-6)

Quảng cáo của TBWA đề cao sản phẩm John Smith là loại bia không say và giới thiệu cho chúng ta cụm từ “top bombing”. Điểm nhấn của sê-ri này đó là diễn viên hài Kay trong một cuộc thi nhảy cầu, nơi anh gây được ấn tượng với cú nhảy cầu đặc biệt “top bombing”, và một nơi khác nơi anh bảo với con gái của mình nên lo lắng về những tên trộm chứ không phải những con quái vật. Quảng cáo được xây dựng trên ý tưởng của Paul Silburn đã thu về một loạt giả thưởng, trong đó có một giả Sư tử vàng tại Liên hoan phim Cannes.

Sony Bravia: Những quả bóng
(Fallon, 2005)
Giống như chiến dịch Bánh răng cưa của Honda, quảng cáo cho màn hình tivi Bravia LCD của Sony đã đánh dấu xu hướng tách khỏi các quảng cáo nặng tính kỹ xảo. Khoảng 250 000 quả bóng đủ màu sắc lăn xuống những con đường ở San Francisco có thể là một đề tài không tưởng cho một quảng cáo công nghệ nhưng nhờ vào sự hướng dẫn tuyệt vời của Nicolai Fuglsig, chỉ đạo nghệ thuật bởi Juan Cabral và nền nhạc đi vào lòng người của José González, chúng nhanh chóng gây được dấu ấn. Các quảng cáo ăn theo Paint và Play-Doh cũng thật tuyệt vời nhưng quảng cáo này mới đáng được nhắc đến đầu tiên.

Bia Guinness: noitulovE
(NSX: AMV BBDO, 2005)
Kể về câu chuyện con người phải chờ đợi suốt 3 tỷ năm để có được lít bia hoàn hảo, quảng cáo tuyệt vời này tiếp tục truyền thống các chiến dịch cao cấp của Guinness. Đạo diễn Daniel Kleinman đã sử dụng một đoạn băng cắt dán ảnh, đồ hoạ máy tính và các hiệu ứng trong nhà để tạo nên quảng cáo này – bao gồm cả sự pha trộn bột nhão, hạt nho và sản phẩm Special K để làm các khối đá. Rất ít các quảng cáo – ngoại trừ clip Fatboy Slim’s Right Here Right Now của Hammer & Tongs – có thể khẳng định là đã thâu tóm toàn bộ lịch sử tiến hoá vào trông một đoạn phim chưa đầy năm phút.

Sô cô la Cadbury: Khỉ đột
(NSX: Fallon, 2007)
Nếu có bất kỳ quảng cáo nào được mô tả như là một hiện tượng thì đó chính là quảng cáo này. Nó có một cách trình bày đơn giản: một người đàn ông trong bộ đồ khỉ đột đang chơi trống. Nhưng nó lại có tác động to lớn và được xem tới hơn 10 triệu lượt trên YouTube, tạo ra làn sóng nhái theo khổng lồ và đem về một loạt giải thưởng cho đạo diễn/ người viết quảng cáo/ chỉ đạo nghệ thuật Juan Cabral. Thậm chí nó còn giúp cho nhà sản xuất sô cô la lật ngược tình thế thua lỗ do nỗi sợ khuẩn salmonella năm 2006 và tăng điểm trên thị phần ở Anh vào năm ngoái. Giám đốc điều hành hãng Cadbury, ông Todd Stitzer, đã gọi năm 2007 là “năm của khỉ đột”.

Xe ô tô Skoda: Nướng bánh …
(NSX: Fallon, 2007)

Nguồn ảnh: The Sun

Hãng Fallon đã phải mất bốn ngày làm việc với các chuyên gia nướng bánh, những người làm kem và một thợ xây để tạo nên một chiếc xe hơi với kích cỡ như thật mang nhãn hiệu Skoda. Kết quả là bộ phim lạ thường đã hấp dẫn được công chúng. Nhà viết quảng cáo/ chỉ đạo nghệ thuật Chris Bovill và John Allison cũng như đạo diễn Chris Palmer xứng đáng nhận được phần thưởng cho một quảng cáo thực sự bằng một lát bánh hoàn hảo.

Trà PG Tips: Sự trở về
(NSX: Mother, 2007)
Sự trở về của cựu thủ lĩnh kênh truyền hình kỹ thuật số ITV Digital, Monkey và Johnny Vegas khi diện mạo của PG Tips là kỳ công, kết nối PG Tips với quảng cáo di sản. Trong quảng cáo đầu tiên, từ tháng 1/2007, Monkey đã trở về ướt như chuột lột và ăn mặc thì nhếch nhác sau 5 năm đi xa. Các nhà viết quảng cáo Mark Waites, Ben Mooge và Al Maccuish, cùng với hai giám đốc sáng tạo của Mother, ông Rob Saville và Mark Waites đã giúp đỡ tạo ra kịch bản dí dỏm này. Có 10 ngìn người đã đăng ký trang MySpace của Monkey trong vòng năm tuần đầu tiên kể từ khi quảng cáo này được công chiếu.

T-Mobile flashmob

(Một hiện tượng phổ biến ở châu Âu mà tự nhiên có những người hẹn nhau tập trung một chỗ cùng làm một hành động kì lạ nào đó trong một vài phút xong rồi tản ra như chưa có chuyện gì xảy ra)
(NSX: Saatchi & Saatchi, 2009)

Nhấn mạnh đến mong ước của những nhà quảng cáo muốn giao tiếp với công chúng, quảng cáo điện thoại di động này đã thu hút được sự chú ý của cả nước khi 400 người đi xe vé tháng bắt đầu nhảy ở ga tàu điện ngầm Liverpool Street một cách tự phát. Đoạn băng về sự kiện này được phát sóng vào ngày tiếp theo như một quảng cáo tivi và được tải lên YouTube. Kết quả là một loạt các sự kiện bắt chước đã được tổ chức trên Facebook.

Comparethemarket: Comparethemeerkat
(NSX: VCCP, 2009)
Có thể nó không phải là chiến dịch huy hoàng nhất nhưng thật khó để bỏ qua tác động mà tác phẩm của VCCP đã tạo ra cho Comparethemarket.com. Giờ đây Aleksandr Orlov đã có lượng fan trên Facebook đạt xấp xỉ 600 000 người – hơn cả Lily Allen với 33 000 người hâm mộ trên Twitter, trong khi đó trang web này đã làm tăng thị phần trang lượt người ghé thăm trang web so sánh bảo hiểm Anh lên tới 76% trong khoảng từ tháng 1 đến tháng 8 – theo số liệu của công ty khảo sát thị trường Internet Hitwwise.

Quảng cáo bảng phim Orange
(NSX: Mother, 2003-)
Chúng không hoàn toàn là những quảng cáo TV, nhưng cần phải vinh danh tác phẩm màn ảnh rộng của hãng Mother cho Orange. Với dàn diễn viên là các ngôi sao Holywood Patrick Swayze, Val Kilmer, Snoop Dogg, Carrie Fisher, Verne Troyer, Spike Lee và Daryl Hannah thì tác giả bài viết này thấy nổi bật nhất vẫn là Steven Seagal.

Nguồn: tuanvietnam.net

Web video – một công cụ tâm lý đáng giá

Khái niệm đựơc biết như là công cụ tâm lý – ưu tiên vận dụng kinh nghiệm tâm lý học để giúp những kinh nghiệm khác trở nên hữu dụng – nếu kết hợp với việc tận dụng hợp lý trang web thì nó sẽ trở thành phương pháp tiếp thị trên web rất hiệu quả. Dĩ nhiên, chúng vẫn chưa được tìm hiểu cặn kẽ về cách sử dụng khứu giác và thị giác trên trang web. Tuy nhiên chúng ta có những công cụ như âm thanh và hình ảnh để giúp khách hàng tiếp xúc với thông điệp tiếp thị một cách phù hợp hơn.

Thương hiệu cá nhân, Cái tôi và thảm họa trong xây dựng thương hiệu

Khi số lượng trang web video ngày càng gia tăng và được chấp nhận trong những năm vừa qua, thì càng có nhiều công ty biết cách tận dụng tiện ích của phương tiện này. Một chiến dịch tạo web video hiệu quả có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh thương hiệu của bạn cùng với nội dung sinh động để cốt lõi trong thông điệp tiếp thị của bạn được đồng cảm và ghi nhớ. Mặt khác, một chiến dịch quảng bá tồi sẽ khiến cho công ty của bạn trông giống như một gã nghiệp dư, không có kinh nghiệm.

Sự khác nhau giữa web video tích cực và tiêu cực không đáng kể nếu xem nó giống như việc sản xuất chương trình tivi, ngông cuồng, vô lý. Nhưng chúng sẽ có khác biệt rất nhiều nếu nói đến việc phát triển sự sáng tạo, các giác quan, và cách trình bày chuyên nghiệp.

Chúng tôi thường khuyến cáo người chủ hay đại diện của video trình bày trực tiếp với khán giả về kiểu dáng và chất liệu, nội dung và khái niệm, hình ảnh và tính chất. Đồng thời chúng tôi cũng giúp khách hàng tránh khỏi việc sử dụng giám đốc công ty hay quản lý bán hàng không chuyên nghiệp. Không có bằng chứng nào cho thấy rằng những diễn viên có ngoại hình đẹp hơn, chất giọng tốt hơn và trình diễn hấp dẫn hơn chúng ta. Tất cả chúng chính là cách để khơi dậy niềm đam mê của khách hàng cho dù bạn bán mặt hàng gì đi nữa. Nhưng trước hết chúng ta phải có mẫu quảng cáo chặt chẽ để tập trung sự chú ý vào hình ảnh và thông điệp chúng ta muốn thể hiện.

Khái niệm trình bày chặt chẽ

Web là nơi duy nhất có thể kết hợp các thông tin, tiếp thị, và giải trí với nhau. Là một nhà tiếp thị bạn nên ngừng thiết kế cho những phương tiện thông tin khác, mà hãy bắt đầu nghĩ tới trang web như một môi trường tiếp thị tiêu biểu. Trang web còn hơn cả bách khoa toàn thư, catalog hoặc tờ rơi, hơn cả radio, và thậm chí truyền hình. Đối với trang web, nếu bạn muốn thành công nhờ nó, bạn phải cập nhật kiến thức mới.

Như những vận động viên chuyên nghịêp luôn phải tập trung toàn tâm vào môn thể thao của mình, kinh doanh trang web phải từng bước từ sự cường điệu, tấn công mạnh mẽ vào những lĩnh vực đặc biệt, những số liệu thống kê, và sự biện minh hợp lý. Người kinh doanh phải hiểu được tâm lý của khán giả. Bạn phải nỗ lực rất nhiều để bán – giải thích và thuyết phục đến nỗi khán giả của bạn không lắng nghe nữa.

Cách trình bày thu hút

Một khái niệm rõ ràng có thể thu hút khách hàng, đó có nghĩa là phải có ý tưởng đủ mạnh đế có thể xoay sở và duy trì liên tục trong suốt chiến dịch quảng cáo đa phương tiện. Đầu tư vào quảng cáo sẽ là cách tiêu tiền phung phí nếu nó không nằm trong một chiến dịch marketing lâu dài.

Việc tạo ra một hình ảnh thương hiệu tích cực – gây ấn tượng sâu đậm vào tâm trí khách hàng – phụ thuộc vào sự hoàn hảo của trang web video mà bạn thiết kế. Khả năng thu hút sự chú ý của mẫu quảng cáo thì phụ thuộc vào việc kết hợp giữa conceptual resonance và perceptual resonance

Perceptual resonance là dựa vào khả năng nắm bắt ý nghĩa từ lời nói, hình ảnh, và cảm xúc trong mẫu quảng cáo. Nhờ vào sự kết hợp những yếu tố đó cộng với những kinh nghiệm đã có, khách hàng nắm bắt đựơc ý nghĩa mẫu quảng cáo nhanh hơn.

Conceptual resonance chính là khả năng nắm bắt ý nghĩa của quảng cáo từ cách trình bày, hành động rõ ràng, sự lặp lại và sự đồng cảm.

Nội dung và sự kết hợp từ ngữ trong lời thoại mẫu quảng cáo có thể đoán trước được tạo ra một hiệu ứng tích cực nhờ vào khả năng nắm bắt ý nghĩa ngày càng cao của khán giả có nhiều kinh nghiệm. Nhà trình bày chuyên nghiệp có thể làm khán giả chấp nhận nội dung cốt lõi của thông điệp quảng cáo mà họ đưa ra.

Cách trình bày chuyên nghiệp: Tiếp thị bằng câu chuyện

Đôi khi chúng ta quên rằng trang web là phương tiện truyền tải những thông tin mà bạn muốn mọi người nghe. Nếu khách hàng không hiểu những gì bạn đang nói thì bạn đang lãng phí thời gian của bạn và cả của họ. Sự truyền đạt thông tin dễ hiểu, và hợp lý không phải là một bài tập đơn thuần, nó gồm tất cả những kỹ thuật trình bày mà bắt đầu từ khâu …Và một kiểu định dạng cho nội dung trình bày tốt nhất chính là xây dựng câu chuyên đáng nhớ và thuyết phục.

Dàn dựng câu chuyện – Mở đầu vấn đề, hậu quả, và giải quyết

Một câu chuyện bao gồm mở đầu, thân bài, và kết luận. Nhưng thậm chí một câu chuyện có nội dung hay vẫn không gây nhiều ấn tượng trừ khi có một ai đó đang bị đe dọa. Trong thực tế, người đó chính là khán giả của bạn, người đại diện và được truyền đạt kinh nghiệm thông qua những nhân vật trực tuyến, người đối mặt với khó khăn (Mở đầu), dẫn đến hậu quả (đoạn giữa) và cuối cùng là giải pháp. Có nhiều cách khác nhau để diễn ta và truyền tải thông điệp quảng cáo nhưng tất cả chúng đều nhờ vào cách trình bày vấn đề, kết quả và giải pháp hấp dẫn, có phong cách đặc trưng.

Sự trình bày

Khả năng tiếp thu nội dung phụ thuộc vào mức độ thiết kế tốt đến chừng nào, và truyền tải thông tin chuyên nghiệp như thế nào. Thông tin không nên quá độc đoán đến nỗi gây bực tức, cũng không nên quá phức tạp đến nỗi không chấp nhận đựơc. Nhưng nó phải có đủ hấp dẫn để thu hút khách hàng của bạn xem nó một lần nữa, thậm chí giới thiệu cho đồng nghiệp và bạn bè của họ.

Có rất nhiều kỹ thuật dùng lời và hình ảnh mà ta có thể tận dụng để thu hút khán giả và châm ngòi khiến họ phải đi mua ngay. Sáng tạo không có nghĩa bạn phải phát minh lại những gì đã có sẵn: Hãy quên kỹ thuật streaming techniques. Hình nền, âm thanh, âm nhạc quen thuộc, sự thật, kịch bản kinh điển đều có thể được sử dụng theo một cách sáng tạo để làm cho một thông tin đựơc coi là khô khan nhất trở nên thu hút hơn.

Đằng sau sự thật

Không phải một thứ đều trôi chảy, thỉnh thoảng có vài thứ không hoạt động khi bạn thực hiện lần đầu tiên. Trong cuộc chạy đua đường trường, việc truyền tải một cách chuyên nghiệp những khái niệm thích hợp sẽ thành công nếu bạn tạo cho chúng cơ hội và kết chặt chúng lại với nhau. Thương hiệu, hình ảnh và tính đồng nhất được xây dựng theo thời gian cùng với những nỗ lực không ngừng, mục tiêu thích hợp, và trung thành với thông điệp chính.

Những điều giúp web video trở thành một công cụ thương hiệu trực tuyến hiệu quả như thế chính là nhờ vào khả năng giúp khách hàng tiếp xúc với thông điệp của bạn một cách tích cực khi thông điệp được truyền tải một cách hấp dẫn và đáng nhớ. Không giống như các phương tiện tiếp thị khác, web video có đủ khả năng để hình thành và đẩy mạnh những nỗ lực cần thiết giúp bạn xác lập và duy trì tính đồng nhất trong thương hiệu của mình.

Bài viết này cũng nhằm giới thiệu hoạt động xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu đối với nhà đầu tư nói riêng và công chúng nói chung thông qua hoạt động PR.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng vậy, trước khi quyết tâm thực hiện một chiến lược hay một kế hoạch đều phải xác định mục tiêu và phương pháp để thực hiện. Có nhiều hướng đi để đạt đến một mục tiêu nào đó bởi vậy quan trọng là biết chọn hướng đi “với cùng một chi phí nhưng hiệu quả cao hơn”. Khi một doanh nghiệp chuẩn bị niêm yết trên thị trường chứng khoán thì một trong những mục tiêu của họ là mong muốn được nhiều nhà đầu tư quan tâm và được công chúng biết đến thương hiệu nhiều hơn để hy vọng giá cổ phiếu thị trường cao hơn mệnh giá. Ngược lại, đối với nhà đầu tư chỉ chấp nhận trả cho một cổ phiếu với giá cao hơn thì họ đang kỳ vọng vào thương hiệu sẽ mang lại cổ tức cao và giá trị cổ phiếu tăng hơn so với giá hiện tại. Một thương hiệu được đánh giá là mạnh khi có nhiều người biết đến với những nhận thức tích cực và sự trung thành đối với thương hiệu thông qua sự quan tâm và sử dụng thường xuyên sản phẩm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp xây dựng được thương hiệu mạnh thì không chỉ nâng được uy tín và vị thế của mình mà giúp cho công ty có cơ hội mang lại lợi nhuận cao hơn bởi khách hàng sẵn sàng trả ở mức giá cao hơn cho thương hiệu nổi tiếng, cho sự an tâm về chất lượng và đẳng cấp sản phẩm trên thị trường. Chính thương hiệu là tài sản của công ty nên doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng, cần bảo vệ và nuôi dưỡng nó để tạo nên giá trị lâu dài. Thương hiệu được phát triển thì hình ảnh của công ty quản lý thương hiệu đó cũng được đánh giá cao. Giữa hình ảnh của công ty (cooperate image) và thương hiệu (brand) có mối quan hệ chặt chẽ bổ sung cho nhau. Vì vậy, tất cả các chương trình xây dựng hình ảnh của công ty cũng như xây dựng thương hiệu cho sản phẩm cần được hoạch định một cách rõ ràng trong chiến lược kinh doanh của công ty.

Bằng cách nào để xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu đến với công chúng? Hiện nay cả nước có trên 200.000 doanh nghiệp, có thể xem đây là cơ hội rất lớn để khai thác hoạt động kinh doanh, bởi xét trong một quan hệ nhất định nào đó của mỗi doanh nghiệp có thể có liên quan với nhiều doanh nghiệp khác, nhưng làm sao để các doanh nghiệp, nhà đầu tư và công chúng phải biết đến công ty của mình? Quảng cáo có thể là một cách, nhưng trong thời đại thông tin ngày nay, quảng cáo tràn ngập khắp nơi và công chúng có thể không còn quan tâm nhiều đến quảng cáo. Một trong những cách tốt nhất để tiếp cận đến khách hàng là hoạt động PR. Quan hệ công chúng dễ chiếm được lòng tin của công chúng hơn là quảng cáo bởi khách hàng thường hay tin vào những mẩu tin, bài viết trên báo hay phóng sự. Như vậy, những thông điệp nào sẽ được đăng tải? Mới mẻ và hấp dẫn, hay có thể nói là “nóng” thì khả năng lôi cuốn sự chú ý của nhà đầu tư nhiều hơn, đồng thời dễ dàng thu hút sự quan tâm của giới báo chí. Tuy nhiên, có thể nhìn thấy rằng khuynh hướng chung các công ty chuẩn bị tham gia thị trường chứng khoán hoặc OTC, thông tin được đăng tải phần lớn là nhấn mạnh đến tăng vốn để đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, hoặc công bố nhà đầu tư chiến lược. Một trong những lý do mà các doanh nghiệp không thể cung cấp thông tin chi tiết và cụ thể được là vì một chiến lược kinh doanh có thể thay đổi để đáp ứng và bắt kịp nhu cầu thị trường. Trong khi đó, đối với công chúng thì họ luôn mong đợi được cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ để có cơ sở và niềm tin quyết định lựa chọn đầu tư vào thương hiệu được xem là có khả năng sinh lời. Vậy bằng cách nào? Hoạt động PR có thể vừa đáp ứng yêu cầu của công chúng lại vừa đảm bảo đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Đăng tải thông tin theo từng giai đoạn sẽ góp phần thu hút ngày càng nhiều sự quan tâm và tăng niềm tin của công chúng. Hai biến số – thông tin và thời gian (Thông tin gì? Khi nào đăng?) phải được hóa giải cho bài toán này. Nhưng điều đáng lưu ý để xây dựng niềm tin với nhà đầu tư và công chúng thì thông tin phải thể hiện rõ quyết tâm cam kết của doanh nghiệp.

Xây dựng thông điệp để đăng tải trên phương tiện truyền thông nào cũng cần phải phân tích và cân nhắc kỹ lưỡng vì nó tác động trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động PR. Một số các kênh thông tin thường được sử dụng như họp báo, tổ chức sự kiện, trả lời phỏng vấn,… Tùy vào đối tượng mà doanh nghiệp muốn nhắm đến sẽ quyết định việc lựa chọn kênh thông tin thích hợp. Xác định đúng lúc với đủ liều lượng – tần suất các thông điệp được đăng tải sẽ tối đa hiệu quả của PR. Thực tế hiện nay, có rất nhiều công ty khi xây dựng chiến lược kinh doanh đã quan tâm đến các hình thức tài trợ nhằm tạo cơ hội nâng cao hình ảnh của công ty và quảng bá thương hiệu. Tài trợ cho các dự án chăm sóc sức khỏe và vệ sinh cộng đồng của Unilever, là nhằm tăng giá trị hình ảnh của công ty đối với công chúng. Hoạt động tài trợ chương trình “Rồng vàng” của nhãn hiệu Dove, Sunsilk, Omo hoặc Twister với “Nốt nhạc vui”, Poca với “Chung sức”, Tide đồng hành cùng “Trúc xanh”, chương trình “Những người bạn nhỏ” gắn liền với nhãn hiệu sữa “Ô-Yes” của Nutifood, tất cả cũng nhằm vào một trong những mục tiêu chung là góp phần tăng doanh số bán hàng.
 
Rõ ràng hoạt động PR để xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu cho sản phẩm không mang tính nhất thời, bột phát, mà mang tính nhất quán lâu dài. Bởi phải xây dựng và gìn giữ hình ảnh của thương hiệu thì mới tranh thủ được lòng tin của công chúng. Đối với doanh nghiệp chỉ nhìn hoạt động PR trong ngắn hạn, chẳng hạn trước khi chuẩn bị niêm yết trên thị trường chứng khoán thực hiện chiến lược PR với mục đích là mong đợi giá cổ phiếu tăng cao, tìm cách “thổi phồng” thông tin nhằm thu hút sự quan tâm nhà đầu tư, thì khi chính thức giao dịch giá trị cổ phiếu sẽ bị rớt về với giá trị thực, hậu quả công chúng mất niềm tin, quay lưng hoặc tẩy chay thương hiệu. Một trong những nguyên tắc cơ bản của PR là phải thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng, khách hàng và cộng đồng.

Một hình ảnh đẹp về công ty có tác dụng rất lớn giúp tăng doanh thu và lợi nhuận. Không ít các chủ doanh nghiệp tỏ ra lo lắng khi những khách hàng tiềm năng trên thị trường dường như xem công ty của họ như một “chú ngựa con mới lớn”. Mong muốn của các chủ doanh nghiệp này là biết được phải làm thế nào để khách hàng đón nhận công ty mình một cách nghiêm túc. Hàng nghìn hàng vạn công ty khác trên thị trường hiện cũng đang phải đối mặt với cùng tình trạng “tiến thoái lưỡng nan” như vậy.

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thoát khỏi “hố sâu” này? Không có gì xa xôi cả, chìa khoá nằm ở việc tạo dựng thành công một hình ảnh đẹp thể hiện tính chuyên nghiệp cùng một phong cách kinh doanh lôi cuốn ngay từ thời điểm khách hàng nhấc máy điện thoại gọi đến công ty bạn lần đầu tiên.

Sau đây là 8 bước có thể giúp bạn tạo dựng một hình ảnh đẹp về công ty:

1. Khôn ngoan trong cách chọn tên cho công ty

Công ty của bạn cần có một tên gọi thực sự dễ nhận biết và miêu tả rõ ràng sản phẩm dịch vụ đang cung cấp. Nếu cái tên mà bạn đặt trước đó cho công ty không phát huy hiệu quả, đừng ngại ngần việc đổi tên công ty cho phù hợp hơn.

2. Chuyên nghiệp trong cung cách trả lời khách hàng

Trả lời điện thoại một cách rõ ràng và rành mạch với tên gọi công ty, tiếp theo đó là tên riêng của bản thân người trả lời. Nhờ vậy, người gọi điện sẽ ấn tượng và nhớ đến công ty bạn nhiều hơn.

3. Ghi lại những thông điệp từ khách hàng

Cách mà hệ thống điện thoại của công ty bạn trả lời tự động khi bạn không có mặt sẽ thể hiện rất nhiều điều về mối quan tâm của bạn tới sự thoả mãn của khách hàng. Một trong những cách đơn giản nhất đó là sử dụng voice mail (thư giọng nói) từ các công ty cung cấp dịch vụ điện thoại tại địa phương. Với mức phí không đáng kể mỗi tháng, voice mail cho phép khách hàng gọi điện thoại đến công ty bạn lưu lại thông điệp, thậm chí cả khi bạn đang trực điện thoại. Cho dù sử dụng voice mail hay thiết bị trả lời điện thoại tự động, hãy đảm bảo rằng thông điệp được gửi đi tự động từ điện thoại của công ty bạn đến khách hàng luôn vui vẻ, ngắn gọn, dứt khoát và chuyên nghiệp.

4. Chuyên nghiệp trong cách mà bạn miêu tả các hoạt động của mình

Bạn hãy viết ra những lời văn ngắn gọn và rõ ràng miêu tả công ty của bạn đang thực hiện những công việc gì, hoạt động như thế nào. Sau đó hãy ghi nhớ nó và lặp lại lời mô tả này trong bất cứ giao dịch nào với khách hàng. Việc miêu tả hoạt động kinh doanh của mình theo một cách nhất quán và dễ nhớ sẽ giúp bạn có được một chỗ đứng vững chắc trong tâm trí khách hàng.

Trong quá trình xây dựng hình ảnh đẹp cho công ty, những gì khách hàng được thấy cũng quan trọng không kém những gì khách hàng được nghe. Để truyền tải thành công một hình ảnh của sự chuyên nghiệp và ổn định, bạn sẽ cần đến một bộ những phương pháp, công cụ có chất lượng tốt nhất có thể phối kết hợp hiệu quả với nhau.

5. Bắt đầu với đồ dùng văn phòng phẩm

Để nổi bật hơn cả, bạn hãy phối kết hợp những tấm danh thiếp kinh doanh hai màu (màu đen của mực cộng thêm một màu khác) với tiêu đề thư và những phong bì phù hợp. Bạn cũng nên bổ sung thêm một logo đặc trưng của công ty với sự trợ giúp từ nhà in ấn hay nhà thiết kế hình hoạ. Sau đó, sử dụng logo này trên tất cả những giấy tờ in ấn của công ty nhằm duy trì xuyên suốt một hình ảnh nhất quán.

6. Xây dựng bản giới thiệu năng lực công ty

Công cụ này nhất thiết phải truyền tải được sự ổn định và vững chắc của công ty bạn, thể hiện những lợi ích mà khách hàng có được nếu lựa chọn sản phẩm dịch vụ của công ty bạn và tạo dựng nên một hình ảnh riêng biệt. Bạn có thể nghiên cứu những bản giới thiệu năng lực của các đối thủ cạnh tranh để có được những cách thức xây dựng cho phù hợp cũng như những điểm then chốt cần phải có. Khi xây dựng bản giới thiệu năng lực công ty, chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố quan trọng dẫn tới thành công đồng thời thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp. Hơn hết, bạn cần đảm bảo rằng bản giới thiệu năng lực công ty sẽ nổi bật lên trong vô vàn những bản giới thiệu trên thị trường về kiểu dáng thiết kế, in ấn và chất lượng thiết kế.

7. Đừng quên tầm quan trọng của biểu mẫu, văn bản

Hoá đơn in ấn, hợp đồng, các tiêu đề thư, hay những biểu mẫu in sẵn, cũng như mọi văn bản giao tiếp với khách hàng trong công ty bạn cần thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp và nhất quán.

8. Sự hài hòa trong cách sử dụng văn phòng phẩm
Nếu bạn cần những tài liệu giới thiệu hay hộp đựng những đề xuất kiến nghị, hãy in nó cùng với thời điểm bạn in tài liệu giới thiệu năng lực. Một lượng lớn chi phí in ấn là dành cho mực in tài liệu, văn bản giấy tờ. Nếu những tài liệu của bạn sử dụng cùng một chất giấy và màu mực, việc in chúng cùng một lúc sẽ mọi thứ trở nên đồng bộ hơn, hài hoà hơn đồng thời giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn

Song hầu như có rất ít các chủ doanh nghiệp biết cách làm thế nào để tiếp cận giới truyền thông, cần phải quan tâm tới điều gì để nhấn mạnh các hoạt động kinh doanh hiện tại và liệu có cần tới một công ty dịch vụ PR hay không. Georgette Pascale, Chủ tịch hãng Pascale Communications, một công ty nổi tiếng chuyên về tư vấn truyền thông, đã có những lời khuyên về PR dành cho những công ty nhỏ.

Muốn quá nhiều

Theo Georgette Pascale, vấn đề chính đối với các công ty nhỏ định thực hiện PR là muốn quá nhiều. Họ muốn hoạt động kinh doanh của mình xuất hiện trên tờ The New York Times hay trên những chương trình truyền hình nổi tiếng.

Georgette Pascale khuyên rằng các chủ doanh nghiệp nhỏ cần hiểu rõ mục đích của mình và các khách hàng. Ông cho biết: “Tôi cũng có một công ty nhỏ với 12 nhân viên, và tôi hiểu rằng, giống như tôi, các công ty nhỏ khác thường không có đủ ngân quỹ để thực hiện những việc như vậy”.

Sự khác biệt giữa PR và quảng cáo

Trong quảng cáo, bạn bỏ tiền ra để truyền tải những thông điệp mà bạn mong muốn và có thể kiểm soát được tới công chúng. Còn PR đồng nghĩa với việc đăng tải các câu chuyện viết về công ty bạn trên báo chí, sách, truyền hình và các phương tiện truyền thông khác.

PR là một thông điệp mang tính thông tin về công ty bạn, nhưng bạn không hoàn toàn kiểm soát được nội dung của nó.

Các công ty nhỏ nên suy nghĩ đến việc bổ sung thêm thêm PR vào kế hoạch tiếp thị.

Các khách hàng trên thị trường ngày càng uyên thâm hơn. Họ đón nhận rất nhiều quảng cáo khác nhau trong một ngày. Georgette Pascale cho biết các công ty mới trung bình mỗi ngày tung ra hàng nghìn quảng cáo và hầu như không nhận được những phản hồi đáng kể nào cả.

Nhưng khi các khách hàng đọc những bài viết trên báo chí, họ sẽ đón nhận thông tin nghiêm túc hơn các quảng cáo thông thường, đặc biệt là khi công ty bạn được các bên khách quan thứ ba – một cựu khách hàng hay một chuyên gia có uy tín – bình luận tích cực trong bài viết về công ty.

Điều này sẽ đem lại cho bạn sự tín nhiệm. Mọi thứ sẽ tuyệt vời khi các thông tin quảng bá không trực tiếp xuất phát từ bạn và bạn không phải trả tiền. Bạn có thể chỉ phải trả vài trăm USD mỗi tháng cho một công ty PR nhưng sẽ hoàn khác biệt so với mức chi phí 150.000 USD cho việc quảng cáo trên tờ New York Times.

Tự mình thực hiện chiến dịch PR

Theo Georgette Pascale, các công ty nhỏ nên suy nghĩ đến PR khi những lời giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn trong cộng đồng người tiêu thụ có chiều hướng dần phai nhạt. Bạn rất có thể sẽ nhận được sự chú ý của công luận trên các phương tiện truyền thông khi khởi sự kinh doanh, nhưng những khách hàng đầu tiên của bạn lại đến từ lời giới thiệu của bạn bè, người thân, hay đồng nghiệp.

Nhưng rồi cuối cùng phương pháp này không phải là nguồn vô tận tạo ra các khách hàng, và bạn sẽ cần đến những cách thức mới để thu hút các khách hàng mới.

Các chủ doanh nghiệp có thể tự mình nghĩ ra một vài thông điệp PR riêng cho từng phương tiện truyền thông để giới thiệu về công ty hay thông qua một vài cá nhân giàu kinh nghiệm và kiến thức trong lĩnh vực PR.

Thông thường, theo cách thức này, bạn sẽ nhận được những kết quả tốt hơn bởi vì những cá nhân giàu kinh nghiệm biết cách tiếp cận với giới truyền thông và đưa ra những thông điệp PR mang tín hiệu quả cao hơn. Việc liên hệ với những công ty PR lớn là hoàn toàn không cần thiết vì cách làm đó sẽ khiến bạn mất đi một khoản chi phí kha khá.

Bắt đầu một chiến dịch PR theo kiểu du kích (guerrilla PR)

Bạn có thể bắt đầu một chiến dịch PR bằng cách gửi đi các bài viết giới thiệu những thành công và tính năng đặc biệt, hấp dẫn của sản phẩm/dịch vụ do công ty bạn cung cấp, đến những tờ báo, đài truyền hình ở địa phương. Và sau khi đã tiếp cận được các chủ bút và nhà báo, bạn cần nhấn mạnh sự khác biệt trong sản phẩm/dịch vụ của bạn với các đối thủ cạnh tranh ở địa phương.

Khi đã có được sự chú ý của công chúng trong địa phương, bước tiếp theo là tiếp cận các phương tiện truyền thông ở các khu vực lân cận – vì đây chắc chẵn sẽ có nhiều các khách hàng tiềm năng đối với các sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Mức độ tín nhiệm của công ty bạn sẽ được nhân bằng cấp số nhân nếu có nhiều bài đăng trên các tờ báo, tạp chí khác nhau. Và càng nhiều bài báo viết về bạn, cơ hội để bạn đến với truyền thanh, truyền hình, Internet, thậm chí ở các mục tin tức trực tuyến sẽ nhanh hơn. Điều đó cũng có nghĩa cơ hội để thông tin đến với các khách hàng tiềm năng của bạn sẽ nhiều hơn.

Xây dựng danh sách các phương tiện truyền thông hữu ích

Các chủ doanh nghiệp nhỏ cần tập hợp các bản bố cáo thành lập công ty, các bản viết vắn tắt về quá trình hình thành và phát triển của công ty và một vài thông tin khác về tình hình hoạt động kinh doanh. Hãy thiết kế chúng dưới dạng điện tử có in hình logo của công ty, sau đó gửi qua email tới các phương tiện truyền thông mà bạn muốn hướng tới.

