Hệ thống kế toán và bí quyết tồn tại

Má»™t khảo sát về doanh nghiệp (DN) nhỏ và vừa toàn cầu của HSBC cho biết, niềm tin của DN Việt Nam Ä‘ã tăng và đạt mức cao nhất trong số các khu vá»±c ở châu Á. NhÆ°ng có má»™t câu hỏi đặt ra là DN nhỏ cần làm gì để bảo đảm an toàn tài chính?

Cân đối tài khoản

BÆ°á»›c đầu tiên và quan trọng nhất đối vá»›i DN là bảo đảm sắp xếp hợp lý các tài khoản. Các DN nhỏ cần lÆ°u giữ đầy đủ các chứng từ kế toán của mọi giao dịch. Chứng từ chính xác sẽ cho biết DN kinh doanh có hiệu quả không và là cÆ¡ sở để tính toán lợi nhuận Ä‘óng thuế.

LÆ°u giữ chính xác chứng từ không chỉ là má»™t phÆ°Æ¡ng án tốt và má»™t kinh nghiệm tối Æ°u, mà còn là má»™t công cụ để kiểm soát DN, cho phép tiết kiệm chi phí, tránh trường hợp bị phạt do thanh toán chậm hay nảy sinh xung Ä‘á»™t.

Tầm quan trọng của thuế

Khi má»›i mở DN hay DN Ä‘ang hoạt Ä‘á»™ng, chủ DN cần có những kiến thức cÆ¡ bản về thuế. Chuyên gia về thuế sẽ há»— trợ vấn đề này. Nếu gặp khó khăn về khai báo lợi tức Ä‘óng thuế hay các vấn đề thuế thì nên gặp kiểm toán công chứng. DN cần Ä‘óng thuế Ä‘úng hạn và phải dành riêng má»™t tá»· lệ quy định để trang trải nợ thuế DN. Nếu có khó khăn trong Ä‘óng thuế, hãy liên lạc vá»›i chi cục thuế địa phÆ°Æ¡ng. Má»™t nguyên tắc vàng là thông báo thường xuyên cho cÆ¡ quan thuế về những vấn đề gặp phải.

Biết dá»± tính trÆ°á»›c

DN nhỏ lên ngân sách và có dá»± báo Ä‘úng thì có thể lường được hầu hết những vấn đề về tài chính và khắc phục kịp thời. Má»™t ná»—i lo thường trá»±c của DN nhỏ là thanh khoản sẽ cạn dần và các ngân hàng sẽ phong tỏa tín dụng. Vì vậy, mối quan hệ giữa chủ DN nhỏ và ngân hàng là rất quan trọng. Nếu gặp rắc rối trong thanh toán, hãy giải thích vì sao và cho ngân hàng biết khi nào sẽ thanh toán. Đừng tìm cách phá»›t lờ các khoản nợ, vì nhÆ° vậy nợ nần sẽ tăng dần và làm tổn hại quan hệ vá»›i ngân hàng.
 
Duy trì quyền kiểm soát
 
Duy trì kiểm soát tín dụng là vấn đề rất quan trọng đối vá»›i DN nhỏ, nhất là những DN có tiềm lá»±c tài chính hạn chế. Vì không thể thanh toán số tiền khách hàng còn nợ mà nhiều DN nhỏ có lãi Ä‘ã buá»™c phải ngừng giao dịch. Có nhiều cách để tránh tình trạng này. Nếu khách hàng sắp giải thể hay tìm cách trì hoãn thanh toán thì cần cân nhắc kỹ xem có nên gia hạn tín dụng cho họ không. Nếu không chắc chắn, hãy kiểm tra lại thông tin tham khảo và hạng mức tín dụng.

Đánh giá từng khách hàng má»™t cÅ©ng là má»™t cách làm hiệu quả. Hãy quyết định giá»›i hạn tín dụng trên đối vá»›i các khách hàng vì Ä‘ây là khoản tiền có thể chấp nhận rủi ro và lấy Ä‘ó làm căn cứ. Khi Ä‘ã quyết định hạn mức và Ä‘ã cấp hàng, cần bàn giao hàng và kiểm tra hàng hóa, sau Ä‘ó gá»­i hóa Ä‘Æ¡n ngay.

Chứng từ và nhắc nhở

Chỉ cần duy trì được chứng từ rõ ràng, gọn gàng theo thứ tá»± ngày, tháng cÅ©ng Ä‘ã mang lại hiệu quả trông thấy. Dù công việc này có nhàm chán đến mức nào Ä‘i nữa thì những nhà quản lý nhỏ cÅ©ng phải dành thời gian hằng tuần để sắp xếp lại chứng từ và theo dõi những hóa Ä‘Æ¡n còn tồn đọng. Hãy bắt đầu từ những khoản nợ lá»›n và muá»™n nhất. Những khoản nợ lá»›n rất quan trọng vì việc thanh toán những khoản này sẽ luôn có tác Ä‘á»™ng tích cá»±c đối vá»›i luân chuyển tiền. CÅ©ng phải luôn theo sát những khoản thanh toán chậm, cho dù khoản nợ Ä‘ó có nhỏ đến mức nào.

Nếu Ä‘ã quá hạn mà vẫn chÆ°a được thanh toán thì phải có lý do. Lý do Ä‘ó có thể chỉ Ä‘Æ¡n giản là thất lạc hóa Ä‘Æ¡n hay DN không có khả năng trả nợ và tìm cách tránh thanh toán. Rõ ràng chỉ những ai theo sát tình hình má»›i nhận được tiền.

Theo sát khoản nợ bằng cách gá»­i thÆ° nhắc hay tốt nhất là gọi cho họ để xác nhận sẽ được thanh toán Ä‘úng hạn. Trong trường hợp khách hàng thanh toán trên tài khoản thì cần lập tức hoãn cấp tín dụng cho đến khi khoản nợ được thanh toán đầy đủ. Sau Ä‘ó cần xác nhận Ä‘ã nhận được tiền và yêu cầu thanh toán tiếp khoản còn lại. Tùy vào tình hình, bạn có thể thÆ°Æ¡ng lượng má»™t phÆ°Æ¡ng án thanh toán riêng.

Tăng trưởng xanh

Nhiều chủ DN nhỏ rất ngại khi nghe những từ nhÆ° “bền vững” hay “xanh” do liên tưởng đến những chi phí phát sinh. Điều mà nhiều người trong số này còn chÆ°a biết là khi được coi là má»™t DN “xanh” thì sẽ có má»™t tác Ä‘á»™ng tài chính tích cá»±c. Nhiều người hiện nay chỉ chấp nhận quan hệ vá»›i những DN bền vững và minh bạch. Cái lợi lá»›n nhất là không cần tốn nhiều chi phí để DN của bạn thu được lợi nhuận.

 

Nguồn: royal.vn