Như chúng ta phải chứng kiến những sự kiện gần đây, các thảm họa—cuồng phòng, động đất hay cháy rừng—là điều không thể tránh khỏi trong đời sống. Và khi bạn xây dựng một kế hoạch ứng phó với thảm họa nhằm bảo vệ nhà cửa và vật dụng cá nhân, bạn cũng nên tính đến việc bảo vệ thông tin cá nhân và tài chính của mình.

Hãy nghĩ đến việc giữ kín thông tin cá nhân giống như nghĩ đến việc bít kín các cửa sổ trong nhà vậy. Để bảo vệ “kho tư liệu” đời sống riêng của mình, bạn nên sao lưu, lập văn bản và ghi chép sổ sách tất cả các thông tin cá nhân và tài chính. Thêm nữa, nếu chưa thì bạn nên lập hồ sơ hữu hình (các bức ảnh, băng video hay những thứ tương tự) về tài sản của bạn nhằm chứng minh cho yêu cầu được bảo hiểm khi cần.

Bạn nên lưu trữ những hồ sơ này ở một nơi nào đó không phải nhà mình, tốt hơn cả là gửi trong hộp an toàn hoặc két sắt chống lửa. Ngoài ta bạn nên tính đến việc quét và lưu những tài liệu đó qua các phương tiện điện tử như đĩa CD, DVD, hay qua một dịch vụ lưu trữ trực tuyến.

Bạn cũng có thể giao cho một người bạn đáng tin cậy, họ hàng, cũng như người lập kế hoạch tài chính cho bạn một bộ bản sao những tài liệu này cùng với lời chỉ dẫn phải làm gì nếu có sự cố xảy ra. Hãy luôn ghi nhớ rằng nếu những người này ở gần nhà bạn, thảm họa đến cũng có thể ảnh hưởng cả đến họ. Vì thế bạn nên xem xét việc giao bản sao cho ai đó ở cách xa.

Kho tư liệu cá nhân của bạn nên bao gồm các văn bản quan trọng sau:

•    Giấy khai sinh, chứng tử, và giấy đăng ký kết hôn

•    Chứng minh thư nhân dân

•    Hộ chiếu

•    Số thẻ tín dụng

•    Sổ y bạ

•    Các văn bản xác định nhân thân, gồm cả bằng lái xe

•    Các bản kê tài khoản ngân hàng và môi giới gần đây, chứng từ nhà đất, giấy tờ cầm cố nhà, vay nợ

•    Tên xe

•    Các hợp đồng bảo hiểm và số điện thoại liên lạc với đại lý

•    Thẻ tín dụng và thẻ rút tiền

•    Thống kê thuế ba năm trở lại đây

•    Vị trí của chúc thư, sự ủy thác và quyền hạn của luật sư

•    Tên và số điện thoại liên lạc cho những người thực hiện di chúc, những người được ủy thác và những
người giám hộ

•    Danh sách các chuyên gia tư vấn tài chính và thông tin liên hệ với họ

•    Danh sách các tên đăng nhập và mật khẩu cho các tài khoản trực tuyến của bạn

Kho tư liệu cá nhân của bạn còn cần những hồ sơ bằng hình ảnh–ảnh hoặc băng video–chứng thực những tài sản như đồ trang sức, đồ nội thất, máy vi tính và thiết bị âm thanh nổi và bất cứ thứ gì có giá trị khác, dù là về mặt tình cảm riêng tư hay tiền bạc. Cùng với hình ảnh của những vật dụng đó, bạn cũng nên lập một văn bản mô tả từng món đồ có giá trị của bạn. Ngoài việc mô tả, văn bản này nên bao gồm giá tiền, tuổi, nhà sản xuất, kiểu dáng và/hoặc số sê-ri của vật đó. Các hãng bảo hiểm sẽ yêu cầu được xem bản sao các hóa đơn hay bản đánh giá đối với mọi vật dụng đắt tiền, bao gồm trang sức, tác phẩm nghệ thuật, đồ cổ và những đồ sưu tập.

Mặc dù việc này có vẻ rất khó, mọi văn bản trên đều cần thiết trong trường hợp bạn phải tạo dựng lại cuộc sống của mình về mặt tài chính sau thảm họa.

Cuối cùng, nếu nghĩ đến lập kế hoạch đối phó với thảm họa, bạn nên nghĩ đến kế hoạch đối phó với tình huống cấp bách, đặc biệt là những điều có liên quan đến pháp lý. Nếu ghi nhớ được điều này, đây là cơ hội hoàn hảo để rà soát lại các văn bản pháp lý của bạn để xác định bạn đã chọn ai là người đại diện. Nếu chưa thì bạn nên xem xét việc thêm một đại diện  trong tình huống bất ngờ–một người dự phòng sẽ đưa ra quyết định trong trường hợp đại diện chính của bạn không thể quyết định—đối với chúc thư, giấy ủy quyền, quyền hạn lâu dài của luật sư, chỉ định y khoa, vân vân. Một lần nữa tôi xin nhắc lại, hãy tính đến khoảng cách địa lý và nghĩ đến việc giao cho những người ở nhiều vùng khác nhau trên cả nước để bảo đảm an toàn cho tài liệu.

Với tất cả những gánh nặng về tài chính mà các bậc phụ huynh phải gánh chịu ngày nay, mục tiêu dành tiền tiết kiệm nhằm đảm bảo bạn có đủ tiền trả học phí, tiền ăn ở, mua sách, đi lại và những khoản chi phí liên quan khác cho con mình đi học đại học là một thách thức lớn lao. Nhưng kết quả của nó—khả năng một nền giáo dục tốt sẽ mở rộng các cơ hội nghề nghiệp và tăng mức thu nhập trong suốt cuộc đời con cái bạn—là cái đáng để bạn lên kế hoạch.