Bạn có thể tìm được các thông tin có tính chất cá nhân bằng việc vào các trang web của các phương tiện truyền thông và xác định xem ai là người phụ trách chuyên mục thông tin về ngành sản xuất của bạn hay ai là người phụ trách lĩnh vực các công ty nhỏ. Sau đó bạn có thể chuyển thẳng những thông tin về công ty của bạn tới địa chỉ email của họ.

Nếu bạn không tìm thấy thông tin về địa chỉ email từ các trang web này, đừng ngần ngại gọi điện đến trụ sở của báo, đài và hỏi cụ thể hơn những thông tin cần thiết.

Quan tâm tới các phương tiện truyền thông chuyên ngành

Suy cho cùng, mọi cái đích mà bạn hướng tới đều có mục tiêu chung là giúp bạn xác định chính xác khách hàng của bạn là ai và đặc điểm của họ như thế nào. Một trong những công cụ PR mà bạn không thể bỏ qua, đó là các phương tiện truyền thông chuyên ngành.

Nếu các khách hàng của bạn là các công ty, cá nhân kinh doanh bảo hiểm, họ sẽ đọc những thư giới thiệu, các tờ báo, tạp chí và trang web được tài trợ bởi những tập đoàn thương mại lớn trong ngành bảo hiểm.

Những phương tiên truyền thông chuyên ngành cũng giống như các viên ngọc quý có kích cỡ nhỏ khiến rất nhiều người bỏ qua, nhưng trên thực tế chúng có sức mạnh vô cùng to lớn nếu bạn biết tận dụng.

Cấu trúc thích hợp của các thông tin quảng bá về công ty

Georgette Pascale khuyên rằng, trước khi đặt bút viết bất cứ điều gì, hãy đặt mình vào vị trí của người đọc xem họ có muốn đọc nó hay không? Nó có hấp dẫn không? Nó có thu hút sự chú ý không? Có tạo ra bầu không khí vui vẻ không? Có thể hiện tính độc đáo không?

Chỉ nên đưa những thông tin giá trị nhất về công ty bạn lên mặt báo và ở một chừng mực nhất định, vừa đủ để người đọc có thể nhận ra và hiểu. Đừng nhồi nhét vào đó quá nhiều các thông tin không cần thiết vì nó sẽ làm nhiễu khả năng nhìn nhận và đánh giá của người đọc.

Và một nguyên tắc bạn cần phải quan tâm là bất cứ thông tin PR nào được gửi đi phải đến đúng chủ bút hay các nhà báo thích hợp. Bạn cũng nên quan tâm tới những nội dụng gì mà họ thường xuyên đề cập tới.

Công việc này không có gì quá khó khăn bởi những lợi ích do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ Internet mang lại.Bạn hoàn toàn có thể đọc các bài báo mà họ đã viết trước đây. Đồng thời, hãy tự hỏi bản thân: Liệu thông điệp mà bạn đưa ra có thực sự thu hút sự quan tấm và chú ý của các khách hàng mà bạn hướng tới hay không?

Một ý tưởng khác trong PR, đó là bạn có thể đánh bóng bản thân bằng cách sử dụng một tay bút có nghề trong ngành báo chí hoặc một chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh của bạn. Đặc biệt với giới truyền thông kinh doanh, họ luôn tìm kiếm những nội dung thông tin miễn phí từ các chuyên gia thực thụ.

Sự chuyên môn của bạn trong lĩnh vực kinh doanh nào đó cộng với khả năng viết sẽ là một điều tuyệt vời, nếu không bạn có thể thuê một nhà báo chuyên nghiệp viết giúp bạn những ý tưởng hữu ích, đó chính là một công thức hiệu quả giúp tên tuổi của bạn và công ty nhanh chóng có mặt trên các báo chí và các phương tiện truyền thông khác

Cuối cùng, nếu bạn có một niềm đam mê mãnh liệt với hoạt động kinh doanh, hãy biết cách thể hiện nó trong các thông điệp hay chiến dịch PR để tăng tính hấp dẫn và hiệu quả của chúng

1. Những thông tin cơ bản về doanh nghiệp:

Các nhà đầu tư tiềm năng, các nhân viên, các nhà phân tích, các nhá báo cần phải được biết những thông tin quan trọng về doanh nghiệp thông qua một bản tự bạch (fact sheet) bao gồm những thông tin sau: ngày thành lập doanh nghiệp, thành viên trong ban lãnh đạo cấp cao, thông tin để liên lạc với doanh nghiệp, tuyên bố ngắn gọn về sứ mệnh của doanh nghiệp.

2. Những thông tin cơ bản về sản phẩm

Mỗi sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cũng phải có một bản thông tin cơ bản bao gồm những nội dung sau: chức năng của sản phẩm, các đặc điểm phân biệt, so sánh sản phẩm của doanh nghiệp với các sản phẩm hay dịch vụ cùng loại trên thị trường, chất lượng sản phẩm (đạt những tiêu chuẩn chất lượng nào), độ tin cậy của sản phẩm, giá bán hay chi phí.

3. Tiểu sử của những người sáng lập và các nhà lãnh đạo cấp cao

Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn những thông tin tóm tắt về học vị, bằng cấp, những giải thưởng, các công trình nghiên cứu quá trình hoạt động và kinh nghiệm của các nhà sáng lập và các thành viên của HĐQT.

4. Câu tuyên bố sứ mệnh

Lời tuyên bố sứ mệnh cũng giống như “kim chỉ nam” của một doanh nghiệp để tạo ra động cơ làm việc và định hướng cho đội ngũ nhân viên, giúp cho các nhân viên mới nhanh chóng hiểu được đường hướng hoạt động của doanh nghiệp. Lời tuyên bố sứ mệnh cũng có thể giúp tạo ra một ấn tượng tốt cho các nhà đầu tư các ngân hàng, các cơ quan thông tấn.

5. Nguồn gốc của doanh nghiệp

Bên cạnh bản tự bạch, doanh nghiệp cũng nên có một đoạn văn nhỏ nói về hoàn cảnh ra đời của mình.

6. Danh sách các khách hàng và các đối tác

Các nhà đầu tư và các khách hàng tiềm năng có thể rất quan tâm đến các thông tin này.

7. Những thông tin cung cấp cho báo chí

Khi chuẩn bị khai trương hay khi chuẩn bị đưa một sản phẩm mới ra thị trường hay tham dự một cuộc triển lãm, doanh nghiệp thường phải cung cấp một số thông tin cho báo chí. Những thông tin này bao gồm: logo của doanh nghiệp, thư giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp, bản tự bạch về doanh nghiệp, bản giới thiệu sản phẩm, thông cáo báo chí, các bài viết nói về doanh nghiệp, danh thiếp, nguồn gốc và hoàn cảnh ra đời của doanh nghiệp.

8. Hồ sơ lưu trữ những thông tin nói về doanh nghiệp từ bên ngoài

Nên cử một người trong Công ty chịu trách nhiệm thu thập và lưu trữ các thông tin, bài viết nói về doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp càn thực hiện một chiến dịch PR (giao tế với công chúng), thì nên thuê một Công ty PR chuyên nghiệp đứng ra thực hiện việc gọi các thông cáo báo chí cho những tớ báo thích hợp.

Nhận biết đòi hỏi của thính giả và đáp ứng chính xác những nhu cầu ấy trong nội dung buổi nói chuyện. Nắm vững thông tin BẠN SẼ TRÌNH BÀY. Sắp xếp những gì bạn phải nói trong một trình tự HỢP LÝ. Hãy LÀM bài THUYẾT TRÌNH lôi cuốn ĐỂ ĐÁNG VỚI thời gian và sự chú ý cuả khán giả. TẬP bài thuyết trình ở nhà hoặc bất cứ nơi đâu bạn cảm thấy dễ chịu và thoải mái, trước gương, gia đình MÌNH, bạn bè hay đồng nghiệp. Sử dụng một máy ghi âm và lắng nghe CHÍNH MÌNH. Ngoài ra có thể quay phim phần trình bày và phân tích kỹ lưỡng để thấy được điểm mạnh điểm yếu của bản thân . Cố gắng phát huy ưu điểm trong suốt thời gian trình bày.

Khi nói chuyện trước đám đông, bạn như một diễn viên đang diễn trên sân khấu vậy. Bạn được nhìn nhận như nào là rất quan trọng. Hãy ăn mặc phù hợp với dịp đó. Trông phải thoải mái, nhiệt tình, hãnh diện,tự tin nhưng không tự kiêu. Giữ bình tĩnh. Cố tỏ vẻ thoải mái dù bạn có căng thẳng đến mấy. Nói chậm, phát âm rõ, biểu lộ cảm xúc hợp lí với những điều bạn trình bày. Thiết lập mối liên hệ với thính giả. Cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nhất cũng có thể nghe thấy. Thường xuyên thay đổi âm điệu của bạn và kịch tính hoá nếu cần thiết. Nếu dùng mic, hãy điều chỉnh mic và giọng nói cho phù hợp.

Ngôn ngữ cơ thể rất quan trọng. Thính giả thích bạn đứng, đi lại hay di chuyển với cử chỉ và nét mặt biểu cảm hơn là ngồi ì một chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước. Hãy sử dụng những thiết bị hỗ trợ âm thanh-hình ảnh hay đạo cụ nếu cần thiết. Nắm chắc cách sử dụng những phần mềm thuyết trình như Power Point. Đừng làm thính giả lóa mắt bằng cách dùng quá nhiều hình ảnh động, đọa âm thanh hay màu sắc loè loẹt không phù hợp với chủ đề.

Nói một cách thuyết phục như thể chính bạn thực sự tin vào những gì bạn đang nói. Nội dung bạn đưa ra cũng nên có những phần giống như trong một tài liệu nghiên cứu, cụ thể là trình tự logic từ Mở bài (đưa ra luận điểm) đến Thân bài (luận điểm chặt chẽ, thông tin chính xác và mới nhất) tới Kết luận ( nêu lại luận điểm, tóm tắt và kết luận hợp lý).

Không nên nhìn giấy quá lâu, nhưng thỉnh thoàng liếc qua thì chấp nhận được. Nói dõng dạc, rõ ràng và tự tin. Không được lí nhí. Nếu bạn mắc lỗi, sửa, và tiếp tục. Không cần phải viện cớ này nọ hay xin lỗi rườm rà.

Dùng mắt tiếp xúc với khán thính giả một cách thân mật. Sử dụng phương pháp 3 giây, ví dụ: nhìn thẳng vào mắt một vị thính giả trong vòng 3 giây. Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông, và thình thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói. Việc nhìn vào ai đó khiến họ cảm thấy họ đang thực sự tham gia vào vấn đề

Nói chuyện với khán giả, lắng nghe câu hỏi, đáp lại phản ứng của họ, điều chỉnh và thích nghi. Nếu những gì bạn chuẩn bị hoàn toàn không thể làm cho người nghe hiểu, hãy tùy cơ ứng biến thay đổi kế hoạch nếu bạn đã lường trước được điều này. Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi nói chuyện thành công. Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần nào có thể bỏ qua. Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn. Hãy luôn chuẩn bị cho những tình huống đột xuất.

Tạm dừng. Để chính bạn và thính giả có một chút thời gian để suy nghĩ và nghiền ngẫm. Đừng trình bày vội vã và để rồi người nghe cũng như chính bạn có cảm giác hết hơi mệt lử.

Thêm chất hà hước vào những thời điểm phù hợp, một cách có chừng mực. Giữ sự quan tâm của khán giả trong suốt bài thuyết trình. Hãy nhớ rằng, cho dù được thực hiện trong cùng một khoảng thời gian, một bài diễn văn thú vị làm thời gian trôi vùn vụt, nhưng nếu nó  tẻ nhạt thì quả là một cực hình đối với người nghe.

Nên biết thời điểm ngừng diễn thuyết. Sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian khi bạn tập dượt ở nhà. Khi kết thúc bài thuyết trình, tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình. Tuy nhiên hãy nhớ rằng, có một sự khác biệt giữa những từ  trong văn nói và những từ trang trọng trong văn viết. Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy. Cảm ơn họ và ngồi xuống

Cần thận trọng đối với quảng cáo trên truyền hình vì nó có thể dễ dàng phản tác dụng – một quảng cáo tồi trên truyền hình không những biến bạn thành trò cười mà còn làm mất khách hàng.
Truyền hình là một phương tiện thông tin bằng hình ảnh. Bạn phải chuyển thông điệp của bạn bằng hình ảnh – khán giả truyền hình vẫn có thể biết được quảng cáo về sản phẩm gì khi không có bất kỳ một âm thanh nào. Chính vì thế, hình ảnh là phần quan trọng nhất trong quảng cáo của bạn. Bản thảo – những từ ngữ được sử dụng trong phần quảng cáo này – là phần ít quan trọng nhất.
Một quảng cáo trên truyền hình thành công được đánh giá thông qua xúc cảm của khán giả. Khán giả truyền hình hiếm khi nhớ chi tiết một quảng cáo nhưng họ có thể hồi tưởng lại những điều đoạn quảng cáo đó làm họ cảm nhận được. Đảm bảo rằng khán giả phải được thúc giục mua sản phẩm sau khi xem quảng cáo của bạn.

Phải chớp lấy thời cơ. Bạn chỉ có khoảng 2 phút để thu hút được sự quan tâm của khán giả truyền hình, do vậy phải sử dụng hình ảnh mở đầu gây ấn tượng – hình ảnh gây ấn tượng có hiệu quả phải tương xứng với tiêu đề . Tiếp đó bạn phải giành tổng cộng khoảng 5 giây để thông tin với khán giả về sản phẩm được quảng cáo – Nếu thông tin không rõ ràng, bạn sẽ mất khán giả của toàn bộ phần quảng cáo.
Đưa ra những thông điệp đơn giản. Tập trung vào những lợi ích. Và nhớ phải tập trung diễn đạt chúng bằng hình ảnh. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách đưa ra sản phẩm thay vì chỉ nói.
Bạn phải thể hiện bằng hình ảnh tên của công ty và sản phẩm. Đưa tên, đi kèm với biểu tượng, địa chỉ và số điện thoại của công ty lên trên màn hình. Tót nhất là là có ai đó đọc to các thông tin đó cùng một lúc.

Không thể bỏ qua lời kêu gọi hành động. Thuyết phục khán giả hành động – Gọi  cho chúng tôi!!!; Hãy tới thăm đại lý bán hàng của chúng tôi trong khu vực; So sánh chất lượng; Đến với chúng tôi. v.v

Một bản kế hoạch PR phải đưa ra những câu hỏi cơ bản như “Tại sao tổ chức này tồn tại?”, “Tổ chức đang cố gắng đạt được điều gì?”, “Những mục tiêu chính của tổ chức là gì?”. Những câu hỏi này sẽ cho bạn nền tảng để xây dựng bản kế hoạch.

Sau đó, bạn cần tự hỏi công chúng đã biết đến công việc của bạn như thế nào, và ý kiến của họ ra sao. Để có một cái nhìn khách quan, có thể bạn cần làm một vài nghiên cứu – một bảng câu hỏi ngắn gọn hay điện thoại đến một số người nào đó. Việc này sẽ giúp bạn định vị tổ chức của bạn trong tâm trí mọi người.

Bạn muốn tổ chức tiến đến đâu? (Mục tiêu)

Bạn mong muốn tổ chức của bạn ở vị trí nào trong khoảng thời gian – ví dụ 1 năm, 3 năm hay cuối một chiến dịch? Bạn có muốn nhiều người hơn nữa biết đến tổ chức của bạn hay không, nếu có, thì tại sao? Bạn có khả năng tổ chức và đáp ứng một số lượng người sử dụng, khách hang hay khách tham quan lớn hay không?

Bạn muốn tiếp cận với ai? (Nhóm đối tượng giao tiếp của bạn)

Nhóm cộng đồng nào bạn đang cố gắng tiếp cận? Giới lãnh đạo địa phương hay biên tập viên báo chí, phụ huynh của trẻ em dưới 5 tuổi hay những người quan tâm đến người lớn tuổi? Nếu đối tượng của bạn là “công chúng nói chung” hay “mọi người” thì quá mơ hồ. Bạn càng giới hạn nhóm đối tượng, thì chiến dịng càng có hiệu quả hơn. Việc xác định nhóm công chúng không có nghĩa là loại trừ những người mà là hiểu biết về một nhóm người xác định tốt hơn những nhóm khác.

Tìm hiểu xem nhóm công chúng của bạn thu nhận thông tin bằng cách nào. Họ đọc những loại báo nào? Họ có nghe đài phát thanh địa phương không? Họ có tham gia các đoàn nhóm không? Họ có nghĩ là đọc báo của địa phương là mất thời gian? Tìm hiểu những điều này sẽ giúp bạn thực hiện chiến dịch của mình đúng hướng.

Bạn muốn trình bày những gì? (Thông điệp chính của bạn)

Rút ngắn những gì bạn muốn trình bày, càng ngắn gọn càng tốt. Những thong điệp chính thường rất đơn giản và ít khi có những câu nói liên quan đến chính sách. Bạn nên tự hỏi “Tại sao nhóm công chúng này đến với chúng ta?” Nếu câu trả lời là “Vì chúng ta tốt” thì chưa đủ. Tại sao chúng ta tốt? “Chúng ta đáng tin cậy” hay “Chúng ta hiểu rõ những gì mình đang nói” là những thong điệp chính.

Bạn không cần phải luôn nói những thông điệp chính ra bằng lời – nó có thể thể hiện trong phần thiết kế các tài liệu in ấn.

Bạn sẽ sử dụng những phương pháp nào?

Bạn truyền tải thông điệp của mình đến nhóm công chúng bằng cách nào là tốt nhất?  Việc này dựa trên những hiểu biết của bạn về họ. Không nên giới hạn trong mối quan hệ với giới truyền thông. Nếu truyền khẩu là tốt nhất thì bạn hảy sử dụng cách này: hội thảo, hay tham quan cơ sở vật chất cũng là một phần của kế hoạch PR. Hay tổ chức triển lãm, trưng bày hoặc thư tính trực tiếp? Các phương pháp  bạn lựa chọn phụ thuộc vào sự hiểu biết của bạn về nhóm công chúng.

Chiến lược và lịch trình làm việc

Bạn mong muốn công chúng biết đến ngay lập tức hay từ từ? Hảy đề ra mục tiêu và thời gian biểu – tạp chí có thể cần bài viết 3 tháng trước khi in. Nếu chiến lược của bạn là truyền khẩu tin tức thông qua các buổi hội thảo thì bạn hãy đề mục tiêu tham dự x buổi họp trong 6 tháng tới. Mỗi phương cách đều có những giới hạn riêng về thời gian.

Ngân sách

Chiến dịch này sẽ hao tổn bao nhiêu ngân sách? Bạn có nguồn ngân sách tương ứng với số chi phí cho chiến dịch là điều lý tưởng nhất. Nếu không, bạn cần thu hẹp mục tiêu và hoạt động theo nguồn ngân sách cho phép, chọn những phương pháp phù hợp và hiệu quả mặc dù có thể chúng chưa là tốt nhất.

Đánh giá

Hãy lên thời gian biểu cho việc đánh giá theo định kỳ – ngay cả khi làm việc này chỉ đơn thuần là cắt giữ những bài báo hay ghi nhận số câu hỏi bạn nhận được. Việc làm này thường xuyên sẽ giúp bạn nhận xét tiến trình và kết quả công việc. Nó cũng giúp bạn thay đổi kế hoạch sớm, ngay khi thấy kết quả không theo kế hoạch.

Và hãy nhớ rằng chiến lược tốt nhất phải linh hoạt và thay đổi theo thời gian.

Cẩn thận với giá trị ảo:

Thành công của một số doanh nghiệp trong thời gian qua đã khiến nhiều người nhầm tưởng PR như thần dược, có thể mang lại cho thương hiệu sức khỏe cường tráng trong chớp mắt. Nhiều người cho rằng, PR đơn giản chỉ là xuất  hiện trên các phương tiện truyền thông càng nhiều càng tốt. Vô tình, họ đã đơn giản hóa chức năng và giá trị, quy đồng PR với quan hệ báo chí hoặc đối ngoại.

Các nhóm đối tượng khác của PR như cổ đông, khách hàng, người lao động… bị lãng quên. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp không có chuyên viên PR mà sử dụng nhân sự kiêm trách hoặc thông qua các công ty PR. Ngoại trừ một số công ty đã khẳng định được uy tín, phần lớn các công ty PR nhỏ đều không có, hoặc thiếu chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Vì thế, thay vì tạo nên những thông tin giá trị, họ tận dụng các mối quan hệ với giới truyền thông và đưa những tin không có giá trị. Nhiều bản kế hoạch PR được gửi tới doanh nghiệp chỉ có vỏn vẹn vài mục như: có thể đăng bao nhiêu tin, bài viết, phóng sự trên báo, đài. Nội dung không đề cập đến phân khúc thị trường của sản phẩm, thời điểm đưa thông tin…Điều này chỉ gây lãng phí ngân sách, khôngmang lại lợi ích gì.

Tiêu tiền sao cho hiệu quả?

Có nhiều ý kiến tranh luận quanh việc PR và marketing nên chung hay nhờ các công ty chuyên nghiệp? Điều này tùy thuộc vào thực tế ở mỗi doanh nghiệp. Xin mượn thành ngữ “liệu cơm gắp mắm” để nói về vấn đề này. Với những doanh nghiệp nhỏ, kinh phí cho công tác quảng bá hạn chế thì PR nằm trong marketing là mô hình hợp lý. Trường hợp này, hoạt động PR thường ở mức duy trì sự liên kết của doanh nghiệp với khách hàng.Trong doanh nghiệp cần có ít nhất một nhân viên am hiểu về lĩnh vực PR, người hiểu sâu sắc về sản phẩm, thực trạng và chỗ đứng của doanh nghiệp mình trên thị trường. Đây là người đại diện doanh nghiệp làm việc với công ty PR, kiểm tra hiệu quả dịch vụ của họ. Việc lựa chọn thời điểm tung ra chiến dịch PR cũng là yếu tố quan trọng.Với những doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn, chủng loại sản phẩm đa dạng, phạm vi kinh doanh rộng, việc lập một bộ phận PR chuyên trách là cần thiết. Lúc này, bộ phận PR đóng vai trò dẫn đầu cho các chiến dịch quảng bá, bao gồm cả marketing.

Bộ phận PR cần được đầu tư nhiều hơn về chiều sâu, nhân sự của PR phải hiểu và khai thác tối đa giá trị của sản phẩm. Chuyên viên PR, ngoài kiến thức chuyên môn về PR, cần được bổ trợ những kiến thức về sản phẩm, marketing, bán hàng…

Như vậy PR có thể tạo nên một cách nhìn nhận khác đối với một doanh nghiệp. Tuy nhiên, xét một cách toàn diện đối với một nhà quản lý hay một đối tác thì phải nhìn nhận vấn đề một cách thực tế thông qua tìm hiểu thông tin doanh nghiệp chứ không phải nhận định qua các chương trình PR của công ty đó.

Hiện nay, một số công ty, doanh nghiệp lợi dụng các hoạt động PR để đánh bóng tên tuổi trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế nhằm tạo tên tuổi cũng như tìm kiếm lợi ích lâu dài từ các hoạt động PR, có thể bao gồm cả hàm ý “lừa gạt”.

Tuy nhiên, chỉ có ít người hiểu được những vị trí này, trong khi nhiệm vụ của hầu hết những nhà chuyên nghiệp trẻ là phải hiểu một vài quy tắc của nghề PR để thành công trong bất cứ công ty nào.

8 quy tắc vàng sau sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn khi dấn thân vào nghề mà bạn lựa chọn:

1. Nghiên cứu bối cảnh
Hãy tìm hiểu thật kĩ, kĩ hơn hơn bất cứ điều gì bạn làm mặc dù những người khác đã làm chúng rồi. Một vài người thực hiện chúng tốt hơn, một vài nhanh hơn và một vài táo bạo hơn. Bạn phải hiểu ai khác có thể theo sau bạn trước khi bạn nhảy vào thị trường. Sự thật của vấn đề là phương tiện truyền thông sẽ có sức lôi kéo khi đi đầu trong việc truyền đạt một câu chuyện hơn bất cứ thứ gì khác, vì vậy nếu ai đó đã ở đó và đã làm điều đó, bạn sẽ nhận được thái độ tiếp nhận dửng dưng của công chúng. Trước khi bạn xác định nội dung truyền tải của mình, hãy chắc chắn rằng nó có cái gì đó duy nhất, độc đáo để dành tặng cho công chúng.

2. Xác định điểm nhấn
Khám phá điều gì làm cho nội dung truyền tải của bạn trở nên cuốn hút có nghĩa là bạn cần xác định một điểm nổi bật để giới thiệu nó. Hãy nhớ rằng chỉ cùng một câu chuyện có thể mang theo nhiều thông điệp. Hãy chọn lấy một điểm, nhấn trọng tâm vào đó và để cho người khác tự tìm lấy những thông điệp còn lại. Bạn nên biết rằng có thể đối tượng của phương tiện truyền thông lại hiểu nhầm và khác với cái mà bạn có ý định truyền đạt tới họ. Điều này không làm cho những cố gắng của bạn trở nên vô ích, nhưng nên coi nó như một bài học cho các chiến dịch tương lai.

3. Chọn thời điểm
Có vài lời khuyên hiển nhiên là tất cả những chuyên gia PR trẻ nên nghe theo khi cố gắng cho thế giới biết về công ty và sản phẩm của mình. Ví như, có nhiều ngày thứ hai là ngày bận rộn và như vậy thông điệp của bạn có thể bị chìm đi. Những lần khác, ngày thứ hai có thể lại là một cơ hội lớn để tiếp xúc với báo chí. Tương tự, vào các ngày thứ sáu, các nhà báo có thể trong "kì nghỉ cuối tuần" và vì thế ít quan tâm tới bất cứ thông tin nào. Đây là những yếu tố mà bạn nên nắm rõ và dùng để xác định thời điểm tốt nhất để đến với công chúng. Bên cạnh đó bạn cũng nên để ý và tính đến tất cả các phương án giải quyết nếu có những thay đổi đột xuất để đỡ lúng túng hơn, lảm ảnh hưởng tới mục đích cuối cùng của mình.

Thêm 5 cách để tạo ra nhiều lời lan truyền nhất có thể

4. Làm chủ lĩnh vực của mình
Một biến số quan trọng cần phải hiểu là người ta cần nghe và đánh giá cao các nhân vật có uy tín trong từng lĩnh vực của chính họ. Tờ Thế giới đàn ông chẳng hạn, chỉ có thể giao thiệp và đưa ra những lời bình luận về các vấn đề của đàn ông nhưng nếu nó cố gắng đề cập tới các chủ đề liên quan đến phụ nữ thì có thể sẽ không nhận được sự ủng hộ của độc giả.

5. Nói to và rõ ràng
Thông thường người nói to nhất trong phòng sẽ không nhận được sự chú ý nhất mà người nói lôi cuốn nhất sẽ dành được ân huệ này. Vì vậy khi nói trước đám đông, hãy nhớ rằng nếu không tạo được sự lôi cuốn bạn sẽ không nhận được sự chú ý của công chúng.

6. Hãy để trí tưởng tượng bay xa
Phương tiện truyền thông sẽ giúp bạn mở rộng ý tưởng. Nói cách khác, nếu bạn không để mặc bất cứ thứ gì cho sự tưởng tượng, các phương tiện truyền thông sẽ không đạt được hiệu quả cao nhất, sau đó bạn sẽ không đưa cho chúng được bất cứ lý do gì mà dựa vào đó bạn đưa tin tức sự kiện. Vì vậy hãy gửi thông điệp có thể gợi sự tưởng tượng ở công chúng.

7. Phong thái tự tin, chững chạc
Các công ty thường tìm kiếm người phát ngôn để giúp họ truyền thông điệp nhưng tiền thuê người phát ngôn thường rất đắt. Đây là lý do tại sao bạn cần bỏ qua sự xa xỉ này và cố gắng dùng một phương tiện khác để thay thế. Phương tiện truyền đạt hay phương tiện thông tin có thể là chính bạn và nếu như vậy, bạn phải thể hiện là chính mình. Các phương tiện thông tin có thể trợ giúp bạn nhưng không phải là tất cả.

Và cuối cùng Quy tắc 8 là "luôn luôn khiến cho công chúng thèm khát những thông tin mà bạn định đưa ra".

Câu chuyện tên riêng của doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản, song hóa ra nó lại không hề đơn giản, dù việc đặt tên doanh nghiệp tại Luật Doanh nghiệp 2005 và các quy định có liên quan đã khá rõ ràng và cụ thể.

Vì, nếu bạn đang trong quá trình thành lập doanh nghiệp và đặt tên cho doanh nghiệp của mình là OXM, Vinasin, T&G,…thì việc đăng ký thành lập doanh nghiệp của bạn sẽ không thành công vì tên doanh nghiệp không có nghĩa. Hay, nếu bạn đặt tên là TONY, hay EROS thì cũng tương tự, trừ khi bạn chuyển thành tương ứng TÔ NY và Thần Tình Yêu.

Bởi, theo quy định của Luật Doanh nghiệp “Tên doanh nghiệp phải viết được bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất hai thành tố…”.

Trong khi đó, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cũng đang “mếu máo” trong việc đặt tên cho doanh nghiệp của mình.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài muốn sử dụng tên bằng tiếng nước ngoài thì chỉ được dùng tên của công ty mẹ. Chính vì quy định này mới nảy ra những tình huống dễ gây “cười” khi có những tên nước ngoài dịch sang tiếng Việt Nam hoàn toàn không mang một ý nghĩa nào: Công ty Hậu cần quyền lực (Power Logistics Corporation), Công ty Chuyên nhân tạo (Artifial Pro Inc.), Công ty Sản xuất phim bạc (Silver Production), v.v…

Ông Trần Anh Đức, thành viên của Diễn đàn Doanh nghiệp Việt Nam, dẫn chứng thêm, khi một số doanh nghiệp nước ngoài vào đầu tư tại Tp.HCM, Sở Kế hoạch và Đầu tư của thành phố đã không tiếp nhận hồ sơ mà yêu cầu phải đổi tên doanh nghiệp lại bằng tiếng Việt và cũng yêu cầu tên tiếng Việt đã đổi phải phát âm được.

Ví như, trường hợp của công ty TNHH ACE EMB phải đổi tên thành Thêu Châu Á, song vẫn không được chấp nhận với lý do đã có 18 doanh nghiệp trên địa bàn Tp.HCM có tên Châu Á, nên tên riêng của doanh nghiệp bị trùng và buộc phải thay đổi tiếp. Hay, Công ty TNHH Juno Việt Nam phải đổi tên thành Công ty TNHH Vệ Nữ Việt Nam.

“Những yêu cầu này là không hợp lý và gây khó khăn cho nhà đầu tư”, ông Trần Anh Đức nhận xét.

Ông Lê Nết, Giám đốc Công ty Luật LCT, ý kiến rằng việc đặt tên doanh nghiệp cốt sao cho dễ nhớ, ăn sâu vào tâm trí người tiêu dùng là mục đích tối hậu của nhà đầu tư. “Như vậy, việc buộc đặt tên bằng tiếng Việt là quy định hình quá hình thức gây cản trở hoạt động của doanh nghiệp”, ông Lê Nết nhận xét.

Trong khi đó, các nước láng giềng đều cho phép doanh nghiệp sử dụng tiếng nước ngoài để đặt tên nhằm nâng cao khả năng hội nhập, như Lenovo, Haier, Chery (Trung Quốc), Lucky Goldstar, sau này là LG (Hàn Quốc), Sony (Nhật Bản), v.v…

Theo Tổ công tác, những quy định trong Luật Doanh nghiệp về đặt tên doanh nghiệp là khá rõ ràng và cụ thể. Việc dẫn tới tình trạng một vấn đề đơn giản là đặt tên riêng của doanh nghiệp lại trở thành vướng do ở một số địa phương cán bộ đăng ký kinh doanh vẫn chưa thống nhất nhận thức và hiểu đúng, hoặc hiểu một cách khá cứng nhắc về “tên viết bằng tiếng Việt.

“Thậm chí, một số địa phương do nhận thức không đúng về yêu cầu đặt tên doanh nghiệp, áp dụng máy móc mà nhiều doanh nghiệp đã không thể đăng ký được để hoạt động kinh doanh”, một thành viên của Tổ công tác cho hay.

Một vấn đề khác liên quan đến tên riêng của doanh nghiệp là việc bảo hộ tên doanh nghiệp. Theo quy định hiện nay, tên hộ kinh doanh được bảo hộ trong phạm vi quận, huyện; còn tên doanh nghiệp tư nhân, trách nhiệm hữu hạn, cổ phần và hợp danh được bảo vệ trong phạm vi của tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp kinh doanh.

Vì sự bảo hộ trong phạm vi tỉnh, thành phố, nên dẫn tới có quá nhiều doanh nghiệp cùng tên giữa các tỉnh, thành phố, ví như ở Hải Phòng có công ty Hasico, ở Hà Nội cũng có công ty Hasico. Theo một số ý kiến thì không nên để tình trạng trên tái diễn vì việc kiểm soát các doanh nghiệp trùng tên là điều không quá khó, trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay.

Ông Phạm Duy Nghĩa (Đại học Luật) đề xuất, Phòng Đăng ký kinh doanh và Cục Sở hữu trí tuệ có thể phối hợp với nhau để bảo hộ tên thương mại toàn quốc cho doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có nhu cầu, ngược lại doanh nghiệp phải nộp phí ban đầu và phí duy trì tên hàng năm.

1. Tạo ra các sự kiện, ngày kỷ niệm

Vào năm 1991, khi đang giảng dạy bộ môn kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh, Jacqueline Whitmore, thành viên sáng lập kiêm Giám đốc Trường Lễ tân và Ngoại giao Palm Beach tại Florida, thường xuyên được các học viên hỏi về phép xã giao liên quan đến điện thoại di động.

“Tôi đã nhận thấy cần phải làm rõ vấn đề này”, Whimore kể lại, “nên tôi quyết định tạo ra một sự kiện đặc biệt nào đó giúp họ tìm hiểu kỹ hơn”. Bà đã đăng ký một ngày lễ mới vào Lịch trình tổ chức các sự kiện Chase (một lịch trình được giới doanh nghiệp và truyền thông Mỹ sử dụng, bao gồm cả những ngày lễ truyền thống và những ngày lễ mới được đặt ra). Vào tháng 7/2002, Tháng xã giao điện thoại di động quốc gia đã chính thức được tổ chức, và Jacqueline có được danh tiếng trong công chúng quốc gia cũng như địa phương, đồng thời bà còn có được nhiều khách hàng mới. Nếu muốn, bạn cũng có thể làm như Jacqueline: đăng ký một ngày lễ mới tại địa chỉ trang web www.chases.com.

2. Viết sách

Các khách hàng tiềm năng luôn ngưỡng mộ tác giả của những cuốn sách, thậm chí cả khi cuốn sách của họ có lượng bản in không lớn lắm. Trên thực tế, khi viết một cuốn sách, bạn đã thể hiện cho khách hàng thấy bạn là người có kiến thức sâu rộng và đáng tin cậy. Thêm vào đó, bạn có thể bán cuốn sách của mình hay sử dụng nó như sản phẩm đính kèm – điều có tác dụng lan toả rất lớn đối với tên tuổi và danh tiếng của bạn. Chưa kể tác giả cuốn sách thường sẽ là nguồn phỏng vấn ưa thích của các đài phát thanh, truyền hình.

