Kế hoạch đơn giản để quản lý các nhân viên làm việc tại nhà

 

Nếu bạn ra khỏi gường, chỉ cần khoảng vài mét, ngồi làm việc trong má»™t chiếc áo choàng và Ä‘ôi dép lê để Ä‘i trong nhà, trong khi Ä‘ó lại tiết kiệm được rất nhiều tiền so vá»›i việc Ä‘i lại tốn nhiều chi phí và thời gian, bạn có muốn Ä‘iều Ä‘ó? Vá»›i tÆ° cách là chủ má»™t doanh nghiệp hoặc má»™t nhà quản lý, bạn có giám cho phép các nhân viên của mình được làm việc trong má»™t môi trường nhÆ° vậy?

Theo thống kê được trang bị bởi Hiệp há»™i CNTT (CompTIA), 67% những người tham gia thống kê Ä‘ã nói rằng tổ chức của họ thấy năng suất làm việc của các nhân viên tốt hÆ¡n khi cho phép các nhân viên của mình làm việc từ xa, có thể full –time hoặc part –time. Lý do chính cho việc tăng năng suất  này là không tốn thời gian Ä‘i lại.

Không nghi ngờ gì, rõ ràng việc làm việc từ xa Ä‘ã mang lại nhiều lợi ích cho các nhân viên và người lao Ä‘á»™ng, tuy nhiên vá»›i những Ä‘iều phân phối đối vá»›i cuá»™c sống tại nhà, trẻ nhỏ, rồi công việc bếp núc hay giặt rÅ© liệu những người làm việc từ xa nhÆ° vậy có thể phát huy năng suất bằng các nhân viên làm việc tại văn phòng? Quan trọng hÆ¡n, công nghệ nào có thể bảo đảm cho dữ liệu của bạn được an toàn, nhóm của bạn đảm bảo tính kết nối và tính trách nhiệm đối vá»›i nhân viên của bạn? Xin nhấn mạnh rằng Ä‘iều Ä‘ó là hoàn toàn có thể, miá»…n là bạn có má»™t kế hoạch tốt!

Kế hoạch

Dù bạn quyết định cho phép các nhân viên của mình làm việc ở nhà má»™t ngày hoặc cả năm ngày trong tuần thì chìa khóa chính để chÆ°Æ¡ng trình làm việc từ xa thành công nằm trong việc phát triển má»™t kế hoạch xuyên suốt từ đầu chí cuối, Steve Simmons, phó chủ tịch Trung tâm phát triển phần mềm tại VIPdesk Ä‘ã nói nhÆ° vậy. VIPdesk Ä‘ã thá»±c hiện cách thức “outsourcing”, má»™t dịch vụ khách hàng tại nhà, cung cấp sá»± há»— trợ kỹ thuật cho khách hàng. Tuy nhiên vá»›i má»™t nhóm chăm sóc khách hàng và làm việc toàn bá»™ ở nhà, công ty cần đến má»™t chính sách làm việc từ xa hợp lý để vận hành thành công công việc của mình.

Việc hiểu phần mềm và các công cụ mà các nhân viên sá»­ dụng trong suốt các hàng Ä‘á»™ng hàng ngày, cách họ sá»­ dụng chúng nhÆ° thế nào, và những rủi ro bảo mật có liên quan trong việc cho phép dữ liệu công ty “offsite” sẽ nói lên hết toàn bá»™ kế hoạch làm việc từ xa của bạn. Sau má»™t cuá»™c khảo sát và xem xét kỹ lưỡng, bạn có thể quyết định rằng việc tính toán hoặc các thông tin tài nguyên con người chỉ nên để trong văn phòng, còn dữ liệu bán hàng có thể xem bên ngoài trụ sở công ty bạn, lấy ví dụ nhÆ° vậy. Bạn nên đề cập má»™t cách thận trọng đến những thứ nhÆ° vậy trÆ°á»›c khi cho phép các nhân viên của  mình làm việc “offsite” nhằm tránh vấn đề hoạt Ä‘á»™ng không đều của kỹ thuật hay những lá»— hổng dữ liệu.

