Mới đây, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN) cho biết, họ đã bán toàn bộ số ngoại tệ thu được trong 3 tháng đầu năm 2011 cho hệ thống ngân hàng.

Số tiền lên tới 2,7 tỷ đồng được xem là một thành tích của tập đoàn kinh tế lớn nhất quốc gia, trong khi lẽ ra, đó là việc làm rất đỗi bình thường, theo đúng quy định của Nhà nước.

"Chúng tôi là tập đoàn kinh tế nhà nước có thu, có chi ngoại tệ nên khi Ngân hàng Nhà nước yêu cầu bán lại khoản ngoại tệ thu được thì chúng tôi chấp hành nghiêm túc. Khi cần chúng tôi sẽ mua lại chứ cũng không giữ làm gì", ông ông Đinh La Thăng, Chủ tịch Hội đồng thành viên Petro Vietnam cho biết như vậy tại buổi họp báo đầu tuần qua.

Việc làm của PVN là rất đáng trân trọng, nhưng lời nói của ông Đinh La Thăng lại có chút gì hơi "miễn cưỡng" khiến nhiều người ngầm hiểu họ chỉ bán khi được NHNN "yêu cầu" chứ không "tự giác". Tuy nhiên, PVN vẫn còn "gương mẫu" so với các "ông lớn" khác của Nhà nước.

Thông tin từ Thống đốc NHNN Nguyễn Văn Giàu tại buổi họp báo Chính phủ cho biết tính đến hết tháng 3/2011, qua báo cáo từ 78 tổ chức, tập đoàn, tổng công ty thì tổng số dư tiền gửi ngoại tệ của các tổ chức này tính đến cuối tháng 3/2011 là 1,61 tỷ USD, trong đó, lượng tiền gửi có kỳ hạn là 376 triệu USD.

Khi đó, Thống đốc Nguyễn Văn Giàu khẳng định, con số dư tiền gửi có kỳ hạn rõ ràng là nhằm mục đích găm giữ. Do đó, trong thời gian tới, Ngân hàng Nhà nước sẽ có văn bản yêu cầu các tập đoàn, tổng công ty bán lại số ngoại tệ gửi có kỳ hạn nói trên cho tổ chức tín dụng theo chỉ đạo của Chính phủ.

Sau khi bán lại cho các ngân hàng, nếu các doanh nghiệp có nhu cầu chính đáng về ngoại tệ thì các ngân hàng chắc cũng sẽ phải bán lại đúng theo chỉ đạo của Chính phủ.

Đáng ra, việc các tập đoàn, Tổng công ty Nhà nước bán lại ngoại tệ cho ngân hàng phải được xem là "chuyện thường ngày ở huyện" bởi đó là nhiệm vụ của họ và cũng là lẽ công bằng vì họ đang hưởng lợi nhiều từ tài nguyên và lợi thế của quốc gia nên phải góp phần cùng Chính phủ thực hiện bình ổn thị trường ngoại hối.

Đằng này, phải chờ Chính phủ "yêu cầu", có văn bản chỉ đạo, NHNN có hướng dẫn thực hiện, nhưng vẫn không được thực hiện nghiêm chỉnh.

Cuối năm ngoái, khi bắt đầu thực hiện chủ trương này, các ngân hàng đã gặp không ít khó khăn khi các DN không chủ động hợp tác, thậm chí còn tìm mọi cách để chứng minh nhu cầu sử dụng để giữ lại càng nhiều USD càng tốt.

Đầu năm nay, khi Chính phủ tiếp tục siết chặt quản lý đối với ngoại hối thì việc này lại tiếp tục được nhắc lại nhằm yêu cầu phải thực hiện nghiêm.

DN nhà nước với vị trí, vài trò cũng như lợi ích được hưởng đáng ra phải là người chủ động thực hiện các chính sách, cùng góp tay với chính phủ thực hiện tốt các chính sách điều hành kinh tế xã hội.

Tuy nhiên, chỉ trong một việc nhỏ, là bán lại USD cho ngân hàng và được cam kết là sẽ được mua lại khi cần nhưng vẫn chưa được rốt ráo và triệt để. Một việc đáng lẽ đã trở thành nhiệm vụ bình thường, một thói quen nhưng lại đang để phải "chỉ tận tay, day tận mặt".

Nếu có sự nhất quán giữa nói và làm trong thực hiện chính sách này sẽ góp phần không nhỏ vào ổn định thị trường ngoại tệ và nâng cao hình ảnh trách nhiệm xã hội của các tập đoàn Nhà nước, vốn đã bị sứt mẻ khá nhiều sau hàng loạt các vụ làm ăn không hiệu quả thời gian qua.

(Nguồn: VEF.VN)

Vấn đề ở chỗ, nợ nần dường như trở thành một phần tất yếu trong kinh doanh thường nhật, rất ít doanh nghiệp có thể tránh khỏi những khoản nợ phát sinh. Và theo thời gian, các khoản nợ như một “cái gai khó chịu” cần được loại bỏ khi nó làm gia tăng mức độ rủi ro kinh doanh.

Tuy nhiên, khó không có nghĩa là không thể. Chắc chắn tồn tại những căn nguyên dẫn tới nợ nần kinh doanh và một khi biết rõ chúng, các doanh nghiệp hoàn toàn có khả năng tránh xa. Hãy dành thời gian để xem xét dòng tiền của doanh nghiệp và rất có thể doanh nghiệp sẽ phát hiện ra các con số chi phí xa lạ cần được loại bỏ để cải thiện sức khoẻ tài chính.

Duới đây là 8 căn nguyên dẫn tới nợ nần và khi các doanh nghiệp tránh xa được chúng, kết quả thành công là hiển nhiên.

1. Không gắn chặt với những nhân tố thiết yếu

Điểm khởi đầu thích hợp là nguyên tắc: "bao gồm tất cả" và "nắm bắt tất cả". Theo đó, các chủ doanh nghiệp hãy là một người thông minh bằng việc chi tiêu tiền bạc duy nhất cho những gì thực sự cần thiết để vận hành công việc kinh doanh.

Càng ít lựa chọn ít tốn kém bao nhiêu cho việc đạt được các mục tiêu then chốt sẽ càng tốt bấy nhiêu. Và các doanh nghiệp chỉ tăng các chi phí nếu doanh thu cho phép làm như vậy.

Sau khi trải qua giai đoạn trứng nước mới khởi sự và thấy rằng các nguyên tắc này quá chặt chẽ và có phần hạn chế kinh doanh tăng trưởng, doanh nghiệp có thể từ từ nới lỏng sợi dây thừng một chút và tận hưởng không khí tự do với khoản dự trữ tiền mặt lớn hơn.

2. Làm quá nhiều thứ lúc quá sớm

Nếu một doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh chưa lâu nhưng đã nỗ lực thực hiện ngay nhiều dự án cùng một lúc, nguồn vốn hạn chế ban đầu sẽ giới hạn đáng kể thời gian và tiền bạc doanh nghiệp có thể bỏ ra cho từng dự án kinh doanh cụ thể.

Những ráng sức đó cần có sự quan tâm kỹ lưỡng và cần được nuôi dưỡng chậm chạp, một cách thấu đáo nếu doanh nghiệp bạn muốn chúng được thành công. Khi doanh nghiệp cố thực hiện quá nhiều cam kết cùng lúc, tất cả sẽ kết thúc ở chỗ các dự án không thể thành công, đồng thời các chi phí bỏ ra và con số nợ nần sẽ chồng chất.

3. Không thiết kế cho khả năng mở rộng

Thành công ban đầu là rất quan trọng nhưng không tốt chút nào nếu doanh nghiệp dần bị xói mòn chính bởi sự thiếu khả năng hoạch định quy mô ban đầu lẫn những chuẩn bị kém cỏi.

Nếu thiết kế kinh doanh của doanh nghiệp không thể được mở rộng hơn khi đã trưởng thành, doanh nghiệp có thể bị buộc phải gánh chịu nhiều khoản chi phí phát sinh khi nỗ lực tái thiết kế kinh doanh.

4. Thất bại trong ủy thác

Các chủ doanh nghiệp cần nhớ rằng mình luôn là con người người của những sáng kiến. Đừng dùng quá nhiều thời gian cho những công việc có thể được thực hiện tốt bởi một người khác có mức thù lao thấp hơn.

Khi mà các chủ doanh nghiệp có thể cố gắng quản lý vi mô và gắn chặt con mắt vào từng khía cạnh của doanh nghiệp, bản thân họ không chỉ khiến mình phát điên vì sức ép công việc mà có thể kéo hoạt động kinh doanh vào rắc rối khi không thể quản lý tốt sức khoẻ tài chính chung.

5. Mua với số lượng lớn

Khi chưa là một doanh nghiệp lớn, việc lựa chọn mua một số lượng hàng hoá lớn phục vụ kế hoạch phát triển dài hạn hay dữ trự cho một thời gian dài là không thích hợp chút nào.