3. Giành một giải thưởng kinh doanh

Nếu bạn nghĩ rằng việc giành được một giải thưởng kinh doanh là vô cùng khó khăn, thì chắc chắn bạn sẽ không có đủ khả năng để tham gia cuộc chạy đua. Nhiều giải thưởng kinh doanh được giới truyền thông tài trợ, nên đây sẽ là cơ hội tốt để giới thiệu tên tuổi người chiến thắng và viết nên những câu chuyện về họ. Bạn thấy không, đây quả là một cơ hội PR tuyệt vời. Khi đạt được giải thưởng, bạn có thể công bố với các khách hàng hiện tại và tiềm năng trên trang web hay trên các tài liệu tiếp thị như một cách khẳng định vị trí của bạn trên thị trường.

4. Tham gia vào các chương trình truyền hình phổ biến

Gần đây, Wes Moss, nhà tư vấn tài chính và cũng là người từng tham gia Chương trình truyền hình nổi tiếng ở Anh có tên The Apprentice (Người học việc), đã viết cuốn sách Starting from Scratch (Bắt đầu từ vạch xuất phát) khá ăn khách. Quả thật, nếu Wes không là “người thật việc thật” có mặt trong chương trình truyền hình The Apprentice, thì có lẽ cuốn sách của ông không được nhiều người biết đến như vậy. Giờ đây, với một cuốn sách được xuất bản, danh tiếng của ông trở nên nổi như cồn.

5. Tổ chức các buổi hội thảo, tư vấn miễn phí

Jacqueline Bonfiglio-Naja, nhà thẩm mỹ học và là Chủ tịch Công ty Jacqueline chuyên về các giải pháp chăm sóc da tại North Dartmouth, thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo miễn phí với chuyên đề chăm sóc da tại nhiều địa phương khác nhau từ nhiều năm nay. “Qua các buổi hội thảo, mọi người biết đến tôi nhiều hơn. Từ đó, tôi có thêm các khách hàng mới và cộng đồng cũng đánh giá tôi cao hơn”, Jacqueline cho biết.

6. Thiết lập hệ thống thư tin tức điện tử (electronic newsletter)

Jeffrey Gitomer North Carolina, một chuyên gia bán hàng, luôn có trên 100 ngàn người trong danh sách khách hàng nhận bản tin gửi qua thư điện tử hàng tuần của ông. Đây là một công cụ PR vô cùng hiệu quả, đảm bảo tên tuổi của ông luôn hiện diện trong trí nhớ của khách hàng hiện tại và tiềm năng. Ngoài ra, ông còn có thể quảng bá dịch vụ của mình trong các thư này và kết quả là chúng đã trực tiếp đem về cho ông hơn nửa triệu USD doanh thu mỗi năm.

7. Tận dụng khách hàng của các công ty khác

Hợp tác trong hoạt động kinh doanh và liên kết các khu vực bán hàng với các Công ty khác luôn là một giải pháp khôn khéo. Mỗi Công ty đều có thể có được nhiều ích lợi từ khách hàng của những công ty khác, vì khách hàng của công ty mà bạn liên kết có thể biết về Công ty bạn nhiều hơn. Ví dụ: Cửa hàng bánh ngọt We Take the Cake tại Ft. Lauderdale, Florida, đã mở một quầy hàng nhỏ trong khu vực trưng bày của Công ty bán hoa Field of Flowers địa phương, nơi khách hàng mua hoa sẽ được tiếp thị bánh ngọt và ngược lại. Việc sản phẩm của bạn hiện diện hữu hình sẽ gia tăng đáng kể cơ hội có được ngày một nhiều khách hàng mua sắm sản phẩm, dịch vụ của bạn hơn.

8. Tham gia vào các tổ chức thương mại địa phương

Vài năm trước đây, Barb Friedman, một nhà tổ chức chuyên nghiệp, chủ tịch hãng Organize IT, đảm nhiệm cương vị chủ tịch Hiệp hội các nhà tổ chức chuyên nghiệp quốc gia. Vào thời điểm đó, trên chương trình The Dr. Phil Show đang bàn về câu chuyện “nhà nội trợ tồi nhất nước Mỹ” với nhân vật chính là một phụ nữ có lối sống rất thiếu tổ chức. Với tư cách là chủ tịch Hiệp hội các nhà tổ chức chuyên nghiệp quốc gia, Barb có đủ lý lẽ và điều kiện để liên hệ tham gia vào chương trình này. Từ đó kết quả kinh doanh cùng danh tiếng của bà đã gia tăng đáng kể.

9. Tạo ra một tranh luận rắc rối

Đã 4 năm trôi qua, kể từ khi Land of Odds, một Công ty chế tác ngọc trai tại Nashville, Tennessee, tổ chức Cuộc tranh luận hàng năm về chuỗi hạt ngọc xấu nhất. Cuộc bàn cãi vô tiền khoáng hậu này đã đem lại cho công ty sự nổi tiếng trong công chúng từ năm này qua năm khác. Như vậy, việc tạo ra một cuộc tranh luận với những rắc rối khó giải đáp sẽ giúp hoạt động kinh doanh của bạn trở nên đặc biệt trên thị trường, đồng thời thu hút nhiều sự chú ý của công chúng đến với sản phẩm, dịch vụ của bạn.

10. Làm công tác xã hội

Hãy nghĩ về công việc xã hội như một sự đầu tư, qua đó biểu lộ tài năng và tên tuổi của bạn tới các khách hàng tiềm năng. Khi đại lý quảng cáo Colle+McVoy, Minnesota, thực hiện các công việc xã hội và quyên góp cho Quỹ môi trường tại St. Paul, Minnesota, hãng đã nhận được ngày một nhiều hơn các hồi âm tích cực từ khía cộng đồng. Thậm chí hãng còn được mời cộng tác với Văn phòng trợ giúp môi trường bang Minnesota. Ai nói công việc này là không hiệu quả?

10 ý tưởng PR sáng tạo mà chúng tôi giới thiệu trên đây có thể rất hữu ích và phù hợp đối với bất cứ loại hình kinh doanh nào. Việc áp dụng một hoặc một vài ý tưởng trên sẽ giúp bạn gia tăng danh tiếng của bản thân và cùng với đó là mức độ thành công trong kinh doanh mà bạn xứng đáng có được.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng vậy, trước khi quyết tâm thực hiện một chiến lược hay một kế hoạch đều phải xác định mục tiêu và phương pháp để thực hiện. Có nhiều hướng đi để đạt đến một mục tiêu nào đó bởi vậy quan trọng là biết chọn hướng đi “với cùng một chi phí nhưng hiệu quả cao hơn”. Khi một doanh nghiệp chuẩn bị niêm yết trên thị trường chứng khoán thì một trong những mục tiêu của họ là mong muốn được nhiều nhà đầu tư quan tâm và được công chúng biết đến thương hiệu nhiều hơn để hy vọng giá cổ phiếu thị trường cao hơn mệnh giá. Ngược lại, đối với nhà đầu tư chỉ chấp nhận trả cho một cổ phiếu với giá cao hơn thì họ đang kỳ vọng vào thương hiệu sẽ mang lại cổ tức cao và giá trị cổ phiếu tăng hơn so với giá hiện tại. Một thương hiệu được đánh giá là mạnh khi có nhiều người biết đến với những nhận thức tích cực và sự trung thành đối với thương hiệu thông qua sự quan tâm và sử dụng thường xuyên sản phẩm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp xây dựng được thương hiệu mạnh thì không chỉ nâng được uy tín và vị thế của mình mà giúp cho công ty có cơ hội mang lại lợi nhuận cao hơn bởi khách hàng sẵn sàng trả ở mức giá cao hơn cho thương hiệu nổi tiếng, cho sự an tâm về chất lượng và đẳng cấp sản phẩm trên thị trường. Chính thương hiệu là tài sản của công ty nên doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng, cần bảo vệ và nuôi dưỡng nó để tạo nên giá trị lâu dài. Thương hiệu được phát triển thì hình ảnh của công ty quản lý thương hiệu đó cũng được đánh giá cao. Giữa hình ảnh của công ty (cooperate image) và thương hiệu (brand) có mối quan hệ chặt chẽ bổ sung cho nhau. Vì vậy, tất cả các chương trình xây dựng hình ảnh của công ty cũng như xây dựng thương hiệu cho sản phẩm cần được hoạch định một cách rõ ràng trong chiến lược kinh doanh của công ty.

Bằng cách nào để xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu đến với công chúng? Hiện nay cả nước có trên 200.000 doanh nghiệp, có thể xem đây là cơ hội rất lớn để khai thác hoạt động kinh doanh, bởi xét trong một quan hệ nhất định nào đó của mỗi doanh nghiệp có thể có liên quan với nhiều doanh nghiệp khác, nhưng làm sao để các doanh nghiệp, nhà đầu tư và công chúng phải biết đến công ty của mình? Quảng cáo có thể là một cách, nhưng trong thời đại thông tin ngày nay, quảng cáo tràn ngập khắp nơi và công chúng có thể không còn quan tâm nhiều đến quảng cáo. Một trong những cách tốt nhất để tiếp cận đến khách hàng là hoạt động PR. Quan hệ công chúng dễ chiếm được lòng tin của công chúng hơn là quảng cáo bởi khách hàng thường hay tin vào những mẩu tin, bài viết trên báo hay phóng sự. Như vậy, những thông điệp nào sẽ được đăng tải? Mới mẻ và hấp dẫn, hay có thể nói là “nóng” thì khả năng lôi cuốn sự chú ý của nhà đầu tư nhiều hơn, đồng thời dễ dàng thu hút sự quan tâm của giới báo chí. Tuy nhiên, có thể nhìn thấy rằng khuynh hướng chung các công ty chuẩn bị tham gia thị trường chứng khoán hoặc OTC, thông tin được đăng tải phần lớn là nhấn mạnh đến tăng vốn để đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, hoặc công bố nhà đầu tư chiến lược. Một trong những lý do mà các doanh nghiệp không thể cung cấp thông tin chi tiết và cụ thể được là vì một chiến lược kinh doanh có thể thay đổi để đáp ứng và bắt kịp nhu cầu thị trường. Trong khi đó, đối với công chúng thì họ luôn mong đợi được cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ để có cơ sở và niềm tin quyết định lựa chọn đầu tư vào thương hiệu được xem là có khả năng sinh lời. Vậy bằng cách nào? Hoạt động PR có thể vừa đáp ứng yêu cầu của công chúng lại vừa đảm bảo đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Đăng tải thông tin theo từng giai đoạn sẽ góp phần thu hút ngày càng nhiều sự quan tâm và tăng niềm tin của công chúng. Hai biến số – thông tin và thời gian (Thông tin gì? Khi nào đăng?) phải được hóa giải cho bài toán này. Nhưng điều đáng lưu ý để xây dựng niềm tin với nhà đầu tư và công chúng thì thông tin phải thể hiện rõ quyết tâm cam kết của doanh nghiệp.

Xây dựng thông điệp để đăng tải trên phương tiện truyền thông nào cũng cần phải phân tích và cân nhắc kỹ lưỡng vì nó tác động trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động PR. Một số các kênh thông tin thường được sử dụng như họp báo, tổ chức sự kiện, trả lời phỏng vấn,… Tùy vào đối tượng mà doanh nghiệp muốn nhắm đến sẽ quyết định việc lựa chọn kênh thông tin thích hợp. Xác định đúng lúc với đủ liều lượng – tần suất các thông điệp được đăng tải sẽ tối đa hiệu quả của PR. Thực tế hiện nay, có rất nhiều công ty khi xây dựng chiến lược kinh doanh đã quan tâm đến các hình thức tài trợ nhằm tạo cơ hội nâng cao hình ảnh của công ty và quảng bá thương hiệu. Tài trợ cho các dự án chăm sóc sức khỏe và vệ sinh cộng đồng của Unilever, là nhằm tăng giá trị hình ảnh của công ty đối với công chúng. Hoạt động tài trợ chương trình “Rồng vàng” của nhãn hiệu Dove, Sunsilk, Omo hoặc Twister với “Nốt nhạc vui”, Poca với “Chung sức”, Tide đồng hành cùng “Trúc xanh”, chương trình “Những người bạn nhỏ” gắn liền với nhãn hiệu sữa “Ô-Yes” của Nutifood, tất cả cũng nhằm vào một trong những mục tiêu chung là góp phần tăng doanh số bán hàng.
 
Rõ ràng hoạt động PR để xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu cho sản phẩm không mang tính nhất thời, bột phát, mà mang tính nhất quán lâu dài. Bởi phải xây dựng và gìn giữ hình ảnh của thương hiệu thì mới tranh thủ được lòng tin của công chúng. Đối với doanh nghiệp chỉ nhìn hoạt động PR trong ngắn hạn, chẳng hạn trước khi chuẩn bị niêm yết trên thị trường chứng khoán thực hiện chiến lược PR với mục đích là mong đợi giá cổ phiếu tăng cao, tìm cách “thổi phồng” thông tin nhằm thu hút sự quan tâm nhà đầu tư, thì khi chính thức giao dịch giá trị cổ phiếu sẽ bị rớt về với giá trị thực, hậu quả công chúng mất niềm tin, quay lưng hoặc tẩy chay thương hiệu. Một trong những nguyên tắc cơ bản của PR là phải thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng, khách hàng và cộng đồng.

Ngày thứ nhất: Xác định rõ mục tiêu của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc lên danh sách những mối quan hệ công cộng trong thị trường mục tiêu của bạn. Những mối quan hệ tiềm năng này phần lớn có từ các tạp chí hàng tuần, báo hàng ngày, tạp chí chuyên ngành kinh doanh, những nhà quảng cáo miễn phí tại địa phương, hay các bản tin của Phòng thương mại khu vực.

Bạn không cần thiết phải liên lạc với các cơ quan báo chí quốc gia trừ khi câu chuyện PR của bạn thật sự nổi bật trên phạm vi toàn quốc hay bạn có một mối quan hệ mật thiết nào đó với cơ quan báo chí phạm vi quốc gia. Tiếp theo, bạn hãy lên danh sách những đài phát thanh truyền hình tại khu vực thị trường mục tiêu của bạn. Những đài này bao gồm đài AM, FM, đài phát thanh công cộng …

Ngày thứ hai: Lập cơ sở dữ liệu các đối tượng liên hệ đã tìm hiểu trong ngày thứ nhất

Đối với từng loại thông tin bạn muốn công bố rộng rãi, hãy xác định tờ báo nào là phù hợp nhất để đăng tải thông tin hoặc tuyên bố của bạn. Khi bạn đã hoàn thành được công việc này, bạn hãy tìm ra ai là Chủ bút, biên tập viên hay phóng viên chịu trách nhiệm chính trong lĩnh vực mà bạn cần liên hệ tại các tạp chí và đài phát thanh truyền hình. Đừng gửi bản thông cáo báo chí của bạn tới tất cả mọi người trong cơ quan báo chí đó. Tiếp theo, tìm ra người phù hợp với các thông cáo báo chí của bạn tại đây như cán bộ chuyên phân công mảng tin tức cho các phóng viên phụ trách, hay biên tập viên mảng tin tức…

Ngày thứ ba: Xác định câu chuyện PR nào bạn sẽ sử dụng để tạo mối quan hệ

Hãy suy nghĩ kỹ lưỡng về những chủ đề PR. Bạn đang đưa ra một thông cáo báo chí, thông báo một sự thay đổi, trình bày diễn giải một ý kiến hay công bố một khám phá mới? Bạn có một quan điểm cá nhân trong một câu chuyện mang tính quốc gia hay không? Liệu thông tin của bạn có đáng để đăng lên báo chí? Tất cả những gì bạn cần là khoảng 12 chủ đề PR khác nhau. Tính trung bình, cứ một tháng bạn sẽ có một thông cáo báo chí. Tuy nhiên, đừng để điều này bó buộc khi bạn phải thường xuyên đưa ra những thông tin mới hoặc những thông cáo đột xuất.

Ngày thứ tư: Viết bản thông cáo báo chí thực sự

Chủ bút hay các biên tập viên của các tạp chí thường rất thích những người nói theo ngôn ngữ của họ. Bản thông cáo báo chí dài một trang được mở đầu với ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao sẽ phù hợp hơn với các chủ bút. Qua đó bản thông cáo báo chí của bạn càng có nhiều cơ hội xuất hiện một cách nhanh chóng trên tạp chí. Bản thông cáo báo chí nên bao gồm một vài thông tin cơ bản, trích dẫn lời của một cá nhân có uy tín trong một tổ chức nào đấy và địa chỉ liên hệ của công ty bạn. Thông cáo báo chí không nên dài như bản luận văn, cũng không nên chỉ có những thông tin đơn lẻ, tiểu tiết. Nếu biên tập viên muốn thêm những thông tin cho câu chuyện, họ sẽ gọi điện cho bạn để bổ sung. Đó là tất cả những yếu tố cần thiết hình thành nên một bản thông cáo báo chí.

Ngày thứ năm: Gửi bản thông cáo báo chí tới các mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu mà bạn đã lập vào ngày thứ hai

Một vài biên tập viên thích những bản thông cáo báo chí được gửi bằng fax, còn hiện nay, xu hướng thông dụng là gửi bản thông cáo báo chí qua email. Rất hiếm khi các bản thông cáo báo chí được gửi bằng thư tín thông thường. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp việc gửi bằng thư tín thông thường là cần thiết nếu bản thông cáo báo chí của bạn có kèm theo một vài bức ảnh. Bạn hãy tìm ra cách thức mà các chủ bút, biên tập viên, phóng viên và nhà sản xuất ưa thích để gửi bản thông cáo báo chí của bạn, bởi nếu vậy thì cơ hội xuất hiện nhanh chóng trên các tạp chí, đài phát thanh truyền hình sẽ lớn hơn rất nhiều.

Ngày thứ sáu: Sử dụng bản thông cáo báo chí cho những việc khác

Thông thường bản thông cáo báo chí không được đăng tải toàn bộ, các chủ bút sẽ biên tập lại chúng, cắt đi những phần không cần thiết. Bạn cũng phải lường trước rằng không phải tạp chí nào cũng đăng tải bản thông cáo báo chí của bạn. Đừng để việc này khiến bạn nản. Hãy cố gắng đưa nó ra với công chúng. Có một số công việc khác bạn có thể thực hiện với những bản thông cáo báo chí. Bạn có thể đăng tải chúng trên website của mình. Bạn có thể sử dụng chúng trong các direct-mail gửi tới khách hàng hoặc trong hộp thư trả lời điện thoại lúc đường dây bận… Sử dụng những thông tin của bạn ở bất kỳ đâu có thể, và bạn sẽ ngạc nhiên với những kết quả bất ngờ mà bạn có được, qua đó hình ảnh công ty bạn sẽ ngày một phổ biến hơn trong công chúng.

Ngày thứ bảy: Tiếp tục nỗ lực thiết lập mối quan hệ với chủ bút, biên tập viên, phóng viên và nhà sản xuất chương trình truyền hình

Mối quan hệ giữa bạn và các cơ quan báo chí, truyền hình càng gần gũi bao nhiêu, bạn càng có khả năng tiếp cận công chúng dễ dàng bấy nhiêu. Thời điểm để thực hiện công việc này không phải là khi bạn có một câu chuyện “sốt dẻo”. Hãy tận dụng mọi thời gian có thể nhằm tạo dựng những mối quan hệ thân thiết nhất. Nhờ đó mà sau này bất cứ khi nào bạn có một tin tức “sốt dẻo” hay một câu chuyện hấp dẫn, bạn sẽ biết ngay ai là người mà bạn cần tiếp xúc trực tiếp và nhanh chóng có được những kết quả PR tốt nhất.

Bạn hãy dành một chút thời gian trong mỗi ngày để thực thi theo đúng bảy bước trên, và một ngày nào đó bạn sẽ trở thành một chuyên gia trong “đấu trường” PR. Hơn tất cả, yếu tố hấp dẫn nhất của chiến lược PR này đó là chi phí. Trên phương diện guerrilla marketing (marketing theo kiểu du kích), kiểu PR này hoàn toàn không đắt đỏ chút nào, nó đơn thuần đòi hỏi ở bạn yếu tố thời gian, sinh lực và trí tưởng tượng.

Hầu hết các cuộc phỏng vấn được ghi chép và lưu giữ. Bạn trả lời phỏng vấn vì bạn muốn dùng phương tiện truyền thông như một kênh dẫn bạn đến với công chúng. Sau đây là những kinh nghiệm: 

- Khi phỏng vấn trên truyền hình, hãy luôn nhìn thẳng vào mắt người phỏng vấn. Đừng nhìn vào máy quay hay màn hình. Đừng lo lắng về chiếc máy quay. Đã có người chuyên môn chịu trách nhiệm về nó – bạn không cần phải bận tâm. Hãy cố đừng nhìn ra chỗ khác khi bạn đang suy nghĩ để tìm câu trả lời. Hãy luôn nhìn vào mắt người phỏng vấn bạn.

 - Các cuộc phỏng vấn qua cầu truyền hình khác với những cuộc phỏng vấn trực tiếp với phóng viên. Nếu bạn đang ngồi trong trường quay để trả lời phỏng vấn của một phóng viên đang ngồi ở một trường quay khác, bạn nên nhìn thẳng vào máy quay. Trong trường hợp này, máy quay chính là người bạn đang đối thoại. Ngay cả nếu người phỏng vấn bạn đang ở một nước khác, bạn cũng nên hình dung người đó là chiếc máy quay ở trước mặt bạn.

 - Hãy bắt đầu với ba điểm chính mà bạn muốn nói. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ có vài phút trước cuộc phỏng vấn để nói chuyện với phóng viên. Để họ hiểu rõ bạn hơn, bạn có thể gửi một vài thông tin đến trước khi phỏng vấn. Điều quan trọng nhất là hãy đảm bảo rằng câu trả lời đầu tiên của bạn nêu được một trong ba điểm quan trọng mà bạn muốn đề cập đến trong cuộc phỏng vấn.

 - Nếu người phỏng vấn cứ đi lạc khỏi vấn đề mà bạn muốn nêu, hãy lịch sự, nhưng hãy kiên định hướng cuộc nói chuyện trở về những điểm mà bạn muốn nêu bằng cách dùng những "cầu nối", bắt đầu câu trả lời của bạn bằng cách nói "Ồ, tôi nghĩ rằng vấn đề thực sự là…" và sau đó nêu ra một trong những điểm mà bạn muốn nói. Những câu nói sau là những "cầu nối" hữu ích giúp bạn có cơ hội nêu được những vấn đề mình muốn. Những câu có thể áp dụng là: Tôi muốn nói thêm rằng…, Người ta thường hỏi tôi rằng…, Đó không phải là lĩnh vực chuyên môn của tôi, nhưng tôi cũng biết rằng…, Tôi nghĩ vấn đề quan trọng nhất là…

- Nếu phóng viên hỏi một câu mà bạn không muốn trả lời, hãy quay lại "hòn đảo an toàn" của
Nghệ Thuật ‘Bắt Tay’ Với Báo Chí
Đăng bởi vanphuc vào Tháng 7 ngày 09, 2007

small font medium font large font

nghe_thuat_bat_tay_voi_bao_chi"Quy tắc vàng khi trả lời phỏng vấn là nói sự thật. Theo kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực này, tôi có thể cam đoan với bạn rằng nói "không" tốt hơn nhiều so với nói dối, dù chỉ là một lời nói dối nhỏ nhặt", bà Abla Al-Nowais, Tổng biên tập của tờ Zahrat Al-Khaleej, nói.

Hầu hết các cuộc phỏng vấn được ghi chép và lưu giữ. Bạn trả lời phỏng vấn vì bạn muốn dùng phương tiện truyền thông như một kênh dẫn bạn đến với công chúng. Sau đây là những kinh nghiệm: 

- Khi phỏng vấn trên truyền hình, hãy luôn nhìn thẳng vào mắt người phỏng vấn. Đừng nhìn vào máy quay hay màn hình. Đừng lo lắng về chiếc máy quay. Đã có người chuyên môn chịu trách nhiệm về nó – bạn không cần phải bận tâm. Hãy cố đừng nhìn ra chỗ khác khi bạn đang suy nghĩ để tìm câu trả lời. Hãy luôn nhìn vào mắt người phỏng vấn bạn.

 - Các cuộc phỏng vấn qua cầu truyền hình khác với những cuộc phỏng vấn trực tiếp với phóng viên. Nếu bạn đang ngồi trong trường quay để trả lời phỏng vấn của một phóng viên đang ngồi ở một trường quay khác, bạn nên nhìn thẳng vào máy quay. Trong trường hợp này, máy quay chính là người bạn đang đối thoại. Ngay cả nếu người phỏng vấn bạn đang ở một nước khác, bạn cũng nên hình dung người đó là chiếc máy quay ở trước mặt bạn.

 - Hãy bắt đầu với ba điểm chính mà bạn muốn nói. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ có vài phút trước cuộc phỏng vấn để nói chuyện với phóng viên. Để họ hiểu rõ bạn hơn, bạn có thể gửi một vài thông tin đến trước khi phỏng vấn. Điều quan trọng nhất là hãy đảm bảo rằng câu trả lời đầu tiên của bạn nêu được một trong ba điểm quan trọng mà bạn muốn đề cập đến trong cuộc phỏng vấn.

 - Nếu người phỏng vấn cứ đi lạc khỏi vấn đề mà bạn muốn nêu, hãy lịch sự, nhưng hãy kiên định hướng cuộc nói chuyện trở về những điểm mà bạn muốn nêu bằng cách dùng những "cầu nối", bắt đầu câu trả lời của bạn bằng cách nói "Ồ, tôi nghĩ rằng vấn đề thực sự là…" và sau đó nêu ra một trong những điểm mà bạn muốn nói. Những câu nói sau là những "cầu nối" hữu ích giúp bạn có cơ hội nêu được những vấn đề mình muốn. Những câu có thể áp dụng là: Tôi muốn nói thêm rằng…, Người ta thường hỏi tôi rằng…, Đó không phải là lĩnh vực chuyên môn của tôi, nhưng tôi cũng biết rằng…, Tôi nghĩ vấn đề quan trọng nhất là…

- Nếu phóng viên hỏi một câu mà bạn không muốn trả lời, hãy quay lại "hòn đảo an toàn" của bạn. Hãy dùng một câu chuyện để minh hoạ cho một trong ba điểm mà bạn đã chuẩn bị trước. Các câu chuyện thường dễ nhớ hơn. Hãy nghĩ về những cuộc phỏng vấn mà bạn đã nghe và có thể bạn sẽ nhớ ra một câu chuyện để minh hoạ cho điều bạn muốn nói.

 - Khi đối diện với một câu hỏi tiêu cực, đừng bắt chước thái độ tiêu cực đó! Nhiệm vụ của bạn là nêu bật được ba điểm quan trọng. Đừng tự ái hay bảo thủ. Hãy nhanh chóng đính chính những thông tin sai lệch và sau đó nêu ra một trong những điểm tích cực mà bạn muốn nói. Hãy tỏ thái độ tích cực. Nếu người phỏng vấn nói một câu chỉ trích gay gắt, bạn có thể nói: "Anh hỏi tôi câu đó là tốt, nhiều người cũng quan niệm sai lệch như vậy, nhưng sự thực là…" và sau đó hãy quay lại "hòn đảo an toàn" của bạn.

 - Nếu câu trả lời bị ngắt bằng các câu hỏi của phóng viên, cứ để họ ngắt lời. Bạn có thể nói: "Anh đã hỏi tôi vài câu", và sau đó hãy chọn câu hỏi nào bạn muốn trả lời và nêu ra điều mà bạn cho là quan trọng. Nếu những câu phóng viên ngắt lời bạn đi lệch những điều bạn đang nói và bạn muốn hướng cuộc đối thoại quay trở lại đúng trọng tâm, bạn có thể nói "như tôi đã nói" và sau đó tiếp tục câu trả lời với những điểm quan trọng của bạn.

  – Nếu hai bên im lặng một lúc lâu, bạn hãy cứ giữ im lặng. Đừng tự nhiên đưa ra những thông tin không cần thiết. Chớ nên sợ sự im lặng. Người phỏng vấn sẽ lo việc đó. Trong một cuộc phỏng vấn mang tính chất hơi đối đầu một chút, sự im lặng thường là cách người phỏng vấn sử dụng để người trả lời phỏng vấn phải tự tiết lộ thêm thông tin.

bạn. Hãy dùng một câu chuyện để minh hoạ cho một trong ba điểm mà bạn đã chuẩn bị trước. Các câu chuyện thường dễ nhớ hơn. Hãy nghĩ về những cuộc phỏng vấn mà bạn đã nghe và có thể bạn sẽ nhớ ra một câu chuyện để minh hoạ cho điều bạn muốn nói.

 - Khi đối diện với một câu hỏi tiêu cực, đừng bắt chước thái độ tiêu cực đó! Nhiệm vụ của bạn là nêu bật được ba điểm quan trọng. Đừng tự ái hay bảo thủ. Hãy nhanh chóng đính chính những thông tin sai lệch và sau đó nêu ra một trong những điểm tích cực mà bạn muốn nói. Hãy tỏ thái độ tích cực. Nếu người phỏng vấn nói một câu chỉ trích gay gắt, bạn có thể nói: "Anh hỏi tôi câu đó là tốt, nhiều người cũng quan niệm sai lệch như vậy, nhưng sự thực là…" và sau đó hãy quay lại "hòn đảo an toàn" của bạn.

 - Nếu câu trả lời bị ngắt bằng các câu hỏi của phóng viên, cứ để họ ngắt lời. Bạn có thể nói: "Anh đã hỏi tôi vài câu", và sau đó hãy chọn câu hỏi nào bạn muốn trả lời và nêu ra điều mà bạn cho là quan trọng. Nếu những câu phóng viên ngắt lời bạn đi lệch những điều bạn đang nói và bạn muốn hướng cuộc đối thoại quay trở lại đúng trọng tâm, bạn có thể nói "như tôi đã nói" và sau đó tiếp tục câu trả lời với những điểm quan trọng của bạn.

  – Nếu hai bên im lặng một lúc lâu, bạn hãy cứ giữ im lặng. Đừng tự nhiên đưa ra những thông tin không cần thiết. Chớ nên sợ sự im lặng. Người phỏng vấn sẽ lo việc đó. Trong một cuộc phỏng vấn mang tính chất hơi đối đầu một chút, sự im lặng thường là cách người phỏng vấn sử dụng để người trả lời phỏng vấn phải tự tiết lộ thêm thông tin.

  – Nếu bản thân bạn không biết câu trả lời, hãy thành thực. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói như vậy: "Tôi rất tiếc, nhưng tôi không có thông tin đó, nhưng tôi sẽ rất vui được trả lời anh sau". Khi bạn nói như vậy, hãy đảm bảo rằng sau này bạn sẽ cung cấp thông tin cho người phỏng vấn như đã hứa.

Câu chuyện PR là những tư liệu ngắn được sử dụng để lôi kéo sự chú ý của giới truyền thông đối với một sự kiện hay một vấn đề nào đó trong công ty bạn. Hãy đọc thật kỹ các tờ báo địa phương và xem xét cẩn thận các chương trình truyền hình để xác định đâu là thông tin được giới truyền thông quan tâm nhiều nhất. Bạn cũng nên quan sát xem các công ty trong lĩnh vực hoạt động của bạn sử dụng các câu chuyện PR nào, từ đó có thể tìm ra những ý tưởng tốt hơn cho câu chuyện của bạn.

Sau khi đã có ý tưởng, bạn cần lựa chọn các phương tiện chuyển tải. Nhiều tờ báo và các ấn bản phẩm thương mại địa phương thường xuyên đăng tải những sự kiện kinh doanh nhất định nào đó – đặc biệt là các chương trình khuyến mãi, tuyển dụng nhân viên mới hay các hoạt động kỷ niệm, lễ hội. Mặc dù những tin tức này không phải lúc nào cũng nằm trên trang nhất của tờ báo, nhưng chúng sẽ đảm bảo rằng bạn có thể đăng tải câu chuyện PR của mình lên tờ báo mình muốn, và bạn nên tận dụng lợi thế đó.

Đáp ứng các nhu cầu của báo giới:

Nếu bạn muốn nhận được sự trợ giúp đắc lực của báo chí và đài truyền hình trong việc quảng bá kinh doanh, thì câu chuyện của bạn phải thực sự lôi cuốn họ. Giới truyền thông đơn giản sẽ không để mắt tới nhu cầu của bạn và họ chỉ đăng tải các câu chuyện PR nếu nó đáp ứng được các mối quan tâm của họ. Do đó, bạn nên lưu ý điều này và đơn giản hoá các câu chuyện PR gửi cho họ.

Luôn sẵn sàng:

Hãy khẳng định ngay trong nội dung các câu chuyện PR của công ty bạn rằng chủ doanh nghiệp và CEO – người mà giới báo chí mong muốn gặp mặt – luôn sẵn sàng cho các cuộc phỏng vấn. Giới báo chí cũng đánh giá cao hơn các câu chuyện PR có nhắc đến tên của một số người không thuộc công ty bạn, bởi vì các phóng viên họ có thể sẽ mong muốn gặp gỡ và trò chuyện với họ để “làm nền” cho câu chuyện của bạn. Bạn hãy dành thời gian để hỏi các khách hàng, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh hay các chuyên gia trong ngành xem liệu họ có sẵn lòng được phỏng vấn như vậy hay không. Nếu họ đồng ý, bạn cần đưa vào ngay tên, số điện thoại và địa chỉ email của họ vào câu chuyện PR của bạn.

Nhanh chóng đi vào điểm chính:

Các phóng viên và chủ bút nhận được rất nhiều câu chuyện PR khác nhau, và số chuyện được họ quan tâm ít hơn rất nhiều so với những câu chuyện bị bỏ qua. Đôi khi họ thậm chí còn không liếc qua câu chuyện mà các công ty gửi đến. Đừng để câu chuyện của bạn phải chịu chung số phận như thế. Nếu bạn muốn được giới báo chí quan tâm, hãy đi vào ý chính ngay từ đầu câu chuyện. Nếu một câu chuyện PR không thu hút được sự chú ý của giới báo chí ngay từ đoạn văn đầu tiên, mọi việc đã có thể đến hồi kết.

Đừng tự đề cao quá mức:

Bạn cũng đừng dẫn dắt câu chuyện bằng các con số bán hàng ấn tượng. Việc tự đề cao quá mức không bao giờ giành được cảm tình của giới báo chí. Đừng nói sản phẩm hay dịch vụ của bạn là “tuyệt vời” hay “độc nhất vô nhị” – đặc biệt là khi thực tế không như vậy. Thay vào đó, bạn hãy trình bày thật cụ thể. Bạn nên nói với người đọc những thông tin chính xác và duy nhất về sản phẩm/dịch vụ của bạn, thay cho việc lớn tiếng nói rằng sản phẩm, dịch vụ của bạn là tốt nhất.

Đừng quên những nội dung cơ bản:

Câu chuyện PR của bạn nên có những thông tin quan trọng như tên họ của nhân viên liên lạc, trụ sở kinh doanh, số điện thoại, địa chỉ email và trang web… Bạn nên viết sẵn một đoạn văn ngắn miêu tả hoạt động kinh doanh của bạn và đặt vào cuối mỗi câu chuyện PR. Hãy thể hiện đoạn văn đó bằng các câu văn ngắn gọn, giản dị và vui tươi.

