Tránh tình trạng khan hiếm tiền mặt bằng chính sách thanh toán thông minh

Bạn có thể kiểm soát dòng tiền và tránh tình trạng khan hiếm bằng cách theo dõi chặt chẽ quá trình bạn nhận tiền thanh toán.

Bạn có thể khÆ¡i nguồn dòng tiền lợi nhuận cho công ty bạn nếu bạn thá»±c hiện các Ä‘Æ¡n đặt hàng Ä‘úng cách. Hãy thá»±c hiện má»™t kế hoạch gồm 3 bÆ°á»›c thanh toán. Hãy Ä‘àm phán các Ä‘iều kiện và yêu cầu thanh toán vào thời gian mà bạn cần. Dòng tiền mang lại lợi nhuận sẽ chảy khi bạn xây dá»±ng và gắn kết khái niệm dòng tiền theo thời gian vào mọi Ä‘Æ¡n đặt hàng.

Có nhiều doanh nghiệp bỏ qua những yếu tố quan trọng sau:

1.    Ít quan tâm tá»›i việc lập hóa Ä‘Æ¡n thay vào Ä‘ó họ lại tập trung vào việc giao hàng.

2.    Không xác định thời hạn thanh toán.

3.    Không qui định khoản tiền phạt nếu thanh toán chậm

 

Kết quả là bán được nhiều hàng nhÆ°ng không thu được tiền.

Hãy chuẩn bị và cân nhắc 3 bÆ°á»›c sau Ä‘ây trÆ°á»›c khi nhận má»™t Ä‘Æ¡n đặt hàng. Bạn cần Ä‘àm phán má»™t kế hoạch thanh toán. Nó cần được chuẩn bị và thá»±c thi vá»›i sá»± cẩn thận không kém gì việc quản lý quá trình sản xuất. Thời gian bạn dành ra để dùng cho việc xây dá»±ng các Ä‘iều khoản về dòng tiền là có ích và chúng Ä‘óng góp cho việc gia tăng lợi nhuận kinh doanh.  Đừng bao giờ quên rằng dòng tiền thá»±c tế sẽ không bao giờ tốt hÆ¡n là những gì bạn định nghÄ©a và mong muốn về chúng trong quá trình Ä‘àm phán. Hãy theo các bÆ°á»›c sau Ä‘ây để có được má»™t kế hoạch thanh toán tốt nhất có thể.

BÆ°á»›c thứ nhất là hãy lập hóa Ä‘Æ¡n trÆ°á»›c khi giao hàng. Có 3 cách để bạn lập hóa Ä‘Æ¡n trÆ°á»›c khi bạn giao sản phẩm.

1. Cách thứ nhất là lập hóa Ä‘Æ¡n theo từng hạng mục (hoặc theo sá»± kiện). Cách thức này khá phổ biến khi quá trình sản xuất Ä‘òi hỏi đầu tÆ° ban đầu lá»›n. Vì thế, việc lập hóa Ä‘Æ¡n sau khi hoàn thành má»™t hạng mục quan trọng của công việc (chẳng hạn nhÆ° hoàn thành má»™t hợp đồng con, nhận được má»™t khối lượng lá»›n vật liệu..) là phù hợp. NhÆ° vậy, hóa Ä‘Æ¡n sẽ được lập ra trÆ°á»›c khi hoàn thành sản phẩm cuối cùng.

2. Các thứ hai là lập hóa Ä‘Æ¡n theo tiến trình thời gian. Cách thức này phổ biến trong ngành công nghiệp quốc phòng và hàng không. Hóa Ä‘Æ¡n theo tiến trình thời gian cho phép bạn tính toán chi phí phát sinh theo tháng. NhÆ° vậy, khách hàng của bạn sẽ chịu chi phí sản xuất. Kết quả là bạn sẽ thu hồi được chi phí trÆ°á»›c khi bạn giao hàng.

3. Cách thứ ba là lập hóa Ä‘Æ¡n theo hạng mục con chính. Các này khá phổ biến ở ngành xây dá»±ng. Hóa Ä‘Æ¡n sẽ được lập khi má»™t bá»™ phận quan trọng của sản phẩm cuối cùng hòan thành.Ví dụ, trong xây nhà thì có các hạng mục con chính sau: móng, khung gá»— và mái của nhà. Lợi ích của việc sá»­ dụng cách lập hóa Ä‘Æ¡n này là gia tăng tốc Ä‘á»™ chảy của dòng tiền má»—i khi hoàn thành má»™t hạng mục quan trọng của sản phẩm.

BÆ°á»›c thứ hai, là xác định ngày đến hạn phải thanh toán. Việc này là quan trọng vì nó xác định khi nào bạn được trả tiền. Không nên nhận má»™t Ä‘Æ¡n đặt hàng nếu nhÆ° bạn không chắc về khả năng thanh toán của nó. Và nên nhá»› rằng, gia hạn nợ cho khách hàng có chi phí của nó. Vì thế, bạn cần phải tính đến các chi phí này trong hợp đồng và giá cả. Đối vá»›i các trường hợp có rủi ro nợ thanh toán cao thì bạn nên sá»­ dụng phÆ°Æ¡ng thức thanh toán c.o.d (thanh toán khi giao hàng). Giảm giá có thể được chấp nhận tuy nhiên cần Ä‘i kèm vá»›i các Ä‘iều kiện về ngày giao hàng, ngày khách hàng chấp nhận sản phẩm, ngày lập hóa Ä‘Æ¡n. Điểm quan trọng là khi ngày thanh toán được xác định trong hợp đồng (hợp đồng mua hàng..) thì bạn có văn bản pháp lý để bảo vệ chúng.

BÆ°á»›c thứ ba là, xác định mức phạt cho việc thanh toán chậm. Việc này sẽ giúp bạn nhận được các thanh toán Ä‘úng thời gian hÆ¡n. Nếu nhÆ° khách hàng của bạn trả chậm 30 ngày thì bạn sẽ phản ứng ra sao? Bạn có thu lãi suất không? Hay là bạn vui mừng vì cuối cùng Ä‘ã nhận được tiền? Nếu hợp đồng của bạn có bao gồm Ä‘iều khoản về thanh toán chậm thì khả năng thanh toán Ä‘úng hạn sẽ tăng lên. Và hÆ¡n nữa, bạn có cÆ¡ sở pháp lý để thu lãi suất từ các tài khoản nợ.

Bạn có thể Ä‘àm phán về dòng tiền lợi nhuận và nhờ Ä‘ó tiết kiệm chi phí và công sức thu hồi tiền. Bạn nên dành thêm quan tâm tá»›i Ä‘iều khoản thanh toán nếu nhÆ° bạn muốn lợi nhuận thá»±c sá»± nằm trong ví của bạn.