Tổ chức sá»± kiện – 10 bí quyết thành công

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hÆ¡n 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt Ä‘á»™ng tổ chức các sá»± kiện khác nhau nhÆ° há»™i nghị khách hàng, giá»›i thiệu và trÆ°ng bày sản phẩm… Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được má»™t cách rõ ràng Ä‘âu là lợi ích mà khoản đầu tÆ° Ä‘ó mang lại.

Trên thá»±c tế, việc kết hợp giữa má»™t kế hoạch chu Ä‘áo, sá»± Ä‘ánh giá các khoản đầu tÆ° vá»›i mục tiêu chiến lược chính là giá trị lá»›n nhất mà khoản đầu tÆ° này mang lại cho doanh nghiệp. TrÆ°á»›c hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cÆ¡ bản có ảnh hưởng quyết định đến sá»± thành công của hoạt Ä‘á»™ng tổ chức sá»± kiện, được trình bày má»™t cách cô đọng trong 10 nguyên tắc nhÆ° sau :

1. Tổ chức sá»± kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt Ä‘á»™ng tiếp thị
Tổ chức sá»± kiện là sá»± phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt Ä‘á»™ng bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dá»±ng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường.

 

Trên thá»±c tế, trong lÄ©nh vá»±c tiếp thị, tổ chức sá»± kiện rất gần vá»›i hoạt Ä‘á»™ng bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cÅ©ng na ná nhÆ° việc bán hàng kèm theo má»™t mẩu quảng cáo và má»™t chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt Ä‘á»™ng tổ chức sá»± kiện chỉ Ä‘Æ¡n giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta Ä‘ã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sá»± kiện phải là má»™t thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị há»—n hợp
Hãy xem việc tổ chức sá»± kiện là má»™t phần của chiến lược Ä‘Æ°a sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem nhÆ° má»™t hoạt Ä‘á»™ng phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và má»—i năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành má»™t khoản chi thay vì là vốn đầu tÆ°.

Lời khuyên dành cho bạn là má»™t kế hoạch chi tiết về khả năng liên kết giữa các hình thức quảng bá sản phẩm lại vá»›i nhau(các quảng cáo,tổ chức sá»± kiện hay các chiến dịch PR) nhằm tăng tính hiệu quả của việc tổ chức sá»± kiện.Trong nhiều trường hợp Ä‘ây là má»™t cách thức tốt cho việc quảng bá hình ảnh công ty,mở ra cÆ¡ há»™i hợp tác nhÆ°ng nó không nhất thiết là má»™t Ä‘iều phải có nếu doanh nghiệp bạn chÆ°a đủ khả năng thá»±c hiện hay chÆ°a đủ tầm.

3.Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Mức Ä‘á»™ thành công của má»™t sá»± kiện được Ä‘ánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sá»± kiện Ä‘ó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối vá»›i má»™t cuá»™c triển lãm thÆ°Æ¡ng mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến Ä‘âu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng nhÆ° thế nào, nó cÅ©ng sẽ trở thành vô nghÄ©a nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.

Vì vậy,hãy luôn xác định rõ đối tượng khách hàng nhắm tá»›i cÅ©ng nhÆ° mục Ä‘ích thá»±c hiện sá»± kiện của doanh nghiệp.Má»™t kế hoạch chi tiết và cẩn thận sẽ luôn hạn chế những kết quả không mong muốn.Biết được đối tượng cần hÆ°á»›ng tá»›i sẽ giúp bạn xác định truyền tải theo phÆ°Æ¡ng thức nào đối vá»›i các sá»± kiện.

4. Đặt mục tiêu cụ thể
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta Ä‘ánh giá hiệu quả công việc. LÄ©nh vá»±c tổ chức sá»± kiện thường không được chú trọng và đầu tÆ° Ä‘úng mức, vì thế khó mà “cân Ä‘o” được những kết quả mà hoạt Ä‘á»™ng này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trÆ°á»›c những mục tiêu cần hÆ°á»›ng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt Ä‘á»™ng tổ chức sá»± kiện là má»™t công việc không hề Ä‘Æ¡n giản nhÆ°ng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải Ä‘ánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sá»± kiện không phải là má»™t công cụ tiếp thị Ä‘a năng
Chẳng hạn, má»™t cuá»™c triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trÆ°Æ¡ng danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dá»±ng má»™t danh sách khách hàng để có thể liên lạc vá»›i họ thường xuyên, thì các cuá»™c triển lãm nhÆ° thế là má»™t cách làm vừa tốn kém, vừa phô trÆ°Æ¡ng.