Ngắn gọn:

Nếu dài hơn hai trang giấy thì câu chuyện PR của bạn bị xem là quá dài dòng rồi đó. Câu chuyện PR lý tưởng chỉ nên gói gọn trong một trang.

Quan tâm tới yếu tố thời gian:

Các phóng viên tin nhanh hàng ngày, bất kể ở báo in, báo hình hay báo điện tử, luôn có một giới hạn thời gian nào đó dành cho các tin mới, nhưng họ cũng có thể viết một bài báo 2 tháng trước khi đăng. Nếu bạn muốn họ đăng tải những thông tin báo chí đặc biệt đó, hãy gửi câu chuyện PR của bạn trước ít nhất 2 tháng. Thông thường, các tờ nguyệt san sẽ chốt số lượng bài đăng trước ngày phát hành ít nhất 2 tháng. Nếu bạn muốn có một câu chuyện đăng trên số báo tháng 5, bạn nên gửi câu chuyện đó chậm nhất là vào tháng 2. Các phóng viên báo điện tử, báo hình, báo nói sẽ đăng tải những câu truyện ngắn gọn, nóng hổi của bạn cùng với các tin tức mới. Sau đó, do tính chất năng động của giới báo chí, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng để có mặt tại các cuộc phỏng vấn hay giải thích khi họ gọi điện.

Đừng mắc sai sót:

Bạn nên sử dụng chức năng kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi đi câu chuyện PR của mình. Nếu chưa hoàn toàn yên tâm, bạn có thể nhờ một ai đó đọc lại, tìm xem có lỗi hoặc sai sót nào không. Thậm chí cả những nhà văn chuyên nghiệp nhất cũng mắc lỗi, và nếu bạn không là một chuyên gia trong lĩnh vực này, thì bạn càng không nên ngần ngại khi để người thứ hai, thứ ba đọc lại câu chuyện PR của bạn trước khi gửi tới giới truyền thông.

Hãy nhớ rằng bạn đang gửi câu chuyện PR của bạn tới những chủ bút và nhà báo chuyên nghiệp, cùng các phóng viên vốn rất nổi tiếng trong việc “bới lông tìm vết”. Một bức ảnh nhỏ độc đáo trong câu chuyện PR ngắn gọn và hấp dẫn của bạn sẽ làm tăng tính thuyết phục cho những thông tin mà bạn đưa ra, cho dù những tin tức của bạn có quan trọng đến thế nào.

Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :

1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường.

Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp
Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư.

Lời khuyên dành cho bạn là một kế hoạch chi tiết về khả năng liên kết giữa các hình thức quảng bá sản phẩm lại với nhau(các quảng cáo,tổ chức sự kiện hay các chiến dịch PR) nhằm tăng tính hiệu quả của việc tổ chức sự kiện.Trong nhiều trường hợp đây là một cách thức tốt cho việc quảng bá hình ảnh công ty,mở ra cơ hội hợp tác nhưng nó không nhất thiết là một điều phải có nếu doanh nghiệp bạn chưa đủ khả năng thực hiện hay chưa đủ tầm.

3.Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.

Vì vậy,hãy luôn xác định rõ đối tượng khách hàng nhắm tới cũng như mục đích thực hiện sự kiện của doanh nghiệp.Một kế hoạch chi tiết và cẩn thận sẽ luôn hạn chế những kết quả không mong muốn.Biết được đối tượng cần hướng tới sẽ giúp bạn xác định truyền tải theo phương thức nào đối với các sự kiện.

4. Đặt mục tiêu cụ thể
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng
Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương.

Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng,việc tổ chức một sự kiện chỉ nhằm đem lại cho khách hàng một cái nhìn chi tiết hơn về công ty,hoặc định hướng các khách hàng tiềm năng,chứ không thể thay thế cho một chiến dịch quảng bá dài lâu.Vì vậy không nhất thiết phải kéo dài sự kiện quá 2-3 ngày.

7. Quảng bá sự kiện
Góp phần cho sự thành công của một sự kiện chính là khâu quảng bá cho sự kiện đó.Bạn không thể mong chờ một sự kiện thu hút nhiều khách đến tham gia mà lại hoàn toàn “im tiếng”.Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.

Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ
Trong mỗi lần tổ chức các sự kiện thương mại là cơ hội “hiếm có” cho các nhà đầu tư cũng như các doanh nghiệp tìm kiếm đối tác,đồng thời thắt chặt thêm quan hệ với các đối tác sẵn có.Vì vậy,bạn không nên chỉ chú ý tới những đối tác tiềm năng mà bỏ qua các đối tác đang gắn bó,tức là nên tập trung vào “chất lượng” nhiều hơn. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ nhằm thiết lập và xây dựng mối quan hệ lâu dài,chứ không chỉ là những lời nói “xã giao”.Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Cũng cân nhắc trong việc tìm kiếm đối tác nên doanh nghiệp chưa đủ thế và lực để thực hiện.Kết quả của mỗi sự kiện thương mại là tìm thấy các đối tác làm ăn mới chứ không phải chỉ để mở rộng quan hệ của bạn.

9. Chuẩn bị tốt nhân lực
Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin.
Đảm báo việc tổ chức của bạn được thực hiện bởi một đội ngũ nhân viên có chuyên môn và được chuẩn bị sẵn sàng để đáp ứng trước các nhu cầu(câu hỏi chất vấn) của các đối tượng khách hàng tham gia.Bộ mặt của một doanh nghiệp được tạo nên nhờ chính hình ảnh của nhân viên công ty,đặc biệt tạo một tác phong chuyên nghiệp cho các nhân viên sẽ để lại ấn tượng tốt cho sự kiện được tổ chức.

10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

Những nhà lãnh đạo tài năng thường sử dụng ngôn ngữ làm lay chuyển mọi người. Họ nói năng rất rõ ràng và chính xác. Họ có cách sử dụng từ vựng vô cùng hoàn hảo, phù hợp với từng đối tượng người ủng hộ cụ thể. Các nhà lãnh đạo biết ngôn ngữ hình thành nên con người và văn hóa như thế nào. Họ dựa vào các thuật ngữ có hiệu quả truyền tải tới người nghe. Họ biết rằng ngôn từ chính xác giống như một nhân tố mạnh mẽ thúc đẩy con người ở mọi cấp độ. Nhà lãnh đạo biết rằng sự lựa chọn từ ngữ của họ phản ánh họ là ai, họ tin vào điều gì và họ nhìn nhận thế giới như thế nào. Nhà lãnh đạo tài ba nhất luôn gây ảnh hưởng hiệu quả hơn đến người khác bằng cách nói phù hợp.

Từ ngữ truyền tải thông điệp

Hãy dùng cuốn từ điển đồng nghĩa để tăng cường vốn từ của anh. Hầu hết vốn từ vựng mà chúng ta sử dụng chỉ có từ 2 – 10 nghìn từ trong khi từ điển tiếng Anh có hơn 500 nghìn từ. Điều này có nghĩa là mọi người thường chỉ sử dụng 2% toàn bộ vốn ngôn ngữ sẵn có. Việc xây dựng cơ sở ngôn ngữ không có nghĩa là sử dụng đúng từ ngữ. “Chúng ta sẽ tạo ra một sự khác biệt lớn trên thị trường trong năm nay” là câu nói mang tính khái quát, nhưng: “Doanh số sẽ tăng ít nhất 20% trong năm nay” đề cập đến mục tiêu cụ thể hơn.

Hãy sử dụng những từ ngữ sống động để chuyển tải chính xác hơn hàm ý của mình. Từ “con rắn” không gợi hình ảnh chính xác bằng từ “rắn hổ mang”. Nhưng nhà thị trường biết rằng “có bán gà quay” sẽ không thu hút sự chú ý của khách hàng bằng “gà quay giòn, ngon với 21 loại gia vị – thơm ngon đến miếng cuối cùng”.

Hãy dùng những từ và cụm từ có khả năng truyền tải để thể hiện đầy đủ ý nghĩa của thông điệp. Hãy so sánh ví dụ đơn giản về ảnh hưởng và sức mạnh của những từ ngữ có khả năng truyền tải.

Hãy thể hiện đường lối của anh bằng những thuật ngữ rõ ràng nhất. Tránh các từ ngữ mờ nhạt như “Anh hiểu tôi đang nói gì chứ?” hay “những thứ tương tự như vậy”. Hãy vạch ra các bước hành động và kết quả có thể xác định được. Đừng quên nói những gì anh nghĩ và đặt cho đường lối của anh một cái tên nhiều ý nghĩa. Hãy loại bỏ những từ như “ừm”, “anh biết đấy” và “à, rất có thể”… ra khỏi vốn từ của anh. Hãy từ bỏ các lựa chọn từ ngữ lặp đi lặp lại hoặc không có ý nghĩa như: “Ừ, nếu anh hỏi tôi…”

“Học” nói

Đừng quên thực hành cách nói chuyện lôi cuốn bằng một cuốn băng ghi âm. Anh có thể ghi lại cuộc nói chuyện hoặc đàm thoại và lưu ý xem mình đã có những lựa chọn từ ngữ không có nghĩa và đưa ra các ý kiến, tham chiếu không phù hợp vào lúc nào và như thế nào. Nếu cần thiết, anh nên thực hành cùng với một người thầy hùng biện để loại bỏ tận gốc những nhân tố không rõ ràng trong cách nói của mình.

Hãy nghiên cứu ngữ pháp và cú pháp. Câu “Khi anh không có gì trong tay, anh sẽ không còn gì để mất” hầu như không có giá trị. Nó có thể gây khó chịu cho những người ủng hộ tiềm năng và cho thấy sự yếu kém trong khả năng giao tiếp của anh. Hãy dùng những động từ mạnh. Có thể nói: “Phương pháp này sẽ có tác động đến quá trình kết hợp giữa các cửa hàng hiện tại và công việc kinh doanh trực tuyến của chúng ta”. Hãy so sánh câu nói trên với câu: Phương pháp này liên kết các cửa hàng hiện tại với công việc kinh doanh trực tuyến của chúng ta”. Câu nói thứ hai đưa ra một bức tranh rõ ràng và thực tế hơn. Hãy dùng những từ như: “điều khiển”, thay vì “có tác động điều khiển” hay “tạo ra”, thay vì “sẽ khiến tạo ra”.

Sử dụng lối nói rõ ràng không có nghĩa là anh phải loại bỏ tất cả tiếng “lóng” hay các từ thông dụng. Trên thực tế, nói rõ ràng thường có nghĩa là sử dụng ngôn ngữ có thể xác định được hiện thực. Dưới đây là các từ và cụm từ không có trong từ vựng phổ biến của những năm 1980: giảm quy mô, cơ sở mạng, tái cơ cấu, thương mại điện tử…

Việc nói rõ ràng không có nghĩa là nói với âm lượng lớn. Việc la hét có thể khiến người khác nghe anh nhưng rất hiếm khi làm cho câu nói của anh trở nên rõ ràng

Trong kinh doanh khó tránh khỏi tình huống khách hàng nổi giận. Nếu gặp phải bạn sẽ làm gì và làm như thế nào? Chín mẹo sau đây sẽ giúp bạn làm được điều đó.

Nhiều nhân viên bán hàng trong quá trình làm việc, do sơ xuất đã không thể đáp ứng chính xác mọi yêu cầu mà khách hàng đưa ra. Chính điều đó đã làm cho khách hàng cảm thấy vô cùng thất vọng. Tâm lý chung của các "thượng đế" khi quá thất vọng thường dễ rơi vào trạng thái bực tức, giận giữ. Lúc này rất nhiều nhân viên bán hàng đã lựa chọn một cách thức rất sai lầm là buông xuôi mọi việc. Tồi tệ hơn, khi bị khách hàng xúc phạm, họ đã mất bình tĩnh và giải quyết công việc không đúng như cách đáng lý ra phải làm.

Nhanh chóng chấm dứt xung đột cũng sẽ không giúp bạn giải quyết được tận gốc của vấn đề nảy sinh. Giả sử bạn chọn cách giải quyết này thì sẽ có hai trường hợp xảy ra như sau: Thứ nhất, khách hàng sẽ tự nhận ra sự việc không đáng phải giận dữ đến như vậy, sau đó họ bình tĩnh trở lại. Thứ hai, khách hàng càng trở nên giận dữ hơn. Họ sẽ không thèm nói thêm nửa lời nữa mà viết ngay thư phàn nàn gửi đến sếp của bạn, thậm chí họ còn viết đơn kiện bạn và công ty bạn ra tòa nữa.

Đến đây có thể bạn nghĩ rằng, mất đi một khách hàng khó chịu cũng chẳng sao, nhưng thực tế thứ mà bạn mất đi không chỉ có vậy. Khi khách hàng nhận được sự phục vụ tốt từ một công ty nào đó, ngay lập tức họ sẽ chia sẻ kinh nghiệm tốt đẹp này với ít nhất là ba người nữa. Sự truyền miệng trong trường hợp này sẽ là hoàn toàn có lợi.

Trái lại, khi ai đó gặp phải chuyện bực mình với cung cách làm việc và phục vụ của một công ty nào đó, họ sẽ phàn nàn với nhiều người hơn hẳn khi họ có thái độ hài lòng. Số người họ sẽ phàn nàn ít nhất là mười một người. Trong trường hợp này, bạn có thể thấy uy tín của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng đến mức nào chưa?

Thông thường không ông chủ doanh nghiệp nào muốn gặp gỡ trực tiếp với khách hàng khi họ đang bực mình. Tuy nhiên nếu muốn tránh cuộc tiếp xúc này, bạn cần phải cân nhắc giá trị của khách hàng đó đối với danh tiếng của bạn, cũng như của công ty bạn. Trong phần lớn các trường hợp, bạn nên gặp gỡ trực tiếp với khách hàng đó và giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt.

Bạn có thể tham khảo chín bước sau đây để nhanh chóng dập tắt cơn giận của khách hàng. Một khi khách hàng cảm thấy được quan tâm đúng mức, cơn tức giận của họ sẽ biến mất.

1. Ngay lập tức tập trung sự chú ý và giải quyết lý do dẫn đến cơn thịnh nộ của khách hàng

Bạn sẽ đổ thêm dầu vào lửa khi lờ họ đi hoặc xem thường họ. Bạn phải tìm ra ngay các giải pháp cần thiết để làm nguôi đi cơn giận dữ của khách hàng càng sớm càng tốt.

2. Thể hiện sự quan tâm của bạn đối với khách hàng đó một cách rõ ràng

Hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng và nói với họ bạn cảm nhận được sự cáu giận của họ. Chứng tỏ sự quan tâm của bạn đến lý do dẫn đến chuyện bực mình của khách hàng bằng cách ghi chép lại những điều phàn nàn của họ.

3. Hãy biết kiên nhẫn lắng nghe khách hàng trình bày

Đừng bao giờ ngắt lời họ hoặc đột ngột quay ngoắt đi không nghe họ nói nữa. Nhiều khi cách tốt nhất làm dịu đi cơn giận giữ của khách hàng là lắng nghe xem khách hàng nói gì,vì thông thường khi đã nói được ra, khách hàng sẽ cảm thấy nhẹ nhõm.

Trong một số trường hợp sau khi la toáng lên một cách bất lịch sự, họ lại tự cảm thấy xấu hổ về điều đó và sau đó họ gần như sẵn lòng chấp nhận bất cứ phương án nào mà bạn đưa ra.

4. Bạn hãy giữ bình tĩnh

Phần lớn những người đang giận giữ nói ra những điều chẳng hay ho gì mà thực ra họ hoàn toàn không cố ý như vậy. Bạn hãy bỏ qua những điều họ đã nói và xem xét lại những lời nói đó sau khi bạn đã giải quyết xong mâu thuẫn hiện tại. Nên nhớ bạn chỉ xem xét lại những lời nói của khách hàng đã nói ra trong cơn nóng giận khi điều đó thực sự là cần thiết.

5. Bạn nên đặt ra các câu hỏi

Mục đích của bạn là tìm ra được đúng nguyên nhân để giải quyết vấn đề. Vì vậy, bạn hãy cố gắng để có được những thông tin chính xác, tìm hiểu rõ nguồn cơn sự việc chứ không chỉ đơn thuần là làm cho khách hàng nguôi cơn giận một cách tạm thời.

6. Bạn nên để khách hàng tự đưa ra giải pháp

Chính điều này sẽ cho bạn thấy nguyên nhân sự tức giận của họ là gì. Trước đó bạn phải làm cho sự việc dịu xuống, đủ để giải quyết từng phần của vấn đề. Nếu tình hình không diễn ra theo chiều hướng như vậy, bạn nên đề nghị sắp xếp một cuộc hẹn khác với khách hàng để giải quyết việc này. Bạn hãy cố gắng trì hoãn lại thậm chí chỉ trong vài giờ hoặc một giờ thôi cũng được để đôi bên cùng tìm ra nguyên nhân và giải pháp phù hợp. Bằng cách này, khách hàng sẽ có thời gian để nhìn nhận lại toàn bộ sự việc.

7. Bạn hãy đưa ra một giải pháp

Sau khi bạn đã biết chính xác vấn đề nằm ở đâu, bạn sẽ cần phải có một số hành động để giải quyết vấn đề đó. Bạn nên đưa ra một giải pháp cụ thể nào đó để làm nguôi cơn giận của khách hàng một cách nhanh nhất. Tại thời điểm này, bạn đừng dại dột dính vào bất cứ một cuộc tranh luận tiếp theo nào nữa.

8. Bạn nên đồng ý giải quyết công viêc trong một thời hạn nhất định

Một khi bạn đã có giải pháp thì bạn phải đưa ra được thời hạn giải quyết vấn đề đó. Mọi việc nên được đôi bên thoả thuận giải quyết sau một khoảng thời gian hợp lý. Lúc này sai lầm lớn nhất là bạn hứa hẹn một việc mà mình không thể thực hiện đựơc. Nếu bạn hứa hẹn như vậy thì chắc chắn sẽ phải hứng chịu một cơn thịnh nộ tiếp theo của khách hàng.

9. Giải quyết công việc đúng hạn như đã thoả thuận là việc bạn cần làm

Thời hạn này cần được đưa thành ưu tiên số một. Bằng những nỗ lực của mình, bạn sẽ giành được cơ hội mua hàng lần thứ hai của khách hàng. Vì vậy bạn hãy đừng bỏ lỡ nó.

Một khi bạn đã làm hài lòng các khách hàng khó tính trong những tình huống khó khăn thì chắc chắn bạn sẽ lại có cơ hội làm việc với họ trong tương lai. Và điều quan trọng hơn là các khách hàng đã thấy được khả năng làm việc của bạn. Nhờ đó danh tiếng của bạn và công ty bạn sẽ được nâng lên rất nhiều.

Cẩn thận với giá tri ảo

Thành công của một số doanh nghiệp trong thời gian qua đã khiến nhiều người nhầm tưởng PR như thần dược, có thể mang lại cho thương hiệu sức khỏe cường tráng trong chớp mắt. Nhiều người cho rằng, PR đơn giản chỉ là xuất hiện trên các phương tiện truyền thông càng nhiều càng tốt.

Vô tình, họ đã đơn giản hóa chức năng và giá tri, quy đồng PR với quan hệ báo chí hoặc đối ngoại. Các nhóm đối tượng khác của PR như có đông khách hàng người lao động… bị lãng quên. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp không có chuyên viên PR mà sử dụng nhân sự kiêm trách hoặc thông qua các Công ty PR.

Ngoại trừ một số Công ty như Max Communication, Venus, Đất Việt, Galaxy, Golden Media… đã khẳng định được uy tín, phần lớn các Công ty PR nhỏ đều không có hoặc thiếu chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Vì thế, thay vì tạo nên những thông tin giá trị, họ tận dụng các mối quan hệ với giới truyền thông và đưa những tin không có giá trị.

Nhiều bản kế hoạch PR được gửi tới doanh nghiệp chỉ có vỏn vẹn vài mục như có thể đăng bao nhiêu tin, bài viết, phóng sự trên báo, đài. Nội dung không đề cập đến phân khúc thị trường của sản phẩm, thời điểm đưa thông tin…

Điều này chỉ gây lãng phí ngân sách, không mang lại lợi ích gì.

Tiêu tiền sao cho hiệu quả ?

Có nhiều ý kiến tranh luận quanh việc PR và marketing nên chung hay riêng, doanh nghiệp tự làm hay nhờ các Công ty chuyên nghiệp? Điều này tùy thuộc vào thực tế ở một doanh nghiệp. Xin mượn thành ngữ "liệu cơm gặp mắm" để nói về vấn đề này. Với những doanh nghiệp nhỏ, kinh phí cho công tác quảng bá hạn chế thì PR nằm trong marketing là mô hình hợp lý. Trường hợp này, hoạt động PR thường ở mức duy trì sự liên kết của doanh nghiệp với khách hàng.

Trong doanh nghiệp cần tỏ ít nhất một nhân viên am hiểu vè lĩnh vực PR, người hiểu sâu sắc về sản phẩm, thực trạng và chỗ đứng của doanh nghiệp mình trên thị trường. Đây là người đại diện doanh nghiệp làm việc với Công ty PR, kiểm tra hiệu quả dịch vụ của họ. Việc lựa chọn thời điểm tung ra chiến dịch PR cùng là yếu tố quan trọng.

Với những doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn, chửng loại sản phẩm đa dạng. phạm vi kinh doanh rộng việc lập một bộ phận PR chuyên trách là cần thiết. Lúc này, bộ phận PR đóng vai trò dẫn đầu cho các chiến dịch quảng bá, bao gồm cả marketing.

Bộ phận PR cần được đầu tư nhiều hơn về chiều sâu, nhân sự của PR phải hiểu và khai thác tối đa giá trị của sản phẩm. Chuyên viên PR, ngoài kiến thức chuyên môn về PR, cần được bổ trợ những kiến thức về sản phẩm, marketing bán hàng…

Trong các hoạt động marketing hiện nay, PR được coi là một hình thức hữu hiệu để quảng bá cho thương hiệu. Đây là một hình thức xúc tiến thương mại hiệu quả và mang lại cho DN rất nhiều lợi ích.

Thứ nhất, PR thực hiện được chức năng chuyển tải đầy đủ những thông tin mà DN muốn đem đến cho các khách hàng của mình. Bên cạnh đó, PR còn đem lại rất nhiều những lợi ích khác:

Tiết kiệm chi phí cho DN: Chi phí cho hoạt động PR thấp hơn các loại hình khuyến mãi khác. Khi so sánh chi phí cho chiến dịch tiếp thị trực tiếp hoặc đăng một mẫu quảng cáo với chi phí cho một thông cáo báo chí đương nhiên mẫu thông cáo báo chí sẽ có lượng công chúng rộng rãi hơn.

Các hoạt động PR thường gắn liền với các chương trình mang tính cộng đồng cao, mang ý nghĩa xã hội sâu sắc. Thông qua đó, DN xây dựng cho mình một hình ảnh gần gũi với công chúng.

PR giúp sản phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng, cụ thể hơn là giúp khách hàng dễ dàng liên tưởng tới mỗi khi đối diện với một thương hiệu. Ví dụ như tã lót Huggies đã tổ chức một chương trình PR rộng rãi được quảng cáo khá rầm rộ "Bé Huggies năng động" hoặc Unilever vận động chương trình "Gửi tặng đồng phục đi học mà bạn không dùng nữa" cho các nữ sinh ở vùng xa.

Hơn nữa, thông điệp PR ít mang tính thương mại do sử dụng các phương tiện trung gian hoặc các bài viết trên báo, vì chứa đựng lượng thông tin đa dạng, phong phú nên dễ gây cảm tình và dễ được công chúng chấp nhận.

PR còn giúp DN tuyển dụng nhân lực tài giỏi. Thông thường người lao động thích được làm việc cho những Cty nổi tiếng vì họ tin tưởng Cty đó rất vững chắc.

Như vậy thay vì dồn chi phí cho quảng cáo, ngày nay các DN đang có xu hướng ngày càng dồn tỷ trọng sang các hoạt động PR.

Có thể lấy một ví dụ về trường hợp thành công của ngành du lịch TP HCM trong thời gian qua bởi họ đã thực hiện thành công kế hoạch PR tại thị trường Malaysia. Ngành du lịch TP HCM đã không chọn cách quảng cáo trực diện trên truyền hình của các nước mà sử dụng hình thức phối hợp tài trợ cho một chương trình trò chơi trên truyền hình ở Malaysia tương tự như chương trình Hành trình Văn hóa của VTV3, tổ chức cho người xem truyền hình tham gia trò chơi tìm hiểu kiến thức du lịch và ẩm thực các nước. Việc bảo trợ một trò chơi truyền hình tại Malaysia, Sở Du lịch TP HCM sẽ được quyền đề nghị những trò chơi liên quan đến văn hóa VN. Những người chơi sẽ được xem các cảnh quay tại nhiều địa điểm lịch sử nổi tiếng của TP HCM như địa đạo Củ Chi, kèm theo là những câu hỏi lịch sử VN liên quan, các thí sinh sẽ thi tìm hiểu về ẩm thực, tập quán VN với cuộc thi nấu cơm, chụp hình những cô gái VN mặc áo dài truyền thống. Như vậy mục tiêu mà Sở du lịch TP HCM nhắm tới chính là quảng bá du lịch tại thị trường Malaysia. Đồng thời vì đây là một trò chơi truyền hình của Malaysia, thu hút rất nhiều khách hàng ở Malaysia, Singapore, Thái Lan và Brunei nên du lịch TP HCM sẽ có cơ hội tuyệt vời để quảng bá hiệu quả tới nhiều nước trong khu vực Đông Nam Á.

Ví dụ khác về sự nhìn xa trông rộng và định hướng táo bạo của một Cty ống thép của Nhật Bản. Sau khi phân tích cẩn thận, lãnh đạo của Cty đã vạch ra một quyết sách khôn ngoan: xây dựng nhà máy gang thép trên biển. Và điều này đã đạt được nhiều lợi ích:

- Cty này đã tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn trong tình trạng đất đai của Nhật Bản qúy như vàng do chi phí đất lấp biển rẻ hơn nhiều giá đất trên lục địa.

- Việc tuyên bố xây dựng một nhà máy trên biển sẽ tạo ra sự thu hút chú ý lớn của người dân Nhật bởi lẽ điều này đòi hỏi một công nghệ rất cao. Cty này lại sử dụng chính nguyên liệu là ống thép của họ để xây dựng nhà máy, cho nên qua việc này mà Cty quảng bá được chất lượng sản phẩm cũng như những tiến bộ kỹ thuật mà Cty đạt được.

- Khi xây dựng nhà máy trên biển, Cty tuyên bố là do tính đến việc giảm bớt vấn đề ô nhiễm môi trường so với một nhà máy trong lục địa, điều này sẽ làm cộng đồng có ấn tượng tốt đẹp. Mặt khác họ cũng giảm được rất nhiều chi phí xử lý môi trường.

Quả đúng như tính toán, sau khi xây dựng xong, tiếng tăm của nhà máy được nâng cao, sản phẩm vừa ra đời đã được sự ủng hộ nhiệt tình của khách hàng.

Những quy tắc giao tiếp và liên hệ với công chúng đã thay đổi từng bước một trong 10 năm qua, kể từ khi có thể sử dụng các trang web như một công cụ PR để truyền tải các thông cáo báo chí, thông tin về sản phẩm mới… Trong khi đó, những nhân viên PR vốn quen với các quy tắc cũ lại thích ứng chậm chạp trước sự thay đổi đó.

Đã đến lúc bạn cần phải quan tâm tới những quy tắc PR của kỷ nguyên mới. Để làm được điều này, trước hết, bạn hãy thay đổi nhận thức của mình về PR.

Những quy tắc PR truyền thống

Trước khi các trang web ra đời, bạn thực hiện PR thông qua một con đường duy nhất là các phương tiện truyền thông đại chúng. Dưới đây là các quy tắc PR truyền thống:

- Độc giả đầu tiên của các bản thông cáo báo chí là những chủ bút hoặc phóng viên tờ báo.
- Bạn phải có những thông tin quan trọng trước khi tiếp cận giới báo chí để gửi đi các công cụ PR.
- Các công cụ PR như bài viết, thông cáo báo chí… phải bao gồm những trích dẫn từ các bên thứ ba, chẳng hạn như khách hàng, nhà phân tích hoặc các chuyên gia.

- Cách duy nhất để mọi người biết được về công ty bạn thông qua PR đó là liệu giới truyền thông có chấp nhận đăng tải các thông tin, bài viết về bạn hay không.
- Cách thức duy nhất để đánh giá tính hiệu quả của các công cụ PR là thông qua các hồ sơ lưu trữ, thu thập những bài viết mỗi khi giới truyền thông “đoái hoài” đến thông tin công ty bạn.

Ngày nay, những chuyên gia PR sành sỏi sử dụng các bản thông cáo báo chí để tiếp cận trực tiếp và nhanh chóng tới các khách hàng khác nhau. Đa phần các chuyên gia tiếp thị và PR hiểu rằng tác động của PR thực hiện qua internet là tức thời. Báo chí, truyền hình không còn là những phương tiện trung gian duy nhất nữa. Người mua tiếp cận trực tiếp thông tin về công ty bạn.

Điều này không có nghĩa các mối quan hệ truyền thông không còn quan trọng nữa. Giới báo chí và các thông cáo thương mại qua các phương tiện truyền thông trở thành một phần của chiến lược quan hệ công chúng tổng thể. Đối với một số công ty, hoạt động PR truyền thống vẫn đóng vai trò khá quan trọng.

Nhưng những độc giả đầu tiên của bạn không còn là các nhà báo, chủ bút nữa. Độc giả của bạn là hàng triệu người có kết nối internet và biết cách sử dụng các công cụ tìm kiếm trực tuyến.

Những quy tắc PR mới

- Không cần chờ khi diễn ra các sự kiện quan trọng mới gửi đi các thông cáo báo chí. Hãy tìm kiếm bất cứ lý do hợp lý nào để gửi chúng vào mọi thời điểm.
- Thay vì nhắm tới một số các nhà báo, hãy xây dựng những chiến lược PR hướng trực tiếp tới người mua.
- Viết những bản thông cáo báo chí với nhiều từ khoá tìm kiếm trực tuyến.

- Xây dựng những đường link dẫn tới trang web của bạn trong các công cụ PR gửi tới các khách hàng tiềm năng.
- Tối ưu hoá các bản thông cáo báo chí, bài viết PR… sao cho phù hợp nhất với hoạt động tìm kiếm trực tuyến và duyệt web.
- Hướng mọi người tới quy trình bán hàng của công ty thông qua những chiến dịch PR.

Trực tiếp tiếp cận người mua

Để tận dụng được hiệu quả tối đa từ phương thức PR trực tuyến, bạn hãy viết các bản thông cáo báo chí, các bài viết PR về bất cứ thứ gì mà công ty của bạn đang thực hiện:

- CEO nói chuyện tại một cuộc hội thảo.
- Giành được một phần thưởng.
- Có giải pháp mới cho vấn đề cũ.

- Bổ sung đặc tính sản phẩm.
- Có được một khách hàng mới.
- Xuất bản cuốn sách trắng.

Suy nghĩ như một nhà xuất bản

Để thực thi một chiến dịch PR thành công, bạn hãy suy nghĩ như một nhà xuất bản. Các chuyên gia tiếp thị của doanh nghiệp đều nhận ra rằng họ hiện là những nhà cung cấp thông tin và họ quản lý nội dung thông tin như một tài sản giá trị không khác gì các nhà xuất bản.

Một trong những hoạt động quan trọng nhất của các nhà xuất bản là bắt đầu từ nội dung và sau đó tập trung vào việc thiết kế và xây dựng kế hoạch truyền bá những nội dung đó. Các nhà xuất bản xác định đối tượng độc giả mục tiêu, đồng thời xây dựng những nội dung thích hợp để đáp ứng nhu cầu của họ.

Giống như một nhà xuất bản, bạn hãy tự hỏi mình những câu hỏi kiểu như: Ai là độc giả của mình? Cách tiếp cận họ như thế nào? Đâu là những vấn đề mình có thể giúp họ giải quyết? Làm thế nào để độc giả sẵn lòng đọc thông tin của mình? Nội dung nào sẽ lôi cuốn đến mức buộc họ phải bỏ tiền túi ra mua những gì mình chào mời?

Sau cùng, bạn đừng đợi giới truyền thông giúp đỡ bạn. Nếu bạn viết và gửi đi những bản thông cáo báo chí, các bài viết PR… qua các trang web, tức là bạn đã tiếp cận trực tiếp với đông đảo khách hàng.

Người huấn luyện truyền thông chuyên nghiệp có thể giúp bạn trở thành người phát ngôn giỏi, thậm chí trở thành một người tuyệt vời. Bạn có thể trở thành người thu hút khán giả một cách dễ dàng – trước một phóng viên của một tờ báo quốc gia hay trước 3,000 người tại một hội nghị công nghiệp trọng đại.

Có 3 ví dụ kinh điển về soundbites:

“Ông Gorbachev, hãy lật đổ bức tường này!”. Đó là lời kêu gọi của Ronald Reagan cho Tổng Thống Xô-Viết để phá vỡ  bức tường Berlin trước áp lực mạnh mẽ của xã hội. 

“Houston, nền tảng của sự an bình. Con Ó đã hạ cánh.” Những từ ngữ này ngay lập tức làm lưu danh sự đổ bộ trên mặt trăng và biểu tượng hóa sự thành công của chương trình Apollo

”Hãy nghe tôi nói: sẽ không có những loại thuế mới.” Lời tiên bố này đã trở thành nguyên lý cơ bản trong cuộc vận động tranh cử tổng thống của George H.W. Bush 

Vai trò của người phát ngôn trên các phương tiện truyền thông

Là Người phát ngôn trên các phương tiện truyền thông, bạn chính là bộ mặt và giọng nói của công ty, truyền đạt các thông điệp quan trọng và biểu thị cho sự tinh thông trong ngành kinh doanh của mình. Điều này đòi hỏi bạn phải là người biết suy nghĩ và hành động khác với cách mà bạn thường giao tiếp với các đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, hay cá nhà đầu tư:

Thông thường, trong một cuộc nói chuyện hay một bài diễn văn, bạn bắt đầu với một tiền đề, những sự kiện và gắn với phần kết luận.

Nhưng khi nói chuyện với các phóng viên, bạn phải bắt đầu với phần kết luận vì đây là những điểm chủ yếu, chỉ dùng sự kiện khi minh họa, và lập lại những thông điệp của bạn.

Thông thường, bạn cho rằng người mà bạn đang nói chuyện nghe hết toàn bộ buổi nói chuyện và tiếp nhận cả bối cảnh lẫn nội dung các điểm chính của cuộc nói chuyện. 

Nhưng trong hầu hết các cuộc phỏng vấn truyền thông, tất cả những điều bạn nói sẽ bị lược bớt đi trước khi khán giả đọc, xem, hay nghe. 

Thông thường, quan điểm của bạn có thể là cách nhìn riêng của bạn và nằm trong sự tổ chức của bạn. Tuy nhiên, khi nói chuyện với giới truyền thông, bạn chính là đại diện duy nhất của tổ chức của mình. 

