5 sự thật khi lãnh đạo (tiếp)

Nhiều người hình thành quan Ä‘iểm của họ về bạn trÆ°á»›c cả khi họ gặp bạn – khi họ gọi Ä‘iện cho bạn lần đầu tiên, khi đến văn phòng của bạn, và khi gặp người phụ tá. Người phụ tá sẽ giống nhÆ° má»™t sá»± quảng cáo cho việc bạn là ai. Nếu người Ä‘ó cÆ° xá»­ má»™t cách lịch thiệp, những người khác sẽ Ä‘ánh giá cao sá»± chuyên nghiệp Ä‘ó.

Sá»± thật thứ 3: Người phụ tá Ä‘óng vai trò quan trọng

Do Ä‘ó, thuê được má»™t người phụ tá phù hợp nên là Æ°u tiên hàng đầu khi bạn giữ vai trò lãnh đạo và quá trình này cần sá»± quan tâm của bạn. Sẽ là má»™t sai lầm lá»›n khi để việc lá»±a chọn má»™t người chủ chốt nhÆ° vậy cho người quản lý văn phòng hoặc người nào Ä‘ó ở bá»™ phận nhân lá»±c. Những người khác có thể giúp tìm các ứng viên, nhÆ°ng Ä‘Æ°a ra Ä‘òi hỏi trá»±c tiếp và tiến hành phỏng vấn cuối cùng phải là công việc của bạn.

 

Tại sao lại Ä‘áng bỏ thời gian ra để làm việc này? Không phải tất cả các phụ tá tốt đều nhÆ° nhau sao? Không phải. Những người khác nhau cần những người phụ tá khác nhau.

Hãy nghÄ© về Ä‘iều mà bạn thích – và chúng ta không nói về vẻ bề ngoài, tuổi tác hay những số liệu thống kê khác. Vận dụng trí tuệ tập thể để lên danh sách những Ä‘òi hỏi, và viết chúng ra. Danh sách bao gồm má»™t số đặc Ä‘iểm Ä‘òi hỏi và nhiều nhÆ° bạn muốn có và những đặc Ä‘iểm mà bạn biết sẽ không hiệu quả. Bạn có muốn má»™t người Ä‘áp lại bất cứ yêu cầu nào của cấp trên, hay bạn muốn má»™t người nói chuyện vá»›i bạn hàng ngày và nghÄ© về những Ä‘òi hỏi của bạn?

Má»™t vài Ä‘òi hỏi chung khi tìm má»™t người phụ tá cho bạn:

– Biết khi nào cần liên hệ vá»›i bạn khi bạn Ä‘ang ở trên đường

– Sàng lọc các cuá»™c gọi của bạn

– Biết cách để bố trí lịch trình phù hợp

– NghÄ© trÆ°á»›c để lường hết những Ä‘iều bạn cần

– Kiểm tra những vấn đề bất ngờ mà có thể xuất phát từ những quyết định hàng ngày.

– Liên hệ tốt trong tổ chức hoặc có thể tạo ra sá»± liên hệ nhanh chóng.

Khi bạn thiết lập Ä‘òi hỏi của bạn, hãy gá»­i nó cho bá»™ phận quản lý nhân lá»±c. Sau Ä‘ó, lá»±a chọn những ứng viên đủ yêu cầu nhất cho cuá»™c phỏng vấn.

Bây giờ hãy nghÄ© đến việc phỏng vấn. Bạn sẽ thừa nhận khả năng của các ứng viên và chắc chắn rằng những Ä‘iều Ä‘ó phù hợp vá»›i những Ä‘òi hỏi của bạn cho công việc nhÆ° thế nào? Quá trình phỏng vấn có thể tuân theo các chuẩn má»±c trong tổ chức, nhÆ°ng trách nhiệm của bạn là tìm được người mà bạn cho rằng bạn cần.

Những kỹ thuật sau là cách để vạch ra khả năng của các ứng viên. Sá»­ dụng từng kỹ thuật má»™t hoặc kết hợp chúng cho cuá»™c phỏng vấn:

– Đề nghị các ứng viên nói về những Ä‘iều họ Ä‘ã làm trong công việc của họ trÆ°á»›c Ä‘ây, khi còn Ä‘i học hoặc trong 2-4 vị trí trÆ°á»›c Ä‘ó. Họ thích và không thích việc nào nhất và giỏi ở lÄ©nh vá»±c nào?

Điều họ thích có thể là má»™t Ä‘iểm mạnh của họ. Điều này sẽ giúp bạn xác định liệu những kinh nghiệm của họ có hữu ích khi làm việc vá»›i bạn.

– Khi các ứng viên nói về các vị trí mà họ phải nắm giữ, hãy đề nghị những Ä‘iều họ nghÄ© về Ä‘iểm mạnh và Ä‘iểm yếu của ông chủ trÆ°á»›c Ä‘ây. Bạn không đề nghị họ thiếu trung thành nhÆ°ng phải nhìn vào má»—i ông chủ má»™t cách khách quan, vì ai cÅ©ng có Ä‘iểm mạnh, Ä‘iểm yếu. Bạn Ä‘ang tìm những Ä‘iều mà có thể vận dụng được vá»›i bạn. Nếu bạn muốn má»™t người có thể nghÄ© cho chính mình, sẽ là má»™t hồi chuông cảnh báo nếu người Ä‘ó nói rằng, Ä‘iểm mạnh của vị sếp trÆ°á»›c Ä‘ó của anh ta là nói chính xác anh ta phải làm Ä‘iều gì. Nếu ai Ä‘ó nói bạn rằng sếp của cô ta thưởng cho cô ta rất nhiều, bạn có muốn làm tÆ°Æ¡ng tá»± nhÆ° vậy?

– Hãy đặt ra các tình huống có tính giả thuyết dá»±a trên những Ä‘òi hỏi bạn Ä‘ã liệt kê ra. Có gì đặc biệt vá»›i công việc bạn cần làm má»™t cách thường xuyên? Nếu có, hãy Ä‘Æ°a ra má»™t tình huống kiểm tra. Nếu bạn muốn tìm hiểu xem liệu người Ä‘ó có thể giải quyết được những Ä‘òi hỏi khó hiểu, hãy Ä‘Æ°a ra má»™t tình huống giả tưởng: "Bạn sẽ làm gì nếu tôi rời khỏi thành phố và má»™t người nào Ä‘ó nài nỉ có má»™t cuá»™c hẹn khi tôi quay trở lại?".

– Xác nhận các mong đợi. Nói vá»›i các ứng viên về mong đợi của bạn, và đề nghị họ Ä‘Æ°a cho bạn những mong muốn của họ. Những mong đợi này là chất keo tốt để gắn những Ä‘iều họ muốn trong công việc và liệu họ có phù hợp vá»›i Ä‘òi hỏi của bạn.

Tìm được người thích hợp để đại diện cho bạn trở thành bạn đồng hành trong công việc có thể tạo ra hoặc phá vỡ thành công của bạn trong vai trò lãnh đạo. Dành thời gian để xác định, kiểm tra và thuê người Ä‘áng giá vá»›i từng giờ và từng ngày mà bạn cống hiến cho nhiệm vụ. Bạn sẽ có được lợi ích.