Các bậc phụ huynh rất dễ cảm thấy choáng ngợp khi, tính trung bình, các khoản chi cho việc học đại học tăng nhanh hơn cả thu nhập cá nhân sau thuế và tỉ lệ lạm phát ở trường đại học tăng nhanh hơn tỉ lệ lãi suất trên vốn đầu tư. Thêm nữa, sự phức tạp của các quy tắc đóng thuế thu nhập bang và liên bang khác nhau, các chương trình hỗ trợ tài chính trong trường đại học khác nhau và thậm chí các phương tiện tiết kiệm khác nhau đủ để làm nản lòng người lạc quan nhất. Thêm vào đó là sự không chắc chắn do không rõ liệu rằng những quy tắc và kế hoạch này có thay đổi hay không và nếu có thì bao giờ, và bạn có thể hiểu được tại sao nhiều bậc cha mẹ cuối cùng phải từ bỏ việc đó.

Cũng như với tất cả các dạng đầu tư khác, nguyên tắc vàng là bạn càng bắt đầu sớm càng tốt tính về lâu về dài. Vì thế các bậc phụ huynh có con mới sinh có lợi thế là được cộng dồn lãi suất đầu tư của họ trong suốt khoảng thời gian ít nhất là 18 năm, trong khi cha mẹ những trẻ lên cấp ba có thể buộc phải trả phí học đại học bằng cách thế chấp nhà.

Mặt trái của việc này là các bạn càng có nhiều thời gian trước khi con mình đi học đại học, bạn càng không chắc chắn. Chẳng hạn, cha mẹ của trẻ mới sinh không biết được liệu con họ có vào đại học vào đúng tuổi 18 hay không, hay thậm chí con họ sẽ học trường nào—một Đại học Ivy League đắt tiền, một trường công hay thậm chí một đại học cộng đồng. Mặt khác, cha mẹ của học sinh cấp ba nhìn chung thường đã có đôi chút ý niệm về con đường mà con cái họ sẽ đi sau khi tốt nghiệp.

Đối mặt với tất cả những biến số chưa biết ấy, điều tốt nhất mà bạn và người lập kế hoạch tài chính cho bạn có thể làm là bắt đầu với những gì đã biết—ví dụ như năm mà con bạn được dự tính sẽ vào đại học—và định lượng những yếu tố chưa biết xem chúng có bao nhiêu khả năng xảy ra. Năm bắt đầu học đại học không chỉ cho ta khung thời gian để tích lũy tài sản đáp ứng các chi phí học đại học, mà còn cho phép ta tính đến xác suất và quy mô của các trách nhiệm pháp lý khác và gây vốn có mục tiêu, bao gồm cả việc bạn nghỉ hưu.
Khi lên kế hoạch gây vốn học đại học, bạn cần biết rằng bạn sẽ được trông đợi trả một khoản nhất định hàng năm phụ thuộc vào khả năng của bạn. Khoản này được gọi là “đóng góp được mong đợi từ gia đình” hay EFC. Việc tính toán EFC phải tính đến cả thu nhập và tài sản của bạn, tài sản của con bạn, mức phí mà trường con bạn sẽ học thu, và thậm chí liệu bạn có cho một người con nữa học đại học hay không.

Điều không được tính đến trong khoản đóng góp được mong đợi từ gia đình thường lại được tính đến trong hỗ trợ tài chính. Hiện tại, hơn một nửa các sinh viên chưa tốt nghiệp được nhận hỗ trợ tài chính dưới các dạng sau đây:

•    Các chương trình của liên bang, cung cấp cho hai phần ba trên tổng số tiền hỗ trợ tài chính cho sinh viên qua hai nguồn: học bổng, ví dụ như các suất học bổng Pell, dựa trên nhu cầu, chi phí học tập, và tư cách nhập học, và các khoản vay trực tiếp hoặc được bảo đảm, ví dụ như các khoản vay Stafford, lãi suất có thể hoãn thu cho đến khi tốt nghiệp và có thể khấu trừ hàng năm dưới 2500 đô la từ thu nhập có thể đánh thuế. Để có thêm thông tin về các chương trình của liên bang, trang web của Free Application Federal Student Aid (FAFSA) là nơi bắt đầu lý tưởng.

•    Các khoản vay và học bổng từ các trường đại học và cao đẳng. Mặc dù hầu hết hỗ trợ của họ đều dưới dạng vay, học bổng vẫn đang chiếm một tỉ lệ ngày càng cao trong quỹ hỗ trợ tài chính. Một số trường hỗ trợ dựa trên thành tích học tập cũng như nhu cầu, điều này có thể hữu ích với những gia đình có thu nhập cao.

•    Học bổng từ nhiều tổ chức khác nhau từ American Legion đến YMCA. Một trang web hay về thông tin học bổng là www.fastweb.com.

Không biết những khả năng được vay hay nhận học bổng nào có thể có khi đến lúc con bạn vào đại học, bạn cần phải bắt đầu tích lũy phần vốn gia đình từ sớm. Cùng với các khoản đầu tư được miễn hoặc bị đánh thuế truyền thống, còn có những phương tiện không bị đánh thuế đặc biệt khác để lập quỹ học đại học, bao gồm 529 Kế hoạch và Các tài khoản Tiết kiệm Giáo dục Coverdell (ESAs). Để tìm hiểu thêm về tất cả các lựa chọn bạn có, hãy thăm trang www.savingforcollege.com.

Cuối cùng, hãy nhớ phải nói chuyện với người lập kế hoạch tài chính cho bạn và/hoặc cố vấn về thuế của bạn để tìm lời khuyên về những phương tiện phù hợp với bạn nhất và làm thế nào để sở hữu và giám hộ những tài sản này.

Nghỉ hưu không phải là một từ thường được nghe nói từ miệng của một doanh nhân. Cho dù khởi đầu một doanh nghiệp mới hay đang hưởng thụ những ích lợi từ một doanh nghiệp sẵn có, rất ít doanh nhân quan tâm suy nghĩ về những năm tháng nghỉ hưu – hoặc bất kỳ cái gì có thể tách họ ra khỏi công ty của họ.