Hiểu khán giả và luôn truyền đạt thông điệp của bạn

Khán giả thật sự không phải là phóng viên, họ là người đọc, người nghe, hay người xem của các phương tiện truyền thông  mà bạn đang nói, vì vậy bạn phải luôn chú tâm đến khán giả của mình thông qua các nhà báo phỏng vấn bạn. Hãy nhớ những điều quan trọng sau đây có thể giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất trong các cuộc phỏng vấn truyền thông. 

Khán giả là người khó tính cũng không thành vấn đề, hãy nghĩ rằng sự chú ý của khán giả đủ để bạn truyền đạt tối đa 3 “ý tưởng”

Biết trước hai ba ý, hay những điểm chính mà bạn muốn truyền đạt trong bất kỳ cuộc phỏng vấn nào. 

Khi trả lời câu hỏi, hãy phát biểu ý chính và nhấn mạnh bằng giọng nói và điệu bộ. 

Không phải tất cả các phóng viên đều thấu hiểu về các chủ đề họ thực hiện. Trong hầu hết các trường hợp, họ không biết hoặckhông muốn biết những biệt ngữ của bạn, vì vậy cần dùng những từ đơn thuần, dễ hiểu và tránh sử dụng những từ cấu tạo bằng cái chữ đầu hay những thuật ngữ kỹ thuật riêng trong ngành kinh doanh của bạn.

Khi bạn thực hiện môt cuộc phỏng vấn, quan trọng là không nên nói với chính mình. Khi bạn truyền đạt những ý chính hoặc thêm vào một sự kiện hay những dẫn chứng để minh họa thì hãy ngưng nói. 

Không được sử dụng những vấn đề “không chính thức”. Không bao giờ nói với phóng viên những điều mà bạn chưa thấy trên sách báo, hay nghe trên radio, hay thấy trên truyền hình. Mọi thứ cần phải có bằng chứng sách vở. 

Không bao giờ cố tình nói dối hoặc đánh lừa phóng viên.

Đừng bao giờ có ý kiến về những vấn đề vượt quá trách nhiệm của bạn. Ví dụ, nếu bạn không phải là Tổng Giám Đốc hay Giám Đốc Tài Chính, bạn không nên có ý kiến về chuyện tiền nong của công ty. Đừng bao giờ thay mặt cho khách hàng và đối thủ cạnh tranh của bạn để nói điều gì. 

Không nên cản trở phóng viên. Nói “không có ý kiến” cũng giống như “tôi xin bổ sung lần thứ năm”. Thay vào đó, hãy đưa ra những lý do như: “tôi không biết” hay” tôi không được phép cung cấp lọai thông tin này.”Luôn giữ bình tĩnh, phong cách chuyên nghiệp, và điều khiển cuộc phỏng vấn, thậm chí là trước những câu hỏi hóc búa.

Những Kỹ Thuật Phỏng Vấn

Một trong những điều quan trọng để khách hàng mục tiêu của bạn nghe và nhớ các thông điệp của công ty bạn là sự lập lại. Suốt cuộc phỏng vấn, đó sẽ là ưu điểm nếu bạn luôn nhấn mạnh thông điệp công ty mình vài lần bằng cách sử dụng nhiều cách khác nhau để truyền đạt thông điệp  một cách đa dạng và làm cho câu chuyện trở nên thú vị hơn. 

Các câu hỏi mà bạn được hỏi sẽ không trực tiếp dẫn bạn vào những thông điệp hay những điểm chính mà bạn đã chuẩn bị trước. Nên sử dụng vài kỹ thuật đơn giản, bạn sẽ có thể đối phó với câu hỏi và dẫn dắt để vấn đề vào câu trả lời một cách thành công để truyền đạt thông điệp của bạn, bạn cũng sẽ có thể làm ảnh hưởng đến các các câu hỏi tiếp theo được sử dụng trong suốt cuộc phỏng vấn. 

Tính Bắc Cầu  giúp bạn chuyển từ khía cạnh này sang khía cạnh khác của vấn đề. Nó liên quan đến việc đối phó với những câu hỏi một cách vắn tắt và trung thực, và sau đó lập tức theo sau câu trả lời với thông điệp của bạn, ví dụ: “Vâng, điều đó là đúng, nhưng bạn cũng nên biết rằng…” hay là “Điều này vốn là như thế, nhưng hiện nay chúng ta…” hay “Tôi không biết, nhưng những gì tôi có thể nói với anh là …”

Nhấn Mạnh giúp khán giả nhớ thông điệp của bạn bằng cách nhấn mạnh và ưu tiên cho các điểm mà bạn cho rằng quan trọng nhất, ví dụ: “ chúng tôi rất tâm đắc về điều này vì…” hay “hôm nay tôi đã nói nhiều vấn đề. Nhưng tôi nghĩ  3 điều sau là nổi bật nhất …”

Sử dụng các Giai Thọai để cho thấy những điểm chính của bạn có liên quan đến khán giả và khán giả có thể hiểu hết thông điệp của bạn.

Sử dụng các sự kiện – trình bày một cách đơn giản để miêu tả cách thức mà các sự việc xảy ra.

Sự thống kê được sử dụng một cách sơ sài và hầu như đem lại hiệu quả nhất khi chúng dễ dàng đặt vào một các thuật ngữ. Ví dụ, nói “một phần ba” vẽ ra một hình ảnh dễ nhớ hơn là “33%”

Trích dẫn một chuyên viên càng làm khủng hoảng thêm lòng tin đối với bất kỳ lời nói nào, đặc biệt là nếu chuyên viên đó là phía thứ ba không có liên quan. 

Sử dụng phép loại suy hay so sánh giữa 2 vấn đề làm cho lời nói của bạn càng dễ nhớ hơn.

Là một phát ngôn viên giỏi và có chuẩn bị tốt trên phương tiện truyền thông, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của phóng viên khi tạo cho chính bạn một chỗ đứng như nhà lãnh đạo biết suy nghĩ và nâng cao vị trí công ty bạn trên thương trường.

Dù phải đối mặt với hàng loạt những cuộc phỏng vấn có sức ép lớn hay có sắp đặt phát ngôn viên tại những hội nghị quan trọng, chúng ta cần phải chuẩn bị trước, ghi lại các thông tin cần nói, và chú tâm cho chương trình của mình. 

Khéo léo ràng buộc bằng lời hứa
Chủ một tiệm ăn nổi tiếng cở Chicago, Mỹ rất bực kình vì nhiều khách hàng không đúng hẹn: họ đặt bàn ăn rồi lại không đến. Bằng cách thay đổi vài từ cùng giọng nói trong câu nói mà người nhân viên chịu trách nhiệm nhận yêu cầu đặt bàn vẫn dùng để trao đổi với khách hàng, tiệm ăn đã hạ được tỷ lệ khách hàng “bỏ cuộc” từ 30% đến 10%.

Vài từ thay đổi đã đã khiến khách hàng dường như đưa ra lời hứa mà về sau thật bất nhã nếu không thực hiên. Thật vậy, nếu trước kia người nhân viên nhận đặt bàn nói: “Xin ông (bà) gọi điện thoại cho chúng tôi nếu ông (bà) thay đổi kế hoạch” thì giờ đây câu đó được thay đổi thành” “Liệu ông (bà) có thể gọi điện cho chúng tôi không nếu ông (bà) thay đổi kế hoạch ?”. Rồi ngừng một lát như chờ đợi. Khách hàng đương nhiên là trả lời: “Được chứ, tôi nhất định sẽ gọi điện”. Với câu trả lời như vậy, khách hàng thực tế đã tự nhận một trách nhiệm rõ ràng với tiệm ăn.

Có thể dẫn ra một ví dụ khác: Cách đây ít lâu, ở Isarael có tiến hành một phong trào quyên tiền giúp những người bị thương tật. Theo lời khuyên của các nhà tâm lý, hai tuần trước đợt quyên tiền, những người đứng ra tổ chức phong trào này cử người đến các gia đình trong khu đề nghị ký vào biên bản kiến nghị yêu cầu giúp đỡ những người bị thương tật.

Hai tuần sau, khi nhân viên quyên tiền đến những gia đình này thì số tiền thu được nhiều gấp đôi so với những khu vực không có chuẩn bị trước về tâm lý. Những ai đã ký vào biên bản kiến nghị nói trên cảm thấy có nghĩa vụ phải bỏ tiền ra giúp đõ những con người bất hạnh.

Hệu ứng bắt chước
Vào một buổi sáng mùa đông năm 1969, có một người dừng lại một ngã tư đông đúc ở trung tâm NewYork và chăm chú nhìn lên trời trong 60 giây. Đó là điều kiện của cuộc thực nghiệm do các nhà tâm lý học thuộc trường đại học NewYork tiến hành để thăm dò phản ứng của những người đi đường.

Đa số đi vòng qua người này, một số xô đẩy anh ta, chỉ có 4% là dừng lại và cũng đưa mắt ngước lên trời. Khi đó, điều kiện thực nghiệm được thay đổi chút ít: không phải một mà năm kẻ khiêu khích được cử đến ngã tư này. Giờ đây, tỷ lệ người qua đường cũng dừng lại nhìn lên trời không còn là 4% mà là 40%, gây trở ngại nghiêm trọng cho việc đi lại.

Một cuộc thực nghiệm khác cũng cho kết quả tương tự. Nếu những người đi quyên tiền đến nhà nào cũng cho chủ nhà thấy danh mục khoản tiền mà hàng xóm láng giềng đã đóng góp thì kết quả quyên tiền sẽ tăng lên nhiều.

“Hiệu ứng bắt chước” được sử dụng rộng rãi trong quảng cáo. Các đoạn phim quảng cáo trên truyền hình thường miêu tả những đám đông “tấn công”: các cửa hàng để tranh nhau mua sản phẩm được quảng cáo hoặc cảnh bạn bè cãi cọ nhau vì tranh nhau một sản phẩm nào đó.

Tuy nhiên, nếu không thận trọng thì “hiệu ứng bắt chước” lại đem lại kết quả tai hại. Thật vậy, các phong trào chống thuốc lá, rượu và ma tuý thường muốn chứng minh rằng những tệ nạn xã hội đó hết sức phổ biến và vẫn tiếp tục lan rộng. Trên truyền hình thường chiếu cảnh những đám thanh thiếu niên đang say sưa hút thuốc, uống rượu hoặc tiêm chích ma tuý và trình bày những biểu đồ cho thấy số người nghiện thuốc và nghiện ma tuý đang gia tăng.

Tất cả đều đúng và được nêu lên đầy thiện ý, nhưng kết quả thật bất ngờ: các cuộc nghiên cứu xã hội học cho thấy rằng sau những phong trào như thế thì nạn nghiện hút và nghiện ma tuý lại lan rộng hơn.

Gây thiện cảm
Khách hàng dễ ưng thuận hơn với người nào đó mà họ có thiện cảm. Một vài hãng không bán hàng trong các cửa hàng và không quảng cáo trên báo chí hoặc truyền hình mà phân phối hàng theo mạng lưới người quen và bạn bè. thí dụ như hãng “Taperuie” nổi tiếng của Mỹ.

Hãng này chuyên sản xuất các loại hộp nhựa để đựng thực phẩm và bán sản phẩm của mình qua hệ thống các bà nội trợ được hãng thuê làm nhân viên. Mỗi nhân viên như vậy thường xuyên mời các bạn gái đến nhà mình và giới thiệu với họ hộp đựng thực phẩm tuyệt đẹp, giá phải chăng, rất tiện dụng và dễ rửa, để xếp chồng lên nhau nên không chiếm mất nhiều chỗ. Và thế là các bạn gái mua hàng.

Đóng vai trò ở đây là yếu tố thiện cảm: ai cũng vậy, dễ nghe theo bạn gái của mình hơn là nghe theo một người xa lạ. Hãng này đã thiết lập được một mạng lưới tiêu thụ rộng rãi kiểu như vậy cả trong và ngoaiù nước Mỹ, 75% sản phẩm của hàng là tiêu thụ bên ngoài nước Mỹ và theo ước tính thì cứ 2,7 giây lại diễn ra một phiên bán hàng kiểu đó tại một nơi nào đó trên thế giới.

Trong quảng cáo cũng vậy, không phải vô cớ mà người ta thường sử dụng những người mẫu hoặc những diễn viên nổi tiếng được công chúng hâm mộ.

Khơi dậy lòng biết ơn
Đối với dân tộc nào cũng vậy, lòng biết ơn được coi là một trong những tình cảm quan trọng nhất. Bởi vậy, khi ta nhận được một món quà nào đó, dù là nhỏ, dù là không cần thiết, ta luôn luôn muốn tìm cách trả ơn.

Một hội từ thiện ở Mỹ đã gửi thư quyên tiền đến nhiều địa chỉ lấy trong danh bạ điện thoại. 16% số ngườ nhận được thư đã hưởng ứng. Nhưng nếu kèm theo những bức thư đó là một cuốn lịch bỏ túi thì số người hưởng ứng lên đến 35%. Biện pháp này không chỉ được các hội từ thiện sử dụng.

Các hãng sản xuất mỹ phẩm, thuốc lá, văn phòng phẩm, thựuc phẩm nhiều khi tổ chức trong các cửa hàng hay thậm chí ngay tại đường phố những cuộc phân phát không lấy tiền hay nếm thử mẫu sản phẩm của họ. Sau đó, nhiều người cảm thấy có trách nhiệm phải mua hàng của hãng hoặc công ty đó.

Các công ty dược phẩm cũng vậy. Hằng năm các công ty bỏ ra hàng triệu USD để ủng hộp các cuộc nghiên cứu khoa học và hàng chục ngìn USD để tặng cho các bác sỹ những kỷ vật nhi nhỏ như bút máy, túi xách có in tên công ty. Số tiền bỏ ra không lớn, nhưng tặng vật có thể ảnh hưởng đến kết quả nghiên cứu cũng như đến các loại thuốc mà các bác sỹ kê đơn cho người bệnh.

Vào năm 1998, một cuộc thăm dò dư luận do Tạp chí “Y học Tân Anh quốc” ở Mỹ tiến hành cho rằng có tới 35% những nhà nghiên cứu chịu trách nhiệm kiểm tra độ an toàn của loịa thuốc tim mạch mới đã đưa ra những nhân xét phê phán. Nhưng toàn bộ những người đã sử dụng tiền hỗ trợ của hãng cho việc nghiên cứu, hoặc là đã làm việc trong một chi nhánh nào đó của hãng, hoặc là đã được hãng trả tiền cho những chuyến đi công vụ thì thấy loại thuốc này không có một nhược điểm gì.

Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng không dễ dàng chút nào. Mỗi ngày, các phóng viên phải hụp lặn trong biển tin tức từ rất nhiều nguồn thông tin khác nhau, mà tất cả đều rất hào nhoáng, bóng bẩy để thu hút sự chú ý. Chỉ có một cách để trở nên nổi trội trong cả khối thông tin khổng lồ đó là bạn phải đưa ra được một kiểu bài báo khác biệt, một bài báo có thể nêu bật được chủ đề đang là mối quan tâm hàng đầu của lượng độc giả/khán thính giả triển vọng, nhưng không chỉ phụ thuộc vào tính thời sự tại thời điểm được tung ra. Kiểu bài viết đó có thể gọi là chuyên đề.

Một chuyên đề là một đề tài có chiều sâu về một sản phẩm hoặc một ngành công nghiệp, là một nội dung được đúc kết để bạn có thể dễ dàng tiếp cận. Một chuyên đề có thể đem lại cho công ty nhiều lợi ích bằng cách liên kết sản phẩm hay chi nhánh của bạn theo chiều hướng khuếch trương hoặc tập trung hóa về công nghệ và đồng thời, góp phần xây dựng hình ảnh của bạn, một doanh nhân, một nhà lãnh đạo trong lĩnh vực của bạn. Nếu một tin tức được đăng nhằm mục đích hướng phóng viên tự tìm kiếm thêm thông tin, thì chuyên đề lại được thiết kế cho mục đích duy nhất là biên tập lại cho vừa với khoảng trống sẵn có trên trang báo.

Các chủ đề như tăng cường sức khỏe, trang trí nhà cửa, đi du lịch, công nghệ, tự thân chúng đã mang tính đặc biệt bởi vì chúng có thể dùng cho các chuyên mục đặc trưng trên báo như chuyên mục phong cách sống, nhà cửa, nghệ thuật, công nghệ trong các tuần báo. Các tạp chí thương mại cũng đăng những chuyên đề như thế nhưng thường là dưới hình thức phụ trương đặc biệt.

Do đặc thù là một chuyên đề phải được viết theo nghệ thuật báo chí, bạn nên làm cho sự kiện trở nên nổi bật hơn trên cả mức độ quảng cáo. Lí tưởng nhất là biên tập viên các chuyên đề không hề thay đổi nội dung bài viết và sẽ dùng bài này làm đề tài khi cần dùng để bổ sung vào đề tài chủ đạo hoặc làm kín trang.

Các tòa báo thích có sẵn các bài viết có chất lượng tốt. Vì vậy, hãy cố gắng tiếp cận với khái niệm mang tính chuyên đề và vận dụng các hướng dẫn dưới đây để viết một bài báo hay nhé.

Tiêu đề

Tiêu đề là phần chính mang tính quyết định cho cả bài chuyên đề của bạn. Hãy đặt tiêu đề sao cho nó có thể chuyển tải được nội dung tóm tắt của bài viết. Hãy tự đặt câu hỏi cho mình là tại sao nội dung này lại quan trọng? Sẽ ra sao nếu bài viết này nắm bắt được sở thích của độc giả? Một tiêu đề hay sẽ có lời giải đáp cho những câu hỏi đó bắng cách đem đến cho độc giả cái gì đó mới mẻ, khác biệt và bổ ích – chỉ vỏn vẹn trong 20 từ đổ lại. Tôi đã được thấy một số ví dụ như:

• Ổ cắm điện giúp bạn tiết kiệm chí phí trên hóa đơn
• Tái bản “Chiến thuật làm mẹ”: Ngày càng có nhiều phụ nữ lựa chọn kinh doanh để dành quyền kiểm soát, sự linh hoạt và thời gian dành cho gia đình
• Lời khuyên của chuyên gia về giấc ngủ: Tạo không gian ngủ thích hợp cho sinh viên

Để có một tiêu đề hay, hãy tưởng tượng như bạn đang kể cho bạn mình nghe nội dung của bài báo, giải thích phần hấp dẫn nhất trong nội dung đó. Sử dụng từ ngữ đơn giản, tránh dùng các biện pháp so sánh bậc nhất và ngôn ngữ biểu cảm cũng như tránh nêu tên công ty hay thương hiệu trừ khi cái tên đó rất nổi tiếng. Thay vào đó, hãy tập trung vào điều gì quan trọng nhất về đề tài của bạn.

Đoạn dẫn nhập

Một đoạn dẫn nhập hay sẽ dẫn dắt nội dung cốt lõi ngay từ đầu bài viết. Các biên tập viên không có thời gian để đọc hết cả bài viết để nắm bắt vấn đề cốt yếu, kể cả độc giả cũng vậy. Hãy nghĩ phần dẫn nhập chính là phần mở rộng thêm cho tiêu đề và có thể sử dụng lại một vài từ ngh18ữ mang tính cốt lõi.

Khi viết phần dẫn nhập, cố gắng viết thật ngắn gọn, gồm hai hoặc ba câu ngắn nhất có thể. Tóm lại, chuyên đề của bạn chỉ nên dài khoảng 400 từ. Lúc này, đừng bận tâm về vấn đề thương hiệu vội, chỉ giới thiệu các yếu tố hấp dẫn của nội dung. Phần dẫn nhập của bạn nếu nghe có vẻ như một mẩu quảng cáo sẽ phản tác dụng ngay.

Đoạn thứ hai

Đoạn thứ hai đóng vai trò hỗ trợ và khai triển các ý tưởng đã được nêu trong đoạn dẫn nhập. Đây là chỗ thích hợp để hé mở cho người đọc biết nhân vật đằng sau chuyên đề này để tránh có sự nhầm lẫn về chủ nhân của bài viết. Đồng thời, nếu bài viết buộc phải ngắn gọn do không đủ chỗ đăng, hãy để tên công ty hoặc người phát ngôn và địa chỉ trang web ngay vị trí bắt đầu đến phần quan trọng nhất.

Nếu được viết tốt, hai đoạn đầu tiên vừa rồi đã có thể là một bài báo súc tích đối với một tờ báo hoặc trang tạp chí bị giới hạn về chỗ đăng.

Dùng các câu trích dẫn/người thật, việc thật

Một câu trích dẫn có thể tạo uy tín cho bài viết, vì vậy hãy giới thiệu một chuyên gia nào đó, và sau đó mở rộng nội dung. Điều quan trọng nhất là các câu trích dẫn có thể chuyển tải cảm xúc cá nhân, các bình luận, ý kiến. Do đó đây là chỗ bạn muốn dùng các biện pháp so sánh bậc nhất và ngôn ngữ biểu cảm nhưng đừng giả tạo nhé. Phải chắc chắn rằng các câu được trích dẫn trong phong cách đối thoại, và không chỉ trích dẫn các sự kiện hay nhân vật riêng lẻ bởi vì chẳng có người thật nào lại chỉ nói suông. Bạn cũng nên tránh lặp đi lặp lại các thông tin hoặc từ ngữ chuyên môn/biệt ngữ, cứ diễn đạt như thể bạn đang giải thích về sản phẩm/dịch vụ của bạn cho bà ngoại mình nghe vậy.

Điều lí tưởng nhất là người mà bạn đưa vào trích dẫn sẵn sàng để phỏng vấn, trả lời thêm một số câu hỏi của phóng viên. Và vì vậy, người đó phải có kiến thức nhất định về đề tài này và sẵn lòng xuất hiện trên phương tiện truyền thông đại chúng. Hãy dùng câu trích dẫn nào có tác dụng mạnh nhất trước tiên và nhớ phải nêu thông tin liên lạc cũng như mối quan hệ của người được trích dẫn với công ty ở cuối bài báo.

Đi sâu vào chi tiết

Sau đoạn thứ ba, bất cứ thông tin nào bạn đưa vào để triển khai nội dung rõ hơn và duy trì sự hứng thú của độc giả. Đây chính là lúc đi sâu vào từng chi tiết về tiện ích của sản phẩm đó hoặc do cơ chế hoạt động của sản phẩm đem lại. Bên cạnh đó, để giúp người đọc dễ dàng theo dõi nội dung, nên sử dụng gạch đầu dòng khi liệt kê nhiều thông tin.

Một điều đáng lưu ý nữa là dù chuyên đề một mặt khác với các loại tin tức được đăng tải khác, thì nội dung của chuyên đề hầu như vẫn không chứa đựng các câu văn có hàm ý chú dẫn hoặc ám chỉ.

Thời điểm nào thích hợp để gửi bài chuyên đề

Nhìn chung, góc chuyên đề trên báo bao giờ cũng được lên kế hoạch trước đó tối thiểu là ba tuần. Do đó, bạn cần phải chuẩn bị. Trao đổi qua thư điện tử với biên tập viên chuyên đề để xác định xem liệu họ có thích đề tài đó trước khi bắt tay vào viết – đây chỉ là một bước chuẩn bị đơn giản. Nếu bạn thử viết chuyên mục thương mại, hãy nghiên cứu và xem lại thời hạn nhé – vì có thể kéo dài đến ba tháng chuẩn bị cơ đấy!

Hầu hết các hãng thông tấn đều có trang chuyên đề và cơ sở dữ liệu phục vụ thông tin đại chúng và thường là có một lịch trình định sẵn ngày nào sẽ đăng tải chuyên đề gì. Xem xét, phân bố và nếu có thể, hãy chọn một hãng thông tấn có sẵn danh sách thời gian và vị trí đăng bài của bạn và có các hướng dẫn giúp phân loại bài viết tiếp cận với các đối tượng độc giả khác nhau.

Đồng thời, bạn cũng đừng quên các độc giả trên mạng đấy nhé. Các công cụ tìm kiếm được vận dụng hàng triệu triệu lần mỗi ngày khi người ta muốn tìm một cách thức, một địa điểm hay thời điểm của đủ các loại báo chí. Chính tòa soạn mà bạn lựa chọn sẽ đưa bạn đến với độc giả thông qua các lựa chọn từ công cụ tìm kiếm, đặt bài viết của bạn ở vị trí đắt giá nhất, nhận được nhiều tìm kiếm nhất.

Hình chụp và dữ liệu đa phương tiện

Một tấm hình chụp sẽ tạo sự khác biệt giữa bài báo của bạn với các đối thủ khác. Bức hình sẽ giúp lí giải cho nội dung và có thể bắt mắt người đọc khi lướt nhìn qua toàn trang báo. Đồng thời, nó cũng tạo ra nhiều khả năng lựa chọn hơn cho người biên tập khi sắp xếp bài trí trên trang báo.

Phải đảm bảo các bức hình đạt chất lượng tốt. Nên cung cấp các tấm hình có độ phân giải cao (300 dpi) và nếu có thể, hãy tìm một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp để thực hiện bức ảnh đó. Một bức ảnh kém chất lượng sẽ làm giảm giá trị bài báo của bạn.

Các lựa chọn đa phương tiện khác như phim video hoặc đoạn ghi âm về nội dung bài viết, về ý kiến của chuyên gia, các cuộc phỏng vấn. Một bài chuyên đề sống động hay một đoạn phim, đoạn ghi âm đều có thể chuyển tải được tất cả những giá trị để biến nội dung bài của bạn thành một kinh nghiệm trực tuyến cho khán giả, có đường dẫn và các nguồn tư liệu tham khảo để họ có thể tự tìm hiểu thêm.

Cuối cùng là

Khi gửi bài cho phóng viên biên tập lại, đừng e ngại việc gọi điện khi muốn cung cấp thêm thông tin – nhưng đừng gọi để kiểm tra xem họ đã nhận được bài chưa. Các phóng viên thường rất bận rộn và họ không thích những cuộc điện thoại không có lí do chính đáng đâu. Và hãy kiên nhẫn vì nếu bài của bạn chưa phải là một đề tài kiệt xuất thì hẳn phóng viên sẽ để dành phát vào kì kế tiếp trong tuần sau, tháng hay quý sau.

Khi bài của bạn đã được duyệt, hãy tìm ngay những cơ hội tiếp theo. Tiếp tục theo dõi khuynh hướng phát triển của lĩnh vực đã chọn hoặc là xem xét khả năng thực hiện câu chuyện “Điều gì diễn ra sau một năm nữa”, hay một bài tiểu sử về một nhân vật mà bạn đã dùng để minh họa trong bài viết. Nếu may mắn, bài chuyên đề của bạn có thể sẽ là đề tài tiếp theo được thảo luận rôm rả.
                                                                                                                                       Mark Nowlan  

Sau đây là cách tạo ra sự quảng bá cho bạn và doanh nghiệp của bạn, bạn chỉ cần dành một chút thời gian mỗi ngày cho các hoạt động PR trong vòng 7 ngày tới:

Ngày thứ 1: Hãy xác định các nhân vật mục tiêu của bạn
Lập một danh sách tất cả các loại hình thông tin đại chúng có trong khu vực mà bạn nhắm chọn làm mục tiêu. Các ấn bản có thể là báo chí chẳng hạn như báo tuần, báo ngày, tạp chí kinh doanh từng miền, các tờ bướm quảng cáo miễn phí, bản tin thương mại. Tôi loại trừ các loại ấn bản được phát hành trên toàn quốc, trừ khi bạn có một nội dung quảng cáo gây mang tầm quốc gia hoặc bạn đã có mối quan hệ với nhà xuất bản quốc gia. Và kế tiếp, hãy xác định các đài phát thanh và truyền hình trong khu vực tiêu điểm đó, đài AM, FM, đài phát thanh công cộng, đài phát thanh của trường học chẳng hạn.

Ngày thứ 2: Chuẩn bị các thông tin sẽ dùng để liên lạc đã có trên cơ sở những gì đã thu thập được trong ngày thứ 1 Hãy xác định xem loại tin tức và thông cáo của bạn phù hợp nhất với loại hình thông tin đại chúng nào. Khi đã thực hiện xong bước này, hãy tìm đến biên tập viên chính hoặc phóng viên chủ chốt phụ trách phần quảng cáo này, cũng có thể là một phóng viên cộng tác hay là một nhà điều hành biên tập. Không nên tùy tiện gửi nội dung quảng cáo của bạn cho bất kì ai ở tòa soạn. Thực hiện tương tự với đài phát thanh và hãng sản xuất truyền hình: tìm người thiết kế bản tin cho tường thuật viên. Tìm người biên tập đoạn tin được phát trên sóng phát thanh.

Ngày thứ 3: Xác định nội dung PR mà bạn muốn tung ra
Hãy tập trung suy nghĩ các chủ đề PR. Bạn muốn thông báo, công bố một lựa chọn mới, nêu một ý kiến hay tiết lộ một bí mật mới khám phá? Liệu bạn đã có một nội dung thu hút trong khu vực hay thậm chí mang tầm cỡ quốc gia? Liệu thông tin của bạn có là tin tức đang được quan tâm hàng đầu và không đơn thuần mang khuynh hướng quảng cáo khuyến mại? Tất cả những gì bạn cần là 12 chủ đề sao cho trung bình mỗi tháng một ấn bản kéo dài trong suốt một năm. Tuy nhiên, đừng hoàn toàn phụ thuộc vào bản tiến độ này mà xem nhẹ việc công bố/tường thuật những tin tức thực tế.

Ngày thứ 4: Bắt tay vào viết một bản tin thật sự
Các biên tập viên thích những người viết được nội dung sẵn cho họ. Một bản tin dài một trang đã có đầy đủ nhân vật, nội dung, nơi chốn, thời điểm và lí do sẽ khiến họ thấy vui và như vậy bạn sẽ càng có lợi trong việc xuất bản. Nhớ đính kèm trong bản cơ sở dữ liệu một vài chi tiết về bạn hoặc một nhận vật cấp cao trong công ty, kể cả thông tin liên lạc. Đó là tất cả những việc phải làm đối với một bản tin quảng cáo. Nó không nhất thiết phải là một bài luận văn dài dòng. Nó không cần phải đi sâu vào từng chi tiết cụ thể nhỏ nhặt. Nếu phóng viên muốn làm rõ nội dung hơn, họ sẽ báo cho bạn biết.

Ngày thứ 5: Gửi nội dung quảng cáo của bạn đến những người trong danh sách mà bạn đã chuẩn bị sẵn từ ngày thứ 2
Một số biên tập viên lại thích các bản nội dung quảng cáo được gửi đến bằng fax và thậm chí ngày càng có xu hướng nhận qua thư điện tử. Rất hiếm khi các nội dung quảng cáo được gửi bằng thư tín thông thường nữa, tuy nhiên vẫn còn không ít trường hợp như vậy do phải gửi kèm các hình chụp cho bài quảng cáo đó.

Ngày thứ 6: Sử dụng bản tin quảng cáo đó cho những mục đích khác
Do giới hạn về số lượng nên không phải tất cả mọi nội dung quảng cáo đều được xuất bản. Nhưng cũng không phải vì vậy mà bạn chùn bước, phải cố gắng để quảng cáo bằng mọi cách. Bạn có thể sử dụng bản tin quảng cáo đó và những cách khác chẳng hạn như đưa nội dung quảng cáo lên trang web của bạn hay đính kèm vào thư điện tử gửi cho khách hàng hiện có và những người có triển vọng sẽ trở thành khách hàng tương lai của bạn. Hoặc bạn có thể in thêm nội dung đó trên tờ rơi của công ty; đọc thành bản tin trong các cú điện thoại giao dịch. Hãy vận dụng trí tưởng tượng phong phú của bạn và bạn sẽ phải ngạc nhiên với chính mình về những cách thức độc đáo mà bạn nghĩ ra và đem lại hiệu quả đáng kinh ngạc cho hình ảnh thương hiệu của mình.

Ngày thứ 7: Tiếp tục xây dựng mối quan hệ với các biên tập viên, phóng viên và các nhà sản xuất chương trình
Bạn tạo dựng được càng nhiều mối quan hệ với những đối tượng có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh thì bạn sẽ càng có nhiều cơ hội. Thời điểm để thực hiện việc này không phải chỉ là khi bạn đã có một nội dung quảng cáo tuyệt vời. Hãy dành nhiều thời gian và cố gắng cho việc này. Một khi bạn có được một bản tin hay và được công chúng đón nhận, bạn sẽ biết phải liên lạc ngay với ai một cách nhanh nhất để đạt hiệu quả PR tốt nhất.

Chỉ cần dành một chút thời gian mỗi ngày thực hiện 7 bước này, bạn sẽ trở thành một chuyên gia PR ngay. Phần đầu tư hấp dẫn nhất trong kiểu xây dựng chiến lược PR này là chi phí. Trong lĩnh vực quảng cáo không chuyên nghiệp thì đây là loại hình quảng cáo ít tốn kém nhưng sẽ có hiệu quả, chỉ đòi hỏi ở bạn thời gian, công sức và chất xám.

Lịch làm việc của các nhân viên PR luôn bận rộn. Nào là lập kế hoạch khuếch trương hình ảnh công ty, triển khai các hoạt động tuyên truyền quảng bá, xem xét các nguy cơ có thể xảy ra từ một hoạt động nào đó, tìm cách giải quyết những rắc rối liên quan tới hình ảnh công ty…

Trong quá trình làm việc, các nhân viên PR gặp gỡ và tiếp xúc với rất nhiều người thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau: báo đài, cơ quan chính quyền, công ty dịch vụ, đại lý công ty… Hầu hết các cuộc gặp bắt đầu bằng những cái bắt tay thân thiện và kết thúc trong sự hiểu biết. Xây dựng và cải thiện các mối quan hệ cũng là một phần quan trọng trong công việc của một nhân viên PR. Những mối quan hệ tốt đẹp giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Cầu nối giữa công ty với khách hàng

Thông thường, những người như làm chức năng quan hệ đối ngoại được gọi là nhân viên PR (Public Relations). Tuy nhiên, tuỳ theo chức năng và phạm vi hoạt động ở mỗi công ty họ còn được gọi là CORA (Corporate and Regulatory Affairs), là EA (External Affairs). Trong hầu hết các sự vụ có tính quan trọng nổi bật, người ta đều thấy sự tham gia của họ – có thể chỉ như một thành viên trong dàn nhạc nhưng cũng có thể là nhạc trưởng. Dù ở vị trí nào thì hoạt động của họ cũng có một vai trò đặc biệt. Đó là tạo cho doanh nghiệp một hình ảnh lành mạnh với những cam kết làm ăn lâu dài.

Trong các công ty nước ngoài hiện nay, phạm vi hoạt động của nhân viên PR rất rộng nhưng tập trung nhất ở các mảng: tổ chức các sự kiện đặc biệt, chế ngự khủng hoảng (kể cả khủng hoảng tiềm ẩn), quan hệ với giới truyền thông đại chúng, với các cơ quan hữu trách… Bên cạnh đó, PR còn làm các công việc như trích lục thông tin, tài trợ, từ thiện, đối nội…

Bằng việc tổ chức các sự kiện đặc biệt như họp báo, giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, các cuộc thi…, công ty thu hút được sự quan tâm của những người có liên quan và báo giới, và công ty nhờ vậy có thể được nhanh chóng quảng bá tới công chúng (đối với những doanh nghiệp đang tìm cách thâm nhập thị trường mới hoặc cung cấp những sản phẩm bị cấm quảng cáo, thì hoạt động PR trong lĩnh vực này là không thể thiếu).

