Làm thế nào để bảo vệ những bí quyết công nghệ của công ty?

Năm nguyên tắc sau đây sẽ giúp bảo đảm an toàn cho những tài sản được coi là quan trọng nhất của công ty bạn.

Cái gì là bí quyết công nghệ có giá trị nhất trên thế giới? Nếu câu trả lời của bạn đó là công thức để sản xuất ra nước uống Coca cola thì hầu hết các chuyên gia sẽ trả lời rằng: bạn hoàn toàn đúng.

Thật khó tin nhưng đó lại là sự thật. Mặc dù cái tên Coca Cola hay Coke đều đã được đăng ký thương hiệu hay bản quyền nhưng công thức vô cùng quí giá để làm ra chúng lại không được bảo vệ bởi bằng sách chế, hay thương hiệu

Công thức sản xuất ra nước uống Coca cola chính là một bí quyết công nghệ nho nhỏ, và luôn luôn chỉ là như thế.

Bí quyết công nghệ, nói một cách cơ bản là bất kì thông tin nào độc nhất và có giá trị cho công ty của bạn mà những người ngoài công ty không thể biết được. Bí quyết công nghệ có thể được bảo vệ bởi luật quốc gia hoặc luật liên bang. Tuy nhiên, để được xem và bảo vệ như là bí quyết công nghệ, có 5 nguyện tắc quan trọng mà công ti phải tuân thủ về mặt thông tin

– Nguyên tắc thứ nhất về bảo vệ bí quyết công nghệ : Bí quyết công nghệ phải tuyệt đối là những bí mật. Nói cách khác, má»™t bí quyết công nghệ phải là bất kì loại thông tin nào được sá»­ dụng trong công ty của bạn mà không được mọi người biết đến và tất nhiên là kể cả đối thủ của công ty ngoại trừ việc bạn sá»­ dụng chúng nhÆ° phÆ°Æ¡ng tiện cạnh tranh bất hợp pháp/ không lành mạnh.

Chính vì thế, phải xem xét thật cẩn thận những loại thông tin nào mà công ty bạn muốn cung cấp ra bên ngoài hoặc cho bên thứ ba. Bất kì thông tin nào mà công ti bạn tình nguyện (a) cung cấp cho khách hàng tiềm năng, (b) đưa lên website, (c) cung cấp cho các hiệp hội thương mại, hay (d) cung cấp ra bên ngoài công ty của bạn mà không được bảo vệ như bí quyết công nghệ trừ phi người được cung cấp kí một cam kết bảo mật tương đương.

– Nguyên tắc thứ hai về bảo vệ bí quyết công nghệ : Sá»­ dụng nhãn cảnh báo. Trong nhiều trường hợp, bạn phải dùng nhãn in sẵn hoặc giấy dán  để phân loại và bảo vệ những thông tin được cho là bí quyết công nghệ. Đơn giản bạn có thể dùng tem có chữ “ bảo mật” dán lên từng trang của các thông tin được coi là bí quyết công nghệ hoặc dán chữ “ bảo mật” lên đầu hoặc cuối của má»—i trang tài liệu mà bạn xem là bí quyết công nghệ.

Nếu bạn muốn những cảnh báo này có tính pháp lí hơn, bạn có thể dán một tấm nhãn ở mặt trước ngoài bao bì có chứa các tài liệu bí quyết công nghệ với những cảnh báo sau:
“ Các mục/ chứng từ/ tài liệu này bao gồm thông tin là bí quyết công nghệ bảo mật của ( tên đăng kí kinh doanh của công ty bạn ) và/ hoặc các công ti thành viên. Thông tin này được bảo vệ bởi luật quốc gia tương ứng và có thể được bảo vệ bởi luật tình báo kinh tế liên bang 1996 ( 18 US.C.SEC 1831), qui định xử phạt đến 15 năm tù hoặc 5 triệu đô la đối với việc đánh cắp, nhận, sở hữu, hoặc sao chép bất kì thông tin nào trong tài liệu này.

– Nguyên tắc thứ 3 về bảo vệ bí quyết công nghệ: Hạn chế mọi tiếp cận đến thông tin bảo mật của công ty dù hữu hình hay vô hình. Việc hạn chế những tiếp cận các tài liệu bí quyết công nghệ dá»±a trên nguyên tắc chỉ cho tiếp cận những thông tin cần thiết là rất quan trọng. Trong trường hợp này, má»™t tủ hồ sÆ¡ được khóa cẩn thận và chỉ những người có thẩm quyền  má»›i được giữ chìa khóa tỏ ra rất hiệu quả. Bạn cÅ©ng có thể tạo mật mã cho máy tính có lÆ°u trữ những thông tin là bí quyết công nghệ của công ty . Thêm vào đó, bạn cÅ©ng nên nghÄ© đến việc cắt nhỏ các tài liệu chứa bí quyết công nghệ trÆ°á»›c khi bỏ chúng thay vì để nguyên nhÆ° thế và vất chúng Ä‘i, bạn cÅ©ng nên xoá tận gốc thay vì chỉ xoá những thông tin bí quyết công nghệ được lÆ°u trữ trên ổ cứng máy tính hoặc những phÆ°Æ¡ng tiện lÆ°u trữ Ä‘iện tá»­ khác má»™t cách Ä‘Æ¡n thuần.

– Nguyên tắc thứ 4 về bảo vệ bí quyết thÆ°Æ¡ng mại: Không ngừng yêu cầu mọi người kí cam kết bảo mật. NhÆ° đã đề cập ở trên, nếu bạn tình nguyện cung cấp bất kì thông tin bí quyết công nghệ nào cho những người ngoài công ti, bạn phải yêu cầu họ kí cam kết bảo mật tÆ°Æ¡ng ứng. HÆ¡n nữa, bạn phải thường xuyên yêu cầu các nhân viên, các nhà tÆ° vấn, các nhà thầu Ä‘á»™c lập và các đối tác thÆ°Æ¡ng mại tiềm năng của công ti kí các cam kết bảo mật nếu họ có thể nhận hoặc tiếp cận các bí quyết công nghệ của công ti.

– Nguyên tắc thứ năm về bảo vệ bí quyết công nghệ: Thá»±c hiện tất cả những nguyên tắc được nêu trên. Bây giờ bạn đã tiến xa hÆ¡n má»™t bÆ°á»›c.Thật đáng tiếc nếu nhÆ° bạn đánh mất những bí quyết công nghệ của công ti chỉ vì  bạn không áp dụng những lời khuyên trên. Việc bạn đã thiết lập các chính sách để bảo vệ các bí quyết công nghệ nhÆ°ng lại không áp dụng chúng vào thá»±c tiá»…n có thể sẽ tạo ra má»™t tác Ä‘á»™ng tiêu cá»±c đến khả năng bảo vệ bí mật thÆ°Æ¡ng mại của công ti của bạn trÆ°á»›c pháp luật.

Đây là những nguyên tắc chung mà mỗi công ti có thể sử dụng để bảo vệ những bí quyết công nghệ quí giá của công ty mình. Nên nhớ rằng luật chi phối những bí quyết công nghệ có thể thay đồi ít nhiều ớ các nước khác nhau, vì thế việc kiểm tra với hội đồng pháp lý để đảm bảo việc tuân thủ những yêu cầu cụ thể của luật là vô cùng cần thiết.