Doanh nghiệp bạn phải tính toán kỹ lưỡng các chi phí bỏ ra trong từng giai đoạn và sẽ cần một lượng tiền mặt nhất định luôn có sẵn tại ngân hàng. Hãy lên kế hoạch mua sắm những gì thực sự cần cho một thời gian nhất định và doanh nghiệp bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để dự báo chính xác các cơn bão chi phí không ngờ tới.

6. Thanh toán chậm trễ các hóa đơn

Việc thanh toán chậm trễ hóa đơn sẽ dẫn tới nhiều bất lợi, không chỉ làm phát sinh các khoản nợ mà khoản nợ sẽ ngày một lớn hơn theo con số lãi suất chậm trả.

Bất cứ khi nào có thể, hãy thanh toán các hóa đơn đến hạn. Thẻ tín dụng nên được sử dụng tối đa khi mà nhiều ngân hàng cho phép một kỳ hạn nhất định không phải thanh toán lãi suất khi thanh toán tiền.

7. Không lưu giữ các hóa đơn

Sẽ rất khó khăn cho nhiều chủ doanh nghiệp thấy được dòng tiền chi tiêu cũng như biết cách phân tách các chi phí kinh doanh với chi phí cá nhân nếu không lưu giữ đầy đủ mọi hóa đơn thanh toán.

Điều này có thể kết thúc với việc các khoản chi phí bị đội lên, cùng với đó là số thuế được khấu trừ cũng ít đi. Hãy lưu giữ cẩn thận mọi hóa đơn và doanh nghiệp bạn sẽ có nhiều thuận lợi hơn trong tính thuế cũng như tính toán chi phí.

8. Thất bại trong việc truy đòi các khoản phải thu

Hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp của bạn là một "người đàn ông rộng lượng" trong kinh doanh, nhưng cũng rất cần thiết với việc đảm bảo rằng doanh nghiệp được thanh toán các khoản phải thu đúng hạn.

Khác với nhiều công cụ có sẵn ngày nay cho việc thông báo khách hàng thanh toán tiền hàng đến hạn, không có lời bào chữa nào cho việc doanh nghiệp để các khoản phải thu chất chồng mà không truy đòi được.

Doanh nghiệp có thể trang bị nhiều phần mềm kế toán khác nhau giúp tự động gửi hoá đơn và nhắc nhở việc thanh toán các khoản phải thu đến hạn, và thậm chí tạo điều kiện để khách hàng thanh toán qua mạng internet trực tiếp tới tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

Nguồn: royal.vn

Bài viết này xin giới thiệu tới bạn đọc những sai sót nho nhỏ cần tránh khi thực hiện tác nghiệp hoặc hoàn thiện các thủ tục chứng từ kế toán.

Sai sót về hóa đơn

Khi mua hoá đơn :

Giấy giới thiệu (GGT) :

- Không ghi rõ đến cơ quan thuế để mua hoá đơn (chỉ ghi chung chung đến liên hệ công tác…)

- Các chỉ tiêu như số giấy giới thiệu, ngày, họ tên và chức vụ người được cử đi, tên chữ ký của người ĐDPL, đóng đấu …… không rõ ràng. Nhân viên đến mua hoá đơn :

- Không mang theo CMND ( Người được giới thiệu )

- Khi gần hết giờ hành chánh mới đến liên hệ mua hoá đơn .

- Cử người không hiểu biết về hoá đơn chứng từ (như bảo vệ, tạp vụ, nhân viên trực điện thoại…) đi mua hoá đơn .

- Không đem theo Phiếu theo dõi tình hình cấp phát hóa đơn ,

- Không lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở ký gần nhất .

- Chưa chuẩn bị con dấu khắc Tên DN , Mã số thuế ) để đóng trên liên 2 Sử dụng hoá đơn :

Khi mua hàng :

- Không nhận hoá đơn tại nơi xuất hàng mà nhận hoá đơn do người bán đem đến (dễ bị nhận hoá đơn giả).

Khi xuất hàng :

- Không xuất hoá đơn GTGT đối với Hàng hóa Xuất khẩu ,

- Không xuất hoá đơn đối với doanh thu hàng uỷ thác xuất khẩu.

- Không lót giấy carbon giữa các liên.

- Thiếu chữ ký người mua trên hoá đơn.

- Không ghi thuế suất thuế GTGT . Báo cáo sử dụng hoá đơn : Không lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo định kỳ.( Tháng , Quý , Năm ) Các bảng kê hoá đơn bán ra , mua vào :

- Ghi không đầy đủ cột mục theo qui định.

- Cột ngày chứng từ ghi không theo đúng định dạng 30/01/2002 (ghi sai là 01/30/2002 hoặc 30-Jan-02, 2002-01-30 v.v…)

- Trong bảng kê HHDV bán ra không ghi đúng thứ tự số hoá đơn đã sử dụng, không kê hoá đơn đã huỹ vào bảng kê, đồng thời cũng dễ bị kê khai trùng nhiều lần cho cùng một hoá đơn.

- Không lập bảng kê riêng đối với hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT (như hàng đại lý bán đúng giá)

- Trong bảng kê hoá đơn mua vào không lập bảng kê riêng đối với những hàng hoá dịch vụ phục vụ cho sản xuất, hàng không chịu thuế GTGT.

Sai sót về kê khai thuế

Kê khai thuế GTGT hàng tháng

- Thiếu chỉ tiêu 5 (dòng thuế GTGT được khấu trừ)

- Nhầm lẫn giữa các dòng làm sai lệch nội dung của tờ khai.

- Nhân viên kế toán làm cho nhiều công ty khác nhau, khi lập tờ khai bằng máy tính quên thay đổi mã số thuế, tên công ty, địa chỉ …. của công ty.

- Gộp doanh thu và thuế đầu ra của nhiều thuế suất ghi chung vào một dòng

- Không tính gộp cả doanh thu của HHDV không chịu thuế GTGT vào chỉ tiêu 1.

- Cấn trừ số thuế phát sinh âm kỳ này với nợ thuế GTGT chưa nộp của kỳ trước.

- Tính vào số thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá nhập khẩu theo thông báo của Hải Quan, trong khi chưa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu đó.

- Kê khai khấu trừ 3% đối với hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB nhưng mua về không phải để bán ra.

- Không tách riêng bảng kê Hàng hóa DV mua vào có hóa đơn bán hàng được khấu trừ tỷ lệ 3% . Kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng đã chặn trừ tại nguồn :

- Hàng tháng đã chặn trừ thuế thu nhập của người lao động nhưng chiếm dụng không kê khai và nộp vào ngân sách kịp thời đúng theo qui định của pháp lệnh thuế thu nhập.

- Những đơn vị có nộp thuế TNCN của người nước ngoài, không lập riêng tờ khai hoặc đã kê khai lẫn lôn giữa người VN với người nước ngoài. Kê khai thuế Thu nhập doanh nghiệp hàng năm :

- Không chủ động kê khai đúng thời gian theo qui định của Luật thuế, bị cơ quan thuế nhắc nhở, xử phạt hành chánh.

- Đơn vị tính : Nội dung số liệu không tương ứng với đơn vị tính đã ghi bên trên biểu mẫu.

- Không ghi đầy đủ các khoản chi phí theo đúng mẫu qui định.

Quyết toán thuế GTGT năm

- Dòng thuế phải nộp ghi tổng số thuế đầu ra, và dòng thuế đã nộp ghi tổng thuế GTGT đầu vào.

- Dòng thuế đã nộp năm quyết toán : Ghi sai là số đã nộp cho năm báo cáo (bao gồm cả thuế đã nộp vào tháng 1 năm sau nộp cho tháng 12 năm trước). Đúng ra là số đã thực nộp trong năm báo cáo (bao gồm những chứng từ nộp từ ngày 1/1 đến 31/12 của năm báo cáo, không phân biệt nộp cho năm báo cáo hay truy nộp cho các năm trước).

Hồ sơ báo cáo quyết toán thuế

- Không thiết lập đầy đủ hồ sơ về tài sản cố định, mua sắm TSCĐ không có hoá đơn hợp lệ. – Thiếu bảng đăng ký tiền lương; hạch toán chi phí tiền lương nhưng thiếu hợp đồng lao động; bảng lương không có người ký nhận.

- Thiếu bảng kê hồ sơ quyết toán thuế (liệt kê danh sách hồ sơ đính kèm theo nhằm tránh thất lạc).

- Doanh nghiệp được thụ hưởng chế độ miễn giảm do ưu đãi đầu tư nhưng quên hoặc không biết cách hạch toán và báo cáo quyết toán với cơ quan thuế; hoặc chờ cơ quan thuế đến kiểm tra để xác định số thuế được miễn giảm.