Trong việc quản lý chặt chẽ và tích cực quan hệ với báo giới và cơ quan chính quyền, nhân viên PR giúp công ty kịp thời ngăn ngừa hoặc giải quyết các rắc rối hoặc khủng hoảng tiềm ẩn có thể xảy ra. Ví dụ như một bức thư khiếu nại chất lượng hay một bài báo thiếu thiện chí về một sản phẩm nào đó có thể sẽ không xuất hiện trên mặt báo nếu nhân viên PR của công ty kinh doanh sản phẩm trên biết sớm thông tin này và tiến hành đàm phán với các bên có liên quan. Khi làm nhiệm vụ trích lục thông tin, nhân viên PR sẽ theo dõi báo chí thường xuyên và kịp thời phản ánh những thông tin không có lợi để công ty có những quyết sách hợp lý…

Người canh giữ uy tín của công ty

Trong các hoạt động của mình, PR nổi bật hơn cả trong vai trò của người chế ngự khủng hoảng. Cuối năm 2000, tại Nhật Bản đã xảy ra hàng loạt vụ ngộ độc do sử dụng một loại sữa bị nhiễm khuẩn. Hãng sữa này tại Nhật đã phải tạm đóng cửa nhà máy sản xuất để kiểm soát tình hình.

Đối với mọi công ty, uy tín – hình ảnh là thứ "tài sản" có giá trị lớn. Chính vì vậy, hoạt động PR còn được nhiều công ty đánh giá như một công cụ hiệu quả để xây dựng hình ảnh với chi phí thấp. Theo ước tính thì chi phí PR trong các công ty ở châu Mỹ và châu Âu, nơi nghề PR phát triển mạnh mẽ nhất hiện nay thông thường chỉ bằng khoảng 1/10 chi phí quảng cáo.

Về một khía cạnh nào đó, hoạt động đối nội và đối ngoại ở doanh nghiệp (do phòng hành chính, tổng hợp tiến hành) chính là hoạt động PR. Tuy nhiên, nó mang tính tự phát, không chuyên, không được đầu tư một cách thoả đáng nên hiệu quả còn hạn chế. Trong sự cố "nghẽn mạch" của một công ty thông tin di động của Việt Nam thời gian qua, do công tác PR không tốt đã dẫn tới sự không nhất quán trong thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng. Cộng với thái độ thiếu tích cực trước những thiệt hại của khách hàng đã khiến uy tín của công ty bị sụt giảm nặng nề. Thậm chí, công ty còn bị một khách hàng kiện ra toà. Trong môi trường cạnh tranh, điều này cũng đồng nghĩa với những thiệt hại lớn về kinh tế.

Mặc dù có những bộ phận chuyên trách nhưng do tính phức tạp và chuyên nghiệp của công việc, nhưng nhiều công ty vẫn cần dịch vụ hỗ trợ của các công ty PR bên ngoài.
                                                                                                                                                  Tổng hợp

Việc diễn thuyết trước đám đông có gây ra cho bạn nỗi ngại ngùng và khiếp sợ? "Một vài người rất e sợ công việc này thậm chí hơn cả việc phải lên bàn mổ", Kim Dower, tác giả cuốn Life Is a Series of Presentations (Cuộc sống là một chuỗi các bài diễn thuyết) và là chủ sở hữu hãng dịch vụ truyền thông Kim-From-L.A, cho biết, "Ý nghĩ thất bại khi đứng trước đám đông luôn tạo ra nỗi sợ hãi". Cảm giác này là rất thật và mang tính chất sinh lý con người.

Cho dù là đứng trước các khách hàng kinh doanh mới hay một nhóm các nhà đầu tư mạo hiểm, cảm giác e sợ có thể giảm bớt sự lưu loát và tự tin trong bài diễn thuyết của bạn.

Theo Dower, thậm chí không ít chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực của họ cũng gặp phải cảm giác này. "Chỉ nghĩ về việc phải trình bày, chúng ta bỗng nhiên cảm thấy không biết rõ mình biết những gì và không còn tin tưởng vào lời nói của mình nữa", Dower cho biết.

Việc đánh bại cảm giác lo sợ, hồi hộp và xây dựng được những bài diễn thuyết thuyết có sức thuyết phục là yếu tố quyết định thành công trong kinh doanh. Từ câu mở đầu cho đến cách trả lời những câu hỏi chất vấn, bạn đều có thể học được để bài diễn thuyết của bạn có thể làm say lòng người nghe.

"Hai kỹ năng quan trọng nhất để thành công trong sự nghiệp của bạn đó là kỹ năng nói và viết thông thạo", Diana Booher, một nhà tư vấn giao tiếp cho nhiều khách hàng trong danh sách Fortune 500, cho biết.

Sức mạnh của sự chuẩn bị

Với sự chuẩn bị tốt, bạn hoàn toàn có thể chuyển cảm giác e sợ và ngại ngùng thành một bài diễn thuyết đầy sức thuyết phục.

Sự chuẩn bị chính là điều mà những nhà diễn thuyết thành công thường làm. Điều này đồng nghĩa với việc, bạn phải biết rõ nhiệm vụ cũng như những người nghe của mình.

"Mọi người đều lắng nghe và đón nhận thông tin theo những cách thức khác nhau", Dower cho biết, "Hãy chỉnh sửa cách thức trình bày, diễn đạt của bạn một cách thích hợp nhất. Ví dụ, các giáo viên thích những bản đề cương rõ ràng, trong khi các nhân viên bán hàng có khuynh hướng thích sự tân thời và mang tính ngẫu hứng nhiều hơn".

Để có được những ấn tượng tốt đẹp ngay từ lúc đầu, bạn cũng cần quan tâm tới hình thức bên ngoài. Ví dụ, nếu bạn là một phụ nữ diễn thuyết trước nhiều nam doanh nhân, đừng mặc những chiếc váy quá dài và quấn khăn. Dower khuyên: "Hãy nhìn vào những người bạn sẽ nói chuyện, nắm bắt suy nghĩ và sở thích của họ".

Một nguyên tắc hay được sử dụng, đó là ăn mặc như một nhà thành viên VIP của nhóm. Bạn cũng nên đảm bảo rằng hình thức bên ngoài của bạn không trái ngược với thông điệp trình bày. Đừng đeo trang sức loè loẹt hay bất cứ thứ gì gây sự chú ý đặc biệt.

Do mọi người thường phán xét tính tin cậy bài thuyết trình trên cơ sở hình thức bên ngoài, nên mọi cử chỉ, dáng điệu, nét mặt và thái độ của bạn cần tự nhiên và nhẹ nhàng. Theo Booher, nếu bạn đứng một cách cứng nhắc, thở mạnh và không có sự tạm nghỉ trong bài diễn thuyết, mọi người sẽ rất dễ dàng nhận thấy sự thiếu tự tin ở trong bạn.

Booher khuyên, nếu có thể, bạn nên hình dung như mình sẽ đứng trước một nhóm bạn bè thân quen, tập trung vào từng nét mặt, dáng điệu, cử chỉ và năng lượng cơ thể của bạn.

Ngoài ra, trước khi có một bài diễn thuyết hay nói chuyện trước đám đông, bạn nên nghe đài và xem vô tuyến. Hãy phân tích tại sao bạn chuyển từ kênh này sang kênh khác và điều gì ở đài phát thanh hay truyền hình khiến bạn cảm thấy khó chịu. Họ bảo thủ, cố chấp hay vô bổ? Bạn hãy ghi chú, rút kinh nghiệm và đừng lặp lại chúng. Hãy khám phá ra những gì thực sự lôi cuốn trong phong cách của một ai đó và bắt chước nó.

Bên cạnh đó, để có được sự thư giãn trước khi bắt đầu những luận điểm quan trọng trong bài diễn thuyết, Booher khuyên rằng bạn nên tìm kiếm những fan của mình. "Đừng nhìn vào những người khó tính, xa lạ và không đứng về phía bạn. Khi bạn bắt đầu, trạng thái hồi hộp là dễ hiểu, vì vậy hãy cố gắng mỉm cười với những ai mong muốn nghe bạn diễn thuyết và tập trung vào họ", bà nói.

Tránh những lỗi thông thường

Để thu hút và lôi kéo người nghe ngay từ lúc đầu, hãy đảm bảo rằng bạn bắt đầu với những thông điệp mấu chốt. Theo Booher, những nhà diễn thuyết tồi luôn cố gắng phơi bày tất cả các thông tin của họ trước khi bắt đầu vào các điểm cơ bản. Tuy nhiên, mọi người luôn có xu hướng bỏ qua các chi tiết. Thay vào đấy, bạn hãy bắt đầu với những luận điểm chính, sau đó mới cung cấp các thông tin cơ bản cần thiết khác.

Sức hấp dẫn trong bài diễn thuyết của bạn cũng sẽ gia tăng đáng kể nếu mọi người quan sát thấy ở bạn sự khiêm nhường, thân mật, ân cần, thành thật và vui vẻ, chứ không phải sự kiêu căng và cách biệt.

Song Booher cũng khuyên rằng đừng bao giờ bắt đầu bài diễn thuyết bằng sự hài hước. "Nếu bạn không giỏi về điều này và nếu gặp phải phản ứng tiêu cực, bạn có thể mất tự tin mà không thể khôi phục lại".

Một lỗi diễn thuyết thường gặp khác là dựa quá nhiều vào PowerPoint. "Bạn sẽ trở thành một nhà giải thích các slide trình chiếu. Việc này khiến cho mọi người thấy buồn ngủ", Booher cho biết, "Công nghệ hình ảnh – âm thanh chỉ nên mang tính chất phụ trợ – một công cụ minh họa những luận điểm tiếp theo".

Khi sắp xếp, tổ chức bài diễn thuyết, hãy chuẩn bị cả những gì ngoài phạm vi cần thiết. Bạn cần lường trước được các câu hỏi để không bị lúng túng hay bất ngờ vì không biết phải trả lời thế nào.

Nếu có ai đó hỏi một câu hỏi mà bạn chưa chuẩn bị trước, bạn có thể làm một vài hành động kiểu như uống một ngụm nước để dành cho mình một vài giây suy nghĩ.

Sự thành thật cũng là một phương cách giải nguy tốt khi bạn gặp thế bí. "Mọi người luôn tôn trọng và thông cảm nếu bạn phản ứng một cách chân thực nhất. Đó có thể là: ‘Đây là một câu hỏi tốt. Tôi không muốn đưa ra cho quý vị một câu trả lời thiếu hoàn chỉnh’ hay ‘Tôi muốn kiểm tra kỹ lưỡng hơn thông tin và số liệu. Liệu tôi có thể trả lời quý vị sau được không’", Booher nói. Bạn cũng có thể sử dụng khiếu hài hước để che dấu sự lúng túng.

Hơn tất cả, trường hợp phải đương đầu với một câu hỏi hay bình luận khó, hãy tìm cách gắn nó với luận điểm bạn muốn trình bày, cho dù nội dung của câu hỏi đó là gì đi nữa. Đừng làm phai nhạt hay chệch hướng thông điệp đã trình bày. Điều quan trọng là bạn cần duy trì sinh lực cho mình bằng chính những cảm xúc mà bạn đã có với các ý tưởng diễn thuyết.

Nếu bạn thấy bản thân thực sự không biết phải trả lời thế nào và đang đánh mất khán giả, hãy trông cậy vào những kỹ năng diễn thuyết khác để thay đổi tâm trạng. Chẳng hạn bạn có thể sử dụng các ví dụ cá nhân, thống kê hay những trợ giúp bằng tài liệu minh hoạ, câu đố và danh thiếp kinh doanh,… để chuyển hướng nội dung cuộc hội thoại.

Cuối cùng, trong bất cứ hoàn cảnh nào, bạn đều cần tự tin và ghi nhớ những lý do đã khiến bạn có bài diễn thuyết này. "Khi nhớ tới những lý do thích đáng đó, bạn sẽ không còn tâm trạng bồn chồn, hồi hộp và tập trung hơn để có được bài diễn thuyết tốt nhất", Dower cho biết.v

6. Luôn tận tình giúp đỡ khách hàng
Luôn tìm cách giúp đỡ KH là tạo thuận lợi trong việc làm ăn với doanh nghiệp của bạn. Cần thực hiện nghiêm túc những gì đã hứa hẹn với KH.

7. Biết xin lỗi
Khi có điều gì đó không phải, bạn nên xin lỗi thành thật và kịp thời. Như vậy, KH sẽ cảm thấy dễ chịu hơn và tin vào bạn hơn. KH không phải bao giờ cũng đúng, song cố gắng để họ luôn cảm thấy mình là người chiến thắng. Cần giải quyết vấn đề ngay và cho KH biết về những việc đã hoàn thành bằng những lời giải thích dễ hiểu. Bạn cần biết trân trọng những than phiền của KH để từ đó cải thiện hoạt động của doanh nghiệp.

8. Dành cho khách hàng nhiều hơn những gì họ mong đợi
Vì tương lai của tất cả các doanh nghiệp nằm ở việc duy trì và thu hút KH, nên hãy cố nghĩ ra những cách thức để tạo sức hút đối với KH cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Hãy xem xét những gợi ý dưới đây:
- Cái gì bạn có thể dành cho KH mà không đâu có?
- Cái gì bạn có thể dành cho KH vượt ngoài kỳ vọng của họ?

9. Thường xuyên tiếp nhận các thông tin phản hồi
Luôn khuyến khích KH góp ý, phê bình những mặt chưa được của doanh nghiệp để từ đó tìm hướng hoàn thiện. Có một số cách để bạn có thể nhận biết điều KH nghĩ về dịch vụ của bạn, như:
- Lắng nghe những gì KH nói;
- Thường xuyên kiểm tra công việc đã thực hiện;
- Tạo những cơ hội để KH giãi bày ý kiến của mình, đưa ra những phê bình, đánh giá, đề nghị mang tính xây dựng.

10. Đối xử tốt với nhân viên
Có thể coi nhân viên là KH nội bộ của doanh nghiệp và cần có sự quan tâm và động viên họ cả về mặt vật chất lẫn tinh thần. Đồng thời, hãy cám ơn họ và thể hiện cho họ biết rằng họ là những người quan trọng.

1. Coi khách hàng là thượng đế
Kinh doanh là phục vụ nhu cầu của KH và bạn chỉ có thể làm việc đó khi biết KH của bạn muốn gì. Khi thật sự lắng nghe KH, họ sẽ cho bạn biết cái họ muốn và cách thức cung ứng sao cho tốt nhất. Đừng bao giờ quên rằng, KH chính là người tạo thu nhập cho bạn và đảm bảo cho công việc của bạn.

2. Phải biết lắng nghe
Hãy dành thời gian để xác định nhu cầu của KH thông qua việc thăm hỏi họ và tập trung vào những cái mà họ quan tâm. Hãy cởi mở, lắng nghe KH và điều quan trọng hơn là qua đó cảm nhận tâm tư và nhu cầu của họ.

3. Xác định và dự đoán nhu cầu của khách hàng
KH không chỉ thuần túy là mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Cần nhận thức sâu hơn rằng KH mua những cảm giác dễ chịu và những giải pháp để giải quyết vấn đề. Hầu hết nhu cầu của KH bị chi phối bởi cảm giác. Càng hiểu KH hơn, bạn càng có cơ hội thu hút KH và đánh đúng tâm lý của họ. Cần giao tiếp thường xuyên với KH để nhận biết nhu cầu và những vấn đề mà họ phải đối mặt.

4. Làm cho khách hàng cảm thấy quan trọng và được đánh giá cao
Luôn đối xử chân thành, lịch sự và thân thiện với KH. Đồng thời, không nên tiết kiệm lời khen họ trong những tình huống có thể. Thái độ như vậy sẽ tạo ra tình cảm thân thiện và đáng tin cậy. KH rất nhạy cảm và họ biết bạn có quan tâm thật sự đến họ hay không. Hãy luôn nói lời cám ơn đối với KH khi có thể.

Hãy sử dụng nó để khuếch trương các sự kiện như khai trương và sau đó là xây dựng hình ảnh doanh nghiệp của bạn trong mắt công chúng.

Hãy lôi kéo sự chú ý của cộng đồng và tham gia vào cộng đồng. Bạn hãy tham gia vào Phòng thương mại chẳng hạn, các tổ chức dành cho doanh nghiệp, các câu lạc bộ, các quỹ từ thiện. Hãy đưa doanh nghiệp của bạn gia nhập vào các mạng lưới xã hội và tiếp tục mở rộng các mối quan hệ đó.

Hãy nhờ một bên thứ ba nào đó làm trung gian để gửi đi các thông cáo báo chí (thường là các công ty truyền thông). Hãy hạn chế tối đa số chữ trong thông cáo của bạn, không nên vượt quá một trang giấy, và gửi nó tới các kênh báo chí, truyền thông mỗi khi bạn có một sự kiện hay một tin quan trọng nào đó mà bạn muốn công chúng biết tới.

Hãy duy trì quan hệ với thị trường mà bạn đang phục vụ. Bằng cách chạy theo những xu hướng, những tin tức đang có tác động tới thị trường của bạn, bạn sẽ trở thành "chuyên gia" trong lĩnh vực của mình. Khi đó, giới truyền thông và công chúng sẽ tìm đến bạn để hỏi ý kiến của bạn và để bạn cung cấp cho họ những thông tin về xu hướng của thị trường.

Hãy tài trợ cho một chương trình phát thanh hoặc truyền hình để thực hiện một hoạt động từ thiện nào đó. Điều này sẽ giúp cho công chúng nhận biết được tên tuổi của bạn và cho họ biết rằng bạn là doanh nghiệp quan tâm tới việc hỗ trợ cộng đồng.

"Giương đông kích tây"

Một trong những ví dụ kinh điển mà nhiều nhà nhắc đến là cuộc tuyên chiến giữa G7 và Nescafé. Thực ra, Vinacafé mới là đối thủ chính nhưng G7 vẫn muốn lấy Nescafé làm đối thủ truyền kiếp của mình. G7 không thể so sánh với Nescafé về danh tiếng lẫn truyền thống lịch sử lâu đời nhưng có một yếu tố vô cùng quan trọng mà G7 đã lấy ra làm đối trọng chính là lòng tự hào dân tộc. 

Bằng các hoạt động truyền thông, G7 đã tạo dựng được hình ảnh đại diện tiêu biểu cho sự phát triển mạnh mẽ của thương hiệu Việt Nam và đã nhận được ủng hộ mạnh mẽ của cả giới báo chí và người tiêu dùng.

Mặt khác, có một yếu tố ảnh hưởng to lớn đến sự thành công trong chiến lược tung sản phẩm của G7, đó là Nescafé thực ra không hợp khẩu vị và thói quen uống cà phê của hầu hết người Việt Nam nên không được ưa chuộng. Do đó, ngay khi có một sản phẩm thay thế khác thì yếu tố tình cảm sẽ tác động mạnh đến người tiêu dùng để chọn mua sản phẩm G7.

Sau này một thương hiệu khác của Việt Nam cũng đi theo chiến lược này nhưng không thành công là bia Laser – sự khác biệt ở đây chính là đối thủ lớn của họ là Heineken đã quá thành công và chiếm được lòng tin của tuyệt đại đa số người tiêu dùng.

"Cộng sinh" cùng có lợi

Một khía cạnh sáng tạo khác của PR là hình thức "cộng sinh" giữa các doanh nghiệp hoặc sản phẩm để có thể mang lợi ích đến cho cả đôi bên. Một trong những công ty sử dụng hình thức này khá thành công là Bảo Minh CMG và Trường Đại Học quốc tế RMIT Việt Nam với sản phẩm "quyền ưu tiên tuyển sinh" vào RMIT Việt Nam.

Chị Tuyết Vân – Trưởng phòng truyền thông và đối ngoại của RMIT Việt Nam – cho rằng đây là hình thức lý tưởng để phổ biến sản phẩm đến mọi người rộng rãi hơn, tuy nhiên "cần phải cẩn thận trong việc lựa chọn đối tác và cách thực hiện để không gây nhầm lẫn cho khách hàng".

Dù vậy không phải lúc nào sự kết hợp cũng mang lại hiệu quả như mong đợi, đôi khi những sự cố của một trong hai bên đối tác có thể gây ảnh hưởng đến cả hai bên và khi đó việc lấy lại danh tiếng còn khó hơn khi tạo dựng. Trường hợp của SITC sụp đổ là một minh chứng – sau khi SITC sụp đổ thì các đối tác đào tạo và cấp bằng quản lý cho học viên SITC cũng không xuất hiện nhiều như trước đây.

Hiện phong trào sống có trách nhiệm với xã hội được đề cao nên các hoạt động PR theo hình thức này cũng được doanh nghiệp xem là công cụ chiến lược. ĐH quốc tế RMIT Việt Nam triển khai nhiều chương trình hoạt động như: Chương trình sinh viên đại sứ, Chương trình tặng sách và thiết  bị công nghệ thông tin hỗ trợ giảng dạy cho các trường đại học tỉnh, Chương trình hỗ trợ quản lý, xây dựng trung tâm tài nguyên học liệu cho các trường đại học…

"Đầu tư hàng chục triệu đôla vào lĩnh vực giáo  dục tại Việt Nam, lợi nhuận không phải là mục tiêu hàng đầu mà phương châm của RMIT là đóng góp cho xã hội và cộng đồng. Có lẽ nhờ thực hiện triệt để điều này nên chúng tôi đã tạo dựng được thương hiệu cũng như niềm tin của người Việt Nam trong suốt 5 năm qua" – Tuyết Vân chia sẻ.

Sony với giải thưởng "Phát minh xanh" hằng năm thu hút sự quan tâm của công chúng và mang hàng chục giải pháp hữu hiệu trong việc cải thiện môi trường của Việt Nam. Hay như thổ lộ của anh Huỳnh Mai Hùng – chuyên viên truyền thông và đối ngoại của Tập đoàn BP về các dự án xanh ở Vũng Tàu, Côn Đảo và Cúc Phương mà BP đang bắt tay thực hiện: " Chúng tôi cố gắng cân bằng giữa mục đích thương mại và bảo vệ môi trường nhằm mang lại hiệu quả cho cả xã hội".

Xoay chuyển tình thế

Trong cuộc khủng hoảng năm 2003, ACB nhanh chóng phản ứng bằng những hình ảnh tích cực liên tục phát triển đi trên sóng truyền hình với sự xuất hiện của các thành viên ban lãnh đạo và ngay cả Thống đốc Ngân Hàng nhà nước. "Họ đã làm tốt trong việc đối phó với rủi ro. Hình ảnh người khác hàng xách một vali tiền đến gửi trong lúc hàng trăm người xếp hàng chờ rút tiền ngoài trụ sở ACB là một liều thuốc hiệu quả" – chị Tuyết Vân nhận xét.

Hoặc việc các chuyên gia dinh dưỡng hàng đầu của nước ngoài đứng ra tuyên bố sản phẩm Enfa Grow không chứa hàm lượng Acid folic quá quy định cũng là những lời đảm bảo " bằng vàng" giúp họ dần vượt qua khủng hoảng.

Tương lai, PR sẽ là một trong những nghề " hot" trên thị trường lao động bởi tính sáng tạo và năng động của nó. Đó cũng chính là lý do ngày càng nhiều bạn trẻ lựa chọn PR là công việc yêu thích của mình, nhưng để đạt đến mức độ chuyên nghiệp như những tập đoàn lớn thì: " Các bạn cần được đào tạo một cách bài bản và chuyên sâu hơn, và nhất là thực hành tốt các kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống", anh Minh Hùng chia sẻ.

15 lời khuyên dưới đây có thể giúp bạn thực hiện một buổi thuyết trình thành công.

1. Chuẩn bị thật kỹ càng: Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng và phù hợp, cũng như chuẩn bị về tâm lý và tác phong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng một nền tảng kiến thức sâu rộng mới tạo nên sức mạnh của người thuyết trình.

2. Hãy biết tạo cầu nối giữa người thuyết trình với thính giả: Đây là điều mà khách hàng và nhà đầu tư đánh giá rất cao ở bạn. Thông thường trong một buổi thuyết trình, bạn quá chăm chú với việc chuyển tải các nội dung căn bản, còn khán giả, họ lại kiếm tìm ở bạn những giá trị khác có thể gây thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. Bởi vậy, bạn không nên quá cứng nhắc mà hãy giao lưu với khán giả qua ánh mắt và cử chỉ thân thiện, cũng như những ngôn từ giản dị, dễ hiểu, pha chút hài hước nhẹ nhàng.

3. Trình bày ngắn gọn và thuyết phục: Đôi khi bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình, nhưng bạn hãy tự tin là sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, do đó không nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian. Hãy vào đề ngay và chia nhỏ nội dung để bài thuyết trình được mạch lạc.

4. Đi thẳng vào những nội dung quan trọng: Đừng nói lan man làm thính giả không hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến là gì. Bạn hãy tập trung ngay vào những nội dung quan trọng mà bạn biết chắc chắn sẽ giúp bạn giành được sự chú ý của đối tác, cũng như sẽ thôi thúc khách hàng tiềm năng mua sắm sản phẩm của bạn. Cũng không nên níu kéo mọi người để “cho phép tôi bổ sung…”, sau khi buổi thuyết trình đã kết thúc.

5. Điều chỉnh giọng nói: Kể cả khi bạn có ít thời gian, bạn cũng không nhất thiết phải nói thật nhanh, bởi như thế sẽ khiến khán giả khó bắt kịp nội dung, chưa kể người nói nhanh hay vô tình tạo cho người nghe cảm giác về sự thiếu trung thực. Có thể bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn khán giả hơn, khi bạn nói ở tốc độ vừa phải, có giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn và rõ ràng, nhấn mạnh từng từ và xen kẽ một vài khoảng lặng khi bạn muốn mọi người tập trung hơn.

6. Minh họa: Nếu có một số vấn đề khó diễn đạt hoặc bạn cảm thấy cần làm rõ thêm, bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, súc tích, hoặc trích dẫn những tình tiết tiêu biểu nào đó, giúp khán giả hình dung rõ ràng và cụ thể hơn về điều bạn muốn nói. Bên cạnh đó, những câu chuyện dí dóm sẽ giúp bạn làm dịu không khí long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trình. Tuy nhiên, “Trào phúng như muối – hãy dùng cẩn thận”. Nếu quá lạm dụng những câu chuyện như thế, bạn sẽ mất nhiều thời gian và còn bị thính giả đánh giá là người thiếu nghiêm túc.

7. Biết thắt nút và gỡ nút trong khi thuyết trình: Các khách hàng và nhà đầu tư sẽ rất khó chịu khi bạn nói về hiện tại mà không bàn đến kế hoạch tương lai, nói đến khó khăn mà không có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền đó được sử dụng hiệu quả thế nào… Hãy tỉnh táo để biết mình đang nói gì, bởi sự mất bình tĩnh dễ làm cho bạn lỡ lời hay phát ngôn thiếu chính xác.

8. Kỹ năng dàn dựng và sử dụng PowerPoint: Bằng cách sử dụng PowerPoint, bạn có thể tạo nên một bộ khung hoàn chỉnh và minh họa bản thuyết trình của mình với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các slide được trình bày khoa học và ấn tượng sẽ thu hút khán giả hơn, và giúp bạn tránh mất phương hướng trong thuyết trình. Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình một chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian, bạn sẽ chinh phục được cả những khách hàng và nhà đầu tư khó tính nhất!

9. Luyện tập trước: Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ bạn bè,h61 đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và cuốn hút hơn, cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian.

10. Có nên phát trước bản đề cương cho thính giả? Nếu làm như vậy thì người xem sẽ hầu như không chú ý đến bạn nữa, họ chỉ việc chăm chú vào bản đề cương mà thôi. Một số công ty rất khôn ngoan, chỉ sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ mới phát tài liệu về nội dung kèm theo địa chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch với công ty khi cần thiết.

11. Chuẩn bị trả lời câu hỏi: Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời một vài câu hỏi khá hóc búa của khách hàng và nhà đầu tư sau buổi thuyết trình, bởi vậy, bên cạnh việc trang bị kiến thức, bạn cũng nên học hỏi cách ứng xử khéo léo. Chẳng hạn như một lời nói “Cảm ơn câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng…”

12. Biết từ chối khéo léo: Trong buổi thuyết trình, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, chẳng hạn như các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách “lái” những câu hỏi này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: “Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi sớm”, hay “Bản thân tôi cũng chưa nhận được quyết định cụ thể nào…”

13. “Đợi hồi sau sẽ rõ”: Trước một vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung kế tiếp. Thay vào đó là câu nói gợi sự tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: “Tôi sẽ tiết lộ điều này sau một vài phút nữa…”. Khán giả sẽ náo nức chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo.

14. Ngôn ngữ hình thể: Nếu bạn cứ đứng yên một chỗ với cái dáng thẳng đơ thì bạn đang tự làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và đơn điệu. Nhưng khán giả sẽ cảm thấy bực bội nếu bạn lặp lại mãi những động tác, cử chỉ nhất định. Hãy làm chủ không gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận người nghe nếu thấy cần thiết và đa dạng hóa các cử chỉ, điệu bộ.

15. Nhận thức về vai trò của bạn: Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần đáng kể trong các cố gắng chung nhằm mang lại cơ hội mới cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo, nhưng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn đã trải qua để đạt được uy tín như ngày nay, và quan trọng nhất là kêu gọi các khách hàng và nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh.

Nên nhớ là tâm lý bình tĩnh và tự tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản thân để thực hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ với 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn ngủi đứng trên bục thuyết trình, nhưng bạn đã góp phần giúp công ty bạn đạt được một hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng cho lãnh đạo về khả năng tư duy và làm việc của bạn. Bởi vậy, hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực thuyết trình càng tốt. Chúc các bạn sớm trở thành nhà thuyết trình thành công!

Xem ra PR vẫn là nghề thử thách với nhiều sinh viên mới tốt nghiệp. Một số người khác đã vượt qua được vòng phỏng vấn thì lại…bỏ cuộc sau một thời gian, vì sự thực, nghề PR không lộng lẫy như họ hình dung: ánh sáng sân khấu, máy ảnh, màn chiếu, những nhân viên ngồi văn phòng gõ bàn phím, thảo luận quanh bàn tròn…

Nhiều chuyên gia cũng như những nhân viên đã  "nếm mật nằm gai" trong nghề PR thú nhận rằng: Nghề PR gần như đòi hỏi những kỹ năng và kiến thức…vô hình, và họ đã phải mất khá nhiều thời gian để ứng dụng các sở trường của mình khi bước vào nghề. Những ”nhân tố X” trong nghề PR mà các chuyên gia xây dựng dưới đây sẽ là bí kíp ”bỏ túi” cho bất kỳ bạn trẻ nào có đam mê dấn thân vào thế giới PR.

Thừa tự tin nhưng không ngạo mạn

Nhiều bạn trẻ khi bắt đầu sự nghiệp của mình trong lĩnh vực PR tỏ ra quá dè dặt để thể hiện được chính kiến cho riêng mình khi cần thiết, một số người lại có những biểu hiện ”tự tin thái quá”, hành động ngạo mạn khiến cho mối quan hệ đồng nghiệp bị rạn vỡ.

Nhóm của bạn đang cùng thảo luận kịch bản cho một Gala Night của hãng XYZ. Bạn tranh luận hăng hái nhất. Bạn liên tục ngắt lời, ” đánh phủ đầu” ý tưởng của người khác để đẩy quan điểm của mình lên. Cách tranh luận ”hăng máu” của bạn sẽ dễ khiến đồng nghiệp tự ái.

Cách tốt nhất là bạn phải cân bằng giữa việc thể hiện tiếng nói của mình và thái độ nhã nhặn, khiêm tốn, tôn trọng người khác.

Tầm sư để làm PR

Công việc PR đòi hỏi nhiều kỹ năng ứng xử, những kiến thức thuộc nhiều lĩnh vực nhạy cảm khác nhau, bởi vậy ngay khi bạn bước chân vào thế giới PR, bạn phải chọn cho mình những nhà cố vấn mà bạn thấy tin tưởng nhất. Chính nhà cố vấn này sẽ đưa ra cho bạn nhiều lời khuyên bổ ích trong công việc, có những ý kiến phản biện để bạn nhận ra bề mặt khác của vấn đề. Duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhà cố vấn chính là cách để bạn tiến thân trong công việc.

Đơn giản như một sự kiện ký kết hợp đồng, đón nhận Bằng khen của công ty đòi hỏi nhà tổ chức phải nắm vững phần lễ nghi của sự kiện để buổi lễ thực sự sang trọng, nổi bật. Khi bạn muốn tổ chức đón tiếp khách mời đến dự lễ bằng một màn hát múa truyền thống, nếu bạn cẩn thận và chu đáo hơn thì bạn nên tham khảo ý kiến của các nhà nghiên cứu văn hoá dân gian để chọn ra những điệu múa, kiểu trang phục dân tộc vẫn thường được sử dụng để đón khách trong các lễ hội dân gian.

Không có chỗ cho người tái phạm sai lầm

Chẳng có ai khi đi làm lại không mắc phải một sai lầm nào. Mắc sai lầm, rút kinh nghiệm và tự bản thân mình cam kết không tái phạm sẽ khiến bạn trở nên chuyên nghiệp và vững chãi hơn trên con đường về sau. Không những thế, mọi người sẽ thực sự nể phục bạn vì cách nhìn nhận nghiêm túc với những sai sót mình đã mắc phải.

Bạn nghĩ sao khi một công ty chuyên về tổ chức biểu diễn và sự kiện liên tục gây chấn động cộng đồng PR khi hai sự kiện của họ liên tục bị…sập sân khấu? Điều đó chứng tỏ, những người tổ chức đã không nhìn nhận và rút kinh nghiệm của sự kiện trước, tiếp tục đầu tư vẻ đẹp của sân khấu mà quên đi rằng cái quan trọng nhất của một sàn diễn là …chắc chắn và đứng vững.

Chăm chỉ hơn người khác

Không có nghề nào là nghề nhàn rỗi cả. Để thành công trong mọi việc thì tự bạn sẽ phải tiến bước trước người khác. Chăm chỉ trong công việc không có nghĩa là bạn phải đi sớm về muộn, mà chính là tinh thần xung phong, thái độ nhiệt tình trong mọi công việc, kể cả những việc không phải là trách nhiệm của bạn.

Nghề PR là nghề mang tính dây chuyền rất cao. Mỗi cá nhân là một bánh tàu, và chỉ cần cá nhân đó không hoàn thiện nhiệm vụ của mình thì cả đoàn tàu sẽ…lao đao. Tuy nhiên, nếu bạn đã hoàn thành công việc của mình và sẵn lòng giúp đỡ những người khác, nhận thêm công việc, dù là những việc nhỏ nhất như…ngồi một chỗ và bỏ giấy mời vào phong bì, để giúp cho cả nhóm đẩy mạnh hơn tiến độ, bạn sẽ được đánh giá là ”bánh tàu chủ lực”.

Học, học nữa, học mãi

Nghề PR luôn phải đáp ứng theo sự thay đổi và phát triển của xã hội, điều đó có nghĩa bạn phải tự biến mình thành người học trò cần mẫn. Học, học bằng tất cả những phương tiện bạn có: báo chí, internet, truyền hình…, học từ đồng nghiệp, các buổi thảo luận chuyên môn và cả học tập đối thủ nữa. Học tập sẽ không khiến bạn bị tụt lùi trong thế giới thay đổi không ngừng.