Có lẽ sự chấp nhận rủi ro bản năng trong con người họ hoặc ham muốn thành công bằng mọi giá của các doanh nhân đã khiến nhiều người trong số họ muốn làm việc cho đến khi công ty họ thực sự lớn mạnh hoặc làm việc cho đến khi chết để cố gắng đưa công ty đi lên. Nhưng làm việc như vậy sẽ không mang lại cho bạn một cuộc sống thảnh thơi khi tuổi 38 của bạn đã chuyển sang tuổi 83. Và nó cũng sẽ không mang lại một cuộc sống như vậy cho gia đình bạn, hoặc mang lại sự thảnh thơi cho bạn khi bạn đã nằm xuống, vào bất kỳ độ tuổi nào. Dù bạn có thể thích hay không, để nghỉ hưu với một cuộc sống giàu có đòi hỏi bạn phải hoạch định kỹ càng tại mỗi giai đoạn của quá trình kinh doanh. Từ khi khởi nghiệp đến khi bán được hàng hoá ra thị trường, có rất nhiều thứ mà tất cả các doanh nhân nên làm để cân bằng những rủi ro nội tại của việc sở hữu một doanh nghiệp với sự chắc chắn không thể tránh khỏi của tuổi già và cái chết.

Thứ nhất, hãy bảo vệ mình

Carmine Caccavale đã dùng tất cả tiền tiết kiệm được để lập công ty GNC Payroll Plus tại New York, Mount Vernon vào năm 2002. Ông bán nhà. Ông rút hết tiền tiết kiệm khi về hưu. Thậm chí ông còn phải trả tiền phạt để rút tiền khỏi chương trình lương hưu 401(k). Ông cười và nói “Đây có lẽ không phải là cách để khởi đầu một doanh nghiệp mà các sách thường khuyên, nhưng đó là cách của tôi: tôi đã đốt thuyền”, ông so sánh dự án mới, dự đoán thu được $700,000 doanh thu vào năm 2005 với truyền thống của những trận đánh Viking một sống một chết.

Nhưng khác với các doanh nhân khác, Caccavale, 38 tuổi, cũng chắc chắn rằng tương lại tài chính của gia đình được đảm bảo. Một hợp đồng bảo hiểm nhân thọ trị giá 2 triệu $ và một hợp đồng bảo hiểm thu nhập khi mất khả năng lao động, ít nhất cũng đảm bảo rằng, trong trường hợp xấu nhất, công ty non trẻ của ông sẽ không làm vợ ông phá sản và khiến cho hai đứa con gái của ông không vào được đại học.

Caccavale nói quyết định mua bảo hiểm một phần do thảm kịch đã xảy ra đối với gia đình ông cách đây 30 năm. Ngay sau khi thành lập công ty đổi séc ra tiền, cha của Caccavale bị giết trong cửa hàng của mình vào năm 1976, đẩy gia đình ông vào cảnh khốn đốn.

Theo Mark Menges, một chuyên gia lập chính sách tài chính độc lập ở Columbus, Ohio thì việc Caccavale mua bảo hiểm là một bước đi khôn ngoan. Mendes đã giới thiệu cho các khách hàng doanh nhân của mình các cách tốt nhất để làm tăng tài sản của cá nhân. Giảm các rủi ro khi bắt đầu doanh nghiệp bằng việc mua bảo hiểm là một trong số những điều Mendes đề xuất với các doanh nhân vào giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh. Nhưng theo Mendes, có một kế hoạch B dự phòng cũng là một ý kiến tốt. “Đừng bỏ tất cả tiền vào công ty. Nếu bạn làm ăn không tốt hoặc thậm chí thất bại, bạn cần phải có khả năng lấy thêm vốn từ các nguồn khác”.

Tom Taulli, luật sư, chuyên gia tài chính doanh nghiệp ở Newport Coast, California nói, giảm rủi ro kinh doanh trong giai đoạn khởi đầu là việc hết sức quan trọng. Theo ông, nên mua bảo hiểm nhân thọ cho những người sáng lập và các nhân viên quan trọng. “Đối với các công ty mới phát triển, luôn có những người quan trọng. Nếu như một trong số họ chết đi, điều này có thể ảnh hưởng xấu đến toàn bộ công ty. Một cách để giải quyết tình hình này là mua bảo hiểm cho những người như vậy”. Khi rủi ro xảy ra, bảo hiểm có vai trò kép: Số tiền bảo hiểm được trả không chỉ để công ty tìm người thay thế mà còn giúp mua lại cổ phần của công ty từ người thừa kế của họ.

Sự ra đi của một đối tác, một nhân viên quan trọng hay bạn đời bạn, cho dù là do họ qua đời hay chỉ đơn thuần do sự bất đồng, có thể khiến công ty bạn chao đảo và khiến người sáng lập mất kiểm soát. Hãy thiết kế những kế hoạch giải quyết những tình huống xấu này, những kế hoạch này tốt nhất nên được nêu ra trong các văn bản thành lập công ty, bao gồm cả hợp đồng cổ phần. Trong hợp đồng đó, mỗi một cổ đông ký chấp nhận một thoả thuận mua-bán cổ phần theo đó quy định rõ người sáng lập có thể mua lại cổ phần từ những đối tác, nhân viên và cổ đông khác như thế nào. Nếu bạn là một doanh nhân mới bắt đầu như Caccavale, công ty là tài sản cá nhân quý giá và quan trọng nhất của bạn, vì vậy luôn kiểm soát được tình hình là chìa khoá để có một cuộc sống giàu có khi nghỉ hưu.

Còn phải rất lâu nữa Caccavale mới nghỉ hưu nhưng ông đã tính toán về vấn đề này “Số tiền mà tôi đầu tư ngày hôm nay – tôi biết tôi sẽ lấy lại được nó – đó là khi tôi nghỉ hưu”, ông dự đoán.
Xuất bản lần đầu trong ấn phẩm của Tạp chí Doanh nhân, số tháng 9/2005.

Hầu hết mọi người đã nghe về những lợi ích của việc lập kế hoạch tài chính cá nhân và muốn quản lý tốt hơn tiền bạc riêng của mình. Vậy mà có vẻ quá khó để đi đến quyết định hành động ra sao. Nếu bạn không chắc bắt đầu từ đâu, bài cơ bản về việc lập kế hoạch tài chính này có thể giúp bạn. Nó tạo lập hướng đi cho mọi người thuộc mọi cấp bậc tài chính trong cuộc sống và trình bày rõ ràng cách quản lý tiền bạc theo tám bước đơn giản.

