Làm gì để khách hàng thanh toán nhanh hơn?

Hãy tạo Ä‘iều kiện dá»… dàng cho khách hàng khi họ thanh toán hóa Ä‘Æ¡n, và bạn sẽ nhìn thấy tiền của mình sá»›m hÆ¡n.

Để nhận được tiền thanh toán hóa Ä‘Æ¡n Ä‘úng hạn, bạn cần tránh lối tÆ° duy duy lý, logic và cả cách tÆ° duy cảm tính nữa. (Điều này có vẻ nhÆ° ngược lại vá»›i những Ä‘iều mà bạn thường nghe phải không?). Con người thường làm những việc không thể giải thích nổi và thanh toán hóa Ä‘Æ¡n là má»™t trong những việc kiểu nhÆ° thế. Má»™t số yếu tố ảnh hưởng đến việc thanh toán hóa Ä‘Æ¡n là: số lượng tiền, tình trạng tài chính của khách hàng, hình thức của hóa Ä‘Æ¡n, và quan hệ giữa bạn vá»›i khách hàng.

Khách hàng thường trả tiền nhanh hÆ¡n nếu họ biết bạn và thích bạn. Vì thế việc duy trì và cải thiện quan hệ vá»›i khách hàng là rất có ích. Ngoài ra, có má»™t nhân tố mà bạn thường xem nhẹ là hình thức của hóa Ä‘Æ¡n. Bạn thường chỉ gá»­i cho khách hàng những gì mà phần mềm kế toán in ra. Tuy nhiên, cần cẩn thận trong việc này vì nếu bạn tạo Ä‘iều kiện dá»… dàng hÆ¡n cho khách hàng thì bạn sẽ nhận được tiền sá»›m hÆ¡n.

Tôi quản lý má»™t doanh nghiệp xây dá»±ng và tôi nhận thấy má»™t số Ä‘iểm sau Ä‘ây trong việc trả hóa Ä‘Æ¡n. Nếu nhÆ° số tiền là nhỏ, hóa Ä‘Æ¡n Ä‘ó sẽ có xu hÆ°á»›ng được trả sá»›m hÆ¡n. Ví dụ, chi phí lá»›n nhất của chúng tôi là gá»—. Các hóa Ä‘Æ¡n từ các công ty cung cấp gá»— có đủ loại, từ những hóa Ä‘Æ¡n vài Ä‘ô la đến những hóa Ä‘Æ¡n có giá trị trên 20,000Đô. Nhiều khi, tôi không có đủ tiền để trả tất cả hóa Ä‘Æ¡n trong má»™t lần vì thế tôi thường trả nhiều hóa Ä‘Æ¡n nhỏ trÆ°á»›c và để hóa Ä‘Æ¡n có giá trị lá»›n sau cùng. Điều này có vẻ không hợp lý nhÆ°ng Ä‘ó là Ä‘iều tôi làm.

Má»™t trong những nhân tố chủ yếu quyết định đến việc thanh toán hóa Ä‘Æ¡n Ä‘úng hạn là  liệu những hóa Ä‘Æ¡n của bạn có rõ ràng và dá»… hiểu hay không. Có má»™t số nhà cung cấp gá»­i cho tôi những hóa Ä‘Æ¡n rất khó đọc, không có mẫu thống nhất, không có số hiệu công việc và chÆ°a kể má»™t số Ä‘iều khoản không rõ ràng. Hóa Ä‘Æ¡n càng khó hiểu, tôi càng trì hoãn việc thanh toán nó. Nếu tôi nhận được má»™t hóa Ä‘Æ¡n và phải gọi lại để hỏi về những chi tiết trong hóa Ä‘Æ¡n Ä‘ó thì tôi sẽ có xu hÆ°á»›ng đặt nó xuống và lấy má»™t hóa Ä‘Æ¡n khác rõ ràng hÆ¡n, dá»… dàng hÆ¡n để Ä‘Æ°a vào hệ thống thanh toán. Có thể bạn cho rằng Ä‘iều này là không hợp lý nhÆ°ng Ä‘ó là những Ä‘iều Ä‘ã diá»…n ra. Bạn không thể thay đổi được chúng nhÆ°ng bạn có thể lợi dụng chúng để mang lợi ích cho bạn.

Vì thế, Ä‘iều quan trọng là hãy trình bày các Ä‘iều khoản trong hóa Ä‘Æ¡n má»™t cách rõ ràng, dá»… hiểu. Hãy nêu cụ thể ngày đến hạn phải thanh toán.

•    Đừng ghi nhÆ° sau: "Trả trÆ°á»›c ngày 10"; Hãy ghi rõ nhÆ° sau:  "Trả trÆ°á»›c ngày 10 tháng 7 năm 2005."

•    Đừng ghi "2% 10, net  20"; Hãy ghi nhÆ° sau: "Giảm 25 Đô nếu trả trÆ°á»›c ngày 10, tháng 7, năm 2005."

Tôi có má»™t hóa Ä‘Æ¡n 110 Đô la. Hóa Ä‘Æ¡n Ä‘ó có in đậm má»™t dòng chữ đỏ nhÆ° sau: “Giảm 20 Đôla nếu thanh toán trÆ°á»›c ngày 3, tháng 3 năm 2005”. Tôi có thể trả hóa Ä‘Æ¡n này chậm vài tuần tuy nhiên, 20 Đôla Ä‘ã khiến tôi trả nó sá»›m.

Có nhiều yếu tố tác Ä‘á»™ng đến việc thanh toán hóa Ä‘Æ¡n. Hãy sá»­ dụng mọi yếu tố này để làm tối Ä‘a tá»· lệ thanh toán và gia tăng tốc Ä‘á»™ thanh toán. Hãy tìm hiểu xem khách hàng muốn nhận được những hình thức hóa Ä‘Æ¡n nhÆ° thế nào và những thông tin cụ thể gì. Nếu hóa Ä‘Æ¡n của bạn phù hợp vá»›i hệ thống kế toán của khách hàng thì nó sẽ được trả nhanh hÆ¡n và thường xuyên hÆ¡n.
Keith Lowe
Keith Lowe là má»™t doanh nhân dày dạn kinh nghiệm, là người sáng lập và chủ đẩu tÆ° cho nhiều công ty trong ngành công nghiệp. Lowe cÅ©ng là cố vấn cho các doanh nhân trẻ và nguyên là chủ tịch há»™i đồng của Biztech, má»™t tổ chức phi lợi nhuận có nhiệm vụ đỡ đầu cho các công ty kinh doanh công nghệ cao; Lowe cÅ©ng là đồng sáng lập và thành viên của hiệp há»™i Công nghệ thông tin Alabama ( Alabama Information Technology Association)