“Không thá»±c hiện nó theo bản năng”, Simmons Ä‘Æ°a ra lời khuyên nhÆ° vậy. “Không cho phép các “gã” bán hàng bán cho bạn má»™t vài sản phẩm sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề của bạn. Má»™t trong những Ä‘iều mà chúng tôi Ä‘ã phát hiện ra Ä‘ó là, có thể nói là rất nhiều lần, các hãng nói thiết bị X có khả năng tÆ°Æ¡ng thích vá»›i VPN Ä‘ó, tuy nhiên trong thá»±c tế lại không phải luôn luôn nhÆ° vậy. Bạn không phải khi nào cÅ©ng gặp má»™t câu chuyện Ä‘Æ¡n giản nhÆ° vậy.”

Hiểu biết về công nghệ

Lá»›p công nghệ đầu tiên cho kế hoạch làm việc từ xa được an toàn là VPN (virtual private network), VPN sẽ cung cấp sá»± mã hóa dữ liệu giữa nhân viên Ä‘ang làm việc tại nhà trên kết nối của riêng họ và mạng bên trong của văn phòng. VIPdesk sá»­ dụng phÆ°Æ¡ng pháp thẩm định hai hệ số cho việc bổ sung bảo mật mạng (thẩm định má»™t hệ số chỉ yêu cầu username và password, không mang lại Ä‘á»™ bảo mật cao).

Má»™t thiết bị Ä‘iều khiển truy cập mạng, thiết bị NAC, là má»™t thành phần quan trọng khác cần phải xem xét. NAC sẽ truy vấn các máy tính – trÆ°á»›c khi nó cho phép truy cập vào mạng – để kiểm tra xem phần mềm nào Ä‘ó, chẳng hạn nhÆ° tiện ích chống virus có được cài đặt hay không. Khi người dùng nào Ä‘ó đăng nhập, NAC thậm chí còn có thể bảo đảm rằng người dùng này Ä‘ã cài đặt tường lá»­a và rằng các bản vá Ä‘ã được cập nhật má»™t cách kịp thời. Nếu những yếu tố này không há»™i tụ đủ thì máy tính của người dùng này sẽ không thể truy cập vào mạng.

Nếu công ty lÆ°u các thông tin thẻ tín dụng hoặc dữ liệu của họ, trong trường hợp này bạn nên xem xét đến má»™t ứng dụng của hãng thứ ba trên các máy tính công ty để có thể vô hiệu hóa các thiết bị USB ngoài khi người dùng đăng nhập vào mạng công ty thông qua VPN. Cách xắp xếp tổ chức này sẽ bảo vệ được dữ liệu nhạy cảm của bạn và ngăn chặn được người dùng từ xa download dữ liệu. Nếu phần mềm phát hiện được sá»± hiện diện của thiết bị USB bên ngoài, chẳng hạn nhÆ° má»™t “thumb drive”, nó sẽ ngắt kết nối. (VIPdesk sá»­ dụng Secure It Easy.)

Giám sát cẩn thận

Trong khi không thể để ý đến mọi kích chuá»™t của các nhân viên, cách tốt nhất ở Ä‘ây là thiết lập má»™t nguyên tắc cÆ¡ bản và bảo đảm rằng các nhân viên không kịp lắng nghe má»™t cách chi tiết má»™t trận bóng Ä‘á trong suốt thời gian làm việc.

Brian Diamond, người sáng lập Telecommuting360, má»™t Website và mở forum chuyên dụng cho việc giáo dục mọi người về việc làm việc từ xa, khuyên các nhà quản lý cần phải rõ ràng trong việc quan sát các nhân viên. Ông Ä‘ã nhấn mạnh rằng, hầu hết các văn phòng từ xa và các gói làm việc từ xa đều có việc kiểm định kèm theo (built in). Cho ví dụ, Citrix, cung cấp việc đăng nhập của hãng bằng sản phẩm XenDesktop để nhà quản lý có thể nhận bản ghi về toàn bá»™ ngày làm việc của nhân viên, gồm có các chat sessions, e-mail Ä‘ã gá»­i và các cuá»™c thoại IP.