Bước 1. Tạo ra và xem lại kế hoạch tài chính. Về cơ bản, kế hoạch tài chính là một bộ bản thảo về những mục tiêu, chiến lược và thời điểm nhằm đạt tới những mục tiêu đó: mua căn nhà đầu tiên, dành dụm hay quản lý tiền dự phòng về hưu, dành dụm tiền cho việc học của con cái, trả nợ, và vân vân.

Viết ra kế hoạch này, trên mảnh giấy vàng, trên bảng tính, hay với sự trợ giúp của người lập kế hoạch tài chính có bằng cấp chuyên nghiệp (viết tắt là CFP) sẽ thúc đẩy bạn chịu trách nhiệm và thực hiện đầy đủ các bước trong danh sách điều cần làm. Nó đưa ra hướng dẫn, cho bạn chuẩn mực để từ đó đánh giá tiến triển, và giúp bạn ưu tiên cho việc sử dụng nguồn tài chính hiệu quả nhất.

Dứt khoát phải xem lại kế hoạch một cách định kỳ để điều chỉnh tình hình hay nhu cầu tài chính biến đổi, hoặc những sự kiện trong cuộc sống như thay đổi tình trạng hôn nhân, thất nghiệp, về hưu, sinh nở, hay tang gia trong dòng họ.

Bước 2. Lập sổ ghi chép tài chính. Việc quản lý thành công của cải dễ dàng hơn nhiều nếu bạn biết các nguồn tài chính là gì. Do đó tập trung các sổ sách tài chính sau:
•tài khoản đầu tư
•bản kê ngân hàng
•khai báo thuế
•bản kê thế chấp và thẻ tín dụng
•hợp đồng bảo hiểm
•văn bản quy hoạch di sản

Sau đó sắp xếp chúng để bạn có thể tìm và truy cập dễ dàng. Bằng cách để chúng cạnh nhau, bạn sẽ có thể đánh giá rõ ràng hơn tình hình hiện tại và bố trí mục tiêu và ưu tiên hướng tới. Và khi đó, đừng quên kiểm kê tài sản cá nhân. Điều này không chỉ giúp bạn có tài liệu cụ thể về giá trị tài sản để lập kế hoạch mà còn cung cấp cho bạn hồ sơ trình công ty bảo hiểm trong trường hợp của cải bị mất do trộm cắp hay thiên tai.

Bước 3. Tính toán khoản tiền có thực sự. Ngay khi lập ra sổ sách tài chính, tính toán số tiền có được thực sự. Đây chỉ đơn giản là việc tính ra cái bạn có trừ đi cái bạn nợ. Nếu tài sản của bạn (nhà cửa, tài khoản ngân hàng, vốn đầu tư và vân vân) vượt quá số nợ (tiền thế chấp, tiền vay cho việc học, nợ thẻ tín dụng, vv…), thì khoản tiền thực của bạn là số dương. Ngược lại, nếu nợ nhiều hơn có, số tiền cuối cùng bạn tính ra mang dấu âm.

Khoản tiền có thực là thước đo chính xác nhất về tình trạng khả năng tài chính của bạn và nên được dùng như cơ sở cho bất kỳ quyết định tài chính nào bạn đưa ra. Bạn nên đề ra mục tiêu hàng năm là làm gia tăng khoản tiền có thực. Đến cuối năm, bạn nên tính lại con số cuối cùng và so sánh với chuẩn mực của năm vừa rồi. Làm thế, bạn sẽ lập tức thấy được sự tiến triển.

Bước 4. Thiết lập kế hoạch chi tiêu. Kế hoạch chi tiêu trình bày chi tiết những khoản thu và chi tiền bạc. Khoản thu bao gồm tiền lương, bổng lộc, lợi tức và mọi nguồn thu nhập khác bạn có. Khoản thu là phần thường dễ nhớ nhất. Mục chi tiêu là danh sách tỉ mỉ mọi khoản bỏ tiền ra. Khoản chi quan trọng nhất có thể là tiền tiết kiệm. Nếu bạn không xài nhiều hơn số mình có, thì khoản thu sẽ bằng khoản chi.

Có được kế hoạch chi tiêu cân đối có thể là một ưu thế về tài chính bất kể bạn là ai hay số tiền bạn kiếm được thực sự ra sao. Kế hoạch chi tiêu cho thấy những khoản chính cần chi và nêu bật những khoản chi phí phạm. Nó có thể cũng mang đến mọi cảnh báo sớm về những vấn đề tài chính đang đe dọa.

Nếu đây là lần đầu bạn thiết lập kế hoạch chi tiêu, hãy nghĩ đến việc sử dụng một công cụ phần mềm, chẳng hạn như bảng tính hay chương trình phần mềm như Quicken để trợ giúp. Những công cụ này có thể giảm bớt đáng kể thời gian và công sức cho việc phát triển kế hoạch của bạn.

Bước 5. Lập quỹ dự trữ khẩn cấp. Tốt nhất, bạn muốn có đủ tiền mặt trong tay để đáp ứng ba đến sáu tháng tiền sinh hoạt thiết yếu nếu bị mất nguồn thu đều đặn. Phụ thuộc vào mức bảo đảm của công việc, bạn có thể muốn gia tăng số tháng cho khoản tiền dự trữ đủ xài. Ví dụ như, những cá nhân làm việc một mình có thể muốn có tiền dự trữ cho cả năm, nhất là nếu thu nhập của họ biến động bởi thiên nhiên.

Bước 6. Giảm một phần hoặc giảm đến mức tối thiểu khoản nợ tiêu dùng. Nợ nần kéo trì những kết quả khác của nỗ lực kiếm tiền như một cái mỏ neo nặng trịch. Nếu nợ tiêu xài của bạn–thẻ tín dụng, vay học phí, tiền vay và nợ cá nhân–đang ngốn tới 15 đến 20 phần trăm hay hơn nữa trong chi tiêu hàng tháng của bạn, thì phải ưu tiên giảm bớt nó. Và sao lại phung phí tiền dành dụm cho những thứ rất có thể lấy mức lãi suất rất cao từ thẻ và tiền vay của bạn?