Nộp thuế

- Ghi nhầm tên người nộp là tên cá nhân đi nộp tiền ( Phải ghi tên pháp nhân Doanh nghiệp ).

- Không nắm rõ các qui định về thời hạn nộp thuế của từng sắc thuế để chủ động nộp trước ngày hết hạn, bị cơ quan thuế nhắc nộp và bị phạt nộp chậm.

- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước : Không ghi rõ tài khoản của cơ quan thuế trên giấy nộp tiền, thiếu quan tâm ý nghĩa của những mã hiệu mục lục ngân sách nhà nước có liên quan (cấp, chương, loại, khoản, muc, tiểu mục) để ghi cho đúng.

- Khi phát sinh khoản phải nộp (không thuộc các loại thuế thông thường) đã không lập tờ khai nộp cho cơ quan thuế

Sai sót trong hạch toán kế toán

- Ngay sau khi lập đề nghị hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp đã không hạch toán làm giảm số dư nợ, không hạch toán đồng thời vào tài khoản phải thu phải trã, mà vẫn để số thuế nầy được tiếp tục khấu trừ cho kỳ sau.

- Ngay sau khi nhận được quyết định xử lý, xử phạt… của cơ quan thuế, doanh nghiệp không thực hiện hạch toán ngay vào sổ sách kế toán hiện hành, làm số dư các tài khoản thanh toán với ngân sách khác biệt với số liêÌ£u của cơ quan thuế.

- Sổ sách kế toán áp dụng máy vi tính : Định kỳ hàng tháng không in ra toàn bộ sổ sách phát sinh; sổ đã in ra không có số trang, không có giám đốc và kế toán trưởng ký; không tự đóng dấu giáp lai.

Đăng ký thuế

- Thay đổi kế toán trưởng, địa chỉ kinh doanh , tài khoản và ngân hàng , điện thoại, fax, e-mail…. không đăng ký với cơ quan thuế.

Hoàn thuế GTGT

Hồ sơ chứng minh hàng xuất khẩu :

- Không thuyết minh sự sai biệt giữa hoá đơn và tờ khai Hải quan; giữa hoá đơn và chứng từ thanh toán.

- Thiếu chứng từ thanh toán hợp pháp đối với hàng xuất khẩu .

- Không có xác nhận của Hải quan tại ô 47 của tờ khai Hải quan .

Văn thư đề nghị hoàn thuế (mẫu 10/GTGT) không xác định mình thuộc đối tượng cụ thể nào được hoàn thuế (xuất khẩu hay âm luỹ kế 3 tháng v.v…).

Bảng kê khai tổng hợp số thuế phát sinh đề nghị hoàn không khớp với số thuế GTGT đã kê khai hàng tháng (phải điều chỉnh lại số liệu đã kê khai nhầm trước khi lập hồ sơ hoàn thuế).

Phó giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký tên vào văn thư đề nghị hoàn thuế GTGT không được xem là hợp lệ.

Tài khoản đề nghị chuyển số tiền thuế GTGT được hoàn không đúng với số hiệu tài khoản và tên ngân hàng đã đăng ký thuế.

Khi bắt tay vào xây dựng các chiến lược sản xuất kinh doanh có một điều vô cùng quan trọng mà không một công ty nào được phép bỏ qua là phải tính đến việc các chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào, xem các đồng vốn bỏ ra hiệu quả đến đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay không? Có thể nói, tri thức quản lý chi phí là một yếu tố thiết yếu trong đầu tư và kinh doanh. Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của công ty.

Rõ ràng yếu tố chi phí luôn đóng vai trò quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh nào. Các công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần không ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư các khoản tiền đó cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất.

Một trong những ví dụ rõ rệt nhất cho lối suy nghĩ và cách thức tiếp cận này là hãng sản xuất kẹo caosu Wrigley. Kể từ giữa thập niên 1990, Wrigley đã cải thiện đáng kể doanh thu và hiệu quả hoạt động tổng thể. Hãng đã mạnh tay tiết kiệm những khoản chi phí hoạt động cơ bản nhưng vẫn dành ra một khoản tiền lớn để đầu tư cho tiếp thị, giao dịch với đối tác và đổi mới kinh doanh nhằm hướng tới mục tiêu tăng trưởng cao. Kết quả là, hoạt động đầu tư kinh doanh của Wrigley luôn vượt trội so với các đối thủ cạnh tranhh. Trong vòng sáu năm (1998-2004), công ty trả cổ tức cho các đông ở mức 13,6% gần gấp 3 so với mức trung bình của ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống thế giới.

Trong bài viết này, đầu tiên chúng ta đề cập tới vai trò của hoạt động quản lý chi phí. Tiếp theo, xác định hoạt động quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường. Và cuối cùng, chúng ta tìm hiểu về bốn nguyên tắc để hoàn thành mục tiêu trên. Phương pháp tiếp cận bao gồm việc sử dụng các mục tiêu tăng trưởng doanh số và lợi nhuận, mục tiêu cắt giảm chi phí phù hợp, cắt giảm chi phí lựa chọn và năng lực cải thiện tổ chức.

Vai trò của quản lý chi phí

Về mặt lý thuyết, chi phí kinh doanh là tổng số tiền tương đương với toàn bộ hao phí về các nguồn lực mà công ty đã bỏ ra trong một giai đoạn kinh doanh nhất định. Việc quản lý chi phí kinh doanh không chỉ đơn thuần là quản lý số liệu phản ánh tổng hợp chi phí mà phải dựa trên cả các yếu tố chi phí riêng biệt để phân tích toàn bộ chi phí sản xuất của từng công trình, hạng mục công trình hay theo nơi phát sinh chi phí. Dưới các góc độ xem xét khác nhau, theo những tiêu chí khác nhau thì chi phí kinh doanh cũng được phân loại theo các cách khác nhau để đáp ứng yêu cầu thực tế của quản lý và hạch toán.

Trên thực tế, hoạt động quản lý chi phí được tách rời đối với công tác kế toán thống kê. Quản lý chi phí là tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty.

Nhu cầu vốn và chi phí cho sản xuất kinh doanh của công ty luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn và chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản l‎ý chi phí bao gồm:

- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho công ty trong từng thời kỳ.

- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho công ty có mức độ tăng trưởng cao và bền vững.

- Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.

Bộ phận quản lý chi phí trong các công ty sẽ dựa vào các thống kê kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương,… do các bộ phận kế toán, quản trị và thống kê cung cấp, đồng thời kết hợp với những yếu tố khách quan để tiến hành phân loại, tổng, hợp, phân tích và đánh giá các khoản chi phí của công ty, so sánh kết quả phân loại của kỳ này với kỳ trước của công ty mình với các công ty cùng ngành, lĩnh vực sản xuất, so sánh với các chuẩn mực của ngành. Bằng các chỉ tiêu và sự nhạy bén mà bộ phận quản lý chi phí có thể chỉ ra những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của công ty trong kỳ.

Ngoài ra, bộ phận quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất…

Có thể nói, nhiệm vụ của bộ phận quản lý chi phí, bộ não của công ty, rộng hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với bộ phận kế toán – thống kê.

Vấn đề với các chương trình cắt giảm chi phí

Từ thập niên 1980 trở lại đây, các chương trình cắt giảm chi phí đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong cuộc sống kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho các công ty. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí đơn thuần chỉ dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể giúp các công ty đạt được mục tiêu lợi nhuận, song hiếm khi đem lại kết quả cải thiện bền vững về vị thế cạnh tranh. Có ba lý do giải thích việc này:

(1) Sáng kiến cắt giảm chi phí là cách thức tuyệt vời để đẩy mạnh lợi nhuận ngắn hạn, nhưng nó cũng có thể làm xói mòn những nỗ lực cải thiện cạnh tranh lâu bền hơn. Động cơ cho các chương trình cắt giảm chi phí là việc phải “thắt lưng buộc bụng” trong thời kỳ khó khăn hay là một phần của công cuộc cải tổ cơ cấu kinh doanh sau khi thoát khỏi khủng hoảng.

Trong bất cứ trường hợp nào, các chương trình cắt giảm chi phí cũng là một phương pháp ngắn hạn và đơn giản để tạo ra các lợi thế cạnh tranh, chúng hiếm khi củng cố hay cải thiện thực sự sản phẩm/dịch vụ của công ty.

(2) Phần lớn các chương trình cắt giảm chi phí đều như những chiếc “máy cắt bánh”, đặt ra chỉ tiêu đơn giản và áp dụng xuyên suốt toàn bộ hoạt động kinh doanh mà không quan tâm tới đặc tính riêng biệt của từng bộ phận.

