Bạn có sử dụng thời gian đúng cách không?

Dưới đây là kế hoạch ba bước nhằm phân bố thời gian một cách khôn ngoan và chiến lược:

Mặc dù hầu hết các nhà quản lý đều biết thời gian là nguồn tài nguyên hiếm có nhất, nhưng lại rất ít người vạch ra chiến lược sử dụng chúng hợp lý mỗi tuần. Thậm chí, còn có rất ít người thường xuyên theo dõi cách sử dụng thời gian vào những việc mà họ cho là quan trọng nhất.

“Những người được xem là có khả năng lãnh đạo thiên bẩm luôn biết cách cân đối thời gian của mình” – Warren Blank đã viết trong cuốn The 108 Skills of Natural Born Leaders (TD: 108 kỹ năng của các nhà lãnh đạo thiên bẩm, Amacon, 2001). Đối vá»›i những người không có năng lá»±c lãnh đạo bẩm sinh thì có thể thá»±c hiện theo các bÆ°á»›c sau:

1. Sắp xếp công việc theo các hạng mục

Các hạng mục này sẽ tuỳ thuộc vào chức năng công việc của bạn, nhưng chúng phải vừa có tính chiến lược lại vừa khéo léo. Bạn cũng không nên sắp xếp nhiều hơn sáu hạng mục. Ví dụ, có thể xem xét cách phân chia sau:

Phát triển và nâng cao. Hạng mục này nên tập trung vào các cơ hội chứ không phải vào những khủng hoảng, và nó thường là hạng mục giúp bạn mang lại giá trị thặng dư lớn nhất cho công ty.

Thách thức chính trong hạng mục này là cần ưu tiên thời gian cho những hoạt động tối quan trọng mang tính chuyên sâu (không phải chỉ chú trọng những hoạt động này, nhưng những việc ít quan trọng hơn nên để giải quyết sau).

Quản lý nhân sá»±. Bạn có thể chia nhỏ mục này thành quản lý từ trên xuống, quản lý chéo và quản lý từ dÆ°á»›i lên. Những nhà quản lý biết rằng huấn luyện và tÆ° vấn sẽ giúp họ tận dụng tốt nhất Ä‘iểm mạnh của mình (đặc biệt trong giai Ä‘oạn nÆ°á»›c rút) – Ä‘iều này giúp nhắc nhở bạn sẽ không thể làm việc có hiệu quả mà không lên kế hoạch trÆ°á»›c.

Hơn thế nữa, mọi người đều nhất trí là việc giao tiếp rất quan trọng, nhưng có bao nhiêu người thực sự dành thời gian cho việc này? Trong khi gấp rút hoàn thành các mục tiêu, đừng để một trong ba hình thức quản lý này suy yếu.

Các nhiệm vụ căn bản cho từng ngày. Tùy thuộc vào vị trí của bạn, mục này có thể được chia nhỏ. Ví dụ: Dịch vụ bán hàng và phân phối sản phẩm.

Quản lý hành chính. Mục này bao gồm những việc cần thiết, từ đánh giá nhu cầu nguyên liệu cho đến phỏng vấn các ứng viên hay trả lời thư điện tử. Bạn sẽ bị sốc khi bạn thống kê công việc.

2. Tự hỏi xem bạn nên dành bao nhiêu thời gian cho mỗi mục

Trước khi xác định tỷ lệ thời gian dành cho mỗi mục, Blank khuyên bạn nên tự hỏi: “Giả sử với vai trò là người lãnh đạo, tôi sẽ sử dụng thời gian của mình thế nào là tốt nhất?”

Để trả lời câu hỏi này, bạn phải xem xét một số yếu tố: Các hoạt động khiến bạn phát huy được ưu điểm của mình, những ưu tiên chiến lược của công ty và yêu cầu trước mắt của người giám sát bạn, các báo cáo trực tiếp và khách hàng…

Khi bạn đã định lượng được tỷ lệ phần trăm thời gian dành cho mỗi mục, hãy quy đổi chúng thành đơn vị giờ cụ thể. Tổng số giờ thực tế và khả thi đối với khung thời gian mà bạn đang xem xét? Để đạt được hiệu quả, sự phân bổ thời gian có thể cần thay đổi hàng quý, hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần.

Theo dõi cách phân bổ thời gian của bạn với người quản lý hoặc đồng nghiệp quan trọng. Nếu có thể, hãy nhờ họ chia sẻ cách phân bổ thời gian của mình. Chia sẻ cách phân bổ thời gian với một nhóm sẽ tạo ra sự tập trung và gắn bó giữa mọi người.

Quản lý thời gian của bạn

Vì bạn đã có kế hoạch cân đối thời gian, nên tất cả những gì bạn cần làm là nhất nhất tuân thủ nó.