Bước 7. Phác thảo bốn văn bản quy hoạch di sản chính. Mỗi người trưởng thành có thể có (1) bản chúc thư; (2) quyền ủy nhiệm lâu bền, bổ nhiệm ai đó xử lý các vấn đề pháp luật và tài chính khi bạn không thể thực hiện; (3) văn bản nguyện vọng, trình bày phép điều trị y học bạn muốn để duy trì cuộc sống khi bệnh quá nặng; và (4) quyền ủy nhiệm chăm sóc sức khỏe lâu bền, bổ nhiệm ai đó nhận quyền lợi y tế khi bạn không còn nữa. Những trường hợp khác nhau có tên gọi khác nhau trong văn bản y tế, nhưng tất cả đều mang tính quyết định đến việc lập kế hoạch tài chính thông minh của bạn.

Bước 8. Có bảo hiểm thỏa đáng. Quản lý rủi ro thiết yếu cho việc bảo đảm tài chính lâu dài của bạn. Có bảo hiểm, từ bảo hiểm y tế đến bảo hiểm tổn thất trong đời sống, xe cộ và nhà cửa, rất cần thiết để bảo vệ bạn khỏi bi kịch tài chính. Nói một cách đơn giản, bạn mua bảo hiểm để chi trả những khoản bạn không thể xoay sở từ số tiền mình có. Bắt buộc phải nhớ rằng bạn nên mua bảo hiểm khi bạn không cần nó, bởi vì đến khi bạn thật sự cần, bạn không thể có được.
                                                                                                                                          Debra Neiman

Lựa chọn nhà môi giới

Trước khi quyết định đầu tư chứng khoán, bạn phải quyết định xem công ty môi giới nào hay người đại diện nào thích hợp với bạn. Trước khi đưa ra quyết định lựa chọn, bạn nên:

1- Suy nghĩ kỹ về mục tiêu tài chính của mình và chuẩn bị một bộ hồ sơ cá nhân về tình hình tài chính của mình.

2- Thảo luận với các nhà môi giới khác nhau. Nếu có thể, hãy gặp họ trực tiếp tại văn phòng. Tốt hơn hết là hãy hỏi từng người về kinh nghiệm đầu tư, kiến thức chuyên môn và học vấn của họ.

3- Tìm hiểu về tiểu sử của công ty môi giới hay của người môi giới. Hãy chắc chắn rằng công ty hay người môi giới của bạn được cấp giấy phép hoạt động trong lĩnh vực này.

4- Tìm hiểu chi phí cho các nhà môi giới. Hãy hỏi xin công ty một bảng phí hoa hồng. Thông thường các công ty môi giới trả lương cho nhân viên dựa trên số tiền mà khách hàng của họ đầu tư và số lượng giao dịch được thực hiện trong tài khoản của họ. Bạn cũng nên hỏi xem mình sẽ phải trả bao nhiêu phí khi mở tài khoản hay khi duy trì và xoá bỏ.

5- Xác định liệu bạn có cần các dịch vụ của một hãng môi giới cung cấp dịch vụ đầy đủ hay giảm giá cho khách hàng hay không. Một công ty môi giới dịch vụ đầy đủ thường cung cấp các dịch vụ thực hiện lệnh, giới thiệu, tư vấn và hỗ trợ nghiên cứu. Nhà môi giới giảm giá thường cung cấp dịch vụ thực hiện lệnh nhưng không có dịch vụ tư vấn đối với những chứng khoán bạn nên bán hay mua. Các khoản chi phí bạn phải bỏ ra có thể không giống nhau tuỳ theo các dịch vụ mà công ty môi giới cung cấp.

6- Tìm hiểu xem công ty môi giới có phải là thành viên của Hiệp hội Các nhà Đầu tư Tài chính Việt Nam (VAFI) hay không. Đây là đơn vị có chức năng bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư chứng khoán Việt Nam ở một mức độ nhất định trong trường hợp các công ty môi giới không có khả năng thanh toán. Bạn cũng cần phải biết liệu công ty môi giới đó có các chức năng bảo hiểm khác để có thể đảm bảo cho nhà đầu tư khi trách nhiệm của công ty môi giới vượt mức do VAFI quy định. Tuy nhiên, nên nhớ rằng VAFI KHÔNG bảo đảm cho những mất mát của nhà đầu tư do giá thị trường của cổ phiếu sụt giảm.

7- Ghi nhớ rằng một phần của việc ra quyết định đầu tư đúng đắn là phải tìm được một nhà môi giới có thể đáp ứng tốt nhất các nhu cầu tài chính cá nhân của bạn. Không nên vội vã. Hãy nghiên cứu kỹ lưỡng về cả công ty môi giới và người đại diện. Không nên lựa chọn nhà môi giới nào thúc giục bạn mở ngay tài khoản ở công ty họ.

                                                                                                                                              (còn nữa)
                                                                                                                                        Theo Vnbourse

Bạn nên yêu cầu được xem bất kỳ tài liệu nào về tài khoản mà người đại diện chuẩn bị cho bạn. Không nên ký vào bản thoả thuận nói trên trừ khi bạn hiểu rõ mọi điều khoản trong đó và đồng ý với các điều khoản áp dụng với bạn. Không nên tin tưởng vào những lời giải thích hay hứa hẹn của người môi giới mà không được ghi rõ trong bản thoả thuận.

Người đại diện sẽ hỏi bạn các thông tin về mục tiêu đầu tư của bạn và tình hình tài chính cá nhân như thu nhập, tài sản ròng cá nhân và kinh nghiệm đầu tư. Lời khuyên của chúng tôi là bạn nên thành thật. Người môi giới sẽ dựa trên những thông tin bạn cung cấp để có thể cho bạn những lời khuyên hợp lý.

Việc ký vào bản thoả thuận mở tài khoản mới đòi hỏi bạn phải quyết định ba việc quan trọng:

1. Ai sẽ là người kiểm soát việc ra quyết định đối với tài khoản của bạn?

Bạn sẽ là người kiểm soát các quyết định đầu tư của mình trừ khi bạn quyết định trao lại quyền đó cho người đại diện của mình. "Quyền tự quyết" cho phép nhà môi giới ra quyết định dựa trên những gì mà họ cho là tốt nhất mà không cần hỏi ý kiến bạn về giá cả, lại chứng khoán hay số lượng và thời điểm mua hay bán. Không nên trao quyền tự quyết đó cho nhà môi giới mà không xem xét cẩn thận liệu việc đó có phù hợp với bạn hay không.