Khi tiến tới việc quản lý chi phí, một trong những vấn đề thường gặp nhất là “vô tình loại bỏ những thứ quý giá trong đống lộn xộn cần phải quẳng đi”. Trong những nỗ lực cắt giảm chi phí để trở nên cạnh tranh hơn, một vài năng lực quan trọng sẽ mất đi, và kết quả thu được trở nên ngược lại với mong muốn. Thách thức chính là việc phân biệt giữa những “chi phí tốt” (góp phần quan trọng đem lại lợi nhuận) và những “chi phí xấu” (có thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh). Tuỳ thuộc vào từng chiến lược, “chi phí xấu” có thể rất đa dạng về bản chất và mức độ trong tất cả các công ty.

(3) Cắt giảm chi phí được xem như những chương trình ngắn hạn chứ không phải lâu dài. Thậm chí, sau những chiến dịch cắt giảm chi phí thành công, nhiều công ty lại thấy rằng ở các khu vực khác chi phí lại gia tăng hoặc các đối thủ cạnh tranh đuổi kịp họ.

Bất cứ lợi thế cạnh tranh nhất thời nào sẽ bị xói mòn dần cùng với thời gian. Cuối cùng, công ty lại phải đối mặt với những khó khăn khác phát sinh xuất phát từ việc cắt giảm chi phí.

Vì vậy, việc gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi phí là rất quan trọng. Những lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí chỉ bền vững nếu sau đó bạn thực hiện một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả. Và cuối cùng, nếu quản lý chi phí hiệu quả, thì bạn sẽ giảm thiểu được sự cần thiết phải liên tục đưa ra các kế hoạch cải thiện hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn.

Xem tiếp Phần 2

Bốn nguyên tắc cơ bản của việc kết hợp hoạt động quản lý chi phí với các mục tiêu tăng trưởng

Hoạt động quản lý chi phí cần phải trở thành một bộ phận không tách tời của những chiến lược tăng trưởng kinh doanh then chốt. Và để thành công, hoạt động này cần tuân theo bốn nguyên tắc dưới đây:

Nguyên tắc 1. Sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng để khích lệ sự cần thiết và gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững.

Phần lớn các công ty không thấy được hoạt động quản lý chi phí cần có sự gắn kết với chiến lược kinh doanh, chứ chưa nói đến đó là nền tảng cho sự tăng trưởng. Trong khi tốc độ tăng trưởng lợi nhuận truyền thống tại công ty là khá ổn định, tốc độ tăng trưởng doanh số bán hàng luôn khiêm tốn ngay cả trong những điều kiện tốt nhất. Và sự thay đổi trong hoạt động quản lý chi phí là cần thiết ở cả hai khu vực trên.

Vì vậy, ban quản trị cấp cao cần công bố những mục tiêu cơ bản và mang tính thách thức cao nhất để toàn thể công ty hiểu rõ nhu cầu cần áp dụng một phương thức cắt giảm chi phí mới. Các công ty sẽ chỉ có thể đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận như mong muốn bằng việc cắt giảm chi phí nhưng đồng thời vẫn gia tăng doanh số bán hàng, qua đó tạo ra một mối liên kết giữa hai nhiệm vụ quan trọng này.

Sự gắn kết này là không thể thiếu được. Một mức chi phí quá cao của công ty sẽ giới hạn các khoản tiền đầu tư cho kế hoạch tăng trưởng kinh doanh, các đối thủ cạnh tranh với phương thức chi phí hiệu quả hơn có thể đạt được những mức lợi nhuận tương tự hoặc thậm chí cao hơn trong khi vẫn đủ tiền đầu tư cho các hoạt động khác như xúc tiến kinh doanh, tiếp thị và đổi mới. Ngược lại, nếu quá chú trọng đến việc cắt giảm chi phí mà thiếu sự đầu tư cho tăng trưởng dài hạn, sự đình trệ trong hoạt động kinh doanh sẽ xuất hiện, tăng trưởng chậm chạp và cùng với thời gian nó sẽ làm xói mòn vị thế kinh doanh của công ty.

Ở một phạm vi nào đó, nhận thức rằng sẽ việc cắt giảm chi phí trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh như chi phí sản xuất hay chi phí SG&A (Selling, General and Administrative Expenses – Chi phí bán hàng, tổng hợp và hành chính) sẽ phải đối mặt với những bất lợi trong các kế hoạch tăng trưởng lâu dài. Ban quản trị công ty phải hiểu rằng để đạt các mục tiêu lợi nhuận và thu được doanh số bán hàng cao, công ty cũng phải chấp nhận những bất lợi khác của việc đầu tư tăng trưởng; một vài khoản chi phí sẽ gia tăng, tiền bạc phải được huy động từ việc cắt giảm chi phí ở những nơi thích hợp nhất. Kết quả cuối cùng là tạo ra một chương trình giảm thiểu chi phí tổng thể được áp dụng trong toàn bộ công ty và do nhóm lãnh đạo cao cấp chỉ đạo.

Nguyên tắc 2. Chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi phí hiện tại và các chiến lược kinh doanh cụ thể.

Một mặt các công ty cần đặt ra những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để động viên các nhà quản lý cắt giảm những chi phí khác nhau nhằm phục vụ tăng trưởng, nhưng mặt khác cũng cần xác định rõ bao nhiêu phần trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và bao nhiêu phần trăm có được từ những nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác.

Bên cạnh những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận “từ trên xuống dưới” được đặt ra bởi các nhà quản trị cấp cao, có ba nhân tố khác cần được quan tâm khi đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí tại bất cứ công ty nào. Những nhân tố này nên cân bằng, và không một nhân tố nào được đặc quyền ưu tiên hơn:

- Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí cho các hoạt động kinh doanh khác trong công ty?

- Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí tương tự của các đối thủ cạnh tranh?

- Mức chi phí nào là cần thiết để trợ giúp các mục tiêu tăng trưởng dự định và đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng?

Tại các công ty, ban quản lý thường muốn giảm thiểu chi phí khoảng 10% và điều này là không dễ dàng chút nào. Trong các mô hình kinh doanh, sự khác biệt giữa các chi phí có thể và không thể cắt giảm là rất khác nhau. Và kế hoạch phát triển đối với từng loại hình kinh doanh cũng khác nhau, do đó trong cùng một thời gian các mức chi phí mục tiêu cũng hoàn toàn khác nhau. Vi vậy, các mục tiêu quản lý chi phí ở mỗi công ty cũng khác nhau.

Nguyên tắc 3. Phân biệt giữa chi phí tốt và chi phí xấu

Phần quan trọng nhất của nghệ thuật quản lý chi phí nằm ở việc đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí và tăng trưởng. Đó chính là thách thức làm thế nào để cắt giảm chi phí theo những phương thức hợp lý nhất mà không làm mất đi các năng lực thiết yếu hay giảm thiểu tính cạnh tranh của công ty. Chìa khoá hoá giải thách thức này chính là việc phân biệt các loại chi phí đóng góp vào sự tăng trưởng lợi nhuận, và những chi phí có thể cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm được sang những khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh.

Chẳng hạn như, các nhà quản lý sẽ tự đặt ra câu hỏi: yếu tố nào trong các chi phí SG&A là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại? Yếu tố nào không là cần thiết? Liệu những chi phí nhằm trợ giúp đội ngũ nhân viên bán hàng có thể cắt giảm được không? Còn các chi phí quản lý nhân sự, chi phí tài chính kế toán thì sao? Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại là gì và việc tái đầu tư đem lại những lợi ích nào?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ đảm bảo để bạn có thể đưa ra một phương pháp chiến lược hiệu quả cho hoạt động quản lý chi phí, vì nó sẽ là một bộ các giải pháp cắt giảm chi phí tương thích trong một kế hoạch kinh doanh lâu dài.

Hơn nữa, những giải pháp này sẽ giúp mục tiêu cắt giảm 10% chi phí có thể trở thành hiện thực, đồng thời tăng cường các khoản tái đầu tư của công ty phục vụ tăng trưởng. Các ý tưởng và kế hoạch chi tiết được định hướng chủ yếu “từ trên xuống dưới” trong công ty, đảm bảo quyền tự quyết của những nhân viên có liên quan trực tiếp tới việc cắt giảm chi phí, nhờ đó giúp họ tự tin thực thi thành công các kế hoạch đề ra.

Nguyên tắc 4. Xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc quản lý chi phí hiện tại.

Việc thay đổi các quy trình quản lý, tổ chức luôn là những điều kiện tiên quyết cho hoạt động quản lý chi phí hiệu quả nhất. Việc này có thể được thực hiện theo một vài phương cách khác nhau.

Thứ nhất, công ty xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận kinh doanh.

Thứ hai, ban quản lý giới thiệu các phương pháp mới để giám sát hoạt động của các chi phí cùng những giải pháp cụ thể nhằm ngăn ngừa việc chi tiêu không đúng chỗ.