Những người mới vào nghề sẽ dễ thấy phong cách tự học của ”dân PR” khi chứng kiến họ gửi cho nhau những đoạn quảng cáo ” đắt và độc”, họ gửi điện chúc mừng công ty bạn vì mới tổ chức thành công một sự kiện lớn, tỉ mỉ nhìn bảng báo giá, thiết kế của công ty khác để xem ”người ta” hơn mình ở chỗ nào…

Bạn ngạc nhiên vì những ”nhân tố X” trên chẳng có gì mới mẻ? Tuy nhiên chính vì thiếu đi những ”nhân tố X” đơn giản đến bất ngờ trên mà nhiều bạn trẻ với CV rất ”hoành tráng” vẫn không vượt qua được vòng phỏng vấn để đến với nghề PR, hoặc tự bản thân họ bị đào thải dần khi vào nghề.

Nguyên tắc 1: Quy luật cho những người thích đủ thứ
“Sức mạnh của thương hiệu tỷ lệ nghịch với sự bành chướng của nó”. Trước khi quyết định mở rộng một thương hiệu, bạn hãy nhớ là thương hiệu của bạn sẽ bị yếu đi do bạn có xu hướng “bách hoá tổng hợp” và không lâu sau đó, thương hiệu của bạn sẽ bị “tứ mã phanh thây”. Phải nhớ rằng bạn là người đang trên con đường để xây dựng thương hiệu của mình. Vì thế sẽ là sai lầm nếu bạn “sao chép” lại phương thức mà những thương hiệu thành công khác đang áp dụng. Hãy làm theo cách của người giàu có trước khi họ trở nên giàu có.

Nguyên tắc 2: Quy luật của sự tập trung
“Sức mạnh của thương hiệu tỷ lệ thuận với sự tập trung của nó”. Bạn đã có mục đích theo đuổi một thương hiệu, nó khác biệt với tất cả các thương hiệu khác thì “đừng quên tập trung mọi nguồn lực” vào để làm kỳ được điều mà bạn mong đợi.

Nguyên tắc 3: Quy luật của quan hệ công chúng
Một thương hiệu sinh ra từ việc loan tin chứ không sinh ra do quảng cáo. Nó là sự phù hợp giữa thời đại với nhu cầu của người tiêu dùng. Thương hiệu sẽ “đơm hoa kết trái” khi sản phẩm tạo được một nét riêng biệt và khẳng định được vị trí của mình trên thị trường.

Nguyên tắc 4: Quy luật của quảng cáo
Mặc dù quan hệ công chúng quan trọng để khai sinh ra thương hiệu nhưng để bảo vệ và nuôi nấng nó thì chủ yếu là do quảng cáo. Việc đầu tư cho quảng cáo để gợi mở nhu cầu, kích thích tiêu dùng và bảo vệ thị phần thương hiệu của mình. Nếu bạn khẳng định không có ngân sách cho quảng cáo thì sớm muộn thương hiệu của bạn cũng bị xói mòn, thị phần của bạn bị “gặm nhấm” một cách tệ hại.

Nguyên tắc 5: Quy luật của sự bảo chứng
Một sản phẩm phải thể hiện được đặc trưng riêng của mình trong tâm trí người tiêu dùng. Điều này khẳng định cái tôi của sản phẩm với người tiêu dùng và chỉ như thế mới có thể đảm bảo rằng thương hiệu của bạn là duy nhất.

Nguyên tắc 6: Quy luật của chất lượng
Chất lượng của sản phẩm vô cùng quan trọng nhưng không phải là tất cả vì chỉ có chất lượng không thôi thì chưa đủ. Thực tế cho thấy, chất lượng còn là sự phù hợp về giá cả, mẫu mã, dịch vụ sau bán và tổng hợp các yếu tố khác đối với người tiêu dùng. Chất lượng phải do chính người tiêu dùng đánh giá mới đảm bảo được tính chất khách quan.

Nguyên tắc 7: Quy luật của một cái tên
Thương hiệu suy cho cùng là một cái tên có hồn. Cái tên này dùng để phân biệt nó khác với những tên khác trong tâm trí người tiêu dùng. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển với tốc độ thần kỳ như ngày nay, bất kỳ một đối thủ cạnh tranh nào cũng có thể sản xuất ra một sản phẩm tương tự với chất lượng, mẫu mã chẳng khác gì sản phẩm của bạn. tên của thương hiệu bạn nên chỉ là một từ hoặc nhóm từ thật ngắn gọn, ấn tượng và dễ nhớ.

Nguyên tắc 8: Quy luật của phân phối
Dù thương hiệu của bạn có mạnh đến bao nhiêu chăng nữa mà không có phương án phân phối phù hợp thì doanh số vẫn không cao. Điều này có thể làm mờ nhạt dần đi giá trị thương hiệu của bạn. Vì vậy đầu tư cho phân phối là rất cần thiết trong điều kiện kinh doanh hiện nay. Bạn nên chủ động đến với khách hàng vì bị động ngồi chờ đợi đồng nghĩa với việc bạn đang thất bại: không có sản phẩm của bạn, khách hàng sẽ lựa chọn sản phẩm khác tương tự với điều kiện thuận tiện nhất.

Nguyên tắc 9: Quy luật của giá cả
Thật là sai lầm nếu bạn định giá áp đặt. Bạn phải hiểu rõ quy luật giá trị, cân nhắc rất kỹ trước khi đưa sản phẩm của mình ra thị trường với giá cả hợp lý nhất và luôn điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể. Nhớ rằng, nếu bạn định giá quá thấp thì chẳng ai tin là sản phẩm của bạn tốt cả, nhưng bạn định giá quá cao thì cũng chẳng ai có khả năng thanh toán mà họ sẽ lựa chọn sản phẩm khác với giá phù hợp hơn.

Nguyên tắc 10: Quy luật của sự nhất quán và kiên định
Thương hiệu là sự khát khao mà các doanh nhân luôn hướng tới, mà những điều khát khao thường có được không mấy dễ dàng. Thương hiệu không thể có sau “một sớm, một chiều” mà đôi khi phải tính bằng thập niên, có thể là sau 10 năm, 20 năm và thậm chí còn hơn thế nữa. Do đó, bạn phải luôn luôn nhất quán và kiên định để theo đuổi mục tiêu của mình đặt ra.

Hiểu được ý nghĩa của thương hiệu đã khó nhưng tìm cách xây dựng và bảo vệ thương hiệu lại càng khó khăn hơn. Với những nguyên tắc này hy vọng sẽ làm hài lòng các nhà quản lý và các bạn đồng nghiệp, đồng thời cũng sẽ là những kinh nghiệm để các doanh nghiệp mới thành lập tham khảo trước khi đưa thương hiệu sản phẩm của mình ra thị trường.

Các hội chợ thương mại là thành tố chủ chốt trong những nỗ lực marketing của hầu hết các công ty. Và đối với những doanh nghiệp nhỏ, các hội chợ thương mại đặc biệt có lợi vì chúng cho họ cơ hội tiếp cận vô số khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư, nhà phân tích trong ngành và nhà báo trong một khoảng thời gian rất ngắn. Tuy nhiên, những nguồn lực có hạn của hầu hết các doanh nghiệp nhỏ khiến cho họ phải thu được nhiều kết quả nhất có thể mỗi lần xuất hiện. Bạn có muốn biết những bí quyết để có được những mối liên hệ bạn cần? Susan McPherson, phó chủ tịch các dịch vụ hội chợ thương mại toàn cầu tại PR Newswire, chia sẻ những bí quyết tăng hiệu quả sự tham gia của bạn trong một hội chợ thương mại.

Kinhdoanh.com: Những công cụ và nguồn lực nào một doanh nghiệp nhỏ nên sử dụng để lên kế hoạch cho hội chợ thương mại?

Susan McPherson: Các hội chợ thương mại bắt đầu cho phép đăng ký tham dự ít nhất là trước sáu tháng. Một bước quan trọng là phải tìm hiểu xem ban quản lý hội chợ có đưa ra công cụ nào để giúp người tham gia trưng bày gặt hái được những lợi ích cao nhất hay không. Những công cụ này có thể gồm danh sách các phương tiện truyền thông, một trang web đăng tin về các công ty tham dự trước, trong và thậm chí là sau hội chợ, và những gói dịch vụ cũng như mức giá đặc biệt. Những lợi ích này có thể vô cùng hữu dụng đối với một doanh nghiệp hạn chế về nguồn lực.

Bạn cũng nên xét đến việc hỏi ban quản lý hội chợ về kế hoạch PR của họ. Trong nhiều trường hợp, sẽ có những cơ hội nắm bắt được những hoạt động quảng bá trong hội chợ. Thí dụ, nếu họ sắp phát hành thông cáo mới về sự kiện này, hãy xem xét việc đề nghị liệu công ty bạn có thể được nằm trong danh sách những người tham gia trưng bày sản phẩm hay không; hoặc đề nghị tham gia với tư cách một nghiên cứu điển hình cho tài liệu marketing của họ.

Nếu bạn chuẩn bị ra mắt một sản phẩm hay dịch vụ mới, hãy đảm bảo mình nhắm vào tờ báo hay tạp chí hàng ngày của hội chợ, cả trực tuyến và bản in. Đồng thời hãy tham vấn lịch biên tập của các báo chí thương mại trong ngành. Nhiều tờ báo sẽ phát hành những số chuyên về hội chợ. Hãy ghi nhớ rằng hầu hết các tạp chí đều có thời hạn trì hoãn lâu nên bạn phải đảm bảo rằng mình liên hệ sớm.

Và cuối cùng nhưng rõ ràng là không kém phần quan trọng, nếu bạn chuẩn bị mở một trang web chuyên về hội chợ thương mại mình tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn đăng nội dung liên quan chặt chẽ ít nhất là ba hoặc bốn tuần trước đó, và chắc chắn rằng bạn có thể cập nhật trang web khi đang tiến hành hội chợ. Hãy cung cấp địa chỉ URL về sự kiện đặc biệt này trên tất cả các thư từ liên quan đến hội chợ, các thông cáo báo chí và giấy mời, đồng thời cung cấp đường dẫn đến địa chỉ này từ trang chủ của bạn. Một trang web được quản lý tốt có thể tạo nên sự khác biệt trong việc biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.

Đâu là cách tốt nhất để tổ chức giới thiệu sản phẩm mới tại hội chợ?

McPherson: Có một số bước đơn giản để giới thiệu sản phẩm mới hiệu quả nhất tại hội chợ thương mại:

•    Lên kế hoạch trước. Xây dựng một lịch trình cho những nhiệm vụ phải hoàn thành trước buổi giới thiệu. Lịch này nên mở rộng ít nhất là trước một tháng và nên bao gồm những hoạt động như phác thảo và hoàn chỉnh thông cáo về buổi giới thiệu và các tài liệu marketing, thiết kế hình ảnh hoặc chụp ảnh sản phẩm, thu thập nhận xét của khách hàng và tiến hành tiếp cận các phương tiện truyền thông. Sau đó, thống nhất các hoạt động trên trong khung thời gian diễn ra hội chợ. Một số nhiệm vụ có thể phải chỉnh sửa dựa trên các quy tắc và thời hạn của hội chợ.

•    Nếu việc các phương tiện truyền thông đăng tải về cuộc giới thiệu sản phẩm mới của bạn là ưu tiên, hãy cho các nhà báo và chuyên gia phân tích xem trước sản phẩm của bạn trước khi sự kiện diễn ra. Làm như vậy sẽ cho phép những nhà báo đó tung ra tin mới hay nhất trong ngày về buổi ra mắt chính thức của bạn. Hãy đảm bảo rằng bạn có được danh sách các phương tiện truyền thông tham gia hội chợ càng sớm càng tốt.

•    Một tuyên bố về sản phẩm mới được biên soạn cẩn thận chính là chìa khóa tạo nên sự nổi tiếng. Hãy kiểm tra cùng với những nhà tổ chức sự kiện xem có nhà tài trợ mạng lưới tin tức chính thức hay không và có quy định về việc đưa tin tại hội chợ hay không.

•    Thiết lập một trang web đứng độc lập hoặc trang web riêng cho sản phẩm có thể dễ dàng và nhanh chóng cập nhật. Đăng trên trang web đó nhiều thông tin về buổi ra mắt giới thiệu, bao gồm các tài liệu marketing, thông cáo ra mắt chính thức, hình ảnh, thông số kỹ thuật và đường dẫn nhằm khuyến khích mọi người tiếp tục liên hệ.

•    Đảm bảo chọn đúng nhân viên quầy hàng. Các giám đốc sản phẩm là những người rất cần thiết nếu bạn đưa ra trình diễn một dịch vụ mới. Nếu bạn có những khách hàng đã sử dụng sản phẩm và vừa lòng với nó, bạn có thể đề nghị họ xuất hiện tại quầy hàng như những nhân chứng sống.

•    Trừ phi bạn chuẩn bị giới thiệu thế hệ iPhone tiếp theo hay một sản phẩm tương tự, đừng tổ chức họp báo. Chi phí sẽ vượt quá cả lợi ích thu được.

Công ty nên tổ chức tuyên bố ra mắt sản phẩm như thế nào nếu tin tức sẽ được tung ra tại hội chợ?

McPherson: Hãy theo đúng những chỉ dẫn viết thông cáo báo chí cơ bản cũng như khi bạn thực hiện bất kỳ tuyên bố nào khác. Hãy đảm bảo rằng bạn giải quyết được năm yếu tố–viết cho ai, viết cái gì, ở đâu, bao giờ và tại sao lại viết—tránh sử dụng thuật ngữ mà hãy đặt một tiêu đề thật cuốn hút, trực tiếp liên quan đến tin tức cần đưa ra.

Khác biệt lớn duy nhất giữa một tuyên bố trong hội chợ thương mại và một thông cáo chuẩn là dòng ngày tháng. Đoạn văn đầu phải chỉ ra rằng buổi ra mắt sẽ diễn ra tại hội chợ. Điều này sẽ thêm thành tố đúng lúc cho tin tức và thu hút sự chú ý của những phóng viên được giao nhiệm vụ đưa tin về hội chợ.

Cách tốt nhất để có được những cuộc phỏng vấn trên các phương tiện truyền thông?

McPherson: Lại một lần nữa tôi khuyên bạn hãy lên kế hoạch trước. Hãy sử dụng danh sách các phương tiện truyền thông do ban quản lý hội chợ cung cấp và gửi thư điện tử đến các phóng viên sẽ tham dự. Nếu hội chợ không cung cấp danh sách các phương tiện truyền thông sẽ tham gia, hãy tìm kiếm những bài báo đã đăng về sự kiện này và tự xây dựng một danh sách các ấn phẩm và nhà báo. Có thể những nhà báo đó sẽ lại được giao nhiệm vụ viết tin về hội chợ. Còn nếu không, họ có thể chỉ dẫn cho bạn tìm đến đúng người.

Bạn nên chắc rằng mình bắt đầu liên hệ ít nhất là hai tuần trước khi có hội chợ. Hãy nhớ rằng công ty của bạn không phải là công ty duy nhất đang nỗ lực giành được một cuộc phỏng vấn. Lịch làm việc của các phóng viên rất nhanh kín chỗ. Và hãy cho các phương tiện truyền thông một lý do để chú ý đến bạn. Hãy đưa ra tin tức bất ngờ hay một góc độ nhìn nhận độc đáo giúp phân biệt công ty của bạn với các doanh ngiệp khác.

Đồng thời hãy tìm kiếm những cơ hội được lên tiếng phát biểu, dù là với tư cách diễn giả chính hay thành viên trong cuộc thảo luận. Để có cơ hội phát biểu, bạn cần phải có kế hoạch và óc sáng tạo rộng lớn, vì thế hãy khởi động sớm và xác định những chủ đề bạn thích đề cập đến. Đừng chỉ tập trung vào những chủ đề trực tiếp liên quan đến doanh nghiệp của mình. Những nhà diễn thuyết cuốn hút nhất là những người có thể liên hệ ra ngoài những chủ đề tiêu chuẩn.

Nên nắm trong tay những tài liệu marketing nào?

McPherson: Những tài liệu ngắn gọn. Không nhà báo nào muốn phải mang vác hàng tập giấy tờ, và khi người ta ngày càng lo lắng hơn về vấn đề môi trường, không ai muốn chứng kiến sự lãng phí. Hãy xem xét việc để tất cả các tài liệu marketing của bạn vào những ổ cứng di động có dán nhãn. Bạn cũng nên đưa những tài liệu này lên trang web hội chợ thương mại của mình để các nhà báo có thể dễ dàng tải về khi hội chợ kết thúc.

Tuy nhiên, người nghe ở đó để nhìn bạn và nghe bạn nói. Họ xứng đáng được bạn quan tâm. Không có giao tiếp bằng mắt có thể tạo một rào cản giữa bạn và người nghe, điều này khiến bạn trở nên không đáng tin cậy, hoặc không chắc chắn về chính mình, nó khiến bài thuyết trình của bạn trở nên kém hấp dẫn và mất sức sống.

Làm thế nào bạn có thể giải quyết vấn đề này và có thể giao tiếp bằng mắt với khán giả, cho họ sự quan tâm mà họ đáng được có?

1. Nhìn hay không nhìn vào bức tường cuối phòng – đó là vấn đề

Bạn có thể được dạy nhìn vào bức tường cuối phòng khi thuyết trình; người ta có thể bảo với bạn là cách này có thể khiến khán giả tin rằng bạn đang nhìn vào họ. Hoàn toàn sai lầm! Điều này chỉ khiến người nghe tin rằng (và tự hỏi vì sao) bạn lại nhìn vào bức tường đó. Bạn cần phải giao tiếp bằng mắt với từng người trong phòng nếu bạn muốn thiết lập quan hệ với người nghe của bạn.

2. Kết bạn

Có một cách giúp bạn tạo một môi trường khiến bạn có thể giao tiếp bằng mắt một cách tự nhiên – đó là “kết bạn”.

Khi bạn sắp xếp và chuẩn bị cho bài thuyết trình, một số người có thể đến trước. Đây là cơ hội vàng và là một cách ít áp lực giúp bạn chào đón mọi người trước khi bạn bắt đầu bài nói chuỵên.

Hãy nói xin chào khi một người tham dự bước vào phòng. Giới thiệu bạn là diễn giả. Bạn có thể dừng ở đó hoặc bạn có thể hỏi những câu hỏi mở đơn giản như “sao anh/chị biết đến hội thảo này?” Bạn chỉ nói những câu chuyện đơn giản, nhưng bạn đang thiết lập quan hệ với một khán giả, điều này sẽ có ích cho bạn sau đó.

Khi bắt đầu thuyết trình, bạn hãy tìm “những người bạn” của bạn để giao tiếp bằng mắt. Bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi nhìn họ vì bạn đã biết họ. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn bắt đầu những câu nói đầu tiên trong khi nhìn một, hai người bạn cảm thẩy thoải mái. Điều này sẽ tạo cơ sở cho bài nói chuyện của bạn.

3. Chia phòng thành những khu vực

Một khi bạn cảm thấy thoải mái với một số cá nhân, bạn có thể bắt đầu trải rộng tầm mắt của bạn ra khắp phòng. Chú ý hãy nhìn mỗi khu vực trong phòng với thời gian ngang nhau. Nhìn vào ai đó bên trái vài giây, rồi nhìn vào ai đó ở giữa, rồi một người bên phải. Đừng quên những người ở cuối phòng.

Khi nhìn vào cuối một phòng lớn, bạn có thể tập trung vào một khu vực hay một cái đầu xa xa chứ không cần phải nhìn vào mắt của một ai đó ở quá xa.

4. Tìm những người cho bạn phản ứng tích cực

Không ai muốn trải qua khoảnh khắc khi giữa một buổi seminar, bạn bắt gặp ánh mắt của một khán giả ngồi khoanh tay với vẻ mặt phản đối. Bạn có thể nhìn thấy những người như vậy, nhưng đừng cho rằng họ không quan tâm. Mỗi người có một cách khác nhau để tương tác với diễn giả, một số người có thể thích bài nói của bạn nhưng vẫn tỏ ra ngoài mặt là không thích.

Nếu bạn cảm thấy không thoải mái khi nhìn những người không có vẻ gì có phản ứng lại với bài nói của bạn, hãy tìm những người có phản ứng tích cực. Hãy nhìn những người mỉm cười, gật đầu, và những người rõ ràng đang nắm bắt vấn đề. Điều này giúp bạn tự tin và cung cấp năng lượng để bạn tiếp tục.

Lưu ý, một bài thuyết trình không phải là đối thoại một chiều; đó là một cuộc đối thoại 2 chiều với người nghe. Họ có thể không giao tiếp bằng lời, nhưng họ đang giao tiếp bằng mắt, ngôn ngữ cơ thể và vẻ mặt. Bạn càng tương tác với người nghe, càng nhìn vào mặt họ và nhận những phản hồi từ họ, bài nói của bạn sẽ càng giống một cuộc trò chuyện hơn là một bài giảng.

Giao tiếp bằng mắt là chìa khoá để xây dựng những mối quan hệ lâu dài ngay cả khi bài nói của bạn kết thúc.

Một trong những quan niệm khó khăn nhất mà người chủ cần phải thông suốt khi làm kinh doanh là phải coi những người làm công cho mình cũng chính là những khách hàng của mình. Bạn sẽ chẳng thể nào tiếp thị một cách thông thái trên thế giới này nếu như các nhân viên của bạn không cùng chèo chống cùng bạn (cùng hội cùng thuyền với bạn), và nếu mà họ không tích cực tham gia vào cùng bạn thì kết quả chắc chắn là sẽ không khả quan được.

Đầu vào đầu tiên mà bạn cần quan tâm chính là từ những người quản lý các công việc cho bạn. Hãy tạo nên một hệ thống – một môi trường làm việc thân thiên để có thể khuyến khích những người quản lý cho bạn có thể phát biểu một cách thoải mái và chân thành với bạn. Hãy để họ nói về những người bên cạnh họ, về những đồng nghiệp của họ và làm cho họ phải có cái cảm giác là họ chính là chủ của những công việc mà họ sẽ thực hiện.

Nếu không được như vậy thì họ sẽ không thể giúp cho công việc thực hiện có hiệu quả được.

Các nhà quản lý bao giờ cũng luôn tìm ra một cái gì đó để phàn nàn. Thế là tốt đấy, hãy để họ kêu ca. Ai cũng cần được phát biểu chính kiến và vì vậy bạn nên vứt cái lòng tự trọng của bạn ra ngoài cửa. Nếu bạn muốn biết sự thật thì chắc chắn là những câu trả lời của họ sẽ làm bạn cảm thấy không thoải mái. Bạn muốn có một đánh giá vô tư của chính những khách hàng nội bộ này của bạn, từ những nhà quản lý hàn đầu của bạn cho tới cả anh chàng lau sàn nhà, bạn nên hỏi xem họ thực sự nghĩ gì về các sản phẩm hoặc dịch vụ, về giá cả và môi trường làm việc, tóm lại là về tất cả mọi thứ của bạn.

Điều này thường làm các khách hàng của tôi ngạc nhiên khi họ biết rằng các nhà quản lý của họ vẫn luôn nghĩ cách cần phải làm một cái gì đó để cải tiến hoặc để thay đổi nhưng lại cảm thấy chưa có lúc thuận lợi để phát biểu ý kiến của mình hoặc đơn giản là vẫn chưa có lúc nào để nói vì phải lao đầu vào thực hiện các công việc hàng ngày của mình. Bạn cần đem lại cho những người quản lý của bạn cái cảm giác là bạn thực sự rất muốn nghe ý kiến của họ về công việc kinh doanh của bạn như: Các cơ hội của ta là gì nhỉ? hay những điểm mạnh và những điểm yếu của tôi là ở chỗ nào?

Quyền nặc danh
Khi bạn muốn nắm được các nhân viên, những người làm công cho bạn, bạn cần phải chắc chắn một điều là bản điều tra, khảo sát những khách hàng nội bộ của bạn cho phép họ – những người làm công cho bạn, đồng thời là khách hàng của bạn được phát biểu những ý kiến của minh một cách nặc danh. Họ chính là những người biết rõ các công việc hàng ngày, họ chính là những người mấu chốt để kết nối giữa kinh doanh của bạn và những khách hàng của bạn, và bạn cần có những ý kiến thực, chưa được sàng lọc chút nào của họ. Họ có thể giúp bạn thành công hoặc làm cho bạn bị đổ bể.

Rất nhiều khách hàng nói với tôi khi bắt đầu quá trình này “Nhân viên lại sẽ gắt gỏng với chúng tôi”. Cũng không phải thường xuyên xảy ra như vậy, nhưng nếu họ làm vậy thì đây có thể là một bài học quan trong khi thực hiện việc này. Thực chất được nhận thấy từ những cuộc điều tra khảo sát này thường làm cho các ông chủ và những nhà quản lý ngạc nhiên.

Chúng tôi thường được nghe những nhà quản lý phàn nàn với chúng tôi “Những người làm của chúng tôi không được sáng sủa lắm”, nhưng chỉ khi điều tra mới phát hiện ra rằng họ không chỉ rất sáng sủa mà lại còn tận tâm, được trang bị nhiều kiến thức quý giá và có nội tâm tuyệt vời.

Bản khảo sát điều tra những khách hàng nội bộ phải được họ tự quản lý, bí mật và không lộ tên tuổi. Nhân viên của bạn phải không lo lắng chút nào về việc một trong số họ có thể bị phát hiện ra vì cô ấy viết bằng bút mực xanh còn những người nào đó khác thì do viết bằng bút mực đen và sếp thì sẽ nhận ra ngay ai là người viết điều đó.

Hãy cho phép nhân viên của bạn trở thành thành viên tham gia trực tiếp vào thực hiện quá trình này và hãy tổ chức một cuộc họp toàn công ty. Hãy thông báo với tất cả nhân viên của bạn lý do vì sao bạn đề nghị họ điền vào bản điều tra khảo sát này và việc nhận được sự trả lời của họ đối với bạn là rất quan trọng và tất cả mọi đièu mà họ ghi trong bản điều tra này sẽ được giữ bí mật tuyệt đối và họ hoàn toàn không cần ghi rõ tên tuổi ở đây. Để chứng minh cho tất cả những gì bạn phát biểu, hãy để các nhân viên của bạn thả các bản điều tra đã được hoàn thiện của họ vào một hộp thư được đề địa chỉ sẵn FedEx và niêm phong lại trước sự chứng kiến của họ để gửi tới Công ty nghiên cứu để phân loại.

Không để lộ tên tuổi và giữ tuyệt mật là rất quan trọng. những ý kiến như: “Người quản lý của tôi đang nhìn trộm tôi viết khi tôi điền bản điều tra này” sẽ không giúp cho bạn trong việc hình thành nên chương trình tiếp thị được. Sẽ chỉ phải chi phí vô cùng ít ỏi cho công ty nghiên cứu những bản điều tra này và phân loại, lập kết quả lên thành bảng, vì vậy đừng cắt xén và làm tổn thương sự tự tin của các nhân viên của bạn bằng cách là tự làm lấy việc đó.  Hãy thể hiện sự tôn trọng tuyệt đối của bạn đối với ý kiến của họ và những bí mật riêng của họ. Hãy xây dựng nên một niềm tin. Những gì mà bạn nhận được sẽ là những nhân viên đáng tin cậy.

Trong bản điều tra nội bộ của bạn, hãy hỏi các nhân viên của bạn xem họ tự cảm thấy thế nào, họ có cảm tưởng thế nào về công ty, cụ thể là họ cảm nhận thế nào về ông chủ, họ nghĩ gì về việc tiếp thị. Chúng tôi thường tìm thấy ý kiến là các nhân viên rất ghét bộ đồng phục của họ, nhất là khi một số người trong số họ phải mặc áo đuôi tôm đen dài và quần đen. Bạn có thể không muốn thay đổi những việc này, nhưng bạn nên biết họ nghĩ gì trước khi bạn định thực hiện và sử dụng tiền bạc của mình cho một bộ đồng phục sau này.

Hãy hỏi họ cho biết ý kiến về văn hóa và sự đa dạng tại nơi làm việc. Đây chính là những cơ hội phát triển nhanh chóng và khủng khiếp trong tiếp thị đối với các loại khách hàng khác nhau, nếu bạn bỏ qua những điều này thì thật là nguy hiểm.

Hãy hỏi họ nghĩ thế nào về mức lương và những lợi ích mà họ được hưởng so với các công ty khác trong khu vực? Tất nhiên họ sẽ không nghĩ là lương và những quyền lợi khác của họ là thấp hơn, nhưng thường thì vấn đề này có thể giải quyết rất đơn giản. Nếu bạn biết là họ đã thông tin sai lạc, bạn có thể tự đi ra ngoài và nghiên cứu lấy. Nếu bạn đúng, hãy tổ chức một cuộc họp và chỉ cho họ thấy đâu là cái hay hơn và  đâu là cái chưa hay lắm, chỉ cho họ thấy thực sự không nên đứng núi này lại trông núi nọ (cỏ tại bên sườn núi kia thực sự là không xanh hơn). Trong trường hợp này bạn có thể tái thực hiện một số lợi ích nào đó mà bạn đã cho phép họ được hưởng, những lợi ích mà có lẽ những nhân viên này chưa biết hoặc chưa hiểu.

Nếu các nhân viên của bạn đúng, nếu lương và những ích lợi mà họ được hưởng thực sự là thấp, có lẽ bạn sẽ tìm ra đầu mối đối với việc doanh thu cao, hoặc chất lượng làm việc của nhân viên thấp, hoặc một loạt các vấn đề bất kỳ nào khác nữa. Tất cả đều được tính đếm và đều bán được cả đấy.

Trước khi bạn cố gằng thu hút thêm các khách hàng mới, hãy biết chắc hắn một điều là bạn đang phục vụ những khách hàng cũ của mình rất tốt. Cách tốt nhất để biết được điều đó là phải hỏi chính các nhân viên của mình.

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, năm mới là thời điểm đánh giá các thành tựu và những hoạch định chiến lược đã đề ra. Khi đã tới giai đọan cần phải có PR, đây là thời điểm đưa ra mục tiêu và lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể đạt được những kết quả tối ưu trên phương tiện truyền thông đại chúng.

Khi lên kế hoạch cho các hoạt động PR trong một năm, như một quy luật chung, cần phải nghiên cứu kỹ cho cả năm tới, lập kế hoạch mỗi sáu tháng và hy vọng có thể đạt được trong ba tháng. Giống như hầu hết các hoạt động kinh doanh khác, người làm PR đòi hỏi phải có sự linh hoạt và phải luôn nhận thức rằng mọi vật đều thay đổi theo thời gian.Tuy nhiên, có một số nhân tố sẽ tạo ra sự thay đổi đáng kể cho thành công của công ty bạn nếu bạn quan tâm đến chúng ngay từ giai đoạn đầu.

Đánh giá và hoạch định

Trước tiên, hãy xem xét các hoạt động liên quan đến PR trong năm vừa qua. Nếu năm trước doanh nghiệp của bạn gây được sự chú ý qua phương tiện truyền thông thì hãy xem xét yếu tố thành công đó dưới con mắt của nhà phân tích. Xác định các góc độ và khía cạnh hoạt động tích cực. Ghi chú theo phong cách nhà báo những điều làm mình thích thú và cả những điều mình không thích. Có một cái nhìn tổng thể các mặt tiêu cực, tích cực và trung lập về điều mà bạn đã đạt được. Nếu bạn thực hiện dịch vụ quảng bá qua phương tiện truyền thông, hãy đánh giá kết quả trong chiến dịch quảng bá đó, và nếu có thể, hãy so sánh sự tiến bộ của bạn với các đối thủ khác.

Kế đến, hãy xem xét các mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp, và sử dụng những mục tiêu này làm nền tảng cho việc phát triển các thông điệp quảng bá của mình. Hãy chắc chắn rằng điều bạn nói và cách bạn nói sẽ phản ánh nỗ lực đạt được mục tiêu của bạn. Những thông điệp nhắn gửi trên phương tiện truyền thông chính là bộ xương sống của các hoạt động quảng bá của bạn trong cả năm.

Sau cùng là triển khai kế hoạch hành động. Xem xét kế hoạch kinh doanh của mình dưới con mắt của một nhà báo – Điều gì là mối quan tâm của khách hàng hay nhà đầu tư? Xác định các cơ hội truyền thông tiềm năng có thể xuất hiện trong năm như giới thiệu sản phẩm, các hoạt động mở rộng, thêm dịch vụ mới, phát hành một bộ lịch có in những sự kiện đáng chú ý trong năm. Nếu có thể, hãy cố gắng tổ chức những sự kiện quan trọng để tạo được sức lan truyền lớn. Ví dụ, nếu công ty của bạn đang giới thiệu trang phục áo tắm, thời gian quảng bá sản phẩm là vào mùa xuân khi có thời tiết ấm áp.

Phải luôn ghi chép lại những mục tiêu đã đề ra để bạn có thể xem lại bất kỳ lúc nào và đánh giá thành công của mình trong suốt một năm.

Công cụ và chiến thuật

Một khi bạn đã phác thảo kế hoạch cho cả năm, đó là thời điểm xem xét các hoạt động nào sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu của mình.

• Lên chương trình cho các hoạt động quảng bá để vạch kế hoạch cho những quảng cáo mà bạn sẽ thực hiện trong suốt một năm. Bạn có thể cần phải điều chỉnh lại chương trình hơn khi bắt tay vào thực hiện các dự định của mình trong từng giai đoạn những chương trình này sẽ tạo một nền tảng ban đầu để theo đó triển khai và giúp bạn tập trung vào việc sáng tạo thêm những cái mới.

• Quảng bá trên phương tiện truyền thông dưới hình thức mời phóng viên hoặc đăng lên báo vẫn là phương thức cốt lõi để thực hiện PR, và nền tảng của bất cứ một chương trình PR là một danh sách dày đặc các phương tiện truyền thông.Trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động PR nào, cần có thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng và lập bảng dữ liệu các phóng viên chủ chốt. Danh sách của bạn phải có các chi tiết về tên ấn phẩm phát hành, tên nhà báo hoạt động trong lĩnh vực của bạn và được sắp xếp theo mức độ đạt được sự chú ý của khách hàng trọng tâm của bạn.

Một khi bạn đã lập danh sách, hãy lập thời gian biểu cho việc quảng bá trên phương tiện truyền thông. Hãy liên lạc từng phóng viên riêng lẻ để bạn có dịp giới thiệu về bản thân mình và sắp xếp những buổi gặp mặt  thân mật ở những nơi mà bạn có thể thảo luận về triển vọng của công ty bạn và lĩnh vực mà công ty đang hoạt động.

• Lịch biên tập các ấn bản tạo ra một phương tiện tuyệt hảo để triển khai hoạch định chiến lược quảng bá trên phương tiện truyền thông. Việc nghiên cứu chương trình này sẽ cho phép bạn xác định được những cơ hội để giúp chính bạn trở thành một chuyên gia tư vấn, đóng góp ý kiến cho một bài báo hoặc thậm chí tạo ra một hình tượng về công ty của bạn. Một khi bạn đã lập danh sách các biên tập viên trọng tâm cho mình, hãy liên lạc với họ ngay khi có thể. Hầu hết các phòng biên tập đều có hạn nộp là vài tháng trước khi xuất bản. Phải lưu tâm kỹ đến ngày nộp bài, nếu không bạn sẽ mất đi cơ hội. Để biết thêm thông tin về lịch trình biên tập, xem “Generating Coverage Between Press Release”.

