Quản trị vốn lưu động trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) là do năng lực quản trị tài chính hạn chế, đặc biệt trong việc hoạch định nguồn tài trợ dài hạn và quản trị vốn lưu động, thể hiện qua tình trạng thiếu vốn, mất tính thanh khoản. Trong khuôn khổ bài viết này, tác giả muốn đề cập tới một số điều mà các nhà quản lý SME cần lưu tâm trong quản trị vốn lưu động.

Vốn lưu động là một chỉ số liên quan đến lượng tiền một DN cần để duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh thường xuyên (được tính bằng cách lấy tổng tài sản ngắn hạn trừ đi tổng nợ ngắn hạn). Các nhà phân tích thường lấy chỉ số này làm căn cứ để đo lường hiệu quả hoạt động cũng như tiềm lực tài chính trong ngán hạn của DN.

Khoản đầu tư vào vốn lưu động thường chiếm tỷ lệ khá cao trong tổng tài sản, chính vì vậy chúng cần phải được sử dụng một cách hiệu quả. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vốn lưu động thể hiện trước hết ở tốc độ luân chuyển vốn lưu động của DN. Vòng quay vốn càng nhanh thì kỳ luân chuyển vốn càng rút ngắn và vốn lưu động càng được sử dụng có hiệu quả. Nhà quản lý cần tập trung kiểm soát từng thành tố chính của vốn lưu động là tiền mặt, hàng tồn kho, nợ phải thu, nợ phải trả.

Quản lý nợ phải thu

Nhiều SME không đầu tư đầy đủ nguồn lực cũng như chính sách trong việc theo dõi và thực hiện việc thu nợ, mặc dù khoản này chiếm phần không nhỏ trong tổng vốn lưu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì DN càng có nhiều tiền để quay vòng vốn. Dễ rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, nhà quản lý SME nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.

Chính sách

Quy Ä‘inh về Ä‘iều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dá»± kiến, lịch sá»­ thanh toán, cÆ¡ sở vật chất… của từng khách hàng.

Quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ DN, từ tổng giám đốc, giám đốc bán hàng, trưởng phòng, đến nhân viên bán hàng. Thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong DN trong quá trình phối kết hợp để quản lý công nợ.

Con người

DN nên có má»™t bá»™ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua Ä‘iện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xá»­ lý các tình huống khó, sá»­ dụng thành thạo các phần mềm há»— trợ…

Công cụ

DN nên đầu tư phần mềm kế toán có phần hành (module) hỗ trợ quản lý công nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp cũng báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.

Quy trình

– TrÆ°á»›c khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên bán hàng nên trá»±c tiếp đến thăm trụ sở công ty khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng có Ä‘iều kiện được nợ không. Sau đó đề xuất hạn mức tín dụng cho khách hàng.

Khi ký hợp đồng phải qua sá»± kiểm tra của bá»™ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng không có lịch sá»­ về nợ xấu, nợ khó đòi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên có đầy đủ các Ä‘iều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán…

– Sau khi ký hợp đồng, DN nên gá»­i invoice (bản liệt kê), hóa Ä‘Æ¡n cho khách đúng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thÆ° đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất; liên lạc vá»›i khách hàng để giải quyết vÆ°á»›ng mắc, đẩy nhanh tiến trình; gá»­i thÆ° nhắc nợ lần 1, 2, 3 vá»›i các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hÆ¡n thời gian cho phép; hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua Ä‘iện thoại không hiệu quả… Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ.

LÆ°u ý, má»—i DN có những đặc thù riêng về lÄ©nh vá»±c kinh doanh, cÆ¡ cấu tài sản, vốn lÆ°u Ä‘á»™ng và khoản mục nợ phải thu nhiều hay ít. Nhà quản lý của từng DN nên lá»±a chọn những phÆ°Æ¡ng thức phù hợp nhất cho DN của mình dá»±a trên phÆ°Æ¡ng châm “lợi ích và chi phí”, nhiều khi phải đánh đổi giữa tính thanh khoản và lợi nhuận . Nếu DN gắt gao trong việc thu nợ, tính thanh khoản được cải thiện nhÆ°ng có rủi ro là khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng vá»›i DN khác có chính sách tín dụng thÆ°Æ¡ng mại mềm dẻo hÆ¡n.

Quản trị tiền mặt

Tiền mặt kết nối tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính của DN. Vì thế, nhà quáả lý cần phải tập trưug vào quản trị tiền mặt để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ DN vàl/oặc của bên thứ ba.

Quản trị tiền mặt là quá trình bao gồm quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán ở ngân hàng, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của DN, bù đắp thâm hụt ngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong ngắn hạn cũng như dài hạn.

Xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt

Dự trữ tiền mặt (tiền tại quỹ và tiền trên tài khoản thanh toán tại ngân hàng) là điều tất yếu mà DN phải làm để đảm bảo việc thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ứng nhu cầu về phát triển kinh doanh trong từng giai đoạn. DN giữ quá nhiều tiền mặt so với nhu cầu sẽ dẫn đến việc ứ đọng vốn, tăng rủi ro về tỷ giá (nếu dự trữ ngoại tệ), tăng chi phí sử dụng vốn (vì tiền mặt tại quỹ không sinh lãi, tiền mặt tại tài khoản thanh toán ngân hàng thường có lãi rất thấp so với chi phí lãi vay của DN). Hơn nữa, sức mua của đồng tiền có thể giảm sút nhanh do lạm phát.