Thứ ba, công ty lên danh sách nhóm “các chi phí trung tâm” dưới sự quản lý trực tiếp của ban quản trị cấp cao. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động kinh doanh quan trọng. Mục đích của việc này nhằm quản lý tốt hơn các chi phí quan trọng và để nhận ra những khoản ngân sách có thể tiết kiệm được hiệu quả hơn nữa nhưng vẫn đảm bảo được những mục tiêu cơ bản và qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động kinh doanh trong công ty.

Cân bằng trên và dưới

Cuối cùng, việc quản lý các chi phí nhưng vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng đồng nghĩa với việc tạo ra sự cân bằng thích hợp giữa những chỉ đạo “từ trên xuống dưới” và các đề xuất “từ dưới lên trên”. Các nhà quản lý cấp cao đóng vai trò xây dựng những trọng điểm và mục tiêu quản lý chi phí, còn các nhà quản lý cấp dưới là người thực thi những nhiệm vụ được đặt ra, trực tiếp xử lý các chi tiết kinh doanh, tìm ra những chi phí tốt và chi phí xấu, đồng thời đánh giá các mặt lợi hại của việc cắt giảm các chi phí do các nhà quản lý cấp cao đề ra.

Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất để hoạt động quản lý chi phí đạt hiệu quả cao chính là sự cân đối hài hòa giữa tiết kiệm chi phí với các yếu tố tăng trưởng kinh doanh, đảm bảo việc cắt giảm chi phí đóng một vai trò thích hợp và rõ ràng trong lịch trình tăng trưởng kinh doanh của công ty. Trong đó cần chú trọng cơ chế quản lý nguồn vốn của công ty theo hướng điều chỉnh cơ cấu thu chi phù hợp với việc cắt giảm các chi phí. Bên cạnh đó, hoạt động quản lý chi phí hướng tới việc chi tiêu hợp lý, hiệu quả, đảm bảo kiểm soát được bội chi, tiến tới cân bằng vốn và doanh thu.

Có thể nói, trong kinh doanh ngày nay, các khoản chi phí luôn phát sinh hàng ngày, thị trường vốn biến động liên tục và luôn đỏi hỏi một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả nhất. Thêm nữa, tình hình tài chính kinh doanh lành mạnh là một trong những điều kiện tiên quyết đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu quả cao. Và sự lành mạnh đó có được hay không phụ thuộc phần lớn vào khả năng quản lý chi phí của công ty.

Hầu hết mọi người đã nghe về những lợi ích của việc lập kế hoạch tài chính cá nhân và muốn quản lý tốt hơn tiền bạc riêng của mình. Vậy mà có vẻ quá khó để đi đến quyết định hành động ra sao. Nếu bạn không chắc bắt đầu từ đâu, bài cơ bản về việc lập kế hoạch tài chính này có thể giúp bạn. Nó tạo lập hướng đi cho mọi người thuộc mọi cấp bậc tài chính trong cuộc sống và trình bày rõ ràng cách quản lý tiền bạc theo tám bước đơn giản.

Bước 1. Tạo ra và xem lại kế hoạch tài chính. Về cơ bản, kế hoạch tài chính là một bộ bản thảo về những mục tiêu, chiến lược và thời điểm nhằm đạt tới những mục tiêu đó: mua căn nhà đầu tiên, dành dụm hay quản lý tiền dự phòng về hưu, dành dụm tiền cho việc học của con cái, trả nợ, và vân vân. Viết ra kế hoạch này, trên mảnh giấy vàng, trên bảng tính, hay với sự trợ giúp của người lập kế hoạch tài chính có bằng cấp chuyên nghiệp (viết tắt là CFP) sẽ thúc đẩy bạn chịu trách nhiệm và thực hiện đầy đủ các bước trong danh sách điều cần làm. Nó đưa ra hướng dẫn, cho bạn chuẩn mực để từ đó đánh giá tiến triển, và giúp bạn ưu tiên cho việc sử dụng nguồn tài chính hiệu quả nhất.

Dứt khoát phải xem lại kế hoạch một cách định kỳ để điều chỉnh tình hình hay nhu cầu tài chính biến đổi, hoặc những sự kiện trong cuộc sống như thay đổi tình trạng hôn nhân, thất nghiệp, về hưu, sinh nở, hay tang gia trong dòng họ.

Bước 2. Lập sổ ghi chép tài chính. Việc quản lý thành công của cải dễ dàng hơn nhiều nếu bạn biết các nguồn tài chính là gì. Do đó tập trung các sổ sách tài chính sau:
•tài khoản đầu tư
•bản kê ngân hàng
•khai báo thuế
•bản kê thế chấp và thẻ tín dụng
•hợp đồng bảo hiểm
•văn bản quy hoạch di sản

Sau đó sắp xếp chúng để bạn có thể tìm và truy cập dễ dàng. Bằng cách để chúng cạnh nhau, bạn sẽ có thể đánh giá rõ ràng hơn tình hình hiện tại và bố trí mục tiêu và ưu tiên hướng tới. Và khi đó, đừng quên kiểm kê tài sản cá nhân. Điều này không chỉ giúp bạn có tài liệu cụ thể về giá trị tài sản để lập kế hoạch mà còn cung cấp cho bạn hồ sơ trình công ty bảo hiểm trong trường hợp của cải bị mất do trộm cắp hay thiên tai.

Bước 3. Tính toán khoản tiền có thực sự. Ngay khi lập ra sổ sách tài chính, tính toán số tiền có được thực sự. Đây chỉ đơn giản là việc tính ra cái bạn có trừ đi cái bạn nợ. Nếu tài sản của bạn (nhà cửa, tài khoản ngân hàng, vốn đầu tư và vân vân) vượt quá số nợ (tiền thế chấp, tiền vay cho việc học, nợ thẻ tín dụng, vv…), thì khoản tiền thực của bạn là số dương. Ngược lại, nếu nợ nhiều hơn có, số tiền cuối cùng bạn tính ra mang dấu âm.

Khoản tiền có thực là thước đo chính xác nhất về tình trạng khả năng tài chính của bạn và nên được dùng như cơ sở cho bất kỳ quyết định tài chính nào bạn đưa ra. Bạn nên đề ra mục tiêu hàng năm là làm gia tăng khoản tiền có thực. Đến cuối năm, bạn nên tính lại con số cuối cùng và so sánh với chuẩn mực của năm vừa rồi. Làm thế, bạn sẽ lập tức thấy được sự tiến triển.

Bước 4. Thiết lập kế hoạch chi tiêu. Kế hoạch chi tiêu trình bày chi tiết những khoản thu và chi tiền bạc. Khoản thu bao gồm tiền lương, bổng lộc, lợi tức và mọi nguồn thu nhập khác bạn có. Khoản thu là phần thường dễ nhớ nhất. Mục chi tiêu là danh sách tỉ mỉ mọi khoản bỏ tiền ra. Khoản chi quan trọng nhất có thể là tiền tiết kiệm. Nếu bạn không xài nhiều hơn số mình có, thì khoản thu sẽ bằng khoản chi.

Có được kế hoạch chi tiêu cân đối có thể là một ưu thế về tài chính bất kể bạn là ai hay số tiền bạn kiếm được thực sự ra sao. Kế hoạch chi tiêu cho thấy những khoản chính cần chi và nêu bật những khoản chi phí phạm. Nó có thể cũng mang đến mọi cảnh báo sớm về những vấn đề tài chính đang đe dọa.

Nếu đây là lần đầu bạn thiết lập kế hoạch chi tiêu, hãy nghĩ đến việc sử dụng một công cụ phần mềm, chẳng hạn như bảng tính hay chương trình phần mềm như Quicken để trợ giúp. Những công cụ này có thể giảm bớt đáng kể thời gian và công sức cho việc phát triển kế hoạch của bạn.

Bước 5. Lập quỹ dự trữ khẩn cấp. Tốt nhất, bạn muốn có đủ tiền mặt trong tay để đáp ứng ba đến sáu tháng tiền sinh hoạt thiết yếu nếu bị mất nguồn thu đều đặn. Phụ thuộc vào mức bảo đảm của công việc, bạn có thể muốn gia tăng số tháng cho khoản tiền dự trữ đủ xài. Ví dụ như, những cá nhân làm việc một mình có thể muốn có tiền dự trữ cho cả năm, nhất là nếu thu nhập của họ biến động bởi thiên nhiên.

Bước 6. Giảm một phần hoặc giảm đến mức tối thiểu khoản nợ tiêu dùng. Nợ nần kéo trì những kết quả khác của nỗ lực kiếm tiền như một cái mỏ neo nặng trịch. Nếu nợ tiêu xài của bạn–thẻ tín dụng, vay học phí, tiền vay và nợ cá nhân–đang ngốn tới 15 đến 20 phần trăm hay hơn nữa trong chi tiêu hàng tháng của bạn, thì phải ưu tiên giảm bớt nó. Và sao lại phung phí tiền dành dụm cho những thứ rất có thể lấy mức lãi suất rất cao từ thẻ và tiền vay của bạn?