Về các quy định cÅ©ng có thể rất khác nhau, má»™t số yêu cầu các nhân viên này có thể tố cáo các nhân viên khác khi bị phát giác, chính vì vậy cần bảo đảm má»™t yêu cầu về luật lệ của bạn trÆ°á»›c khi tiến hành. Phác thảo má»™t chính sách vá»›i việc bắt đầu rằng, nhân viên có thể kiểm tra nhân viên, Diamond Ä‘ã nói vậy và phải có chữ ký xác nhận, sau Ä‘ó gá»­i Ä‘i hàng tháng đến bá»™ phận nhắc nhở. Má»™t vấn đề quan trọng ở Ä‘ây là, nếu các nhân viên biết rằng họ bị kiểm tra, khi Ä‘ó Ä‘á»™ng lá»±c làm việc của họ sẽ bị thuyên giảm.

 “Nếu bạn không thấy được những gì (các nhân viên làm việc từ xa) Ä‘ang làm, bạn sẽ giảm năng suất làm việc theo thời gian”, ông ta nhấn mạnh.

Nếu bạn không có gói kiểm định, má»™t giải pháp Ä‘Æ¡n giản khác là yêu cầu người làm việc từ xa sá»­ dụng phần mềm instant messaging để bạn có thể thấy trạng thái online của họ và “ping” tá»›i họ bất cứ thời Ä‘iểm làm việc nào trong ngày.

Má»™t cách khác nữa là Pidgin, má»™t công cụ IM dành cho máy khách mã nguồn mở và miá»…n phí có má»™t tính năng được gọi là "buddy pounce" tính năng này cho phép bạn theo sau người dùng sẽ được thông báo về thời Ä‘iểm khi họ đăng nhập. Má»™t số ứng dụng doanh nghiệp khác, chẳng hạn nhÆ° dịch vụ SameTime của Lotus IBM, dịch vụ cung cấp IM, việc ghi chép, và built-in VoIP má»™t cách an toàn.

Bạn cÅ©ng có thể cần phải đề phòng đến các chÆ°Æ¡ng trình nhÆ° Auto Reply Manager, Ä‘ây là má»™t chÆ°Æ¡ng trình tá»± Ä‘á»™ng tạo các thông báo và gá»­i các reply dá»±a trên các nguyên tắc người dùng thiết lập. Nếu bạn nghi ngờ má»™t nhân viên nào Ä‘ó Ä‘ang sá»­ dụng má»™t công cụ này, hãy gá»­i má»™t thông báo cụ thể và quan sát kiểu trả lời mà bạn nhận được nhÆ° thế nào.

Quản lý các cuá»™c meeting và các dá»± án từ xa

Việc giao tiếp trá»±c tiếp và nghe ngữ Ä‘iệu âm thanh chính là cách truyền thông tốt hÆ¡n rất nhiều so vá»›i việc bắn các mail xuôi – ngược, tuy nhiên nếu nhóm của bạn là làm việc từ xa thì Web conferencing có thể là má»™t giải pháp tốt trong trường hợp này.

Gmail và Skype cÅ©ng cung cấp các tùy chọn an toàn và miá»…n phí, nhiều chÆ°Æ¡ng trình instant messaging hiện nay bắt đầu kết hợp chặt chẽ vấn đề “conferencing”. Tuy nhiên trong khi video chất lượng xấu của hầu hết các webcam để lại nhiều vấn đề cần phải cải thiện, video Ä‘á»™ phân giải cao sẽ là má»™t giải pháp tốt nhất cho các cuá»™c meeting.

Sá»­ dụng các phần mềm quản lý dá»± án nhÆ° Microsoft Project hay mã nguồn mở Basecamp để có thể kiểm tra các nhiệm vụ má»™t cách dá»… dàng. Phần mềm quản lý dá»± án không chỉ cho phép bạn thấy được các nhiệm vụ, hạn mức, trạng thái,… mà còn cho phép nhóm làm việc của bạn chia sẻ các tài liệu trá»±c tuyến.

Cách thức làm việc từ xa có thể không phải là má»™t cách xắp xếp thích hợp cho tất cả các văn phòng hay tất cả các nhân viên, tuy nhiên vá»›i má»™t kế hoạch được thiết kế thật cụ thể và chi tiết, đảm bảo Ä‘á»™ an toàn cao hoàn toàn có thể mang lại rất nhiều lợi ích và năng suất lao Ä‘á»™ng.