• Chăm chút cho “hàng tít” của các bài báo là một cách tuyệt vời  để bạn quảng cáo cho công ty của mình cũng như giúp bạn trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Hãy nghiên cứu trên các tạp chí, báo hay là địa chỉ website để tìm kiến các phòng biên tập xuất bản những bài báo như bạn mong muốn, sau đó hãy liên lạc với biên tập viên và đề xuất một chủ đề nào đó. Nhớ phải bảo đảm trọng tâm của phương tiện quảng bá phải đồng bộ với mục tiêu công ty bạn và bài báo phải chuyển tải được các thông điệp chính.

• Tình huống thực tế có sức thu hút lớn đối với phương tiện quảng cáo vì nó rõ ràng, có ví dụ thực tế về những lợi ích từ sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Thách thức để triển khai tình huống thực tế là cần có sự tham gia của các khách hàng năng động. Vì thế, hãy nói chuyện với khách hàng của mình và đề nghị họ nếu bạn có thể viết một bài báo về sự thành công của họ. Nếu điều này đòi hỏi khách hàng của bạn phải chia sẻ  “những cuộc chiến” của họ, thì chính nó sẽ tạo cho họ cũng như chính bạn một cơ hội để tỏa sáng,

• Những cơ hội phát biểu tạo ra một cách quảng cáo khác. Khi lập kế hoạch cho các hoạt động PR trong một năm, hãy tìm hiểu về các hội nghị, triển lãm thương mại và hội thảo trên internet để dành được cơ hội đề cử chính bạn thành người phát biểu chính  hoặc là thành viên trong danh sách những người sẽ phát biểu. Gía trị của việc tham gia những cuộc nói chuyện này rất là lớn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang phát triển; tuy nhiên, điều này cũng đòi hỏi việc hoạch định phải thật kỹ lưỡng vì hầu hết những cơ hội phát biểu đều phải hoàn chỉnh vài tháng trước đó. .

• Nhật ký trên mạng và phương tiện truyền thông đại chúng đã phát triển rộng rãi cùng với các phương tiện thông tin liên lạc vì những phương tiện này tạo ra phương thức giao tiếp hiệu quả với các đối tác năng động. Khi xem xét các chiến thuật PR, đừng quên nghiên cứu các trang nhật ký trên mạng có liên quan đến lĩnh vực của bạn, tìm hiểu phong cách cũng như tính cách của tác giả. Technorati là công cụ hữu hiệu hàng đầu dùng để tìm kiếm các trang nhật ký trên mạng và là một địa chỉ tuyệt vời đề bắt đầu. Sự xuất hiện trên trang nhật ký trên mạng có thể biến bạn thành chuyên gia hàng đầu về nhận thức của công ty. Nhưng hãy nhớ rằng mọi thông tin trong trang nhật ký trên mạng của bạn đều được đông đảo bạn đọc nhìn thấy và có thể tạo ra nhiều cuộc tranh luận không luôn theo quan điểm của bạn đâu nhé.

• Nếu bạn muốn tạo trang nhật ký trên mạng của chính bạn, có nhiều công cụ miễn phí như Blogger và Blog.com giúp bạn có thể thực hiện một cách dễ dàng. Khi trang nhật ký đã được tạo, hãy chắc chắn là nó đã có tên trong danh sách của Technorati.

Mạng internet cũng chứa nhiều hệ thống mạng truyền thông đại chúng như del.icio.us và Digg. Các hệ thống mạng này được dùng để lưu trữ và chia xẻ nội dung cũng như những thông tin trong các bài viết giữa các thành viên. Ngoài ra, nếu bạn có một đọan phim video muốn chia xẻ với các khán thính giả là khách hàng tiêu thụ của bạn, bạn nên tập làm quen với các chuyên trang chia xẻ phim ảnh như YouTube và Metacafe.

• Lập kế hoạch đối phó khủng hoảng cũng là một phần quan trọng trong kế họach PR của công ty bạn. Kế hoạch này cần phải bao quát cả những tình huống xấu có thể xảy ra cũng như các giải pháp ứng phó phù hợp. Phải đảm bảo rằng các thành viên khác trong công ty của bạn đều nắm được quy trình xử lí tình huống khủng hoảng nếu có, và hãy dành thời gian kiểm tra tổng thể xem có thiếu nhất quán hay sơ sót nào trong kế hoạch.

Hoạch định chiến lược PR ngay từ bây giờ sẽ không chỉ có tác dụng tạo ra nhiều ý tưởng mới và những cơ hội giúp bạn và công ty cùng tỏa sáng, mà còn mang đến cho bạn tinh thần thanh thản trong từng hoạt động hàng ngày. Nếu kế hoạch PR luôn phụ thuộc vào mọi thay đổi thì việc hoạch định trước sẽ giúp bạn theo đuổi được mục tiêu chung và duy trì các hoạt động trọng điểm của bạn.
                                                                                                                                          Rachel Meranus

Rachel Meranus là người phụ trách PR của  Entrepreneur.com’s và là chủ tịch hội xuất bản PR Newswire. Hãy tham khảo thêm các thông tin về PR Newswire và các quan hệ cộng đồng thông qua PR Toolkit dành cho các doanh nghiệp nhỏ.

Một số tờ báo bắt đầu thành lập những bộ phận làm việc với khách hàng để thiết kế các chiến dịch quảng cáo trên những trang báo của chính họ, và thậm chí cả những chương trình quảng cáo trên đài phát thanh và đài truyền hình. Trước nay, những công ty truyền thông chỉ bán chỗ quảng cáo, còn khách hàng sẽ thuê công ty khác thiết kế. Mô hình này đe doạ các công ty quảng cáo truyền thống và tạo nên những liên minh kiểu mới.

Tập đoàn truyền thông như Condé Nast Media, một bộ phận của công ty xuất bản các tạp chí như Vogue, Wired và The New Yorker, đã lập ra bộ phận quảng cáo để tổ chức sự kiện đồng thời tự thiết kế các quảng cáo cho khách hàng. Nhờ vậy, doanh thu của họ tăng lên nhờ số trang quảng cáo nhiều hơn. Các công ty truyền thông khác như Meredith Corporation, Reader’s Digest, Hearst và thậm chí tạp chí thời trang nhỏ bé như Surface cũng tự làm công việc sáng tạo này.

Họ không chỉ thiết kế quảng cáo trên báo, mà còn thiết kế cả những chương trình quảng cáo trên TV, radio, tổ chức sự kiện cho các thương hiệu lớn. Nhờ những chương trình tiếp thị này mà Condé Nast Media thu được khoảng 200 triệu USD năm vừa qua.

Tập đoàn Condé đã thu hút được những khách hàng như Chevrolet, Citigroup, L’Oreal và Cingular để quảng cáo trong chương trình “Fashion Rocks”, một chương trình truyền hình đặc biệt về âm nhạc và thời trang. Năm nay, Condé còn dự định tổ chức một sự kiện lớn nữa để bán quảng cáo mang tên “Movie Rock”, với sự tham gia của một số ngôi sao Hollywood.

Mỗi chương trình như vậy sẽ có nội dung quảng bá cho một công ty. Ví dụ như trong chương trình Fashion Rocks năm trước, ca sĩ Elton John đã có buổi trình diễn đặc biệt, chỉ được chuyển đến các điện thoại di động thuê bao của Cingular Wireless.

Một lợi thế nữa là Condé còn có khả năng tiếp cận và mời cộng tác những nhân vật nổi tiếng, thông thường ít khi nào làm việc trực tiếp với khách hàng cần quảng cáo. Ví dụ như họ đã dàn xếp cho Robert F. Kennedy Jr. xuất hiện trong một quảng cáo xe hơi Lexus.

Đối với Condé, bộ phận quảng cáo là một phần của công ty, đối với các tập đoàn khác như Meredith, tập đoàn xuất bản các tạp chí Family Circle, More và Ladies’ Home Journal, bộ phận quảng cáo được nâng lên thành công ty quảng cáo riêng mang tên Meredith 360. Năm vừa qua, Meredith mua lại ba công ty quảng cáo khác, mở rộng thêm phạm vi dịch vụ của mình.

Meredith 360 tính tiền các dịch vụ họ cung cấp, nhưng Condé và Hearst chỉ tính tiền khi họ tạo ra chương trình riêng theo yêu cầu khách hàng. Cơ chế này giúp Condé có ưu thế về giá hơn các công ty quảng cáo. Họ không tính tiền khách hàng phần thiết kế sáng tạo, và chỉ tính tiền phần diện tích quảng cáo.

Lẽ dĩ nhiên, các công ty cần quảng cáo rất hoan nghênh cách làm này. Hiện tại, Condé đang làm việc với công ty dịch vụ tài chính CIT, để thực hiện một loạt phỏng vấn những nhân vật nổi tiếng như nhà thiết kế thời trang Marc Ecko. Các cuộc phỏng vấn này sẽ được đưa lên mạng trực tuyến và Condé sẽ thực hiện các chương trình trực tiếp và quảng cáo trên tạp chí của họ cho CIT. Điều đặc biệt là Condé chỉ tính tiền các trang quảng cáo mà thôi.

    Công ty phát triển giống như một sinh vật

Chúng ta biết, doanh nhân khi nhìn thấy một thị trường đầy hứa hẹn thì sẽ lập cơ sở kinh doanh. Công ty là một hình thức được lựa chọn. Yêu cầu thị trường là yếu tố kinh tế và nó thúc đẩy công ty phát triển. Để cho ngày càng lớn thì công ty phải được quản trị hữu hiệu. Đây là yếu tố quản trị.

Hoạt động và sự quản trị công ty phải tuân theo luật pháp. Đối với doanh nhân, trong ba yếu tố kia thì hai cái đầu quan trọng. Thị trường họ không kiểm soát được; quản trị thì hoàn toàn nằm trong tay họ; còn luật pháp kết hợp ý muốn của chính quyền với quyền lợi của doanh nhân. Ba yếu tố làm nền tảng cho công ty là như thế. Trong đa số các doanh nghiệp của ta, việc quản trị còn khá yếu, nên công ty khó phát triển thành tập đoàn. Không khắc phục được cái yếu ấy, nên doanh nhân ta tin rằng luật pháp là nguyên do và là giải pháp. Dường như yêu cầu luật pháp thừa nhận tập đoàn kinh tế tư nhân nằm trong bối cảnh này. Yếu tố kinh tế của công ty đã được biết nhiều nên tôi chỉ đào sâu hai yếu tố sau và xin dùng hai hình ảnh để độc giả nhận rõ nội dung khác nhau của từng vấn đề.

    Tập đoàn kinh tế giống như một đoàn thuyền trên sông

Dùng hình ảnh con thuyền, tôi muốn nói đến yếu tố luật pháp. Luật pháp khi điều chỉnh công ty thì đích nhắm của nó là sự chịu trách nhiệm của công ty: trách nhiệm của nó với các cổ đông, các chủ nợ và chính quyền. Vì trách nhiệm phải mang mà nó bị buộc phải tuyên bố phá sản khi không trả được nợ đáo hạn, dẫu còn nhiều tài sản cố định. Nay người ta mở rộng trách nhiệm của nó ra bằng quy chế “cai quản công ty” (corporate governance), buộc nó chịu trách nhiệm với cả cộng đồng cũng như những “người có lợi ích” (stakeholder).

Từ cổ chí kim, mối bận tâm của luật pháp đối với công ty là trách nhiệm; vì thế công ty là một pháp nhân. Nó giống như một con thuyền trên sông khi có tư cách đó. Con thuyền đắm thì tài sản nào mà cổ đông bỏ vào đó sẽ mất, đó là một “trách nhiệm hữu hạn”cho họ; chứ con thuyền đã đi xuống cõi tuyền đài thì nó chịu trách nhiệm vô hạn. Nó chìm nhưng con thuyền khác không chìm. Đó là sự độc lập về trách nhiệm. Một “tập đoàn” là một tổ chức có nhiều con thuyền riêng lẻ; chứ không phải là một con thuyền to kiểu liên hiệp xí nghiệp, hay tổng công ty của ta, hay “một pháp nhân có sự liên kết tự nguyện”. Các tổ chức như thế này thì không biết đến trách nhiệm vô hạn hay hữu hạn của định chế công ty trên thế giới. Vậy về mặt luật pháp, con thuyền độc lập, một mình nó bị đắm. Việc báo cáo sổ sách cho con thuyền khác không cứu nó khỏi bị đắm ! Do vậy, muốn việc báo cáo diễn ra thì phải làm cách khác. Không cần phải có luật thừa nhận tính pháp lý của tập đoàn kinh tế tư nhân; hơn nữa trong từ điển luật Blacklaw dùng ở Mỹ, không có từ “group”. Tức là trong luật pháp, không có khái niệm “group”, đơn giản là vì nó không phù hợp với tính chịu trách nhiệm độc lập của một pháp nhân. Từ “group” mà luật ta gọi là “tập đoàn” là một từ ngữ dùng trong marketing. Một công ty muốn quảng cáo về mình thì tự xưng như thế. Về mặt luật, trong một đoàn có 10 con thuyền kia, thì tất cả được gọi là một “group”; chứ một con thuyền nhất định thì ai là “group” ? Ta có sai lầm chăng khi đưa một từ ngữ marketing vào một khái niệm pháp lý ? Dùng từ “tập đoàn kinh tế nhà nước” thì không sao, vì nó có tính chính trị nhiều hơn kinh tế, nó là của chung, chẳng ai phải chịu trách nhiệm, chỉ có cả xã hội bị nghèo đi, nên không ai biết; chứ còn dùng từ đó cho “tập đoàn kinh tế tư nhân” thì không phù hợp về mặt chịu trách nhiệm.

    Tập đoàn giống như một loạt nhà

Những con thuyền tách biệt nhau nhưng nó bảo nhau được không phải nhờ luật doanh nghiệp mà nhờ vào việc sử dụng quyền; quyền của con thuyền này đối với con thuyền khác. Trong định chế công ty, quyền không phát sinh từ luật pháp mà là từ tiền bạc mà một con thuyền này bỏ vào một con thuyền kia. Đến đây tôi xin chuyển hình ảnh sang căn nhà để nói về cách tác động của quyền hành. Nói về tác động này là đề cập đến việc quản trị công ty, việc của một căn nhà; đến quản trị tập đoàn kinh tế tư nhân, việc của nhiều căn nhà.

Vâng, căn nhà tiêu biểu cho một công ty. Căn nhà có cái phản (giường gỗ) đó là bản điều lệ công ty và cái nền nhà là việc quản trị công ty. Nói đến quản trị công ty là đề cập các thủ tục, thể thức điều hành trong công ty được viết thành cẩm nang. Căn nhà nào cũng có chủ và mọi việc do chủ quyết định. Lệnh của chủ mà không được viết thành cẩm nang thì sẽ dễ thay đổi; khi ấy cách quản trị là theo sự thuận tiện; nếu được viết thành cẩm nang và ông chủ cũng phải tuân theo thì đó là quản trị khoa học. Muốn lên tập đoàn thì cái nền nhà của công ty phải cứng; tức là phải quản trị theo khoa học; khi xây căn nhà này xong xuôi thì sẽ có kinh nghiệm và bài bản để đem sang căn nhà khác. Ở ta các công ty xây nhiều nhà và nhanh là do thị trường tạo cơ hội, cho nên phần lớn nền nhà không chắc. Có nhiều nhà thì gọi mình là tập đoàn thôi; chứ ít chú trọng đến cái nền, cái phản trong mỗi căn nhà.

Khi một công ty đã phát triển thành tập đoàn thì họ giống như có một loạt nhà, gọi tên khác nhau, cổ phần, trách nhiệm hữu hạn … “Công ty cổ phần tập đoàn” là căn nhà to nhất trong loạt nhà kia và nó tìm cách làm sao để kiểm soát các căn nhà khác. Tuy nhiên, nếu chúng ta nhớ lại hình ảnh đoàn thuyền thì rõ ràng từ ngữ “công ty cổ phần tập đoàn” chẳng có ý nghĩa gì ! Tương tự như vậy là sự công nhận pháp lý tập đoàn kia. Muốn thiết lập sự kiểm soát trên các căn nhà thì không thể trông mong vào luật doanh nghiệp mà phải biết cách làm của thế giới như sau.

    – Căn nhà đầu tiên phải có cái phản bóng lộn và cái nền nhà chắc nịch. Tức là bản thân “công ty cổ phần tập đoàn” phải có bản điều lệ công ty được sử dụng nhuần nhuyễn và, quan trọng hơn, việc quản trị đã ở mức khoa học; tức là có đầy đủ cẩm nang. Nguyên tắc để làm nảy sinh tập đoàn là đã xây được một căn nhà vững chãi, rồi mới xây được các căn nhà khác y như thế.

    – Khi bỏ tiền lập công ty con thì nhớ rằng nó là căn nhà khác, dẫu có gọi nó là “thành viên”. Cầm tiền của mình đấy, nhưng về mặt trách nhiệm nó độc lập với mình. Không thể ra lệnh cho nó theo kiểu liên hiệp xí nghiệp được. Vì nếu đuổi giám đốc công ty do không nghe lời mình thì luật sư của người ấy sẽ nêu ra tính độc lập của pháp nhân ngay ! Vậy muốn “quản lý” căn nhà của thành viên thì (i) cử người của mình vào và (ii) để họ ngồi lên cái phản kia. Tức là phải có một bản điều lệ cho công ty con và trong đó dành nhiều quyền cho mình bằng cách (a) bỏ nhiều tiền để có nhiều quyền, hay (b) bỏ tiền ít nhưng đòi nhiều quyền, qua việc lập ra cổ phần ưu đãi biểu quyết trong bản điều lệ. Vậy cái phản phải rộng cho người của mình ngồi nếu muốn có nhiều quyền.

    – Căn nhà phải có cái nền vững chắc, tức là công ty có nhiều cẩm nang quy định thể thức điều hành. Trong các thể thức ấy sẽ ghi yêu cầu: “Sổ sách kế toán phải được hội đồng quản trị hay thành viên phê duyệt”. Thế là sổ sách kế toán sẽ đến tay “công ty cổ phần tập đoàn” ngay, qua thành viên của mình ngồi ở cái phản và người này sử dụng quyền hành “phù hợp với bản điều lệ” mà đã do mình vẽ ! Việc nộp sổ sách kế toán là một vấn đề thuộc lĩnh vực quản trị chứ không phải của luật pháp. Nếu một tập đoàn kinh tế tư nhân được thừa nhận nhưng nó không có cách thức quản trị khoa học thì cũng sẽ không có thể thức báo cáo đúng tính chất luật pháp của công ty.

Đi sâu hơn nữa về ba tương quan trên thì hiện nay có “công ty cổ phần tập đoàn” lập ra quy chế hoạt động cho các thành viên của hội đồng cùng ban giám đốc rất chi tiết và áp dụng cho tất cả các công ty trong tập đoàn nhằm kiểm soát nhau. Việc này sai ở hai chỗ: một là giám đốc của các công ty thành viên có thể khước từ vì bản kia không phải do hội đồng quản trị hay thành viên của họ đưa ra, đấy mới là cơ quan quản lý cao nhất của họ còn công ty cổ phần tập đoàn không có kí lô nào cả; hai, việc kiểm soát mà tập đoàn mong muốn chỉ được thực hiện qua người ngồi trên cái phản đặt trên nền nhà chứ không phải giữa các nhân sự kia với nhau. Vậy họ phải ngồi lên cái phản. Nắm quy định trong tay, nhưng nền nhà chỗ là xi măng, chỗ là bùn thì cái phản không vững; ngồi lên ngã ngay và đánh rơi tờ giấy ! Bản quy định cầu kỳ trở nên vô nghĩa cực kỳ !

Tóm lại cách thức quản trị sẽ giải quyết vấn đề báo cáo sổ sách giữa công ty mẹ và các công ty con chứ không phải sự thừa nhận pháp lý tập đoàn kinh tế tư nhân.

Từ câu chuyện về bánh phở có chất phóc môn, quy trình sản xuất đậu hũ không vệ sinh, sữa bột “hô biến” thành sữa tươi tiệt trùng cho đến thuốc giả, nước tương có khả năng gây ung thư, nước giải khát sử dụng hương liệu quá đát… tất cả đã dấy lên một tín hiệu báo động về thực trạng suy đồi đạo đức trong kinh doanh

Người tiêu dùng và cộng đồng xã hội luôn trông đợi và sẵn lòng ủng hộ thương hiệu của những doanh nghiệp làm ăn có đạo đức, đặt vấn đề an toàn sức khỏe và môi trường lên trên hấp lực của lợi nhuận. Từ góc nhìn thương hiệu, “sạch và xanh” nên được xem là yếu tố cốt lõi tạo nên giá trị cho thương hiệu trong suốt quá trình phát triển và trong bối cảnh hội nhập.

Và doanh nghiệp cũng nên xem trọng hoạt động quan hệ công chúng (PR) để bảo vệ hình ảnh thương hiệu “sạch” cho mình khi bất chợt xảy ra khủng hoảng.

Yếu tố tạo nên giá trị thương hiệu

Trước những mối lo ngại về sức khỏe cho bản thân, các thành viên trong gia đình và đặc biệt là cho trẻ em, sẽ chẳng có người tiêu dùng nào ủng hộ những thương hiệu làm ăn không trung thực, không minh bạch và cố tình gian dối. Họ sẵn sàng ủng hộ những thương hiệu có uy tín về sản xuất sản phẩm sạch và không gây tổn hại cho môi trường sống.

Để xây dựng danh tiếng cho mình, doanh nghiệp cần xem trọng chữ “sạch và xanh” trong suốt quá trình tạo dựng thương hiệu. Một chút lơ là về quy trình quản lý, kiểm soát chất lượng trong doanh nghiệp có thể gây nên sự cố khó lường, làm ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu.

Thỉnh thoảng, theo dõi tin quốc tế chúng ta lại thấy hãng xe nọ thu hồi hàng chục, trăm ngàn xe đang lưu thông tại nhiều châu lục do phát hiện có lỗi kỹ thuật, hay hãng sản xuất máy tính cá nhân kia thu hồi hàng loạt pin không đạt yêu cầu. Những sự cố như thế có thể xảy ra đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào trên thế giới. Hành động trên của họ là nhằm giảm thiểu tối đa mối nguy hại cho người tiêu dùng cũng như để bảo vệ hình ảnh thương hiệu của họ trên toàn cầu.

Chữ “sạch” đề cập trong bài này không chỉ bao hàm ý nghĩa an toàn thực phẩm mà còn liên quan đến khái niệm “sạch” trong đạo đức kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải rõ ràng, minh bạch về hoạt động kinh doanh, tài chính cũng như trong thông tin gửi đến người tiêu dùng, công chúng. Cụ thể, đó có thể là một bản cáo bạch, một thông điệp quảng cáo hay nhãn mác ghi trên bao bì sản phẩm…

“Sạch và xanh” nên là yếu tố cơ bản, nếu không muốn nói là cốt lõi trong xây dựng thương hiệu. Điều này thể hiện từ việc cam kết sử dụng nguyên liệu tự nhiên, tận dụng năng lượng sạch cho đến việc tài trợ cho các chương trình xã hội cộng đồng có liên quan. Rất nhiều thương hiệu quốc tế đang áp dụng triệt để định hướng này nhằm thu hút sự ủng hộ từ người tiêu dùng, các hiệp hội và các cấp chính quyền. Qua đó, nhắm đến mục tiêu lâu dài là gia tăng giá trị cho thương hiệu của mình.

Vai trò của hoạt động PR

Trong quá trình xây dựng thương hiệu, nếu đa phần các công cụ tiếp thị được sử dụng nhằm đạt doanh số bán hàng thì PR được xem là công cụ xử lý khủng hoảng hữu hiệu nhất trong việc bảo vệ hình ảnh thương hiệu.

Ở nước ta, việc sử dụng công cụ PR trong quá trình xây dựng thương hiệu chưa được xem trọng đúng mức ngay cả đối với những thương hiệu đã tạo lập được danh tiếng. Đa phần triển khai một cách tự phát, chưa mang tính chuyên nghiệp.

Chúng ta có thể thấy ở những tình huống khủng hoảng diễn ra gần đây được thông tin trên báo đài, thái độ ứng xử của người đại diện thương hiệu tại các cuộc họp báo, cách thức tuyên bố thông tin vẫn chưa làm an lòng người tiêu dùng. Khi có tin đồn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu, dù là thật hay giả, thì thái độ của họ trước công chúng phải dựa trên nền tảng của sự chính trực, và tinh thần trách nhiệm đối với cộng đồng.

Nhiều cuộc nghiên cứu về các tình huống thực tế cho thấy nguyên tắc cơ bản của hoạt động PR là làm giảm “độ nóng” của vấn đề bằng việc cung cấp thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục thay cho những lời thách đố hay bác bỏ hoàn toàn “lỗi” mà không có chứng cứ đáng tin cậy. Một chương trình hành động có trách nhiệm nhằm làm giảm “độ nóng” của vấn đề có thể dễ dàng được cảm thông và chấp thuận bởi công luận hơn.

Bài học vàng cho việc xử lý khủng hoảng là trường hợp thương hiệu danh tiếng Johnson & Johnson (Mỹ) vào năm 1981. Lãnh đạo công ty này đã nhanh chóng ra quyết định thu hồi một khối lượng lớn thuốc Tylenol sau khi có tin đồn rằng thuốc này gây ngộ độc chết người. Một quyết định khó khăn, tốn kém đến 350 triệu đô la Mỹ từ việc thu hồi nhưng uy tín của thương hiệu này tăng lên bội phần khi kết quả điều tra chính thức của chính quyền cho thấy nguyên nhân là do có một người tâm thần bỏ thuốc độc vào lọ thuốc Tylenol.

Rõ ràng sự mất mát về tài chính trước mắt không thể sánh được với sự tín nhiệm nơi khách hàng trong mục tiêu xây dựng danh tiếng lâu dài.

Cùng thắng với thương hiệu sạch và xanh

Nhìn lại những sự cố xảy ra trong thời gian qua, thiết nghĩ đây là thời điểm tốt cho một cuộc vận động và ủng hộ cho những thương hiệu sạch và xanh.

Người tiêu dùng kỳ vọng ở việc thực hiện nghiêm ngặt những chính sách kiểm soát và thưởng phạt nghiêm minh nơi các cơ quan quản lý nhằm mục tiêu bảo vệ sức khỏe và môi trường sống. Người tiêu dùng sẵn lòng ủng hộ những chương trình “sạch” đề cao tinh thần trách nhiệm đối với cộng đồng. Đó có thể được xem là “khoản đầu tư” tốn kém trước mắt đối với một số thương hiệu có định hướng lâu dài.

Thế nhưng, thương hiệu nào cam kết đầu tư một cách chuyên nghiệp thì có cơ hội lớn nhận được sự quan tâm, ủng hộ và tín nhiệm từ người tiêu dùng. Điều này không có nghĩa là chạy theo phong trào phô trương quảng bá mà nên thực hiện cam kết bằng chính cái tâm trách nhiệm đối với cộng đồng.

Để rèn luyện mình trở thành một nhân viên PR chuyên nghiệp, bạn cần học theo từng bước sau:

1. Hiểu rõ PR là gì?
Một trong những lý do tạo nên sự thú vị trong nghề này đó là nó không chỉ gói gọn trong những công việc được định sẵn trong hợp đồng mà có thể thay đổi tùy theo tính chất công việc, tất cả đều được gọi dưới cái tên chung: quan hệ cộng đồng.
Những công việc thông thường là quảng bá hình ảnh, vận động hành lang, quan hệ truyền thông… Một số kiến thức bạn có thể được học trong trường tuy nhiên bên cạnh đó còn có một số lĩnh vực bạn cần tự tìm hiểu qua sách báo và internet; điều này giúp bạn có kiến thức nền tảng về những công việc đó.

2. Phát triển kỹ năng
Hầu hết các nhân viên PR đều đòi hỏi có một kiến thức rất rộng (nhiều trong số đó là do họ tự tìm hiểu) và viết được coi là một trong những kỹ năng cần có nhất của một người làm PR chuyên nghiệp. Viết phải rõ ràng và có tính thuyết phục.
Ngoài ra, để trở thành một nhân viên giỏi bạn cần xử sự điềm tĩnh, lịch sự và là người luôn tạo cảm giác thoải mái cho người nghe khi nói chuyện. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao nếu bạn là người hòa nhập nhanh với môi trường làm việc và có thể làm việc tốt dưới áp lực cao.

3. Bằng cấp
Với một tấm bằng đại học ở hầu hết các ngành như báo chí, marketing (tiếp thị), giao tiếp đều có thể thử sức với nghề này. Tuy nhiên để tuyển một nhân viên PR, nhà tuyển dụng ít khi để ý bạn tốt nghiệp ngành nào mà họ để ý đến kinh nghiệm thực tế mà bạn có.

Vì vậy, có nhiều người nói rằng PR là một trong những ngành không cần bằng cấp tuy nhiên lại cần rất nhiều kinh nghiệm thực tế nếu bạn muốn mình gây được sự chú ý đối với các nhà tuyển dụng.

4. Làm việc lấy kinh nghiệm
Một người có nhiều kinh nghiệm thực tế có thể có vị thế cao hơn những ứng viên khác trong quá trình tuyển dụng. Vì thế để bắt đầu kế hoạch trở thành một PR thực sự chuyên nghiệp bạn nên tìm kiếm một vị trí thực tập tại một cơ quan hay tổ chức nào đó để có được kinh nghiệm dù bạn vẫn đang còn đi học.

5. Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu
Như nhiều công việc khác, bạn cần có hồ sơ (CV), thư đính kèm và thư giới thiệu khi nộp đơn xin việc. Ngoài ra, bạn sẽ cần có những vốn kiến thức ở bên ngoài như một vài bài báo được bạn viết sẵn để thể hiện khả năng viết, tập tài liệu tổng kết thông tin về những sự kiện bạn tham gia dù là với tư cách hỗ trợ hay người thực hiện chính.

6. Lập kế hoạch tìm kiếm vị trí phù hợp
“Sếp” tương lai của bạn có thể là một công ty, một tổ chức phi lợi nhuận, hay các công ty PR chuyên nghiệp. Bạn nên đọc báo, tìm kiếm trên mạng, và tham gia hội chợ việc làm hay các chương trình tư vấn việc làm trực tiếp.

Đôi khi, nếu bạn đã “chọn” được công ty bạn thích thì bạn nên gửi thẳng hồ sơ đến đó và sau đó vài ngày bạn gọi điện xin được hẹn gặp trực tiếp. Sự nhiệt tình đó thường làm các nhà tuyển dụng rất ưng ý.

7. “Đối mặt” với vòng phỏng vấn
Ngoại hình sáng sủa, khuôn mặt tỏ ra tự tin luôn là một lợi thế, bạn cần tập trung vào những kỹ năng bạn có qua đó chứng tỏ bạn đáp ứng hết mọi yêu cầu của nhà tuyển dụng đưa ra. Hỏi lại nhà tuyển dụng những câu hỏi thông minh, đúng lúc về hướng phát triển trong tương lai của công ty và nói bóng gió rằng bạn đang có nhiều ý tưởng rất thực tế. Cuối cùng, bạn nói với họ rằng bạn luôn sẵn sàng được tiếp nhận công việc vào bất cứ lúc nào.

PR là gì?
PR là tên viết tắt của Public Relations có nghĩa là quan hệ công chúng. Bản chất của nghề quan hệ công chúng là cải thiện cái nhìn về một người, một công ty, phát thông tin tới giới truyền thông và lôi kéo sự chú ý của họ. Nhân viên PR phải có khả năng thuyết phục. Và mặc dù hiệu quả không thể sờ thấy được, việc tạo ra hình ảnh riêng và tăng thiện ý từ phía khách hàng, công chúng là những kết quả cuối cùng mà bạn phải đạt tới.

Quan hệ công chúng không giống với quảng cáo qua các phương tiện truyền thông, nhiệm vụ của các công ty PR là tạo cho khách hàng một hình ảnh tốt nhất khi bước đầu truyền tới công chúng.

Điểm mấu chốt là làm cho mọi người nói về mình. Liệu có cách nào tốt hơn là cách thông qua phương tiện truyền thông? Bạn nghĩ gì khi Jennifer Lopez mặc chiếc váy ngắn màu xanh tới dự giải Grammy vào năm ngoái? Bên cạnh việc khoe làn da nâu, cô ấy còn muốn tạo ra sự bàn tán. Mọi người sẽ còn nói mãi về cái kiểu phô trương của Jennifer.

Bây giờ, bạn đã có cái nhìn chi tiết hơn về PR, bạn thấy mình có hợp với nghề này không?
Điều cần thiết khi làm bất cứ công việc gì là bạn phải thực sự say mê. Quan trọng phải hiểu được tham dự vào công việc này không phải là một việc dễ dàng, đòi hỏi ở công việc này rất cao. Tuy nhiên, nếu bạn có thể làm công việc này ở một nơi nào đó thì điều đó có nghĩa là bạn hoàn toàn có khả năng thực hiện nó ở bất cứ đâu.

Bạn phải làm thế nào để bắt đầu và trụ vững với nghề quan hệ công chúng?
Bước vào nghề
Bắt đầu tạo lập nhiều mối quan hệ từ khi còn đi học là cách hay nhất để bạn đặt chân vào lĩnh vực PR và ghi lại được dấu ấn của mình. Bạn cần phải có động cơ rất lớn, khả năng giao tiếp tốt, nghĩ nhanh và chịu được áp lực. Sáng tạo cũng là điều bạn cần có khi mà nhiều lúc một dự án khẩn cấp có mặt trên bàn của bạn 5 phút trước khi bạn cần phải lên hình. Nếu bạn là một người nhút nhát, bạn sẽ không thể trở thành người đại diện cho khách hàng của mình trước toàn thể công chúng.

Những cái bạn cần
Mặc dù cũng có những bằng cấp trong nghề quan hệ công chúng mà bạn phải đạt được song không nhất thiết bạn phải tiêu tốn quá nhiều thời gian cho nó bởi nghề này đòi hỏi nhiều kinh nghiệm thực tiễn hơn. Có thể bạn muốn học những kiến thức căn bản trong việc phát triển và thực hiện một kế hoạch, viết thông cáo…nhưng tất cả những kiến thức trên chỉ là phương tiện. Những điều còn lại bạn phải được thực hành bằng cách học được từ những sai lầm của người khác. Nếu bạn là một người có tầm hiểu biết rộng, bạn có thể bắt đầu với nghề này tuy nhiên cần phải suy xét kĩ trước khi bắt đầu.

Và một điểm hấp dẫn ở nghề quan hệ công chúng là bạn không phải làm những việc lặp đi lặp lại. Từ việc tìm thời điểm tốt nhất để đưa ra một sản phẩm mới tới việc viết các bài diễn văn bạn hầu như không bao giờ có một ngày lặp lại hay rỗi chân rỗi tay. Ngoài ra bạn còn được giao tiếp với nhiều người, mở rộng thêm các mối quan hệ. Tuy nhiên không phải là nghề này không có những mặt trái.

Sức ép về thời gian là điều dễ nhận thấy nhất ở nghề này. Đừng ngạc nhiên nếu bạn thấy mình bị vùi đầu vào c&ocir