Kiểm kê thời gian của bạn

Xem lại bản kế hoạch tuần trước và đánh giá nó bằng cách sử dụng phương pháp phân bổ thời gian vừa thiết lập với từng hạng mục. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá được thời gian cần thiết để thực hiện những công việc tương tự trong những lần sau. Ghi chép lại cách bạn sử dụng thời gian vào nhật ký (đối với nhiều người, điều này rất quan trọng).

“Lần cuối cùng ghi nhật ký thời gian, tôi ngạc nhiên nhận thấy khi ở văn phòng, tôi dành gần má»™t ná»­a số thời gian vào việc trả lời Ä‘iện thoại, gọi hoặc để lại lời nhắn cho những người mà tôi không gặp” – Elaine Biech viết trong cuốn The Consultant’s Quick Start Guide: An Action Plan for Your First Year in Business (TD: HÆ°á»›ng dẫn khởi Ä‘á»™ng nhanh của người tÆ° vấn: Kế hoạch hành Ä‘á»™ng cho năm đầu tiên kinh doanh, Jossey – Bass/ Pfeiffer, 2001).

Theo Blank, việc kiểm kê thời gian còn có thế cho thấy “bạn trở nên sao lãng với những việc liên quan vào lúc nào và như thế nào”. Ví dụ: Thực hiện nhiều công việc một lúc có thực sự tốt với bạn?

Kỹ năng này thường được xem là một điều kiện tiên quyết của khả năng quản lý hiện đại, nhưng một nghiên cứu năm 2001 do Joshua Rubinstein, David Meyer và Jeffrey Evans thực hiện cho thấy: Những người này gặp phải hiện tượng tương tự như đứt mạch văn của một tác giả, bất cứ vào khi nào họ chuyển đổi nhiệm vụ.

Nhiệm vụ chuyển đổi càng khó khăn, càng kéo dài thì bạn càng mất nhiều thời gian để chuyển sang nhiệm vụ mới, nắm bắt được yêu cầu chính và sau đó lại sẵn sàng quay về với nhiệm vụ ban đầu. Nghiên cứu này ước tính chi phí của việc chuyển đổi có thể làm giảm hiệu quả công việc của tổ chức từ 20% đến 40%.

Rèn luyện việc chạy đua với thời gian

Danh sách các việc cần làm ngay sẽ chỉ có ích nếu bạn định ra thời gian cho từng việc. Khi bạn lên danh sách, hãy cẩn thận tính toán thời gian dự kiến dành cho từng việc, rồi sau đó dán nó vào lịch của mình.

Việc làm này không chỉ giúp bạn hoàn tất các công việc trong danh sách của mình mà còn giúp tăng khả năng ước tính thời gian và kiểm soát khả năng thực hiện công việc của những người xung quanh.

Đặc biệt, nếu bạn ở một vị trí mới hoặc đang thực hiện những nhiệm vụ mới, hãy yêu cầu được giúp đỡ cách ước lượng thời gian dành cho mỗi công việc. Nếu không, bạn có nguy cơ bị trễ hẹn và không kiểm soát đúng khả năng thực hiện công việc của những người xung quanh.

Chú ý đến những mặt yếu nhất của mình

Nếu bạn luôn giao cho người khác những nhiệm vụ mà bạn không thể thực hiện tốt được, điểm yếu của bạn sẽ luôn ám ảnh bạn. Hãy thừa nhận khuyết điểm của mình, nhưng phải có kế hoạch để khắc phục nó.

Ví dụ: Nhiều giám đốc gặp khó khăn trong vấn đề từ chối việc đồng nghiệp xin gia hạn thời gian. Hãy để những người này biết khả năng sử dụng thời gian của bạn và khuyến khích họ lên lịch cho những cuộc gặp với bạn.

Stephen Covey đã viết trong cuốn Principle-Centered Leadership (TD: Lãnh đạo theo nguyên tắc, Summit Books, 1991): “Hầu hết mọi người đều xoay sở để vượt qua được những cơn khủng hoảng (…) Điều duy nhất thúc đẩy mọi người hành động là khi họ bị mắc kẹt giữa hai vấn đề”.

Nhưng, ông cũng nói thêm là những nhà quản lý làm việc hiệu quả thường tập trung vào các cơ hội và họ lên lịch trình của mình dựa vào đó. “Chúng ta phải nghiêm túc thực hiện kế hoạch đã định, trừ khi có chuyện gì đó quan trọng hơn (không phải cấp bách hơn) diễn ra”.

Bài viết của Melissa Raffoni trong chuyên mục Khởi xướng thảo luận trên trang Harvard Business Online

Nguồn: dddn.com.vn