2. Bạn sẽ chi trả cho khoản đầu tư của mình như thế nào?

Hầu hết các nhà đầu tư thường giữ một tài khoản tiền mặt để thanh toán đầy đủ cho từng đợt mua chứng khoán. Có một loại hình tài khoản khác nữa là tài khoản ký quỹ. Mua chứng khoán bằng tài khoản này có nghĩa là bạn có thể mượn tiền từ nhà môi giới để mua chứng khoán và điều này buộc bạn phải trả lãi suất cho khoản vay đó. Bạn sẽ phải ký vào một bản thoả thuận mở tài khoản ký quỹ thừa nhận điều khoản thanh toán số lãi nói trên. Nếu bạn mua chứng khoán bằng tài khoản này, công ty môi giới có quyền bán ngay lập tức bất kỳ một chứng khoán nào trong tài khoản của bạn mà không thông báo cho bạn biết để trang trải những thiếu hụt do giá chứng khoán giảm gây ra. Nếu giá trị của tài khoản nhỏ hơn số nợ đọng, nhà đầu tư phải chịu trách nhiệm đối với số thiếu hụt đó. Khoản thiếu hụt này có thể là lượng tiền sau khi bạn bán ra chứng khoán của mình. Bản thoả thuận mở tài khoản ký quỹ này thường đồng nghĩa với việc chứng khoán trong tài khoản của bạn có thể sẽ bị công ty môi giới mang đi cho vay bất cứ lúc nào mà không cần phải thông báo hay đền bù cho bạn.

3. Bạn sẽ phải chịu mức rủi ro như thế nào?

Trong một bản thoả thuận mở tài khoản mới, bạn sẽ phải xác định rõ mục tiêu đầu tư tổng thể của mình xét dưới góc độ rủi ro. Các loại rủi ro có thể có những cái "mác" như là "thu nhập", "tăng trưởng", hay "tăng trưởng mạnh". Hãy đảm bảo là bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa những thuật ngữ trên và chắc chắn rằng mức rủi ro bạn chọn phải thực sự phản ánh chính xác được những mục tiêu đầu tư của bạn. Hãy chắc rằng các sản phẩm đầu tư mà nhà môi giới tư vấn cho bạn phản ánh đúng loại hình rủi ro mà bạn đã lựa chọn.

Khi mở một tài khoản mới, các công ty môi giới có thể sẽ yêu cầu bạn ký vào một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý để giải quyết bất kỳ tranh cãi nào xảy ra trong tương lai giữa bạn và công ty hay với người môi giới. Đây cũng có thể là một phần trong một văn bản khác như là thoả thuận mở tài khoản ký quỹ. Sau này bạn có thể chọn trọng tài để giải quyết các tranh cãi về tổn thất của mình cho dù nếu bạn không ký vào bản thoả thuận đó. Ký vào bản thoả thuận như vậy đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải từ bỏ quyền được kiện người môi giới của mình và công ty của anh ta ra toà.

Chứng khoán của bạn có thể được đăng ký dưới tên bạn hay tên của công ty môi giới. Hãy hỏi rõ người môi giới về những lợi ích và bất lợi tương đối của từng trường hợp nói trên. Nếu bạn có kế hoạch kinh doanh chứng khoán lâu dài và thường xuyên, bạn nên đăng ký chứng khoán dưới tên công ty chứng khoán để làm cho việc chuyển đổi, thanh thoán và trả cổ tức dễ dàng hơn
                                                                                                                                              (còn nữa)
                                                                                                                                           Theo vnbourse

Quyết định đầu tư vào chứng khoán

Hãy yêu cầu nhà môi giới của bạn cung cấp bản cáo bạch hay các báo cáo thường niên mới nhất và "bản công bố thông tin về quyền chọn" nếu bạn đang đầu tư vào hợp đồng quyền chọn. Đọc các văn bản đó thật kỹ. Nếu thắc mắc về điều gì, bạn hãy hỏi nhà môi giới trước khi đầu tư.

Bạn cũng có thể muốn kiểm tra lại với một công ty môi giới khác, một kế toán viên hay một nhà tư vấn kinh doanh đáng tin cậy để có ý kiến của người thứ hai về một vụ đầu tư cụ thể mà bạn đang quan tâm.

Hãy ghi lại thật cẩn thận những thông tin bạn thu nhận được, copy lại những giấy tờ bạn ký và ghi lại những cuộc đàm thoại của bạn với người môi giới.

Không ai muốn đầu tư để rồi thua lỗ. Tuy nhiên, đầu tư luôn đồng nghĩa với một độ rủi ro nhất định nào đó. Hãy chú ý:

1. Bạn càng hy vọng thu được lợi nhuận càng cao thì rủi ro càng lớn. Thành công của bạn sẽ phụ thuộc vào sự phát triển của thị trường, do vậy, bạn có thể chỉ mất một ít trong khoản tiền đầu tư của mình nhưng cũng có thể mất rất nhiều.

2. Một số loại hình đầu tư không dễ dàng giao dịch hay chuyển sang tiền mặt. Hãy kiểm tra liệu có khoản phạt hay chi phí nào không nếu bạn phải bán chúng nhanh chóng hay trước ngày đáo hạn của nó.

3. Đầu tư vào chứng khoán do một công ty nhỏ hay không có thông tin công bố phát hành sẽ có rủi ro lớn hơn.

4. Đầu tư chứng khoán, bao gồm quỹ tương hỗ, không được bảo hiểm nếu giá thị trường sụt giảm.