Nếu DN dự trữ quá ít tiền mặt, không đủ tiền để thanh toán sẽ bị giảm uy tín với nhà cung cấp, ngân hàng và các bên liên quan. DN sẽ mất cơ hội hưởng các khoản ưu đãi giành cho giao dịch thanh toán ngay bằng tiền mặt, mất khả năng phản ứng linh hoạt với các cơ hội đầu tư phát sinh ngoài dự kiến.

Lượng tiền mặt dá»± trữ tối Æ°u của DN phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính: chi cho các khoản phải trả phục vụ hoạt Ä‘á»™ng sản xuất – kinh doanh hàng ngày của DN nhÆ° trả cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trả người lao Ä‘á»™ng, trả thuế; dá»± phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch; dá»± phòng cho các cÆ¡ há»™i phát sinh ngoài dá»± kiến khi thị trường có sá»± thay đổi Ä‘á»™t ngá»™t.

DN có thể sử dụng phương pháp Baumol hoặc mô hình Miller Orr để xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý. Sau khi xác định được lưu lượng tiền mặt dự trữ thường xuyên, DN nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như những thất thoát trong hoạt động:

– Số lượng tiền mặt tại quỹ giá»›i hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lá»±a chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan. Theo Luật thuế Giá trị gia tăng (sá»­a đổi), có hiệu lá»±c từ ngày 01/01/2009, tất cả các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. – Xây dá»±ng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gá»­i ngân hàng, bao gồm danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa Ä‘Æ¡n, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận…). Xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp quản lý trên cÆ¡ sở quy mô của từng DN. Đưa ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bá»™ phận liên quan đến quá trình thanh toán để việc thanh toán diá»…n ra thuận lợi và chính xác.

– Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và Ä‘á»™t xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thá»±c tế, sổ quỹ vá»›i số liệu kế toán . Đối vá»›i tiền gá»­i ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dÆ° giữa sổ sách kế toán của DN và số dÆ° của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xá»­ lý các khoản chênh lệch nếu có.

Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt

Tính toán và xây dựng các bảng hoạch định ngân sách giúp DN ước lượng được khoảng định mức ngân quỹ là công cụ hữu hiệu trong việc dự báo thời điểm thâm hụt ngân sách để DN chuẩn bị nguồn bù đắp cho các khoản thiếu hụt này. Nhà quản lý phải dự đoán các nguồn nhập, xuất ngân quỹ theo đặc thù về chu kỳ tính doanh, theo mùa vụ, theo kế hoạch phát triển của DN trong từng thời kỳ. Ngoài ra, phương thức dự đoán định kỳ chi tiết theo tuần, tháng, quý và tổng quát cho hàng năm cũng được sử dụng thường xuyên.

Nguồn nhập ngân quỹ thường bao gồm các khoản thu được từ hoạt Ä‘á»™ng sản – xuất kinh doanh, tiền từ các nguồn Ä‘i vay, tăng vốn, bán tài sản cố định không dùng đến…

Nguồn xuất ngân quỹ bao gồm các khoản chi cho hoạt Ä‘á»™ng sản xuất – kinh doanh, trả nợ vay, trả tiền vay, trả cổ tức, mua sắm tài sản cố định, đóng thuế và các khoản phải trả khác.

Mặc dù DN có thể đã áp dụng các phương pháp quản trị tiền mặt một cách hiệu quả, nhưng do đặc thù về mùa vụ hoặc do những lý do khách quan ngoài tầm kiểm soát, DN bị thiếu hoặc thừa tiền mặt, nhà quản lý có thể áp dụng những biện pháp sau để cải thiện tình hình:

Thứ nhất, biện pháp cần làm khi thiếu tiền mặt: đẩy nhanh tiến trình thu nợ; giảm số lượng hàng tồn kho; giảm tốc Ä‘á»™ thanh toán cho các nhà cung cấp bằng cách sá»­ dụng hối phiếu khi thanh toán hoặc thÆ°Æ¡ng lượng lại thời hạn thanh toán vá»›i nhà cung cấp; bán các tài sản thừa, không sá»­ dụng; hoãn thời gian mua sắm tài sản cố định và hoạch định lại các khoản đầu tÆ°; giãn thời gian chi trả cổ tức; sá»­ dụng dịch vụ thấu chi của ngân hàng hoặc vay ngắn hạn; sá»­ dụng biện pháp “bán và thuê lại” tài sản cố định.

Thứ hai, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong ngắn hạn: thanh toán các khoản thấu chi; sử dụng các khoản đầu tư qua đêm của ngân hàng; sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt; đầu tư vào những sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao (trái phiếu chính phủ); đầu tư vào cổ phiếu quỹ ngắn hạn.
Thứ ba, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong dài hạn: đầu tư vào các dự án mới; tăng tỷ lệ cổ tức; mua lại cổ phiếu; thanh toán các khoản vay dài hạn; mua lại công ty khác.

Nguồn: businesspro.vn