Có những lá»±a chọn khác thuyết phục hÆ¡n trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sá»± trợ giúp của bá»™ phận tổ chức sá»± kiện. Do Ä‘ó, không có gì Ä‘áng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hÆ¡n, đầu tÆ° nhiều hÆ¡n cho hoạt Ä‘á»™ng tổ chức sá»± kiện so vá»›i công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hÆ¡n họ nhờ vào những sá»± kiện tập trung, có mục Ä‘ích cụ thể vá»›i ngân sách vừa phải.

6. Vá»›i má»™t chÆ°Æ¡ng trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sá»± kiện thÆ°Æ¡ng mại chỉ cần diá»…n ra trong má»™t vài ngày
Tổ chức sá»± kiện chỉ là má»™t phần rất nhỏ trong toàn bá»™ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Má»™t số công ty nghÄ© rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuá»™c triển lãm thÆ°Æ¡ng mại. Hãy luôn nhá»› rằng,việc tổ chức má»™t sá»± kiện chỉ nhằm Ä‘em lại cho khách hàng má»™t cái nhìn chi tiết hÆ¡n về công ty,hoặc định hÆ°á»›ng các khách hàng tiềm năng,chứ không thể thay thế cho má»™t chiến dịch quảng bá dài lâu.Vì vậy không nhất thiết phải kéo dài sá»± kiện quá 2-3 ngày.

7. Quảng bá sá»± kiện
Góp phần cho sá»± thành công của má»™t sá»± kiện chính là khâu quảng bá cho sá»± kiện Ä‘ó.Bạn không thể mong chờ má»™t sá»± kiện thu hút nhiều khách đến tham gia mà lại hoàn toàn “im tiếng”.Quá trình quảng bá trÆ°á»›c khi tổ chức sá»± kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt Ä‘á»™ng tiếp thị hiện đại, nhờ Ä‘ó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.

Đối vá»›i những sá»± kiện thÆ°Æ¡ng mại có sá»± góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt Ä‘á»™ng xúc tiến và quảng bá rá»™ng rãi nhằm tranh thủ sá»± Æ°u tiên quan tâm của những khách hàng tham dá»±.

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ
Trong má»—i lần tổ chức các sá»± kiện thÆ°Æ¡ng mại là cÆ¡ há»™i “hiếm có” cho các nhà đầu tÆ° cÅ©ng nhÆ° các doanh nghiệp tìm kiếm đối tác,đồng thời thắt chặt thêm quan hệ vá»›i các đối tác sẵn có.Vì vậy,bạn không nên chỉ chú ý tá»›i những đối tác tiềm năng mà bỏ qua các đối tác Ä‘ang gắn bó,tức là nên tập trung vào “chất lượng” nhiều hÆ¡n. Sau khi kết thúc má»™t sá»± kiện thÆ°Æ¡ng mại nhÆ° thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ nhằm thiết lập và xây dá»±ng mối quan hệ lâu dài,chứ không chỉ là những lời nói “xã giao”.Việc này là cả má»™t quá trình Ä‘òi hỏi sá»± tập trung và kiên nhẫn. CÅ©ng cân nhắc trong việc tìm kiếm đối tác nên doanh nghiệp chÆ°a đủ thế và lá»±c để thá»±c hiện.Kết quả của má»—i sá»± kiện thÆ°Æ¡ng mại là tìm thấy các đối tác làm ăn má»›i chứ không phải chỉ để mở rá»™ng quan hệ của bạn.

9. Chuẩn bị tốt nhân lá»±c
Nếu nhÆ° các sá»± kiện thÆ°Æ¡ng mại là phÆ°Æ¡ng tiện quảng bá trá»±c tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thá»±c hiện việc truyền tải thông tin.
Đảm báo việc tổ chức của bạn được thá»±c hiện bởi má»™t Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên có chuyên môn và được chuẩn bị sẵn sàng để Ä‘áp ứng trÆ°á»›c các nhu cầu(câu hỏi chất vấn) của các đối tượng khách hàng tham gia.Bá»™ mặt của má»™t doanh nghiệp được tạo nên nhờ chính hình ảnh của nhân viên công ty,đặc biệt tạo má»™t tác phong chuyên nghiệp cho các nhân viên sẽ để lại ấn tượng tốt cho sá»± kiện được tổ chức.

10. Sá»± kiện thÆ°Æ¡ng mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức má»™t sá»± kiện thÆ°Æ¡ng mại là má»™t hoạt Ä‘á»™ng cá»±c kỳ phức tạp: nó phải vừa là má»™t cuá»™c triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cÅ©ng nhÆ° vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, Ä‘ó cÅ©ng chỉ là má»™t yếu tố, má»™t thành phần trong toàn bá»™ chiến lược tiếp thị, là phÆ°Æ¡ng tiện để hÆ°á»›ng đến mục Ä‘ích cuối cùng và chịu sá»± chi phối của toàn bá»™ chiến lược.