Bước 7. Phác thảo bốn văn bản quy hoạch di sản chính. Mỗi người trưởng thành có thể có (1) bản chúc thư; (2) quyền ủy nhiệm lâu bền, bổ nhiệm ai đó xử lý các vấn đề pháp luật và tài chính khi bạn không thể thực hiện; (3) văn bản nguyện vọng, trình bày phép điều trị y học bạn muốn để duy trì cuộc sống khi bệnh quá nặng; và (4) quyền ủy nhiệm chăm sóc sức khỏe lâu bền, bổ nhiệm ai đó nhận quyền lợi y tế khi bạn không còn nữa. Những trường hợp khác nhau có tên gọi khác nhau trong văn bản y tế, nhưng tất cả đều mang tính quyết định đến việc lập kế hoạch tài chính thông minh của bạn.

Bước 8. Có bảo hiểm thỏa đáng. Quản lý rủi ro thiết yếu cho việc bảo đảm tài chính lâu dài của bạn. Có bảo hiểm, từ bảo hiểm y tế đến bảo hiểm tổn thất trong đời sống, xe cộ và nhà cửa, rất cần thiết để bảo vệ bạn khỏi bi kịch tài chính. Nói một cách đơn giản, bạn mua bảo hiểm để chi trả những khoản bạn không thể xoay sở từ số tiền mình có. Bắt buộc phải nhớ rằng bạn nên mua bảo hiểm khi bạn không cần nó, bởi vì đến khi bạn thật sự cần, bạn không thể có được.

Nếu bạn xuất hiện trên bản tin lúc 10 giờ thì bao nhiêu người sẽ nhìn và nói, “Tôi biết người này!”? Danh sách có thể dài hơn bạn nghĩ—và bao gồm cả những nhà đầu tư tương lai mà bạn không tưởng tượng đến. Họ không cần là triệu phú, và họ cũng không cần là người thân thích của hoàng gia.

Nếu bạn giống như nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ khác, phản ứng đầu tiên của bạn về đề tài này (mượn tiền từ bạn bè và gia đình) có thể là, “Nhưng tôi không biết đủ những người có tiền, rất ít người tôi cảm thấy không thoải mái khi hỏi về chuyện tiền bạc.”

Đừng để phản ứng đầu tiên đó ngăn cản bạn. Hỏi những người mà bạn biết về tài chính để thành lập hay phát triển công ty chẳng là gì cả, nhưng lại là một ý tưởng căn bản. Trước khi một người nào đó được biết về ngân hàng, mượn tiền từ một cá nhân là cách nhiều công ty khởi nghiệp—và là cách nhiều nhà đầu tư kiếm lời.

Mặc dù những ngân hàng hiện đại đã giảm nhu cầu cho tài chính cá nhân, họ không bỏ hoàn toàn nó. Với xấp xỉ 5 trên 100 người trưởng thành ở Mĩ đầu tư cá nhân vào công ty của ai đó trong 3 năm gần đây, rõ ràng là tài chính cá nhân vẫn còn duy trì và phát triển. Tuy nhiên, nó thường ẩn dưới hình thức gia đình. Một số lượng 42% những nhà đầu tư cá nhân là những thành viên thân thuộc trong gia đình, như vợ hoặc chồng, anh chị em ruột, con, ba mẹ hay ông bà. Nếu bạn thêm vào 10% nhà đầu tư nằm trong nhóm “mối quan hệ khác”, thì hơn một nửa sự đầu tư cá nhân đến từ một người nào đó có mối quan hệ tới người chủ doanh nghiệp.

Nhưng hãy khoan nhìn vào việc gần một nửa sự vay mượn cá nhân và đầu tư đến từ người không có họ hàng với chủ doanh nghiệp (29% bạn bè và hàng xóm, và 19% khác là đồng nghiệp, người lạ và những người khác nữa). Rõ ràng, bạn nên kiểm tra bộ nhớ của bạn khi nghĩ đến sự khoanh vùng để liên lạc.

Cơ hội là bạn, như những doanh nhân khác đi trước, sẽ cần liên kết những nguồn vốn khác nhau từ rất nhiều những sự đầu tư nhỏ. Tìm một người có thể cung cấp toàn bộ vốn cho bạn là một điều dường như không thể và mất thời gian vô ích. Để tập hợp vốn, bạn có thể cần những mối quan hệ cũ và bắt đầu những mối quan hệ mới. Carl J. Schramn, chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh nói: “rất nhiều những sự phiêu lưu thành công trong kinh doanh—là những cái tạo ra công việc, sự giàu có, và sự phát triển kinh tế–phát triển được là nhờ khả năng của người thành lập tận dụng được những mối quan hệ cá nhân để tạo vốn”.

3 bước chính trước khi tận dụng mối quan hệ của bạn là:

1. Liệt kê hết những người bạn biết.
2. Lọc lại danh sách đó dựa trên sự tin tưởng, tiền bạc, kinh nghiệm và không thiên về tình cảm, và
3. Làm bản tổng kết, lọc ra danh sách phù hợp nhất.

Liệt kê hết những người bạn biết
Bước đầu tiên của bạn đơn giản là liệt kê một danh sách khổng lồ những tên, bao gồm gia đình bạn, bạn bè và khác nữa. Bạn hãy cố nhớ những người bạn đã có hay có thể xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy. Bạn cũng có thể nhận ra người đang quan tâm đến sự thành công của bạn, không kể đó là lý do cá nhân hay kinh doanh.

Để tiến hành quá trình nghĩ kĩ về những tên bạn đã liệt kê, hình dung người bạn biết dựa trên 3 tiêu chí trên. Tất cả 3 tiêu chí đó là quĩ đạo xung quanh bạn, trung tâm của vũ trụ nhỏ này. (Đừng nói với người đó rằng bạn đang nghĩ về họ theo cách này). Tiêu chí trọng tâm bao gồm những thứ gần nhất và cần nhất của bạn, vòng tròn trung tâm bao gồm những mối quan hệ mới đây của bạn, và vòng tròn xa nhất bao gồm những người mà bạn đang liên lạc trực tiếp mới đây và thường xuyên.

Sẽ dễ dàng nhất cho bạn nếu bạn bắt đầu danh sách với những người ở vòng tròn trung tâm—những người bạn có mối quan hệ thân thuộc. Những người này bao gồm cha mẹ, cô, dì, chú, bác và anh chị em dâu, cũng như những người bạn thân của bạn và hàng xóm. Hãy kiểm tra xem tên họ, số điện thoại và địa chỉ email của họ có sẵn sàng chưa. Sau đó kiểm tra xem ai đang nằm trong danh sách điện thoại di động của bạn hay được viết trong danh sách những người chăm sóc em bé trong trường hợp khẩn cấp. Và đừng quên mối quan hệ mà bạn ít khi liên lạc, bởi vì bạn biết bạn sẽ gặp họ mỗi năm vào dịp Lễ Tạ ơn hay tại bãi biển.

Vòng tròn ở giữa bao gồm những người mà bạn có quan hệ xa hơn-với những người mà bạn thường xuyên và mới đây liên lạc trong khóa học về chuyên môn. Đó có thể là những người nghĩ tốt về bạn vì những gì bạn đã làm và cách bạn làm điều đó. Nghĩ về mối liên hệ kinh doanh, những người bạn tình nguyện, thành viên trong nhà thờ, đền hay chùa, người mà bạn đã làm việc chung hiện tại và quá khứ, và chuyên gia hay ông chủ trong nơi làm việc đó. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp, hãy lưu ý đến khách hàng hay nhà cung ứng thật sự thích những gì bạn làm. Cũng nên nghĩ về bất cứ chủ doang nghiệp tiềm năng nào, người có kiến thức và thông tin về loại công việc kinh doanh của bạn và họ có thể biết người mà bạn đang cần. Hầu hết những thông tin liên lạc về những người trong vòng tròn này đề có trong sổ địa chỉ hay máy tính của bạn.

Cuối cùng, vòng tròn xa nhất là những người bạn đã liên lạc trong quá khứ, bạn bè hay người quen mà bạn ít khi gặp, và người mà bạn biết thông qua một người khác. Những người này có thể biết tên bạn, hay nhận ra và nghĩ bạn là người quen xã giao. Ngoài những kinh nghiệm kinh doanh của bạn, hãy nghĩ tới giáo viên của bạn, bạn phổ thông, giáo sư hoặc người hướng dẫn, và những người quan tâm đến sự thành công của bạn. Nếu bạn tình cờ biết đến nhà đầu tư cá nhân nào- người có ảnh hưởng và kinh nghiệm có hứng thú trong việc đầu tư cho doanh nhân khởi nghiệp— hãy thêm tên họ vào nếu chưa có.

