Cách đúng để giải quyết vấn đề

Tạo lập những nhóm hành Ä‘á»™ng là má»™t trong những cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề Ä‘au đầu trong kinh doanh

Bất cứ doanh nghiệp nào cÅ©ng gặp rắc rối và những doanh nghiệp tốt nhất thường xuyên phải có cách thức giải quyết vấn đề. Tuy nhiên vẫn có những cách Ä‘úng và sai trong việc giải quyết vấn đề này. Tôi sẽ nói cho các bạn biết má»™t kỹ năng giải quyết vấn đề mà tôi Ä‘ã được học, hy vọng nó sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề về quản lý doanh nghiệp mà bạn Ä‘ang phải đối mặt hàng ngày.

Khi các công ty lần đầu tiên gặp rắc rối, họ cần phải giải quyết vấn đề để công ty tiếp tục phát triển và Ä‘i lên và họ phải vạch ra làm thế nào để có được thông tin Ä‘úng về vấn đề, làm thế nào để lá»±a chọn được những giải pháp tốt nhất và làm thế nào để thá»±c thi giải pháp Ä‘ã lá»±a chọn.

 

Những nhóm hành Ä‘á»™ng có thể làm nhÆ° thế – họ là cách thức Ä‘ã được cÆ¡ cấu để giải quyết những những rắc rối trong quản lý doanh nghiệp. Nếu bạn thá»±c sá»± muốn thay đổi doanh nghiệp của mình, hãy tiếp nhận ý niệm về nhóm hành Ä‘á»™ng, nó sẽ Ä‘Æ°a đến cho bạn cÆ¡ sở để giải quyết rắc rối và cải tiến hệ thống của bạn cho những năm sắp tá»›i.

Má»™t nhóm hành Ä‘á»™ng được tạo ra để giải quyết má»™t rắc rối cụ thể và nó tập trung Ä‘i đến những giải pháp, sau Ä‘ó tiến hành thá»±c hiện các giải pháp này. Má»™t nhóm thường phải họp mặt nhau trong vòng 4 đến 6 tuần, chỉ tập trung vào giải quyết má»™t vấn đề. Các cuá»™c họp mặt sẽ được tổ chức hàng tuần và trong khoảng thời gian là 1 giờ đồng hồ. Cuối buổi họp, nếu cần thiết, các thành viên trong nhóm sẽ được chỉ định hoàn tất nhiệm vụ trÆ°á»›c phiên họp tiếp theo. Bằng cách này, các thành viên sẽ tích cá»±c và chủ Ä‘á»™ng tham gia giải quyết vấn đề.

Bây giờ chúng ta sẽ bàn đến việc ai sẽ tham gia vào nhóm hành Ä‘á»™ng. Má»™t nhóm thường bao gồm từ 4 đến 6 thành viên, má»—i thành viên sẽ chịu má»™t mảng trách nhiệm trong vấn đề Ä‘ang cần phải giải quyết nhÆ°ng việc giao trách nhiệm này cÅ©ng có thể linh hoạt được. Ví dụ, nếu vấn đề cần phải giải quyết liên quan tá»›i việc kiểm kê thì bạn có thể lấy các thành viên từ các phòng shipping, phòng sản xuất, quản lý kho, phòng thÆ°Æ¡ng mại hoặc phòng kế toán bởi vì má»—i người ở các bá»™ phận ấy sẽ giải quyết những vấn đề về kiểm kê theo chuyên môn của phòng mình.

Điều bạn không muốn là má»™t nhóm được thành lập hoàn toàn từ má»™t phòng ban chịu trách nhiệm về vấn đề, trong trường hợp này là phòng quản lý kho. Thêm vào Ä‘ó, các thành viên của nhóm có thể ở các trình Ä‘á»™ rất khác nhau chứ không ở cùng trình Ä‘á»™ quản lý. Đồng thời vá»›i các hoạt Ä‘á»™ng của nhóm, bạn nên nhìn nhận các thành viên của nhóm trong cùng má»™t trình Ä‘á»™, chứ không phải là các trình Ä‘á»™ khác nhau. Trong nhóm hành Ä‘á»™ng, tất cả các thành viên đều bình đẳng, không có sá»± phân biệt trong nhóm.