5. Công ty phát hành chứng khoán bạn nắm giữ có thể là đối tượng được mang ra đấu giá, sáp nhập, tái cơ cấu hay chịu ảnh hưởng của một bên thứ ba có thể tác động đến giá trị của lợi tức do phần sở hữu của bạn mang lại. Hãy đặc biệt chú ý đến những thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng và các thông tin về các giao dịch đó. Nó đòi hỏi phải đưa ra những quyết định đầu tư phức tạp. Bạn phải chắc chắn rằng mình đã hiểu "tường tận" các điều khoản của bất kỳ lời đề nghị giao dịch hay bán chứng khoán của bạn trước khi bạn đưa ra quyết định.

6. Những thành công mới nhất của một khoản đầu tư nào đó không bao giờ đảm bảo cho bạn một thành công tiếp theo trong tương lai

                                                                                                                                             (còn nữa)

Nên nhớ rằng:

• Đừng bao giờ gửi tiền để đầu tư vào một chứng khoán khi chỉ dựa trên số lượng giao dịch qua điện thoại.
• Đừng bao giờ trả tiền cho người đại diện mua bán (người môi giới).
• Đừng bao giờ gửi séc tới một địa chỉ khác với địa chỉ giao dịch của công ty môi giới hay địa chỉ in trong bản cáo bạch.

Nếu người môi giới yêu cầu bạn thực hiện bất cứ điều gì kể trên, bạn hãy liên lạc ngay với người quản lý chi nhánh hay văn phòng dịch vụ khách hàng của công ty môi giới.

Đừng bao giờ cho phép người đại diện giao dịch nhận các xác nhận giao dịch và các thông tin về tài khoản của bạn thay cho bạn. Những văn bản này thường ghi lại thời gian, ngày tháng, số lượng và giá cả của từng chứng khoán được mua hay bán. Hãy xác định rõ liệu thông tin trong các bản thông báo đó là chính xác hay không.

Một số mục nhất định trong bản thông báo đó có thể chỉ ra các vấn đề trong việc quản lý tài khoản của bạn và có thể cho thấy việc vi phạm pháp luật về chứng khoán do nhà nước ban hành.

Cần phải thận trọng khi:

1- nhà môi giới tư vấn cho bạn dựa trên các thông tin "nội bộ" hay " tin mật", dựa trên một "bản tường trình sắp được công bố", một "triển vọng mua lại hay sáp nhập" các công ty, hay công bố một "sản phẩm mới có nhiều tiềm năng"…;

2- nhà môi giới vẽ ra trước mắt bạn một viễn cảnh tươi sáng của mức tăng trưởng lợi nhuận "ngoạn mục" như: "tiền của bạn sẽ nhân đôi trong vòng sáu tháng". Nên nhớ rằng, khi bạn nghe được một điều gì đấy quá phi thực tế thì nó có rất ít khả năng thực hiện được;

3- nhà môi giới "đảm bảo" rằng bạn sẽ không mất tiền cho một giao dịch chứng khoán nào đặc biệt hay nhà môi giới đồng ý thoả thuận sẽ chia sẻ rủi ro trong tài khoản của bạn;

4- xuất hiện một lượng giao dịch vượt mức trong tài khoản của bạn. Những hiện tượng như vậy sẽ làm tăng phí hoa hồng phụ trội phải trả cho nhà môi giới của bạn, tuy nhiên nhiều khi nó cũng chẳng mang lại cho bạn cơ hội đầu tư tốt hơn;

5- nhà môi giới khuyên bạn nên thay đổi chiến lược đầu tư của bạn, như là chuyển từ đầu tư chứng khoán có hệ số rủi ro thấp sang chứng khoán có tính đầu cơ cao, hay chỉ tập trung vào một sản phẩm duy nhất;

6- chuyển đầu tư của bạn ở một quỹ tương hỗ sang một quỹ khác với những mục tiêu đầu tư tương tự. Nếu như không có một mục đích đầu tư chính đáng, đó có thể chỉ là một nỗ lực của nhà môi giới nhằm tăng khoản phí hoa hồng phụ thêm cho anh ta mà thôi;

7- có áp lực buộc bạn phải giao dịch theo cách thức không phù hợp với mục tiêu đầu tư và rủi ro bạn muốn hay bạn có thể gánh chịu được;

8- nhà môi giới đảm bảo cho bạn rằng sai sót trong tài khoản của bạn chỉ do lỗi máy tính hay do nhầm lẫn trong ghi chép mà thôi. Bạn cần phải yêu cầu người quản lý chi nhánh hay phòng chăm sóc khách hàng của công ty môi giới gửi cho bạn một văn bản giải thích rõ ràng. Bạn nên kiểm tra liệu những lỗi như vậy có được sửa chữa lại trong bản thông báo chi tiết tài khoản tiếp theo của bạn.

Nếu bạn gặp rắc rối:

Nếu có rắc rối gì xảy đến với bạn liên quan đến người môi giới hay tài khoản, hãy liên lạc ngay với nhà quản lý của người môi giới hay văn phòng chăm sóc khách hàng của công ty môi giới. Hãy gửi một bản xác nhận lời than phiền của bạn bằng văn bản. Hãy ghi âm lại các cuộc đàm thoại và yêu cầu những lời giải thích bằng văn bản.

Nếu các vấn đề không được giải quyết như bạn mong muốn, hãy liên lạc ngay với cơ quan quản lý có thẩm quyền. Những thông tin về lời than phiền của nhà đầu tư giúp các cơ quan này phát hiện được những vi phạm pháp luật về chứng khoán. Tuy nhiên, không một cơ quan chức năng nào có đủ thẩm quyền để đứng ra đại diện hợp pháp cho nhà đầu tư cá nhân hay lấy lại tiền cho bạn.

Cũng như Warren Buffett, Gabelli tốt nghiệp từ trường kinh doanh Columbia và cũng là môn đệ của trường phái đầu tư theo giá trị khởi xướng bởi Benjamin Graham và David Dodd.Là một nhà đầu tư giá trị có kỷ luật, ông đặt ra phương cách đầu tư của riêng mình và hành động theo sát những khuôn khổ này. Khi đã xác định mua công ty nào, ông theo dõi và bám theo nó để có thể mua vào những thời điểm có lợi nhất.