Để lọc ra một số tên trong vòng tròn này, lướt qua danh sách địa chỉ, dữ liệu email, danh sách thiệp mừng, tên bạn bè ở trường cũ, tên bạn ở đại học, nhân viên trong công việc cũ và danh sách mời tiệc.

Nếu danh sách đó ngắn, bạn có thể nhờ một người bạn tin cậy hay đồng nghiệp để giúp bạn. Họ có thể biết những người đã đầu tư vào công việc kinh doanh khác, hay đơn giản là nhớ giùm bạn những mối liên lạc mà bạn quên.

Lọc danh sách của bạn
Để biến danh sách dài này thành danh sách ngắn của những người tiềm năng, hãy xem xét theo 4 tiêu chí sau đây. Khoanh tròn tên người có ít nhất 2 tiêu chí đó:

• Tin tưởng bạn
• Có khả năng đầu tư
• Có kinh nghiệm trong kinh doanh
• Có sự tin tưởng

1. Tin tưởng bạn. Lọc ra những người biết tính cách và khả năng của bạn và tin rằng bạn sẽ thành công. Gia đình và bạn bè mà bạn có mối quan hệ tốt, và người mà bạn làm việc chung, đặc biệt là giám sát hay ông chủ của bạn, có thể liệt vào danh sách này.

2. Có khả năng đầu tư. Thu nhập của họ càng cao thì họ càng có khả năng đầu tư cho bạn. Trong khi đó là điều tốt khi bạn có danh sách dài những người tin tưởng và yêu mến bạn, thì người có thể không có tiền mặt hay không có đủ tiền mặt dư thừa thì hãy loại ra.

Làm thế nào để nhận ra một người có thể đủ khả năng đầu tư cho bạn? Bạn có thể biết người đó đã đầu tư hay cho ai mượn chưa, thông qua thông tin từ gia đình hay sự tán gẫu từ những đồng nghiệp. Nếu bạn biết một người có nhiều tiền trong thời kì bùng nổ internet cuối thập kỉ 90, họ có thể có tiền để đầu tư.

Quan sát xe hơi mà mỗi người lái, hay những kì nghỉ của họ thì bạn có thể biết sơ về những người có tiền. (nhưng hãy cẩn thận với những người tiêu xài hết thu nhập của họ). Một số người khác thì không biểu hiện qua hành vi, và bạn cần một thời gian để xây dựng mối quan hệ để hiểu về tình hình tài chính của họ.

Đối với mỗi người tiềm năng trong danh sách, bạn hãy tự hỏi: “Họ có thể chịu đựng được sự thất bại không?” Đối với những nhà đầu tư lớn thì đây thực sự là một sự mạo hiểm, và với những người này bạn có thể trả lời là “có”. Với người cho mượn nhỏ hơn, thì ít mạo hiểm hơn, đặc biệt nếu bạn bảo đảm số tiền vay với công ty của hoặc tài sản riêng của bạn. Tuy nhiên, nhà đầu tư nhỏ có thể nói rằng mất tiền không làm họ khó khăn về tài chính. Andrea Lang, người đã mượn vốn từ 20 người để mở quán cà phê, nói rằng cô không bao giờ mượn tiền từ những người không đủ khả năng nếu việc đó bị thất bại. Đó là một trong những điều cô đã rút ra từ bản thân.

Cuối cùng, tìm được người có thể cho mượn vốn lớn nghĩa là bạn đỡ mất công hơn. Nếu có thể,ví dụ, bạn mượn 50 ngàn đôla từ hai người, mỗi người 25 ngàn đola, nó yêu cầu ít nỗ lực hơn (cả trước và trong khi mượn) hơn là mượn số tiền đó thành 10 lần 5 ngàn đôla.

3. Kinh nghiệm trong kinh doanh. Những doanh nhân thường đầu tư vào doanh nghiệp khác. Có lẽ lí do là (theo một điều tra mới đây) “họ hiểu quá trình kinh doanh, họ có thể tạo điều kiện cho một sự mạo hiểm của một doanh nhân khác, và họ thích ủng hộ người khác về mặt tiền bạc và lời khuyên.” Pundits nói rằng một doanh nhân thành công trung bình có một sự đầu tư cá nhân vào 3 doanh nghiệp khác, và một doanh nhân cấp cao hơn đầu tư vào 5 doanh nghiệp khác. Vì thế nếu bạn nghĩ rằng những người có doanh nghiệp riêng thì họ đã quá bận rộn nên không đầu tư cho bạn thì bạn hãy nghĩ lại. Doanh nghiệp của bạn có thể là một hoạt động thêm mà họ đang tìm kiếm.

Kinh nghiệm trong kinh doanh không phải là một tố chất cần thiết cho một nhà đầu tư nhỏ. Sau hết, sự tham dự của một nhà đầu tư vào doanh nghiệp phụ thuộc vào bạn. Nhưng kinh nghiệm kinh doanh là một tố chất quan trọng đối với một nhà đầu tư lớn. Trong khi bạn có thể có một sự đầu tư lớn từ một mối quan hệ nào đó, và họ không thực sự biết hay quan tâm về kinh doanh, thì hầu hết những người đầu tư lớn luôn luôn phân tích cẩn thận cơ hội. Họ đóng vai trò là một cổ đông nghiêm túc, yêu cầu thông tin và cập nhật công việc. Tìm được nhà đầu tư có kiến thức có thể cho bạn lời khuyên dựa vào kinh nghiệm của họ thì thật tuyệt vời.

4. Thiếu niềm tin. Thiếu niềm tin là một thứ giảm trọng lượng của con người. Xem lại danh sách của bạn để chắc chắn rằng không có người nào bạn cảm thấy lo lắng về việc tham gia vào mối quan hệ tài chính. Nếu có, hãy loại ra khỏi danh sách.

Vượt qua những mâu thuẫn giữa bạn và người khác là vấn đề lớn nhất, đặc biệt nếu nó vẫn còn tồn tại. Ví dụ, năm ngoái, bạn đã không nói chuyện với anh của bạn trong 6 tháng vì một sự hiểu lầm với bạn gái của anh ấy, và mối quan hệ của bạn vẫn còn có vấn đề, bạn không nên coi anh ấy là một tiềm năng—thậm chí nếu anh ấy có tiền và kinh nghiệm kinh doanh. Tương tự, bạn không nên mượn tiền từ một người nếu bạn không hòa hợp với vợ hoặc chồng hay bạn của người đó. Một sự đầu tư cá nhân có thể là một nguồn bất hòa trong nhà nếu hai bên không đối diện nó.

Nếu mượn vốn từ cha mẹ hoặc ông bà có thể gây vấn đề trong gia đình, hãy tránh điều này. Rất nhiều gia đình rất tốt đẹp trong việc chia sẻ nguồn vốn cho những thế hệ sau. Nhưng bạn là người hiểu rõ gia đình bạn nhất. Nếu bạn cảm thấy sự đầu tư gây ra sự căng thẳng với anh chị em ruột của bạn, hay làm phiền lòng cha hoặc mẹ, thì loại ra khỏi danh sách ngay từ ban đầu là điều tốt nhất.

Dù bạn làm gì đi nữa, đừng phớt lờ những vấn đề về mối quan hệ khi cân nhắc mượn tiền từ ai, đặc biệt đối với những thành viên trong gia đình. Nếu bạn thất bại, mọi người sẽ để bụng và nó trở nên rất khó chịu. Hãy chân thật với bản thân về việc những mối quan hệ có thể chịu được sự mạo hiểm tài chính của việc đầu tư cá nhân hay không.

Theo nội dung bức thư, mức phí dịch vụ của vị luật sư là 550 USD/giờ, đồng thời, ông cũng dẫn chứng rằng mức phí này là hợp lý vì có khách hàng của ông đã từng chịu phí lên đến 1.000 USD/giờ. Điều này không có gì bất ngờ cả.

Kramer hỏi đối tác của ông về hai hợp đồng trị giá bao nhiêu, và không chớp mắt, ông này trả lời ngay: “Từ 30.000 USD đến 40.000 USD”. Kramer không biết rõ mục đích của nó là gì, nhưng đối với ông, một hợp đồng tư vấn trị giá 30.000 USD quả là rất lớn.

Sau đó, Kramer gửi email tới một người bạn của ông đang điều hành một vài công ty dịch vụ tài chính lớn và hỏi ý kiến của anh ta về mức phí này. Phản ứng của anh ta giống với suy nghĩ của những chủ doanh nghiệp thành công khác khi nhìn vào tấm hoá đơn khổng lồ. Anh ta nói: “Đừng xem nó như một chi phí, hãy xem nó là một khoản đầu tư”.

Hầu hết các công ty ngày nay xem các nhà tư vấn và luật sư như một khoản chi phí cần thiết, chứ không phải là một khoản đầu tư. Họ dành phần lớn thời gian của mình để làm lấy các công việc như vậy bởi vì họ tin rằng họ có thể cung cấp một sản phẩm hay dịch vụ có thể tạo ra sự khác biệt trên thị trường, với mong muốn để dành các khoản tiền đó cho một dự án nào đấy trong tương lai.