Khi các nhân viên của bạn phải chịu trách nhiệm về nhóm hành Ä‘á»™ng, vị trí đầu tiên cần phải chú ý Ä‘ó là trưởng nhóm. Đó là người phải tổ chức được các cuá»™c họp Ä‘úng hạn và đảm bảo được rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều tham gia. Họ không được phép theo kiểu “các câu truyện chiến tranh” để chi phối các cuá»™c họp. Nhóm nên tập trung vào việc tìm kiếm các giải pháp hÆ¡n là sá»­a má»›i rắc rối má»™t khi các rắc rối ấy Ä‘ã được xác định rõ ràng. Trưởng nhóm cÅ©ng phải sẵn sàng tham gia cùng vá»›i các thành viên trong nhóm khi tình hình yêu cầu. Khi lá»±a chọn trưởng nhóm, bạn hãy chọn má»™t người Ä‘ã có những cống hiến trên mức Ä‘òi hỏi trung bình và có cách làm việc hiệu quả.

Má»™t vai trò quan trọng khác trong nhóm là người sao chép bản thảo. Người này phải có trách nhiệm nắm bắt thông tin xung quanh cuá»™c họp và đặc biệt là ghi chép các nhiệm vụ Ä‘ã giao cho các thành viên trong nhóm trong kỳ họp phải hoàn thành. Những biên bản được ghi chép này sẽ được chuyển tá»›i từng người trong nhóm trong vòng 24 tiếng đồng hồ sau cuá»™c họp để họ biết nhiệm vụ trong tuần của mình. Người ghi chép sẽ được trưởng nhóm chọn ra trong phiên họp nhóm đầu tiên.

Nhóm hành Ä‘á»™ng
Để bắt đầu quá trình giải quyết rắc rối vá»›i nhóm hành Ä‘á»™ng, bạn hãy chọn ra má»™t rắc rối cần phải giải quyết. Bạn phải cân nhắc kỹ cụm từ “rắc rối cần phải cải tiến” vì thế phải hiểu rõ bạn sẽ thu được kết quả gì từ nhóm hành Ä‘á»™ng. Sau Ä‘ó gá»­i email tá»›i tất cả các thành viên Ä‘ã được lá»±a chọn vào nhóm để yêu cầu họ tham gia.

Trong buổi họp đầu tiên, bạn nên tóm tắt tầm quan trọng của việc há»— trợ lẫn nhau trong nhóm, nhấn mạnh rằng sá»± há»— trợ lẫn nhau ấy còn quan trọng hÆ¡n cả trách nhiệm thông thường. Bạn nên tổ chức các cuá»™c họp trong giờ làm việc để nhân viên của bạn hiểu rằng bạn sẵn sàng trả tiền cho họ trong nhiệm vụ quan trọng này.

Má»—i má»™t nhóm hành Ä‘á»™ng nên lên kế hoạch công việc trong thời gian là 4 tuần, cho dù Ä‘ôi khi cÅ©ng cần phải linh hoạt, Ä‘iều này giải thích tại sao có khi thời gian kéo dài lên tá»›i 6 tuần(Vá»›i những dá»± án cần nhiều thời gian hÆ¡n, phần lá»›n thời gian sẽ dùng để hoàn thành những gạch đầu dòng dÆ°á»›i Ä‘ây. Tiến trình này về cÆ¡ bản sẽ theo trình tá»± sau:

Tuần thứ nhất bao gồm việc xác định rắc rối má»™t cách rõ ràng và tìm hiểu vấn đề và các số liệu liên quan. Việc này có thể bao gồm cả việc tính toán các hạng mục chi phí và tìm thêm những giải pháp khả thi khác.

Tuần thứ hai là để Ä‘ánh giá vấn đề và số liệu, xác định các công Ä‘oạn má»›i hoặc các công Ä‘oạn đổi khác và để xác định những thông tin cập nhật cÅ©ng nhÆ° những thay đổi cần thiết cho hệ thống báo cáo. Bạn muốn theo dõi sá»± thay đổi ảnh hưởng nhÆ° thế nào đến việc kinh doanh của bạn vì thế bạn cần phải thiết lập vài biện pháp Ä‘ánh giá để kiểm soát.

Tuần thứ ba được dùng để kết thúc những công Ä‘oạn cuối cùng thông qua sá»± tÆ°Æ¡ng tác của cả nhóm. Nói cách khác, nhóm sẽ bắt đầu công Ä‘oạn viết những hành Ä‘á»™ng theo yêu cầu má»›i.

Tuần thứ tÆ° kết thúc vá»›i bản thảo cuối cùng về các công Ä‘oạn má»›i và việc thá»±c hiện kế hoạch.
Kết quả sẽ là má»™t công Ä‘oạn hoạt Ä‘á»™ng chuẩn và sẽ dùng để Ä‘ào tạo việc sá»­ dụng những công Ä‘oạn má»›i Ä‘ã được tạo ra.