Private market Value – giá trị thị trường riêng biệt

Là nhà đầu tư giá trị, Gabelli tìm kiếm những cổ phiếu đang “được” thị trường đánh giá thấp hơn giá trị thực của nó. Theo Buffett và các nhà đầu tư khác, giá trị nội tại hay giá trị thực của cổ phiếu là giá trị hiện tại của tất cả các dòng tiền mà chúng ta thu được từ cổ phiếu đó trong tương lai. Theo Gabelli, đó là một công thức hoàn toàn đúng nhưng phụ thuộc vào những dự đoán và nhiều thông số chưa biết khác. Vì thế ông giới thiệu khái niệm Private Market Value – tạm dịch giá trị thị trường riêng biệt. Nó chính là giá trị thực của cổ phiếu nhưng phương thức tính khác hẳn. Để tính giá trị thị trường riêng biệt của cổ phiếu của một công ty, chúng ta hãy giả sử rằng chúng ta sẽ mua toàn bộ công ty đó. Số tiền mà chúng ta đồng ý trả cho từng cổ phiếu để sở hữu hết số cổ phiếu của công ty được gọi là “giá trị thị trường riêng biệt”. Số tiền giả sử này đương nhiên khác hẳn với thị giá hiện hành của cổ phiếu.Đối với những công ty phức tạp, thì hãy giả sử rằng các công ty con, các bộ phận, phòng ban của công ty đó, được niêm yết và mua bán riêng lẻ trên thị trường chứng khoán. Tính giá mà chúng ta có thể bỏ ra mua hết những phần riêng lẻ này, cộng lại chúng ta sẽ có giá trị của công ty mẹ. Công thức tính giá trị thị trường riêng biệt này ngày càng được giới đầu tư giá trị áp dụng rộng rãi.

Những vấn đề cần quan tâm khi ra quyết định đầu tư

Xác định đúng chu kỳ của công ty. Để xác định giá trị của công ty, theo Gabelli, một trong những điều quan trọng là phải xác định nó đang ở trong chu kỳ phát triển nào: bắt đầu phát triển vượt qua trở lực, hay tăng trưởng kéo dài, hay trưởng thành. Xác định đúng chu kỳ sẽ góp phần xác định đúng giá trị của công ty.

Tìm kiếm công ty có lượng tiền mặt khả dụng. Đối với ông, công ty có thể dùng lượng tiền mặt khả dụng này để đầu tư phát triển kinh doanh, mua lại cổ phiếu đang lưu hành, hoặc mua các doanh nghiệp khác.

Công ty có tình hình tài chính lành mạnh, có khả năng trả nợ đến hạn.

Công ty có lợi thế cạnh tranh, nổi bật trong ngành hoặc ở trong ngành kinh doanh mà công ty mới khó thâm nhập, khó thành công.

Công ty có tỷ suất lợi nhuận cao và ổn định. Là nhà đầu tư thận trọng, ông phát triển một công thức giới hạn như sau: mức giá mua cổ phiếu của một công ty không bao giờ vượt quá 25 lần mức lợi nhuận thuần trung bình trong bảy năm vừa qua và không bao giờ cao quá 20 lần lợi nhuận thuần trung bình trong 12 tháng vừa qua.

Năng lực và phẩm chất của ban lãnh đạo. Ông sẽ không đầu tư vào một công ty có con số kinh doanh khả quan, nhưng ban giám đốc kém năng lực.

Tìm kiếm chất xúc tác

Ngoài những điểm cơ bản trên, một điểm khác biệt nữa của Gabelli, đó là ông luôn tìm kiếm “chất xúc tác” của công ty mà ông đang ngắm đến. “Chất xúc tác”, theo ông, là một sự kiện có thể làm tăng giá trị thị trường riêng biệt của công ty đó trong thời gian sắp tới. Chất xúc tác có thể là giá trị thương hiệu tiềm năng, tài sản có giá trị mà nhiều người khác chưa biết, thời điểm bắt đầu của một chu kỳ phát triển mới của ngành, sự xuất hiện một ban lãnh đạo mới có năng lực… Có một số ý kiến cho rằng Gabelli chỉ là người đặt tên và phổ biến khái niệm này, các nhà đầu tư khác đã dùng nó từ lâu. Ví dụ, Buffett đã nhận thấy giá trị của thương hiệu, cũng như tài năng của Tổng giám đốc Roberto Goizueta của Công ty Coca-Cola nên ông đã đầu tư và thu được kết quả mỹ mãn từ công ty này. Dù sao, kể từ khi Gabelli đặt tên và phổ biến khái niệm “chất xúc tác”, nó đã trở thành một công cụ quan trọng đối với những nhà đầu tư theo trường phái giá trị.

Tài liệu tham khảo:“Value Investing, from Graham to Buffet and Beyond”- “Đầu tư giá trị, từ Graham đến Buffet và những người kế tiếp”, 2001, tác giả Bruce N.Greenwald, Judd Kahn, Paul D. Sonkin, Michael van Biema; “Secrets of the Investment All-Star”- “Bí mật của các ngôi sao về đầu tư”, 1999, tác giả Kenneth A. Stern;“Investment Gurus – A Road Map to Wealth from the World’s Best Money Managers”- “Những nhà đầu tư tài ba – Con đường thành công của các nhà quản lý tiền giỏi nhất thế giới”, 1997,tác giả Peter J.Tanous.

Chất xúc tác có thể là giá trị thương hiệu tiềm năng, tài sản có giá trị mà nhiều người khác chưa biết, thời điểm bắt đầu của một chu kỳ phát triển mới của ngành, sự xuất hiện một ban lãnh đạo mới có năng lực…

1. Phân công công việc cho những người
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để che dấu hành động biển thủ của họ.

2. Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc làm đã sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc.

3. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
* Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không quen biết

* Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt

* Các chữ ký trông giả mạo

* Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự

* Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn

* Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn

4. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và bạn là người duy nhất sở hữu nó. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất.

Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.

5. Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra.

Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn.Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.

6. Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt.

Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.

7. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để che dấu hành vi biển thủ. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ.

Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ một nhân viên khác kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.

8. Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể "kiểm toán tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát như vậy.

9. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót.

Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ tạo cơ hội cho biển thủ gian lận mà thôi.

10. Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người có ý định biển thủ xâm nhập vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.