Bất cứ khi nào bạn nhìn vào một hoá đơn dịch vụ chuyên nghiệp, bạn cần đặt ra hai câu hỏi sau:

- Dịch vụ này sẽ tạo sự khác biệt cho thành công?

- Họ có đang cung cấp một dịch vụ có chất lượng chuyên môn tốt nhất?

Các công ty thường nghĩ rằng việc có được một dịch vụ hay sản phẩm tốt là đủ cho thành công. Trên thực tế, đó chỉ là một phần của phương trình mà thôi. Nhiều chủ doanh nghiệp luôn cố gắng tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ rẻ nhất để tiết kiệm tiền bạc, nhưng điều này thường dẫn tới các kết quả trái ngược để rồi cuối cùng phải tìm tới một nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hơn giúp giải quyết hậu quả.

Thay vì thuê một nhà thiết kế web chuyên nghiệp giúp xây dựng một trang web có chất lượng, các công ty lại tiết kiệm và cố gắng tự mình xây dựng trang web bằng việc sử dụng Microsoft Front Page. Các công ty thay vì thuê một luật sư chuyên nghiệp có hiểu biết sâu rộng về hoạt động kinh doanh để soạn thảo các hợp đồng chặt chẽ và hợp lý, họ thường mua các phần mềm pháp lý hay tìm kiếm các bản mẫu trên internet.

Ngay bây giờ, cũng như nhiều công ty mới khởi sự khác, công ty của Kramer đang ở những thời điểm đầu tiên của vòng quay kinh doanh. Có rất nhiều thứ ông cần trang bị để có thể tiến hành các hoạt động kinh doanh. Chúng ta hay xem những lựa chọn của ông.

Hệ thống máy tính: Kramer cần xây dựng một hệ thống máy tính hiệu suất cao để tiến hành các hoạt động kinh doanh và phục vụ khách hàng. Lựa chọn của ông sẽ là bỏ qua việc tự mình xây dựng một hệ thống mà thay vào đó là thuê một công ty máy tính làm toàn bộ công việc. Mặc dù chi phí cho việc thuê một công ty khác sẽ lớn gấp đôi nhưng bù lại sự vận hành hiệu quả và ổn dịnh. Một nhà tư vấn chuyên nghiệp là cần thiết, do vậy, việc chi tiêu tiền bạc không phải một lựa chọn. Đó là một khoản đầu tư lâu dài.

Logo: Công ty của Kramer chắc chắn sẽ cần đến một logo và ông nhận ra rằng những nhân viên trong công ty không có đủ khả năng để hoàn thành nhiệm vụ này. Vì vậy, ông tìm kiếm một công ty xây dựng giúp một hình ảnh logo đẹp. Hình ảnh logo rất quan trọng vì nó đem lại cho khách hàng sự thoải mái và ấn tượng về những gì công ty đang thực hiện.

Hợp đồng: Kramer và đối tác của ông sẽ phải “nghiến răng” bỏ tiền bạc ra để thuê tư vấn của một công ty luật tại Washington. Không có những hợp đồng chặt chẽ được các luật sư giàu kinh nghiệm soạn thảo ra, Kramer sẽ đánh mất khoản đầu tư – hay thậm chí tồi tệ hơn.
 
Kế toán thống kê: Mặc dù rất thích việc sử dụng phần mềm QuickBooks, Kramer nhận ra rằng việc tìm kiếm một chuyên gia kế toán có thể giải quyết tốt đầy đủ các tình huống tài chính là rất cần thiết. Kramer cần có các lời khuyên về mô hình kế toán và phương pháp tốt nhất để tính toán các khoản nợ trong kinh doanh.

Bản hướng dẫn sử dụng: Kramer là có khả năng viết lách, vì vậy ông có thể tự mình soạn thảo bản hướng dẫn sử dụng cho các khách hàng. Liệu ông có khả năng viết được một bản hướng dẫn sử dụng với những quy trình rõ ràng từng bước từng bước và các hình ảnh tương thích? Bản thân Kramer phải thừa nhận là không. Do đó, ông phải tìm đến một dịch vụ chuyên nghiệp bên ngoài.

Liệu chúng ta có thể bỏ qua các dịch vụ chuyên nghiệp trong kinh doanh? Điều này có thể bỏ được trong ngắn hạn, nhưng về dài hạn sẽ có những tác động trái ngược. Giả sử bạn đang bán hàng cho những khách hàng trong bản danh sách Fortune 1000, chắc chắn bạn không thể tiết kiệm tiền mọi nơi mọi lúc. Mọi thứ cần phải được thực hiện chuẩn xác nhất.

Có câu châm ngôn: “Bạn nhận được đúng những gì đã bỏ ra”. Mọi người đều biết rằng một bộ veston giá 1.000 USD sẽ bền hơn và đẹp hơn những bộ vest giá chỉ 10 USD. Tiết kiệm là cần thiết, nhưng việc tự mình làm lấy hay trả chút ít tiền cho các nhân viên nội bộ thực hiện  công việc không phải là những gì các công ty thành công thường làm.

1. Phân công công việc cho những người
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để che dấu hành động biển thủ của họ.

2. Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng

Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc làm đã sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc.

3. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
* Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không quen biết

* Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt

* Các chữ ký trông giả mạo

* Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự

* Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn

* Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn

4. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và bạn là người duy nhất sở hữu nó. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất.

Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.

5. Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra.

Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn.Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.

6. Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt.

Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.

7. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để che dấu hành vi biển thủ. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ.

Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ một nhân viên khác kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.

8. Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể "kiểm toán tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát như vậy.

9. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót.

Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ tạo cơ hội cho biển thủ gian lận mà thôi.

10. Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người có ý định biển thủ xâm nhập vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.

1. Phóng đại các kế hoạch
Các nhà đầu tư đôi khi bị mờ mắt bởi những con số trong ngắn hạn, nhưng rốt cục sự bền vững luôn cần thời gian. Ngân sách và các kế hoạch thực tế có thể khiến thời gian tìm kiếm nguồn tài chính kéo dài hơn, nhưng khi tiền đã đến, đó là tiền thật, và công ty nên có một kế hoạch đem lại lợi nhuận trong các năm tới.

2. Phớt là các nhu cầu ngân sách trước mắt
Mặt khác, nếu kế hoạch của công ty cần 50.000 USD để đưa một sản phẩm mới ra thị trường, đừng chỉ tìm kiếm 30.000 USD.

Đây là bài học của thời kì bong bóng dotcom. Các công ty vồ lấy khoản tiền đầu tư chưa đủ để làm trọn việc rồi sau đó ngậm ngùi bỏ cuộc. Các nhà đầu tư hiện nay đều đủ hiểu biết để dùng 50.000 USD một cách thông minh chứ không phải ném 30.000 đôla qua cửa sổ.

3. Cho rằng doanh thu hiện tại là biểu hiện của dòng tiền dương
Hầu như trong tất cả các giao dịch đều có độ trễ về thời gian giữa lúc hoàn thành và lúc thu được toàn bộ số tiền. Đây là một thực tế trong kinh doanh và không phải là vấn đề gì nghiêm trọng nếu doanh nghiệp được chuẩn bị trước. Nhưng vấn đề là, rất nhiều doanh nghiệp không chuẩn bị điều này và gặp phải vấn đề nghiêm trọng về dòng tiền bởi vì doanh nghiệp sử dụng số tiền mà mình chưa có.

4. Quên mất khoản tiền nộp cho chính phủ
Chênh lệch cuối ngày thường lớn hơn trên thực tế. Những khoản như thuế giá trị gia tăng đầu ra (tính trên doanh thu) có thể vẫn nằm trong két của công ty tạm thời, nhưng rốt cục sẽ phải nộp cho chính phủ. Chính vì vậy doanh nghiệp không nên tính các khoản này vào tài sản có, nếu làm như vậy công ty sẽ gặp phải rủi ro không thể đáp ứng được các chi phí cho dự án tương lai.
5. Không hạch toán và kiểm soát được thời biểu quảng cáo
Quảng cáo có thể dẫn tới doanh thu. Tuy nhiên, rất nhiều công ty hạch toán chi phí quảng cáo so với doanh số bán hàng trong cùng khoảng thời gian. Để an toàn, một chiến dịch quảng cáo hoặc marketing cần phải được tính riêng trước một khoảng thời gian nhất định trước khi doanh số bán hàng được ghi nhận. Nếu không hạch toán được những chi phí cần thiết trong khung thời gian nhất định, công ty sẽ không tận dụng được nguồn tài chính cần thiết nhằm đạt được mục tiêu doanh số và có thể lạm phát vào chi phí của các tháng tiếp theo.